9 Bedrohungen für Ihre Veranstaltung (und wie Sie sie überwinden können)

Unklarer Haushalt - Haushalt? Welches Budget?

Die Veranstaltungsbudgets schrumpfen heutzutage, und die Veranstaltungsplaner müssen kreativ werden und mit viel weniger mehr erreichen. Es wäre großartig, wenn wir alle in der Lage wären, eine Veranstaltung ohne Budget zu planen und durchzuführen - die Möglichkeiten wären endlos.

Das ist natürlich immer noch der Fall (der Teil mit den endlosen Möglichkeiten), wenn Sie Ihre Finanzen im Griff haben. Legen Sie für Ihre Veranstaltung immer eine Obergrenze fest, damit Sie nicht hinterher (buchstäblich) für Ihre Fehler bezahlen müssen.

Das müssen Sie tun:

1. Legen Sie einen klaren Budgetrahmen für Ihre Veranstaltung fest
2. Verfolgen Sie Ihre Ausgaben während der Fahrt.
3. Lassen Sie sich kreative Ideen einfallen (z. B. Dekoration usw.), die auch budgetfreundlich sind.

Schlechtes Zeitmanagement - So viel zu tun, so wenig Zeit.

Sie müssen die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen. Jeder von uns hat irgendwann einmal einen Moment, in dem er denkt: "Oh, das könnte ich im Handumdrehen erledigen". Oft bereuen wir jedoch, dass wir es aufgeschoben haben, und wünschen uns, wir könnten die Zeit zurückdrehen und früher mit der Planung beginnen.

Wie können wir bei der Planung an der Spitze bleiben?

1. Legen Sie kurz- und langfristige Ziele fest, um sicherzustellen, dass die Dinge erledigt werden, wenn sie erledigt werden müssen.
2. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen: Veranstaltungsort, Größe der Veranstaltung und welche Veranstaltungen zur gleichen Zeit stattfinden.

Murphys Gesetz - Alles, was schief gehen kann, wird auch schief gehen.

Der erste Punkt, der einem hier in den Sinn kommt, sind Änderungen in letzter Minute, die, wenn sie eintreten, wie das Ende der Welt (und Ihrer Veranstaltung) erscheinen.

Wie können wir Murphy also herausfordern?

1. Führen Sie eine Risikobewertung Ihrer Veranstaltung durch und ermitteln Sie, wo Veränderungen am wahrscheinlichsten sind oder wo der Erfolg der Veranstaltung gefährdet sein könnte.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie auf der Grundlage Ihrer Risikobewertung einen Notfallplan haben und alle Grundlagen abdecken.
3. Atmen Sie durch. Wir können die Zukunft nicht vorhersagen - aber planen Sie für das Schlimmste und hoffen Sie auf das Beste!

Zu wenige Teammitglieder - Nicht genug Hände, um die Arbeit zu erledigen.

Nicht alle Organisationen haben ein Veranstaltungsteam, das sich mit der Planung ihrer Veranstaltungen befasst. Manchmal ist es eine Ein-Mann-Armee, die sich um die jährliche Konferenz kümmert, und ein anderes Mal ist es ein Team von zehn engagierten Leuten, die an einer Ausstellung arbeiten.

Vor allem aber ist es wichtig (und manchmal auch notwendig), einfach die Hand auszustrecken und um Hilfe zu bitten - Sie werden staunen, welche Ihrer Kollegen bereit sind, Ihnen zu helfen!

1. Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie sie brauchen
2. Sei ein Teamplayer
3. Kaufen Sie Kaffee und Muffins, um sich zu bedanken!

Zwecklose Veranstaltung - eigentlich nur eine Party.

Seien wir ehrlich... eine Veranstaltung ohne einen "echten" Zweck ist nur eine Party. Außerdem ist es eine ziemliche Verschwendung von Mühe und Zeit.

Wie kann man den Zweck einer Veranstaltung bestimmen?

1. Warum werden gerade diese Gäste zu Ihrer Veranstaltung eingeladen?
2. Was soll Ihre Veranstaltung für sie bedeuten? Was wird es ihnen bringen?
3. Machen Sie die Dinge nicht zu kompliziert. Sorgen Sie einfach dafür, dass Ihre Gäste wissen, warum sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, und dass ihre Teilnahme geschätzt und gewürdigt wird.

Leichtsinnige Fehler - Manche Dinge sind einfach vermeidbar.

Manchmal fallen Dinge unter den Tisch und werden vergessen, um sich dann in allerletzter Minute daran zu erinnern. Das Geheimnis, wie Sie einfache Fehler bei der Planung Ihrer Veranstaltung vermeiden können, ist ein solider Plan.

1. Erstellen Sie einen detaillierten Veranstaltungsplan, der beschreibt, was, wann und von wem zu tun ist (im Detail)
2. Vergewissern Sie sich, dass Sie und Ihr Team den Plan verstehen und bereit sind, ihn zu befolgen.
3. Einfache Fehler können passieren, wir sind nur Menschen - also rappeln Sie sich auf und machen Sie weiter!

Nicht genügend XP - Planer mit unzureichender Erfahrung.

Ohne einen Kapitän, der das Schiff steuert - oder im Fall der Veranstaltungsplanung, der das Veranstaltungsteam leitet - können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. Wenn die richtigen Leute nicht am richtigen Platz sitzen, ist das ein Rezept für eine Katastrophe.

Ein Event-Teamleiter (oder Manager, je nachdem) muss einen Überblick über die Arbeitsbelastung und die Zeitpläne seines Teams haben und die Aktivitäten darin koordinieren. Wenn Ihr Eventteam-Manager (Leiter) die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder kennt, wird es viel einfacher sein, die Aufgabe so effizient und effektiv wie möglich zu erledigen.

Als Teamleiter:

1. LEAD your team - (fast) jeder kann managen
2. Positive Verstärkung ist ein langer Weg

Als Mitglied eines Teams:

1. Es gibt kein "Ich" im Team
2. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken - das ist der beste Ansatz, wenn die Zeit knapp ist und es viel zu tun gibt.

Zu viele Werkzeuge - Werkzeuge, Werkzeuge überall!

Es ist immer gut, ein Tool für alles zu haben. Ein Tool für die Verwaltung Ihres Budgets, ein Tool für die Verfolgung Ihrer Veranstaltungsaufgaben, ein Tool für den E-Mail-Versand, ein Tool für Anmeldungen und natürlich einige mobile Apps, mit denen Sie auch unterwegs organisiert sind.

Wie kann man dann die nützlichen von den unbrauchbaren Werkzeugen unterscheiden?

1. Wenn Sie ein Tool erst noch "herausfinden" müssen, aber sicher sind, dass es Ihnen helfen wird, verschwenden Sie keine Zeit mit dem Auswählen und Testen von Tools, wenn Sie keine Zeit dafür haben.
2. Weniger ist mehr. Ein oder zwei integrierte Tools können viel bewirken - wenn Sie häufig Veranstaltungen planen, sollten Sie sich nach einer Online-Software umsehen, die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.

Änderungsverwaltung - Keine Verfolgung der Änderungen an Ihren Veranstaltungen.

Wie bei den meisten Dingen ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Veranstaltungspläne konstant bleiben - Veränderungen sind unvermeidlich. Wenn Sie jedoch den Überblick über Änderungen bei Veranstaltungen verlieren, liegt das häufig an Budget- oder Aufgabenmanagementproblemen.

Wie können Sie sich also vorbereiten und dies vermeiden?

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget luftdicht und gut durchdacht ist
2. Legen Sie einen realistischen und detaillierten Zeitplan für die Veranstaltung fest und planen Sie so viel wie möglich im Voraus
3. Sammeln Sie Details zu allen Änderungen, z. B. die Gründe für die Änderung, wer dafür verantwortlich ist usw. - so können Sie diese Erkenntnisse bei Ihrer nächsten Veranstaltung berücksichtigen.