Organisieren Sie Ihr Veranstaltungspersonal: 6 Tipps für den Erfolg

6 Tipps für die Organisation Ihres Veranstaltungspersonals

Vergewissern Sie sich, dass alle wissen, wo sie zu welcher Zeit sein müssen. Rechnen Sie mit Verspätungen oder Nichterscheinen am Tag der Veranstaltung und sagen Sie den Mitarbeitern genau, wo sie im Gebäude sein müssen.

Tun Sie so, als ob diese Pläne für Grundschulkinder bestimmt sind, und gehen Sie bei den Anweisungen weit darüber hinaus, damit nichts missverstanden wird. Veranstaltungen sind in der Regel chaotisch, so dass Missverständnisse bei der Planung vermieden werden sollten, damit der Tag der Veranstaltung reibungslos verläuft.

Informieren Sie sich über die landesspezifischen Arbeitsgesetze. Da Veranstaltungen in der Regel sehr lange Arbeitstage sind, müssen Sie bei manchen Veranstaltungen Überstunden bezahlen oder besondere Unterschriften und Genehmigungen für Personen unter 18 Jahren einholen.

Ständig kommunizieren

Erstellen Sie einen Gruppentext, einen Chat oder einen E-Mail-Thread, auf den jeder Zugriff hat. Erwägen Sie die Einrichtung mehrerer Threads, da das Risiko von Fehlern, wie z. B. der Zustellbarkeit von E-Mails, besteht. Richten Sie außerdem einen Telefonbaum für den Fall ein, dass wichtige Ankündigungen gemacht werden müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter keine Ausreden haben, wenn sie Informationen verpassen.

Eine ständige Kommunikation lässt weniger Raum für Interpretationen. Da Veranstaltungen sehr detailorientiert sind, kann ein einziger Fehler einen Dominoeffekt auslösen. Auch wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie die Mitarbeiter der Veranstaltung belästigen, sollten Sie weiter kommunizieren. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools kann Ihrem Team dabei helfen, seine Aufgaben und Fortschritte bei der Erreichung der Ziele zu erkennen. Je klarer und präziser die Informationen für alle sind, desto reibungsloser wird die Veranstaltung verlaufen.

Halten Sie eine Einführungsveranstaltung ab

Menschen überfliegen oft E-Mails oder Texte, also halten Sie eine Einführungsveranstaltung ab und führen Sie eine Art Generalprobe durch. Bei diesem Treffen sollten Sie besprechen, was die Mitarbeiter tragen sollten, einschließlich geschlossener Schuhe und, wenn es um Lebensmittel geht, hochgesteckter Haare.

Wenn möglich, sollte dieses Treffen am Veranstaltungsort selbst stattfinden, damit die Teilnehmer vor dem Tag der Veranstaltung erfahren, wie sie dorthin gelangen können.

Halten Sie dann eine Präsentation über Umgangsformen, Rollen und Verantwortlichkeiten am Tag der Veranstaltung. Lassen Sie die Teilnehmer dann an ihre Stationen gehen und einen kurzen Durchlauf der Veranstaltung machen.

Geben Sie den Teilnehmern am Ende des Treffens einen Zettel mit den Dingen, die sie am Tag der Veranstaltung beachten müssen. Vermerken Sie auf diesem Dokument auch die genaue Schichtzeit.

Sicherstellen, dass die Mitarbeiter an den richtigen Stellen sitzen

Legen Sie einen oder mehrere Teamleiter fest, damit Sie einen Teil des Managements an diese delegieren können. Bei diesen Teamleitern sollte es sich um erfahrene Veranstaltungsmitarbeiter handeln, die sich mit den Einzelheiten der Veranstaltung auskennen. Sie werden für die Leistung der Teammitglieder verantwortlich gemacht.

Achten Sie daher bei der Einstellung von Veranstaltungspersonal darauf, dass Sie die Leute dort einsetzen, wo sie sich wohlfühlen. Selbst wenn Sie wenig Personal haben, kann es zu einer Fülle von Problemen führen, wenn Sie jemanden in einer ungewohnten Rolle einsetzen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an den richtigen Stellen einsetzen, können Sie sich auf das große Ganze konzentrieren.

Nutzung automatisierter Plattformen

Wenn es das Budget zulässt, sollten Sie den Einsatz einer Veranstaltungsplanungssoftware in Betracht ziehen. Veranstaltungsplanungssoftware hilft bei der Verwaltung aller Aufgaben, von der Entwicklung eines Zeitplans bis zur Zuweisung von Mitarbeitern.

Die Verwendung dieser Art von Software trägt dazu bei, dass der Prozess der Veranstaltungsplanung nahtlos abläuft und alle Details an einem Ort aufbewahrt werden, anstatt in Ihrem E-Mail-Posteingang verstreut zu sein.

Vielleicht organisieren Sie nur ein paar Veranstaltungen pro Jahr und die Investition in eine spezielle All-in-One-Eventmanagement-Software ist noch nicht in Sicht. In diesem Fall ist eine rockige Projektmanagementsoftware wie Monday.com Ihr bester Freund.

Abschlusstreffen abhalten

Auch wenn Veranstaltungen für die meisten Menschen einen sehr langen Tag dauern, ist ein Treffen nach der Veranstaltung eine gute Möglichkeit, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie die Veranstaltung insgesamt verlaufen ist.

Wenn es sich um eine größere Veranstaltung handelt, werden Sie nicht über jedes einzelne Problem Bescheid wissen, aber es ist wichtig, es zu wissen, damit Sie nicht unvorbereitet sind, wenn Ihr Kunde zurückkommt und Ihnen von einer bestimmten Situation berichtet.

Und schließlich danken Sie dem Veranstaltungspersonal für die harte Arbeit, die es geleistet hat, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Ohne Ihr Veranstaltungspersonal gäbe es gar nichts. Ihre Zusammenarbeit und ihre Liebe zum Detail sind es, die eine gute Veranstaltung zu einer großartigen machen können.

Auf das Schlimmste gefasst sein, auf das Beste hoffen

Mit diesen sechs Tipps für die Organisation von Veranstaltungspersonal können Sie sicher sein, dass Ihre Veranstaltung, Party oder Konferenz reibungslos abläuft.