Umstrukturierung der Erfahrung: Von physischen zu virtuellen Veranstaltungen

Es ist keine Überraschung, dass immer mehr Branchenkonferenzen und Messen abgesagt, verschoben oder in virtuelle Veranstaltungen umgewandelt werden. Dies hat die Menschen gezwungen, ihre Pläne und Reisepläne für die kommenden Monate zu ändern und nach Online-Alternativen zu dieser plötzlichen Veränderung zu suchen. Statt auf einer überfüllten Messe zu sitzen, verfolgen die Teilnehmer Webinar-Sitzungen, Live-Stream-Veranstaltungen oder vorab aufgezeichnete Inhalte direkt von zu Hause oder vom Büro aus.

Auch wenn Veranstaltungen vor Ort einzigartige Vorteile bieten, wie z. B. die persönliche Interaktion, steigt die Nachfrage nach virtuellen Veranstaltungen weiter an, insbesondere jetzt. Von Live-Streaming bis hin zu aufgezeichneten Sitzungen strukturieren immer mehr Unternehmen ihre Veranstaltungen um, um Erfahrungen zu bieten, die das Engagement über einen Computerbildschirm hinaus fördern. Dies hat die Tür zu neuen Möglichkeiten geöffnet, Menschen online zu verbinden und gleichzeitig die Kosten und den CO2-Fußabdruck zu reduzieren.

Viele Veranstaltungsplaner, die bereits auf Online-Veranstaltungen und virtuelle Meetings umgestiegen sind, befinden sich noch in der Findungsphase. Warum ist das so? Nun, einige hatten diese Art von Veranstaltungen nicht zu ihrer Kernstrategie gemacht, und andere machen dies wahrscheinlich zum ersten Mal. Aber die Wahrheit ist, dass niemand weiß, was die beste Formel für jede Veranstaltung ist. Was wir wissen, ist, dass zu einer virtuellen Veranstaltung viel mehr gehört als nur ein Webinar, und deshalb ist es wichtig, bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung eine klare Struktur zu haben.

Ganz gleich, ob Sie für dieses Jahr eine Veranstaltung geplant haben oder einfach nur nach Ideen für die Digitalisierung suchen, nutzen Sie diese Struktur, um Ihr eigenes immersives Online-Erlebnis zu planen.

Ansatz und Plattformen

Bevor Sie sich für die beste Methode zur Durchführung einer virtuellen Veranstaltung entscheiden, müssen Sie Ihr Veranstaltungskonzept durchgehen, um zu sehen, ob es sich gut in ein virtuelles Format übertragen lässt. Nur weil alle anderen es tun, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten. Wenn ein virtuelles Erlebnis Ihren Veranstaltungszielen entspricht, dann ist es sinnvoll, digital zu arbeiten. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie einen anderen Ansatz finden, der am besten funktioniert.

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Warum werden sich die Teilnehmer für Ihre Veranstaltung anmelden? Was bieten Sie an, das einen Mehrwert bietet? Anhand der Antworten können Sie entscheiden, welche Art von Inhalten für Ihre Veranstaltung geeignet ist. Achten Sie darauf, dass Sie die wichtigsten Inhalte und Mitbringsel in den Vordergrund stellen.

Jetzt ist es an der Zeit zu prüfen, welche Art von virtuellem Event am besten zu den von Ihnen festgelegten Zielen passt:

• Vollständig virtuell

Bei virtuellen Veranstaltungen interagieren die Teilnehmer in einer virtuellen Umgebung und nicht an einem physischen Ort. Diese Online-Veranstaltungen bestehen aus mehreren Sitzungen, sind hochgradig interaktiv und können Webinare und Webcasts beinhalten. Außerdem eignen sie sich für jede Veranstaltung, die mehrere Präsentationen, Diskussionsräume oder Markenerlebnisse bietet, um Ihre Teilnehmer zu begeistern.

• Hybride

Eine hybride Veranstaltung ist jedes Format - Konferenz, Fachmesse, Schulungsseminar usw. - das Live-Elemente, wie Interviews oder Moderatoren, mit virtuellen Komponenten kombiniert. Es bietet eine effektive Möglichkeit, die Teilnahme und Reichweite zu erhöhen und gleichzeitig Live-Elemente für ein persönliches Gefühl zu nutzen.

• Live-Streaming

Live-Streaming-Veranstaltungen eignen sich hervorragend, um die Reichweite Ihres Unternehmens zu erhöhen, seine Sichtbarkeit zu verbessern und die verfügbaren Inhalte an ein neues Publikum zu verteilen. Bei dieser Art von Online-Veranstaltung können die Teilnehmer die Veranstaltung problemlos mit anderen Personen teilen, z. B. mit Kollegen, Freunden oder der Familie. Außerdem kann sie für Veranstaltungsplaner unglaublich kosteneffizient sein.

• Voraufgezeichnete

Diese Art von Online-Ereignis wird aufgezeichnet, bearbeitet und zur späteren Ansicht freigegeben. Es kann nicht nur an einem bestimmten Datum uraufgeführt werden, sondern auch online über Video-on-Demand (VOD) verfügbar sein. Gleichzeitig bietet es die Möglichkeit, die Inhalte als live erscheinen zu lassen, auch wenn sie es nicht sind. Diese Option bietet den Veranstaltungsplanern mehr Flexibilität.

Programmformat und -gestaltung

Genau wie bei Konferenzen vor Ort gibt es auch bei virtuellen Veranstaltungen viele verschiedene Programmformate. Egal, ob Sie sich für eine Podiumsdiskussion, eine Reihe von Interviews oder Pitch-Runden entscheiden, Sie müssen Ihren Teilnehmern ein einzigartiges Erlebnis bieten, etwas, das Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abhebt.

• Podiumsdiskussionen:
• Sie bringen hochkarätige Experten aus verschiedenen Bereichen zusammen, um ihre Erfahrungen auszutauschen und gegenseitig auszubauen.
• Sie sind nützlich, wenn ein Thema für eine einzelne Person zu komplex ist oder wenn die Zuhörer in einer Sitzung verschiedene Standpunkte kennen lernen sollen.
• Interviews:
• sind vertiefende Dialoge zwischen Veranstaltern und Fachleuten.
• Experten können ihr Wissen in Live-Fragestunden weitergeben, was dazu beiträgt, dass die Zuhörer mit einbezogen werden.
• Pitch-Runden:
• Pitch-Runden dienen einzig und allein dem Zweck, dass Start-ups ihre Ideen einer Gruppe von Jurymitgliedern (in der Regel Investoren oder Interessengruppen) vorstellen können.
• Dieses virtuelle Format ist aufgrund seiner Dynamik ein hervorragendes Mittel, um die Bindung der Teilnehmer zu erhöhen.

Hauptvorträge:

• Keynotes inspirieren, unterhalten und bilden die Zuhörer zu einem bestimmten Thema.
• Die Hauptvorträge werden von Rednern gehalten, die aufgrund ihres Fachwissens auf einem bestimmten Gebiet und ihrer Fähigkeit, das Publikum zu begeistern, ausgewählt wurden.
• In einer virtuellen Umgebung müssen die Redner nicht mehr an einen anderen Ort reisen, um ihre Keynote zu halten, und die Teilnehmer müssen nicht mehr nach freien Plätzen suchen, um an der Sitzung teilzunehmen!

Online zu gehen bedeutet auch, das Design und das Branding Ihres Unternehmens in den digitalen Raum zu bringen. Konsultieren Sie unbedingt Ihre Markenrichtlinien, bevor Sie visuelles Material erstellen oder Requisiten oder Kulissen für Ihre Veranstaltung bauen. Ebenso muss das gesamte physische und/oder digitale Design, das für die Veranstaltung erstellt wird, die Konsistenz Ihrer grafischen Identität wahren.

Technologie

Veranstaltungsplaner führen virtuelle Veranstaltungen erfolgreich durch, wenn sie über die richtigen technischen Hilfsmittel verfügen. Um sich auf den großen Tag vorzubereiten, müssen Sie über folgende Fragen nachdenken: Wo soll die Veranstaltung gefilmt werden? Wird sie komplett aus der Ferne gefilmt? oder in einem Studio? oder in einem Büro? Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie feststellen, welche Ausstattung Sie benötigen, z. B. Audio- und Videogeräte, Heimausrüstung, Studioausrüstung usw.

Neben diesen technologischen Elementen können Veranstaltungsplaner auch von der Nutzung einer Event-Technologieplattform profitieren, um ihren gesamten Veranstaltungsprozess zu planen, von der Werbung über die Durchführung bis hin zum Management. Hier sind die wichtigsten technischen Lösungen für die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung:

• Website der Veranstaltung

Eine Veranstaltungswebsite ist das Aushängeschild für jede persönliche oder virtuelle Veranstaltung und dient als leistungsfähiges Instrument zur Gewinnung neuer Teilnehmer. Über Ihre Veranstaltungswebsite können Sie nahtlos für Ihre Veranstaltung werben, indem Sie reichhaltige Inhalte bereitstellen, die potenzielle Teilnehmer auf dem Laufenden halten und sie dazu verleiten, sich für die Veranstaltung zu registrieren. Ihre Veranstaltungswebsite sollte auch den Wert Ihrer virtuellen Veranstaltung vermitteln und dabei das gleiche Erscheinungsbild wie Ihr Unternehmen haben.

• Anmeldung

Mit einem robusten Registrierungstool können Sie mühelos Registrierungsformulare für Teilnehmer, Redner, Sponsoren und Genehmigungen an einem einzigen Ort einrichten. Mit diesen Formularen können sich die Teilnehmer problemlos für die virtuelle Veranstaltung anmelden, ihre Präferenzen angeben und Zahlungsinformationen übermitteln. So können Sie sicherstellen, dass die Registrierung reibungslos abläuft und die Teilnehmerzahlen steigen.

• E-Mail-Marketing

hilft Ihnen, Ihre Markenbekanntheit zu steigern, indem Sie die richtigen Teilnehmer zum richtigen Zeitpunkt ansprechen und mit ihnen in Kontakt treten. Sie können nicht nur die Nachfrage nach Ihrer virtuellen Veranstaltung steigern, sondern auch die Anmeldungen erhöhen und die Teilnehmer auf dem Laufenden halten. Verwenden Sie ein E-Mail-Marketing-Tool, mit dem Sie Ihre E-Mails kennzeichnen und personalisieren sowie auf der Grundlage von Teilnehmerdaten automatisieren und planen können - und das alles bei gleichzeitiger Verfolgung der Öffnungsraten, Klickraten und Konversionsraten.

• Veranstaltung App

Eine Event-App ist eines der wichtigsten Elemente der Veranstaltungstechnik für virtuelle Veranstaltungen. Dieses Tool hilft, das Engagement der Teilnehmer durch Funktionen zu erhöhen, die die Interaktion vor, während und nach der Veranstaltung fördern. Die Teilnehmer können hier auswählen, welche Sitzungen sie in ihre Agenda aufnehmen möchten, haben einen guten Überblick über die aktiven Themen und können sich über Umfragen und Fragen während der Sitzungen beteiligen. Die Planer können hier relevante Daten sammeln, wie z. B. das Engagement der Teilnehmer und die Beliebtheit der Sitzungen.

Online-Host(s)

Vor der Kamera - Je nach Art der virtuellen Veranstaltung müssen Sie Redner und/oder Experten finden, die während Ihrer Veranstaltung Vorträge zu bestimmten Themen halten, Interviews geben oder an Podiumsdiskussionen teilnehmen. Sie sollten Vordenker mit einer starken Anhängerschaft sein. Bedenken Sie auch, dass nicht alle Redner, die sich auf der Bühne sicher fühlen, auch auf dem Bildschirm sicher sind. Laden Sie niemanden ein, der sich in einem solchen Veranstaltungsformat nicht wohlfühlen würde.

Hinter den Kulissen - Um sicherzustellen, dass die Kommentare und Interaktionen der Teilnehmer berücksichtigt werden, müssen Sie diese Aufgabe jemandem aus Ihrem Team übertragen. Sie werden sehen, wie sich das Publikum während der Sitzungen einbezogen und wahrgenommen fühlt - dies trägt dazu bei, die Beteiligung über Chat und soziale Netzwerke zu erhöhen und somit die Teilnehmerbindung zu verbessern.

Interaktivität und Engagement

Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung veranstalten, können Sie nicht einfach Ihre geplante Sitzung live streamen und erwarten, dass dies die beste Online-Erfahrung für Ihre Teilnehmer ist. Sie müssen die Interaktivität und das Engagement bei jeder inhaltlichen Entscheidung für Ihre virtuelle Veranstaltung berücksichtigen. Diese Aspekte können ausschlaggebend dafür sein, ob die Zuschauer sich entscheiden, live einzuschalten oder bei der virtuellen Veranstaltung zu bleiben.

Wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, an einer Echtzeit-Konversation teilzunehmen, wird ihre Veranstaltung spannender und fesselnder sein! Denken Sie daran, dass Sie in einer virtuellen Umgebung Kamingespräche, interaktive Elemente und Echtzeit-Beispiele einbauen können, die nicht unbedingt in ein traditionelles Bühnensetting passen würden.

Integrieren Sie diese Taktiken, um die Interaktivität und das Engagement Ihrer Veranstaltung zu erhöhen:

Fragen und Antworten - Wählen Sie während Ihrer virtuellen Veranstaltung die besten Fragen aus Ihrem Publikum aus oder lassen Sie es entscheiden, welche Fragen es diskutieren möchte.

Live-Umfragen - Steigern Sie die Interaktion bei Ihren virtuellen Meetings und Veranstaltungen, indem Sie Ihr Publikum in Echtzeit befragen.

Gamification- Erzeugen Sie hochwertige Erlebnisse und steigern Sie die Teilnahme und das Engagement der Teilnehmer an den Sitzungen durch den Einsatz von Gamification.

Chat-Funktionalität- Ermöglichen Sie den Teilnehmern die Interaktion und den Austausch in Echtzeit mit einer Chat-Funktion.

Jetzt, da Sie die ideale Struktur für die Entwicklung virtueller Veranstaltungen kennen, können Sie entscheiden, ob Sie mit der Planung Ihres eigenen immersiven Online-Erlebnisses beginnen sollten oder nicht. Denken Sie daran: Mit dem richtigen Plan und der richtigen Technologie können Sie Ihren Teilnehmern ein herausragendes Erlebnis bieten!

Azavista bietet ein leistungsstarkes Toolpaket, das Ihnen hilft, jede Veranstaltung erfolgreich zu planen, egal ob es sich um ein persönliches oder virtuelles Event handelt. Unsere soliden Integrationen gewährleisten eine digitale Veranstaltungsvorbereitung für Ihre virtuellen Veranstaltungen. Mit unseren Bausteinen können Sie Ihren Konferenzplan einfach erstellen. Unsere Plug-and-Play-Meetingvorlagen maximieren das Erlebnis für die Teilnehmer und sparen Ihnen wertvolle Zeit, um neue Chancen zu ergreifen.