5 wichtige Tipps für die erfolgreiche Planung von Firmenveranstaltungen

Tipp Nr. 1 - Definieren Sie Ihr Ziel

Das wahrscheinlich Wichtigste, was Sie wissen müssen, bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, ist, dass Sie das Ziel Ihrer Veranstaltung genau kennen. Wie können Sie das Ziel Ihrer Veranstaltung klar definieren?

Nun, hier sind 5 Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• WHO an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden? Wer wird Ihre Veranstaltung organisieren? Die Beantwortung dieser Fragen und das Wissen, wie viele Personen Sie erwarten, wird einen Großteil Ihrer Entscheidungsfindung bestimmen.
• WAS worum geht es bei Ihrer Veranstaltung und wie haben Sie Ihre Veranstaltung genannt? Es ist wichtig, dass Sie das Thema Ihrer Veranstaltung während des Planungsprozesses stets im Hinterkopf behalten.
• WIE wollen Sie Ihre Veranstaltung vermarkten und bekannt machen? Hierin liegt der Wert eines gründlichen Budgets - denken Sie gründlich und kritisch über den Bedarf Ihres Veranstaltungsbudgets nach.
• WENN wird Ihre Veranstaltung stattfinden? Es ist wichtig, Ihre Zielgruppe im Auge zu behalten und herauszufinden, welches Datum und welche Uhrzeit für sie am günstigsten sind - zumal fast 40 % der Menschen nicht zu bestätigten Veranstaltungen erscheinen.
• WARUM (das ist das Ziel Ihrer Veranstaltung), findet Ihre Veranstaltung überhaupt statt? Das ist der Zweck Ihrer Veranstaltung, den Sie bei der Planung immer im Auge behalten sollten.

Tipp Nr. 2 - Planen Sie Ihr Budget und Ihren Zeitplan

Sicher, wir alle wissen, dass man seine Zeit und sein Geld planen muss, um etwas zu erreichen, aber was genau gehört zur Zeit- und Budgetplanung?

• FORSCHUNG Ihre Kosten im Voraus
• COME UP mit einem Gesamtbetrag
• SCHÄTZUNG die Kosten für jede Kategorie
• NICHT kleine Kosten übersehen
• CREATE einen Plan für unvorhergesehene Ereignisse

Tipp Nr. 3 - Erstellen Sie Ihre Veranstaltungscheckliste

Eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung hilft Ihnen, alle kleinsten Details Ihrer Veranstaltung im Auge zu behalten, damit von der Vorplanung bis zur Logistik am Tag der Veranstaltung nichts schief geht. Obwohl bei der Verwendung einer Event-Checkliste viele Schritte zu beachten sind, sind dies die drei wichtigsten Dinge, die Sie im Auge behalten sollten:

DELEGAT Arbeit in Ihrem TeamNICHT Überblick über Ihre Fortschritte verlierenVERWENDEN ein Werkzeug zur Verwaltung Ihrer Aufgaben und zur Überwachung Ihrer Planungsfortschritte

Tipp Nr. 4 - Halten Sie einen Notfallplan bereit

Es ist zwar nie ermutigend, für das Schlimmste zu planen, aber es ist immer besser, auf das Schlimmste vorbereitet zu sein, während man sich um das beste Ereignis bemüht! Dies gilt umso mehr, als wir, so sehr wir uns auch bemühen, nicht immer alles vorhersehen können und manchmal unvorhergesehene Umstände eintreten können.

Um die Panik vor einer möglichen Katastrophe zu vermeiden, sollten Sie die für Sie wichtigen Veranstaltungselemente im Voraus planen. Beispiele dafür sind die AV-Ausstattung oder das Catering. Dies sind wohl zwei der wichtigsten Elemente einer jeden Veranstaltung - sie sorgen für zufriedene Teilnehmer! Schließlich wollen Sie nicht ohne Projektor dastehen oder einen kaputten Ofen haben, ohne dass Sie eine Alternative haben, um Ihre Gäste zu unterhalten oder zu verköstigen.

Tipp Nr. 5 - Kommunizieren, kommunizieren und kommunizieren!

Die effektivsten Veranstaltungsplaner sind gute Kommunikatoren. Bei der Planung von Veranstaltungen müssen wir nicht nur ständig mit unserem Team kommunizieren, sondern auch mit unseren (potenziellen) Lieferanten. Ich muss allerdings sagen, dass sich Kommunikationsfähigkeiten hier nicht auf Mikromanagement beziehen (das mag niemand), sondern bedenken Sie, dass Sie als Leiter Ihres Veranstaltungsplanungsteams die Verantwortung für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung tragen. Schließlich werden Veranstaltungsplaner eingestellt, weil sie für ihre Liebe zum Detail geschätzt werden. Wenn Sie diese Details nicht mit Ihrem Team besprechen und sicherstellen, dass alles überwacht wird, können kleine Fehler oder schlechte Kommunikation zu einem Misserfolg führen.

Kurz gesagt: Planen Sie für das Schlimmste und streben Sie das Beste an, denken Sie voraus und vergessen Sie nicht, dass es kein "Ich" im Team gibt - halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden, arbeiten Sie zusammen und kommunizieren Sie, um die Veranstaltung zu planen!