Einleitung: SieDose Planen Sie eine erfolgreiche Fundraising-Veranstaltung ohne Team

Eine gemeinnützige Spendenaktion selbst zu organisieren, kann sich überwältigend anfühlen - mit strategischer Planung, den richtigen Hilfsmitteln und einem schrittweisen Vorgehen ist es aber durchaus machbar. Unabhängig davon, ob Sie mit begrenzten Ressourcen arbeiten, kein offizielles Veranstaltungsteam haben oder einfach nur die Führung im Alleingang übernehmen, dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte zur Planung, Werbung und Durchführung einer erfolgreichen Wohltätigkeitsveranstaltung, die das Bewusstsein und mehr Geld für Ihre Sache steigert.

Von der Erstellung eines detaillierten Budgets und der Gewinnung von Sponsoren für Veranstaltungen bis hin zur Koordination von Freiwilligen und der E-Mail-Kontaktaufnahme decken wir alles ab, was Sie für eine effektive Planung von Fundraising-Veranstaltungen benötigen - auch wenn es Ihr erstes Mal ist.

1. Definieren Sie Ihr Fundraising-Ziel und Ihren Zweck, um alle Entscheidungen bei der Veranstaltungsplanung zu treffen

Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich über Ihre Fundraising-Ziele im Klaren sein. Geht es Ihnen in erster Linie darum, das Bewusstsein zu schärfen, Geld zu sammeln oder neue Unterstützer zu gewinnen? Viele gemeinnützige Organisationen verlieren den Fokus, weil sie versuchen, zu viel zu tun. Ihr Ziel sollte die Grundlage für jede Entscheidung sein - vom Thema Ihrer Veranstaltung bis hin zu den Maßnahmen, die Sie ergreifen.

Aktionsschritte:

• Definieren Sie, wie Erfolg aussieht (z. B. 5.000 Euro einnehmen, 200 Teilnehmer für die Veranstaltung gewinnen, 3 Unternehmen als Sponsoren gewinnen).
• Verdeutlichen Sie Ihre Botschaft: Warum sollten sich potenzielle Spender dafür interessieren?
• Machen Sie Ihr Anliegen persönlich: Nutzen Sie Storytelling, um mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten
• Ermitteln Sie die überzeugendsten Veranstaltungsideen, die Ihre Zielgruppe begeistern und Ihnen helfen, im Rahmen Ihrer Möglichkeiten so viel Geld wie möglich zu sammeln.

Werkzeuge: Google Docs (für die Planung), Trello oder Notion (für die Organisation wichtiger Aufgaben)

2. Wählen Sie das beste Veranstaltungsformat und die besten Ideen für Ihr Publikum und Ihre Kapazität

Nicht alle gemeinnützigen Veranstaltungen benötigen einen Ballsaal und Banketttische. Wählen Sie ein Format, das zu Ihrer Kapazität, Ihrem Budget und Ihrem Publikum passt. Virtuelle Veranstaltungen, hybride Formate oder gemeindebasierte Versammlungen können genauso wirkungsvoll sein wie Galadinner - vor allem für Einzelveranstalter.

Beliebte solofreundliche Formate:

• Online-Auktion oder Trivia-Abend
• Walkathon oder Volkslauf mit dezentraler Beteiligung
• "Dinner Party Fundraiser" bei Ihnen zu Hause oder in einer Gemeinschaftseinrichtung
• Bildungs-Webinare mit Vortragsmöglichkeiten durch einen besonderen Gast

Tipps: Berücksichtigen Sie die Vorlieben Ihrer Zielspender, die technische Ausstattung (insbesondere bei älteren Spendern) und die Verfügbarkeit in Ihrer Gemeinde.

3. Erstellen Sie ein solides Veranstaltungsbudget, um die Wirkung zu maximieren und den Stress zu minimieren

Die Erstellung eines detaillierten Budgets ist ein Muss, vor allem, wenn Sie alleine planen. Es hilft Ihnen, die Mittel einzuteilen, Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden und zu verfolgen, wie viel Geld Sie ausgeben und wie viel Sie einnehmen.

Einschließen:

• Kosten für den Veranstaltungsort oder die Plattform
• Marketingmaterialien (digital und gedruckt)
• Verpflegung oder Erfrischungen (bei persönlicher Anwesenheit)
• Haftpflichtversicherung und Lizenzen
• Honorare für Gastredner oder Unterhaltung
• Veranstaltungstechnik (Zoom, Spendenplattformen, Mikrofone, usw.)

Werkzeuge: Google Sheets, Airtable oder Budgetierungsvorlagen

Profi-Tipp:Recherchieren Sie historische Daten von ähnlichen Veranstaltungen (innerhalb Ihrer gemeinnützigen Organisation oder anderer Organisationen), um einen Vergleich IhrerVeranstaltungsbudget.

4. Gliedern Sie Ihren Planungsprozess in überschaubare Aufgaben und Fristen

Die alleinige Organisation einer Veranstaltung erfordert ein hohes Maß an Disziplin bei der Planung. Erstellen Sie einen vollständigen Zeitplan für die Veranstaltung, der alle wichtigen Details enthält, von der frühzeitigen Öffentlichkeitsarbeit bis hin zu stillen Auktionen, der Spendenverfolgung und der Erinnerung an freiwillige Helfer.

Ihr Zeitplan sollte Folgendes enthalten:

• Wichtige Fälligkeitstermine für Aufgaben (z. B. Buchung des Veranstaltungsorts bis zum 1. September, Start des Kartenverkaufs bis zum 1. Oktober)
• Erinnerungen für Werbeaktionen (z. B. 3 E-Mail-Kampagnen, 2 Social-Media-Aktionen)
• Auf- und Abbaupläne
• Puffertage für unerwartete Probleme

Werkzeuge: Asana, Trello oder Notion mit farbcodierten Aufgabenlisten

Beispiel einer Checkliste:

• Sponsoren für die Veranstaltung gewinnen
• Endgültige Festlegung der Ticketkategorien und des Ticketpreises
• RSVP hochladen oderAnmeldung zur Veranstaltung Formular
• Bestätigen Sie den Bedarf an Freiwilligenkoordination
• Abschluss der stillen Auktionen und der Preislogistik
• Teilen Sie Teaser-Inhalte mit lokalen Unternehmen, um Interesse zu wecken

5. Sponsoren von Veranstaltungen und Vorstandsmitglieder zum gegenseitigen Nutzen gewinnen

Auch Einzelveranstalter können bedeutende Sponsoren für ihre Veranstaltungen gewinnen, indem sie Vergünstigungen wie Logoplatzierungen, Redemöglichkeiten oder die Veröffentlichung von Marketingmaterialien anbieten.

Schritte zur Gewinnung von Förderern:

• Nutzen Sie zuerst Ihr persönliches Netzwerk
• Erstellen Sie einfache Sponsoring-Pakete zu verschiedenen Preisen
• Hervorhebung der Sichtbarkeit des Sponsors (soziale Medien, Banner, Ausrufe des Moderators)
• Betonen Sie den Auftrag Ihrer gemeinnützigen Organisation und wie die Unterstützung des Sponsors Ihnen helfen wird, mehr Mittel aufzubringen.

Profi-Tipp: Zeigen Sie, wie viele Teilnehmer Sie erwarten und welche Arten von Zielgruppen Sie ansprechen möchten(z. B. lokale Fachleute, Familien, Unternehmensvertreter), die sie erreichen können.

6. Wählen Sie Tools, die Ihnen die Annahme von Spenden und den Verkauf von Tickets erleichtern

Verwenden Sie eine Plattform, die die Annahme von Spenden und den Online-Ticketverkauf erleichtert. Ein Bonus ist, wenn die Plattform mit E-Mail-, CRM- und Social-Media-Tools integriert werden kann.

Die wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Mobilfreundlichkeit
• Automatische Quittungen und Spendenübersichten
• Peer-to-Peer-Fundraising-Optionen
• Livestream oder bei Bedarf hybridfähig

Beliebte Tools: Givebutter, Zeffy, Donorbox oder das bestehende CRM Ihrer gemeinnützigen Organisation

Tipp: Aktivieren Sie wiederkehrende Spenden und fügen Sie einen Spenden-Upsell nach dem Ticketkauf hinzu, um mehr Geld zu sammeln.

7. Bewerben Sie Ihre Fundraising-Veranstaltung mit intelligenten, zeitsparenden Strategien

Sie brauchen keine Agentur - nur ein intelligentes System. Konzentrieren Sie sich auf Kanäle, in denen Ihre Zielspender bereits Zeit verbringen.

Werbekanäle:

• Kampagne für soziale Medien: Erstellen Sie 3-4 Wochen im Voraus Inhalte mit Canva
• E-Mail-Reichweite: Verwenden Sie Mailchimp oder Brevo, um segmentierte Einladungen, Aktualisierungen und Erinnerungen zu versenden.
• Traditionelle Medien: Lokalradio, Gemeindezeitungen oder Plakate an stark frequentierten Orten
• Telefonanrufe oder WhatsApp-Nachrichten an treue Unterstützer und ehemalige Spender
• Kooperationen mit lokalen Unternehmen und Geschäften
• Lokale Gemeindezentren oder Bibliotheken, die Poster aushängen

Dringlichkeit schaffen mit:

• Frühbucherpreise oder begrenzte Ticketkategorien
• Exklusive Werbegeschenke für die ersten 20 Anmeldungen
• Exklusive Tombola-Einträge oder Bonuspunkte für stille Auktionen für frühe Anmeldungen

Profi-Tipp: 1 Stunde/Tag für die Verwaltung der Werbung einplanen. Nutzen Sie Vorlagen, automatische Scheduler und die Wiederverwendung von Inhalten, um den Überblick zu behalten.

8. Bereiten Sie jedes Veranstaltungsdetail für eine nahtlose Durchführung am Tag der Veranstaltung vor

Wenn Sie alle Einzelheiten der Veranstaltung geplant haben, sollten Sie alle Aspekte wie eine Checkliste durchgehen.

Das Wesentliche:

• Überprüfen Sie den Veranstaltungsort und die technische Ausstattung
• Druck oder Vorbereitung von Veranstaltungsmaterialien (Ausweise, Schilder, Begrüßungspakete)
• Vorbereitung für den Check-in (digitale oder gedruckte Gästeliste)
• Erstellen Sie eine gedruckte Sicherungskopie Ihres Zeitplans und wichtiger Aufgaben

Tipp: Bitten Sie einen Freund oder ein Vorstandsmitglied, in Notfällen "auf Abruf" zu sein. Selbst eine kleine Unterstützung kann unbezahlbar sein.

9. Nachfassen bei Spendern und Nachverfolgung jedes gesammelten Dollars

Die eigentliche Magie der gemeinnützigen Spendensammlung findet nach der Veranstaltung statt. Bedanken Sie sich bei Ihren Spendern, ziehen Sie Bilanz und bereiten Sie sich auf Ihre nächste Wohltätigkeitsveranstaltung vor.

Schritte:

• Senden Sie eine Danksagung mit einer Zusammenfassung der gesammelten Spenden und Fotos
• Bieten Sie zusätzliche Ressourcen oder Aktualisierungen zu Ihrem Anliegen an
• Bitte um Feedback über ein kurzes Formular
• Markieren Sie die Teilnehmer in Beiträgen in den sozialen Medien
• Teilen Sie mit, wie ihre Beiträge einen Unterschied gemacht haben
• Vergessen Sie nicht, Testimonials oder kurze Feedback-Videos von den Teilnehmern zu sammeln - diese schaffen Begeisterung und Glaubwürdigkeit für Ihre nächste Veranstaltung und helfen Ihnen, Ihren soliden Plan für zukünftige Initiativen zu verfeinern.

Metriken verfolgen:

• Ticketverkäufe vs. Besucherzahlen
• Mehr Spenden von neuen gegenüber wiederkehrenden Spendern
• Engagement in sozialen Medien und Freigaben
• Gesammelte Mittel im Vergleich zum Veranstaltungsbudget
• Anzahl der neuen Spender gegenüber den wiederkehrenden Spendern
• Anmeldungen oder generiertes Interesse für Ihre nächste Veranstaltung

Profi-Tipp: Nutzen Sie diese Daten für die Planung Ihres nächsten Fundraising-Events.

10. Erstellen Sie einen Notfallplan zur Bewältigung von Überraschungen am Veranstaltungstag

Selbst die am besten organisierte SpendensammlungDie Planung von Veranstaltungen kann auf Hindernisse stoßen - schlechtes Wetter, technische Probleme, Nichterscheinen oder Absagen in letzter Minute.. Ein klarer Notfallplan stellt sicher, dass Ihre Spendenaktion auf dem richtigen Weg bleibt, den Schwung beibehält und Ihre Spendenziele trotzdem erreicht.

Was in Ihrem Notfallplan enthalten sein sollte:

• Ausweichort oder virtueller Drehpunkt: Für den Fall, dass Ihr persönlicher Veranstaltungsort unbrauchbar wird, sollten Sie eine virtuelle Option oder einen Ausweichort bereithalten.
• Zusätzliche Freiwillige oder unterstützende Kontakte: Bestimmen Sie 1-2 Ersatzpersonen (z. B. Vorstandsmitglieder, Freunde oder Familienangehörige), die bei Bedarf einspringen können.
• Gedruckte Materialien und Checklisten: Bringen Sie immer gedruckte Kopien wichtiger Materialien für die Veranstaltungsplanung mit, z. B. spezifische Aufgaben und Schritte für verschiedene Mitarbeiter, für den Fall, dass Ihr Gerät ausfällt.
• Kontaktliste für Notfälle: Dazu gehören Mitarbeiter des Veranstaltungsorts, Caterer, A/V-Techniker und Plattform-Support (bei virtuellen Veranstaltungen).
• Wetterpläne: Für Veranstaltungen im Freien sollten Sie Zelte, Ponchos oder eine Alternative für drinnen bereithalten.

Tipps für Solo-Organisatoren:

• Bereiten Sie einen einfachen "Was wäre, wenn..."-Leitfaden mit möglichen Problemen und Ihrer ersten Reaktion vor.
• Verwenden Sie farblich gekennzeichnete Checklisten für Veranstaltungsmaterialien (z. B. rot = kritisch, gelb = optional).
• Planen Sie einen 15-minütigen Puffer vor wichtigen Momenten (wie dem Ende der stillen Auktion oder dem Beginn der Rede) ein.

Profi-Tipp: Ergänzen Sie Ihr Veranstaltungsbudget um eine Reserve (5-10 %) für unvorhergesehene Ausgaben, z. B. für zusätzliches Material, Transportkosten oder längere Öffnungszeiten des Veranstaltungsorts.

Indem Sie sich auf das Unerwartete vorbereiten, schützen Sie nicht nur Ihre Spendengelder und die Erfahrung der Spender, sondern schaffen auch Vertrauen für Ihre nächste Veranstaltung.

Abschließende Überlegungen: Mit einem soliden Plan und den richtigen Hilfsmitteln können Sie allein eine wirkungsvolle Spendenaktion veranstalten

Auch ohne ein komplettes Team können Sie eine erfolgreiche Veranstaltung ausrichten, die Geld einbringt, potenzielle Spender anzieht und eine echte Wirkung für Ihre gemeinnützige Organisation erzielt. Mit sorgfältiger Planung, Aufgabenmanagement und Engagement für Ihre Sache kann Ihre nächste Wohltätigkeitsveranstaltung die Erwartungen übertreffen.

Viele gemeinnützige Organisationen beginnen mit einer engagierten Person. Sie haben die Werkzeuge und den Fahrplan. Verwandeln Sie nun Ihre Vision in eine erfolgreiche Spendenaktion, an die sich jeder erinnert.

Sie wollen einen einfacheren Weg zuVerwaltung von Registrierung, Ticketverkauf, Spenden und Sponsorenverfolgung auf einer einzigen Plattform? Versuchen Sie für eine optimierte Planung gemeinnütziger Veranstaltungen.