Herausforderungen, denen sich Veranstaltungsplaner im Projektmanagement stellen müssen | Azavista

Klingt nach einem harten und überwältigenden Job für eine Person, oder? Nun, die Wahrheit ist, dass ein Veranstaltungsplaner auch auf Teamwork, gute Kommunikation, ein Budget und eine Menge Projektmanagement angewiesen ist, um das Ganze zu realisieren.

Wenn man darüber nachdenkt, können alle Ereignisse als große (oder kleine) Projekte betrachtet werden. Projekte haben einen Start- und einen Endtermin und müssen von mehreren Personen koordiniert werden, um erfolgreich zu sein... Klingt genau wie eine Veranstaltung!

Natürlich haben Veranstaltungsplaner schon immer Projekte gemanagt, weshalb sie in der Lage sind, Prozesse wie die Organisation von Aufgaben und Personen zu vereinfachen. Aber genau wie Projektmanager können auch sie bei der Planung und dem Management von Veranstaltungen auf Probleme stoßen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten Herausforderungen, mit denen Veranstaltungsplaner zu kämpfen haben:

Herausforderung Nr. 1: Übermäßiges Geldausgeben

Jeder Veranstaltungsplaner ist schon einmal mit dieser Herausforderung konfrontiert worden, als er an einer Veranstaltung arbeitete. Das passiert häufig, wenn man nach der Methode "Planen und ausgeben, wie es gerade passt" vorgeht, was oft dazu führt, dass man zu viel Geld ausgibt oder feststellt, dass nicht genug Geld da ist, um das Projekt zu beenden. Ist man erst einmal an diesem Punkt angelangt, ist es zu spät, um das Problem zu beheben, und es gibt kein Zurück mehr.

Da sich die Ausgaben für eine Veranstaltung schnell summieren können, ist es wichtig, ein Budget aufzustellen und zu entscheiden, wofür und wie Sie die Mittel ausgeben, sobald Sie mit der Planung des Projekts beginnen. Dies können Sie tun, indem Sie das Material für die Veranstaltung recherchieren und die geschätzten Kosten dokumentieren, um ein endgültiges Budget zu erstellen. Vergessen Sie nicht, zusätzliche Mittel für eventuelle Probleme einzuplanen, die auf dem Weg dorthin auftreten könnten.

TIPP: Eine gute Möglichkeit, den Überblick über das Budget zu behalten, ist die Erfassung aller Veranstaltungsausgaben in einem Online-Veranstaltungsmanagement-Tool. So behalten Sie nicht nur den Überblick über alle Ausgaben, sondern können auch die Beschaffung von und den Umgang mit Lieferanten vereinfachen. Dies wird Ihnen helfen, genaue Prognosen über die tatsächlichen Kosten zu erstellen.

Herausforderung Nr. 2: Unrealistische Fristen und fehlende Etappenziele

Bevor Sie ein neues Projekt beginnen, müssen Sie Fristen festlegen, die das Team auf dem Weg dorthin einhalten muss. Wenn diese Fristen und Meilensteine nicht richtig festgelegt werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie nicht eingehalten werden, was zu ernsthaften Problemen führen kann. Wenn Sie beispielsweise eine Frist versäumen, können Sie den Veranstaltungsort verlieren, weil die Zahlung für die Reservierung nicht rechtzeitig erfolgt ist.

Deshalb dürfen Sie nicht riskieren, unrealistische Fristen oder Meilensteine zu setzen, die Sie nicht erreichen können. Sie können dieses Problem angehen, indem Sie weiche Fristen und harte Fristen setzen. Harte Fristen erhöhen den Druck, da sie bei Nichteinhaltung die Veranstaltung stark beeinträchtigen würden. Weiche Fristen hingegen schaffen eine sanfte Landung für eine Aufgabe, da sie keine großen Auswirkungen hat, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt wird.

TIPP: Mit einer Lösung für Aufgaben- und Projektmanagement können Sie Ihr Projekt planen und den Überblick über Ihren Zeitplan behalten. In Azavista können Sie über ein einziges Dashboard die Zeit Ihres Teams verwalten und die Aktivitäten Ihrer Kollegen verfolgen, um sicherzustellen, dass es keine verspäteten Aufgaben mehr gibt! Das Tool ermöglicht es Ihnen auch, realistische Fristen anhand von historischen Daten aus früheren Ereignissen zu prognostizieren.

Herausforderung Nr. 3: Schlechte Kommunikation

Ein Veranstaltungsplaner muss während der Planung und Durchführung einer Veranstaltung in der Regel mit so vielen Personen zusammenarbeiten (Redner, Sponsoren, Lieferanten), dass es leicht passieren kann, dass jemand ein zuvor besprochenes Detail vergisst, was zu Verwirrung und unnötigen Folge-E-Mails führt. Wenn die Kommunikation zwischen dem Team nicht fließend ist, ist es wahrscheinlich, dass wichtige Details vergessen werden und die Veranstaltung scheitert.

Jetzt wissen Sie, warum eine offene Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien für jeden Veranstaltungsplaner von grundlegender Bedeutung ist! Die meisten Projektmanagement-Tools verfügen über ein eingebautes Kommunikationssystem, mit dem Sie automatisch Nachrichten und Erinnerungen versenden können, wenn ein Termin näher rückt.

TIPP: Um den gesamten Planungsprozess und die Kommunikation zu rationalisieren, sollte das Projektmanagement-Tool, das die Veranstaltungsplaner verwenden, es ihnen ermöglichen, über dieselbe Schnittstelle schnell Genehmigungsanträge zu stellen und den Status dieser Anträge zu verfolgen.

Herausforderung Nr. 4: Nicht auf die Risiken vorbereitet sein

Genau wie beim Projektmanagement können sich die Dinge während der Durchführung einer Veranstaltung in letzter Minute ändern, und jeder muss sich darauf einstellen. Von Absagen in letzter Minute bis hin zum Rückzug von Sponsoren oder finanziellen Problemen - all das sind Risiken, die mit jeder Art von Veranstaltung verbunden sind.

Die beste Vorgehensweise zur Bewältigung dieser Probleme besteht darin, im Vorfeld einen Notfallplan zu erstellen, um Einschränkungen und potenzielle Risiken vorherzusehen. Zunächst müssen Sie diese Risiken ermitteln, damit Sie später herausfinden können, wie wahrscheinlich ihr Auftreten ist und wie schwerwiegend sie sein könnten. Dann können Sie Prioritäten setzen und Strategien zur Bewältigung dieser Risiken vorbereiten/umsetzen.

TIPP:Es ist gut, ein Tool für einen bestimmten Zweck zu haben, z. B. für die Verfolgung Ihrer Veranstaltungen, die Einrichtung von Zahlungen und Ticketing, die Erstellung einer Event-App usw. Dies ist jedoch zeitaufwändig, weil Sie zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen, um alles zu erledigen. Mit einer oder zwei integrierten Lösungen können Sie Ihre Prozesse optimieren und Zeit sparen, insbesondere wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.