Veranstaltungsmanagement für Remote-Teams: Alles, was Sie wissen müssen

Die beispiellosen Zeiten, gefolgt von der globalen Abriegelung, haben jedes Unternehmen dazu gebracht, sein Geschäftsmodell auf die digitale Welt auszurichten. Das gilt auch für die Veranstaltungsbranche.

Nach einer Zeit der Null-Events hat sich die Veranstaltungsbranche auf die neue Normalität eingestellt und virtuelle Veranstaltungen organisiert. Es gab virtuelle Konzerte, virtuelle Konferenzen in Unternehmen, virtuelle Familienfeiern und Haushochzeiten, an denen die Gäste virtuell teilnahmen.

Während wir alle die neue Art der Durchführung und Teilnahme an Veranstaltungen begrüßten, konzentrierten sich nicht viele auf die Hände und Köpfe, die hinter einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung stehen. Dieses neue Modell der Veranstaltungsorganisation wurde von niemand anderem als den Eventmanagern entwickelt.

Als man noch dachte, dass man während weltweiter Sperrungen keine Veranstaltungen organisieren kann, gelang es den Eventmanagern, von zu Hause aus mit entfernten Teams zu arbeiten, erfolgreiche Veranstaltungen durchzuführen und das Gesicht der Branche für immer zu verändern.

Das Entstehen eines hybriden Ereignismodells

Es war einfacher, als alles noch normal war und die Veranstaltungen vor Ort durchgeführt wurden. Aber durch die Abriegelung haben sie sich an die virtuelle Welt gewöhnt, und die Eventmanager haben gelernt, mit Remote-Teams zu arbeiten. Da die Regeln jedoch immer weiter gelockert werden, bereitet man sich auf ein hybrides Veranstaltungsmodell vor. Solche Veranstaltungen würden eine physische Veranstaltung mit einer begrenzten Anzahl von Personen und virtuellen Teilnehmern umfassen.

Da es eine Obergrenze für die Teilnehmerzahl gibt, wäre es nicht richtig, einen Teil der Gäste nur mit den Veranstaltungsplanern vor Ort zu betreuen. Daher müssen Sie die virtuellen und physischen Elemente zusammenbringen, um erfolgreiche Veranstaltungen durchzuführen.

Verwaltung von Remote-Teams für Veranstaltungen

Es ist nicht einfach, Remote-Teams zu managen, aber der Lockdown hat jeden gezwungen, sich zu Hause zurückzulehnen und aus der Ferne zu arbeiten. In der Veranstaltungsbranche stehen Manager vor besonderen Herausforderungen, die es noch schwieriger machen. Aber keine Sorge. Es gibt verschiedene Fernarbeitstools für die Zusammenarbeit, die Kommunikation und andere Dinge, mit denen sich die Dinge regeln lassen. Darüber hinaus können sie auch einige einfache Tipps befolgen, die unten aufgeführt sind, um erfolgreich zu arbeiten.

Tools für die Zusammenarbeit verwenden

Wenn man sich an entfernten Orten befindet und nicht in engem Kontakt steht, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass man Aufgaben verwechselt, Fristen versäumt, Zeitpläne missversteht und vieles mehr. Das war anders, als man noch eine Checkliste mit Aufgaben für die verschiedenen Mitglieder des Teams erstellen und ihre Fortschritte persönlich überwachen konnte. Und noch schwieriger ist es, die Vorbereitungen und das Brainstorming im Vorfeld einer Veranstaltung zu bewältigen.

Früher konnten alle zusammensitzen und ihre eigenen Ideen austauschen, den Veranstaltungsort besichtigen und so weiter, und die Pandemie hat das alles zum Stillstand gebracht.

Aber heute ist die Zusammenarbeit bei Veranstaltungen dank der Technologie ortsunabhängig geworden. Es gibt verschiedene Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Aufgaben zuweisen, Fristen bekannt geben, Prioritäten setzen und vieles mehr können.

AZAVISTA

Von der Veranstaltungsplanung über die Zusammenarbeit bis hin zur Durchführung - die Azavista All-in-One-Eventmanagement-Plattform bietet Ihnen die richtige Technologie, um eine nahtlose und erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen. Ob es sich um ein einzelnes Event, eine mehrspurige Veranstaltung mit unvergleichlichen Break-Out-Sessions oder eine wiederkehrende Veranstaltungsreihe handelt - dieses Produkt hilft Ihnen, alles effizient zu verwalten. Mit Azavista können Sie Teams mit einer flexiblen Benutzerverwaltung zuweisen und Vorlagen für die Erstellung von Inhalten, personalisierten E-Mail-Kampagnen oder kompletten Veranstaltungen erstellen. Integrierte benutzerdefinierte Berichte stellen sicher, dass Ihr Team über eine vollständige Kollaborationssoftware verfügt, die weit über die Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung hinausgeht.

Basecamp

Dies ist ein großartiges Projektmanagement-Tool, mit dem der Veranstaltungsplaner Teams und verschiedene Veranstaltungen verwalten und sogar Ankündigungen für alle an einem einzigen Ort machen kann. Sie können verschiedene Gruppen für Teams haben und verschiedene Projekte für verschiedene Veranstaltungen erstellen. Hier kann man permanente Dinge wie das Detailblatt des Kunden oder den Hauptplan der Veranstaltung hinzufügen, damit alle sie sehen können. Sie können Aufgaben zuweisen und sich über die Erledigung und jeden Fortschritt durch Kommentare benachrichtigen lassen.

Jira

Ein weiteres Projektmanagement-Tool, das man für die Zusammenarbeit an einem Ereignis verwenden kann, ist Jira. Das Beste an Jira ist, dass Sie Prioritäten für die Aufgabe festlegen können, damit die Beauftragten wissen, was als nächstes zu tun ist. Jedes Ereignis kann als separates Projekt betrachtet werden, und der Manager kann natürlich Tickets für jede neue Aufgabe, die auftaucht, erstellen.

Aufgaben entsprechend der neuen Rollen delegieren

Während ein Veranstaltungsleiter, ein Marketingkoordinator, ein Erlebnisdesigner, ein Vor-Ort-Leiter, ein Event Operations Manager und ein Planer einige der üblichen Rollen sind, gibt es mehrere neue Rollen, die als Ergebnis der virtuellen Entwicklung der Veranstaltungsbranche entstehen. Der Eventmanager oder -planer muss sich nicht nur der Rolle bewusst sein, sondern auch die für ihn am besten geeignete finden. Dies sind einige der Rollen, die sich herausbilden:

Veranstaltungstechnologe

Diese Person ist für die Verwaltung der technologischen Strategie der Veranstaltungen zuständig. Sie sind für die Verwaltung aller technischen Anforderungen und die Schließung aller technischen Lücken verantwortlich, um virtuelle Veranstaltungen reibungslos durchzuführen.

Technische Unterstützung

Der nächste Experte, den Sie für die Verwaltung Ihres Remote-Event-Teams benötigen, ist ein Experte für technischen Support. Mit der zunehmenden Konzentration auf virtuelle Veranstaltungen hat sich das Risiko technischer Probleme verschärft. Selbst die kleinste Störung kann die Veranstaltung zum Erliegen bringen. Sie brauchen einen technischen Support, der jedes Problem schnell beheben und sofortige Lösungen anbieten kann.

Virtuelle Leitung

Während Leads vor Ort bei Veranstaltungen üblich sind, kann der Virus die Anzahl der Personen, die vor Ort Veranstaltungen durchführen, beeinträchtigen. Dies führt zur Rolle eines virtuellen Leiters. Diese Person würde sich virtuell um alles kümmern, was auf der Veranstaltung passiert (ob physisch oder virtuell).

Ein einziges Tool für die Kommunikation verwenden

Wenn man in der Nähe ist, kann man sie leicht ansprechen oder sich mit ihnen zusammensetzen und die Gedanken austauschen. Aber heute ist das nicht mehr so einfach, wenn man in verschiedenen Städten festsitzt, aber eine Veranstaltung zu organisieren hat.

Stellen Sie sich vor, eines Ihrer Mitglieder würde Whatsapp benutzen, ein anderes Mails und wieder ein anderes Textnachrichten. Das würde sofort ein Chaos verursachen. Es ist wichtig, den Überblick über alles zu behalten, und ein einziges Tool für all das zu haben, kann Ihr Leben viel einfacher machen.

Mit einem einzigen Tool können Sie jede Nachricht, die Sie senden, und den Zeitpunkt, zu dem Sie sie senden, verfolgen. Dies kann dazu beitragen, viele Missverständnisse zu vermeiden. Alle sind auf der gleichen Seite und können schnell eine Antwort erwarten.

Es gibt Tools wie Slack, die Ihnen bei der Kommunikation noch mehr helfen können. Sie können Gruppen und Kanäle erstellen, Gruppengespräche führen und vieles mehr mit nur einem einzigen Tool.

Voicemails oder Sprachnachrichten können Missverständnissen vorbeugen

Ein weiterer schneller Tipp für Veranstaltungsunternehmen, die aus der Ferne arbeiten, ist das Versenden von Sprachnachrichten, wenn sie längere Nachrichten versenden. Es kann ziemlich schwierig und zeitaufwändig sein, Dinge in Nachrichten zu erklären. Außerdem können geschriebene Worte sehr leicht falsch interpretiert werden. Entweder Sie teilen den Kontext mit dem Text oder Sie lassen die andere Person auf etwas ganz anderes schließen.

Der Unterschied im Tonfall fehlt auch bei Textnachrichten. Die Betonung der Dinge und die Art und Weise, wie Sie die Worte aussprechen, können dazu beitragen, dass die Nachricht von anderen mit den richtigen Absichten empfangen wird. Interpretieren Sie die Töne in den Stimmen, um die Leere der persönlichen Interaktion zu füllen. Die Muster im Tonfall können viel zur Erklärung der Dinge beitragen.

Und nicht nur das: Wenn die andere Person nicht erreichbar ist, können Sprachnachrichten helfen, eine stundenlange Chat-Diskussion auf eine 5-minütige Interaktion zu verkürzen.

Organisiert bleiben und alles im Auge behalten

Organisiert zu sein ist für jeden Eventmanager sehr wichtig, unabhängig von der Art der Veranstaltung. Ein unorganisierter Eventmanager bedeutet ein unorganisiertes Team, und das ist der größte Fehler, der zum Scheitern jeder Veranstaltung führt. Halten Sie Ihre externen Teams auf dem Laufenden, auch wenn es keine Aktualisierungen zu machen gibt. Stellen Sie sicher, dass sie über alles informiert sind.

Wenn Sie organisiert sind, ist es auch Ihr Geist. Und mit einem klaren Kopf wird es leichter sein, das Team zu managen und eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren.

Vergessen Sie nicht, Technologie in Ihr Veranstaltungsmanagement einzubringen, um alles reibungsloser, einfacher und transparenter zu gestalten. In einer Zeit, in der jede Branche digitalisiert wird, ist es wichtig, dass die Veranstaltungsbranche diese Revolution annimmt und gestärkt aus diesen dunklen, noch nie dagewesenen Zeiten hervorgeht.