Top 5 Tipps zur Auswahl des besten Anbieters von Onsite-Lösungen

Als Eventmanagement-Lösung kennen wir alle wichtigen Aspekte, die Sie bei der Wahl Ihres Anbieters vor Ort berücksichtigen sollten. Deshalb haben wir eine Liste mit unseren 5 besten Tipps für die Auswahl des besten Anbieters vor Ort erstellt:

1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Als Veranstaltungsorganisator sollten Sie zunächst ein Brainstorming durchführen und spezifische Anforderungen an den Anbieter für die Veranstaltung formulieren. Bevor Sie das tun, sollten Sie sich jedoch folgende Fragen stellen Was sind meine aktuellen Bedürfnisse und Ziele? Was erwarte ich von meinem Anbieter von Vor-Ort-Lösungen? Sobald Sie eine Antwort darauf haben, werden Sie feststellen, dass die Auflistung Ihrer Anforderungen viel einfacher sein wird.

Außerdem empfehlen wir dringend, dass Sie Ihre Anforderungen bereithalten, bevor Sie die Angebote prüfen. Warum ist das so? Wenn Sie im Voraus eine solide Liste von Bedingungen für die Anbieter erstellen, ist es einfacher, jedes Angebot danach zu beurteilen, wie gut es diese erfüllt.

Unser Einblick:

Es ist immer gut, bei einer wichtigen Entscheidung auf den Rat von Fachleuten zu hören. Bitten Sie bei der Prüfung der Vorschläge um Empfehlungen, damit Sie diese mit Ihren eigenen Fachkenntnissen und Ihrem Anforderungskatalog kombinieren können. Dies ist auch ein guter Indikator dafür, wie erfahren und kompetent die Anbieter sind.

2. Vergleichen Sie Ihre Top-Lösungen

Nachdem Sie eine klare Liste Ihrer Bedürfnisse und Ziele erstellt haben, müssen Sie einige Nachforschungen anstellen, um die Vor-Ort-Lösungen herauszufiltern, die Ihren Anforderungen entsprechen, bis Sie die perfekte Lösung gefunden haben. Natürlich wissen wir, dass die Suche nach einer Vielzahl von Anbietern eine entmutigende Aufgabe sein kann (und viel Zeit in Anspruch nimmt), vor allem, wenn Sie ein Veranstaltungsorganisator sind. Der beste Weg, Ihre Optionen einzugrenzen, ist also, sich auf Seiten wie Capterra, in Blogs der Veranstaltungsbranche und auf anderen Websites zum Thema Veranstaltungen umzusehen, damit Sie die richtige Lösung finden.

Wenn Sie Ihre Auswahl einschränken, sollten Sie Aspekte wie Ruf, langjährige Erfahrung, Anzahl der Kunden, Art der angebotenen Lösungen und andere berücksichtigen. Außerdem hilft eine Checkliste mit Ihren Bedingungen, den Prozess zu beschleunigen, da Sie ein Unternehmen sofort aus Ihren Optionen entfernen können, wenn es eine Anforderung nicht erfüllt. Eine weitere gute Möglichkeit zum Herausfiltern besteht darin, die Anforderungen, die Sie an die Software stellen, nach ihrer Wichtigkeit zu bewerten, da eine Funktion vielleicht ein nettes "Möchtegern", aber kein "Muss" ist. Sobald Sie Ihre Favoriten ausgewählt haben, können Sie alle vergleichen, um zu sehen, ob es eine Lösung gibt, die sich von den anderen unterscheidet.

Unser Einblick:

Hier ist ein Überblick darüber, was Sie normalerweise von einem "Onsite Solution"-Dienstleister erwarten können:

Check-in Badge Printing Attendee tracking Lead Capture Reporting and Analytics Mobile Event App Unter den angebotenen Standarddiensten müssen Sie einen Anbieter finden, der über einen Differenzierungsfaktor verfügt, der für Ihre Veranstaltung besser geeignet sein könnte.

Ein Faktor, der uns von anderen Unternehmen unterscheidet, ist zum Beispiel, dass wir bei Azavista daran arbeiten, der umweltfreundlichste Anbieter zu sein, indem wir biologisch abbaubare Materialien in Produkte wie Ausweise, Ausweishalter und Lanyards einbauen, damit sie wiederverwendet und recycelt werden können. Wenn Sie daran interessiert sind, die Auswirkungen von Plastik bei Veranstaltungen zu reduzieren, könnte diese Lösung die beste Lösung sein. Es geht nur darum, die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse und Ziele zu finden.

3. Mehrere Angebote einholen

Das ist sehr wichtig: Holen Sie nicht nur ein Angebot von einem einzigen Anbieter ein! Selbst wenn Sie sicher sind, dass Sie mit einem bestimmten Unternehmen abschließen werden, ist es am besten, mehrere Angebote einzuholen. Außerdem dienen diese Angebote als Vergleichsmaßstab für künftige Anbieter. Indem Sie sich mehrere Anbieter ansehen, bekommen Sie auch ein Gefühl für die branchenüblichen Preise.

Unser Einblick:

In Azavista bieten wir maßgeschneiderte Angebote für jeden unserer potenziellen Kunden an, da wir wissen, dass ihre Anforderungen und Ziele einzigartig sind und das Angebot dementsprechend gestaltet werden sollte.

4. Folgen Sie Ihrem Bauchgefühl

Schließlich werden Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung mit dem von Ihnen gewählten Anbieter zusammenarbeiten, also nehmen Sie sich die Zeit, alle Ihre Optionen abzuwägen.

Wenn Sie sich bei Ihrer Wahl nicht sicher sind, fragen Sie nach weiteren Informationen oder gehen Sie zu der Liste zurück, die Sie erstellt haben, und fordern Sie verschiedene Angebote von den Anbietern an. Wenn Sie die beste Wahl getroffen haben, werden Sie wissen, dass es die richtige ist, denn sie wird sich richtig anfühlen.

Unser Einblick:

Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, sollten Sie den Vertragsabschluss nicht überstürzen, denn Sie könnten wichtige Details übersehen, weil Sie diese Informationen nicht noch einmal überprüft haben. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass diese Art von Geschäften Zeit braucht. Deshalb versuchen wir, alle notwendigen Gespräche und/oder Treffen mit unseren potenziellen Kunden zu führen, bis wir das beste Angebot gefunden haben.

5. Richten Sie sich für den Erfolg ein

Nun, da Sie den Vertrag mit Ihrem Onsite-Lösungsanbieter abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass Ihr Onsite-Erlebnis reibungslos verläuft, indem Sie den Teilnehmern während der Veranstaltung ein hervorragendes Erlebnis bieten. Vor der Veranstaltung sollten Sie alle Details über das Onsite-Team kennen, das Sie während der Veranstaltung unterstützen wird. Dienstleistungen wie Check-in, Badging, Lead Retrieval und mehr sollten erklärt und rechtzeitig vereinbart werden.

Unser Einblick:

In Azavista stellen wir ein Konferenzteam zur Verfügung, das Ihr Personal vor Ort während der Veranstaltung unterstützt und Ihr Team bereits Tage vorher mit entsprechenden Schulungen ausstattet. Darüber hinaus helfen wir bei der Lieferung, dem Aufbau, der Konfiguration und dem Testen Ihrer Vor-Ort-Technik für die Veranstaltung.