Der ultimative Leitfaden für die Planung von Messen im Jahr 2025

Die Planung einer Messe im Jahr 2025 umfasst mehr als die Buchung von Standflächen und den Druck von Broschüren. Angesichts der sich weiterentwickelnden Technologie, der höheren Erwartungen der Teilnehmer und des verschärften Wettbewerbs ist ein strategischer und datengesteuerter Ansatz erforderlich, um Messen zum Erfolg zu führen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch jede Phase des Messeplanungsprozesses, vom Marketing vor der Veranstaltung bis zur Nachbereitung der Veranstaltung.

Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Eventmanager sind oder Ihre erste Messe planen, dieser Blog ist Ihr kompletter Leitfaden für die Messeplanung - vollgepackt mit umsetzbaren Tipps, Tools und bewährten Strategien.

Einleitung:

Messen im Jahr 2025 sind eine hervorragende Gelegenheit, um Leads zu generieren, die Marke bekannt zu machen und Beziehungen zu potenziellen Kunden aufzubauen. Bei der Planung müssen Sie Ihre Geschäftsziele abstimmen, Ihre Zielgruppe definieren und intelligente Event-Tech-Tools einsetzen.

Mit der richtigen Messestrategie können Sie die Besucherzahlen Ihres Standes erhöhen, Besucher anziehen und Ihre Messeleistung steigern.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Blog:

• Messen sind für B2B-Branchen nach wie vor wichtige Handelsveranstaltungen.
• Bei der Planung müssen Standdesign, Veranstaltungstechnik und Marketingstrategie berücksichtigt werden.
• Der Messeerfolg im Jahr 2025 hängt von Personalisierung, Daten und hybriden Erlebnissen ab.

Klare Ziele für die Messe setzen

Beginnen Sie damit, die Messeziele mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Wollen Sie ein Produkt einführen? Leads generieren? Wollen Sie die Beziehungen zu Fachleuten oder bestehenden Kunden stärken?

Zu stellende Fragen:

• Welche Kriterien definieren für uns eine erfolgreiche Messe?
• Zielen wir auf die Sichtbarkeit der Marke, auf die Erfassung von Leads oder auf Vertriebskontakte ab?
• Wer sind unsere wichtigsten Stakeholder und wie können sie unsere Ziele unterstützen?

Diese Klarheit trägt dazu bei, Ihren Marketingplan für die Messe zusammen mit den Zeitplänen für die Veranstaltungsplanung zu straffen.

Erstellung eines Zeitplans für die Messeplanung

Eine erfolgreiche Messeplanung hängt von einer sorgfältigen Planung ab. Sie müssen mindestens 6-9 Monate im Voraus beginnen. Erstellen Sie eine gut recherchierte Checkliste und Vorlage für die Messeplanung (Excel oder digital) und machen Sie das Beste aus Ihren Bemühungen.

Einschließen:

• Planung vor der Veranstaltung: Ziele, Budget, Logistik
• Mittlere Planungsphase: Werbematerialien, Standgestaltung, Personalschulung
• Endspurt: Lead Capture Tools, Werbegeschenke und Versand
• Nutzung von Veranstaltungstechnik und Software für die Messeplanung, um Fristen zu überwachen

Herunterladen: Azavistas Vorlage zur Messeplanung →

Budgetierung und Schätzung von Messekosten

Eine erfolgreiche Veranstaltung hängt von einer realistischen Budgetplanung ab. Berücksichtigen Sie die Kosten für die Messe, einschließlich Standfläche, Design, Reisen, Werbematerialien, Werbegeschenke und Marketingmaßnahmen im Vorfeld der Messe.

Tipps:

• Stellen Sie 25-30% Ihres Budgets für Marketingkampagnen zur Verfügung.
• Einbindung von verkehrsfördernden Merkmalen am Stand (z. B. interaktive Demos, digitale Bildschirme)
• Planung der Messelogistik und Messegebühren einkalkulieren

Lesen Sie weiter: Maximierung des ROI: Budgetierungsstrategien für erfolgreiche Messen →

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes und Standplatzes

Die Wahl des richtigen Standorts auf der Messe ist entscheidend für Ihren Messeerfolg. Sie hat direkten Einfluss auf die Sichtbarkeit des Standes, die Besucherzahlen und die Anzahl der Besucher, die Sie anziehen.

Ein strategisch platzierter Messestand kann die Erreichung Ihrer Messeziele - von der Lead-Generierung bis hin zur Markensichtbarkeit - erheblich verbessern.

Hier erfahren Sie, was Sie bei der Auswahl Ihrer Standfläche beachten sollten:

1. Studieren Sie den Hallenplan der Messe im Voraus

Analysieren Sie den Grundriss der Messe sorgfältig - einschließlich der Grundrisse früherer Messen wie dem CHAMPS-Grundriss -, um Bereiche mit hohem Besucheraufkommen zu ermitteln. Achten Sie auf Eingänge, Ausgänge, Lounges, Food Courts und Vortragsbereiche, in denen sich die Besucher häufig versammeln oder vorbeigehen. Dies sind die besten Standorte für einen gut sichtbaren Stand.

Tipp: Vermeiden Sie Sackgassen oder Plätze, die weit von den Hauptverkehrsstraßen entfernt sind, es sei denn, Ihr Standdesign ist sehr interaktiv und kann die Leute anziehen.

2. Nähe zu Wettbewerbern oder strategischen Partnern

Ein Standort in der Nähe von Branchenkollegen oder wichtigen Interessengruppen kann für oder gegen Sie arbeiten:

• In der Nähe von Wettbewerbern? Ihr Stand braucht ein auffälliges Standlayout und ansprechende Standaktivitäten (wie interaktive Demos), um sich von der Konkurrenz abzuheben.
• In der Nähe von Partnern oder komplementären Marken? Das ist ideal für gemeinsamen Verkehr und Networking-Möglichkeiten. Koordinieren Sie die Marketingmaßnahmen im Vorfeld der Messe, um Ihre gebündelte Präsenz als wertvolle Zone für potenzielle Kunden zu bewerben.

3. Bewertung der räumlichen Gegebenheiten und Funktionalitäten

Betrachten Sie den physischen Raum nicht nur in Bezug auf die Quadratmeterzahl, sondern auch in Bezug auf Fluss und Zweck:

• Können Sie Bereiche für Produktausstellungen, Besprechungen oder interaktive Vorführungen einrichten?
• Gibt es genug Platz für Ihr Verkaufsteam, um mit den Besuchern in Kontakt zu treten, ohne dass es zu Staus kommt?
• Können Sie visuell ansprechende Marketingmaterialien und Beschilderungen einbauen, die mit Ihren Markenbekanntheitszielen übereinstimmen?

Profi-Tipp: Verwenden Sie eine Messeplanungsvorlage oder eine Messeplanungssoftware, um Ihr Standlayout zu visualisieren, bevor Sie sich festlegen. Einige Plattformen ermöglichen es Ihnen, individuelle Modelle für die Planung von Messeständen zu erstellen oder sogar Szenarien für den Standverkehr zu simulieren.

4. Standplatz mit strategischen Zielen abstimmen

Der Standort Ihres Messestandes sollte Ihre allgemeine Marketingstrategie und Ihre Geschäftsziele unterstützen. Zum Beispiel:

• Führen Sie ein neues Produkt ein? Suchen Sie sich einen zentralen, stark frequentierten Bereich.
• Konzentrieren Sie sich auf VIPs oder hochwertige Gespräche? Eine ruhigere Ecke in der Nähe einer Lounge kann ein tieferes Engagement ermöglichen.

Gestaltung eines optisch ansprechenden und fesselnden Messestandes

Ein starkes Standdesign sieht nicht nur gut aus, sondern fördert auch die Besucherzahlen am Stand, unterstützt die Lead-Generierung und positioniert Ihre Marke für einen erfolgreichen Messeauftritt.

Um Ihre Standfläche optimal zu nutzen und einen wirklich ansprechenden Stand zu gestalten, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Strategisches Layout: Positionieren Sie Schlüsselelemente wie Demostationen, Sitzgelegenheiten und Produktauslagen so, dass der Besucherfluss gelenkt wird. Halten Sie die Eingänge offen und vermeiden Sie es, große Objekte im vorderen Bereich zu platzieren, die die Sicht auf die Messefläche versperren.
• Auffälliges Bildmaterial: Verwenden Sie große, plakative Grafiken mit einem klaren Nutzenversprechen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Marketingmaterialien und Ihr Standbild mit Ihrer allgemeinen Messemarketingstrategie und den Erwartungen der Zielgruppe übereinstimmen.
• Integrierte Lead-Erfassung: Machen Sie es den Standbesuchern leicht, ihre Informationen mit Hilfe von QR-Codes, Tablets oder Badge-Scannern zu teilen. Binden Sie diese in Ihr CRM oder Ihre Veranstaltungstechnologie ein, um ein nahtloses Follow-up nach der Veranstaltung zu ermöglichen.
• Interaktive Erlebnisse: Fügen Sie Produktdemos, Touchscreens oder AR/VR-Elemente hinzu, um die Besucher zu beschäftigen. Diese Tools sind nicht nur unterhaltsam, sondern auch lehrreich und helfen dabei, Leads durch tieferes Engagement zu generieren.
• Komfort und Zugänglichkeit: Bieten Sie Sitzgelegenheiten oder Lounge-Bereiche an, um längere Interaktionen zu fördern und Ihrem Verkaufsteam einen entspannten Raum zum Aufbau von Beziehungen zu bieten. Eine gute Beleuchtung, ein sauberes Design und Barrierefreiheit sind ebenfalls von großer Bedeutung.

Möchten Sie detaillierte Beispiele, visuelle Inspirationen und Designtipps von Experten? Dann lesen Sie unseren Leitfaden:
Wie Sie einen Messestand gestalten, der im Jahr 2025 attraktiv und umsatzstark ist

Marketingmaßnahmen und Werbematerialien im Vorfeld der Messe

Warten Sie nicht auf die Eröffnung der Messe - eine erfolgreiche Messeplanung beginnt bereits Wochen im Voraus. Effektives Marketing im Vorfeld der Veranstaltung hilft Ihnen, mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten, Termine zu vereinbaren und die Besucherzahlen am Stand zu steigern.

So erzeugen Sie Begeisterung vor der Show:

• E-Mail-Sequenzen und Landing Pages: Senden Sie gezielte E-Mails mit klaren CTAs, die auf eine Landing Page verweisen, auf der die Teilnehmer Meetings buchen, Ihr Werbematerial herunterladen oder sich für Live-Demos anmelden können.
• Gezielte Anzeigen auf LinkedIn und Google: Schalten Sie geo- und branchenbezogene Anzeigen, die Ihre Standfläche, Demo-Angebote oder Werbegeschenke hervorheben. Dies steigert die Markenbekanntheit und führt zu qualifizierten Standbesuchern.
• Persönliche Einladungen mit Mehrwert: Wenden Sie sich direkt an wichtige potenzielle Kunden und Partner. Bieten Sie Anreize wie frühzeitigen Zugang, VIP-Geschenke oder private Beratungsgespräche, die auf ihre geschäftlichen Bedürfnisse abgestimmt sind.

Stellen Sie sicher, dass alles mit Ihrem Marketingplan für die Messe übereinstimmt, und positionieren Sie Ihre Marke als unverzichtbare Anlaufstelle auf dem Messegelände.

Teilnehmer einbinden und auf der Messe hervorstechen

Um Ihre Messepräsenz zu optimieren, müssen Sie unvergessliche Erlebnisse schaffen, die das Engagement der Teilnehmer fördern und Besucher an Ihren Messestand locken. Engagierte Besucher werden mit größerer Wahrscheinlichkeit zu qualifizierten Kundenkontakten und tragen zu einer positiven Medienberichterstattung bei.

Probieren Sie diese Taktik aus:

• Veranstalten Sie Mini-Präsentationen oder Wettbewerbe: Kurze, informative Vorträge oder lustige Wettbewerbe können die Aufmerksamkeit der Besucher wecken und sie zum Verweilen bewegen. Konzentrieren Sie sich auf Themen oder Preise, die bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden, um Relevanz und Interesse zu wecken.
• Bieten Sie Ladestationen oder Kaffee-Lounges an: Diese Komfortmerkmale schaffen natürliche Treffpunkte, die Gespräche zwischen Ihrem Verkaufsteam und den Standbesuchern fördern und die Verweildauer der Besucher in der Nähe Ihres Standes subtil verlängern.
• Fügen Sie interaktive Demos hinzu: Praktische Erfahrungen oder technologiegestützte Demos - wie AR/VR oder Live-Produkttests - binden die Teilnehmer aktiv ein und unterstreichen die Innovation Ihrer Marke. Diese Demos sollten darauf zugeschnitten sein, spezifische Probleme Ihrer potenziellen Kunden zu lösen.

Ansprechende Stände erhöhen nicht nur die Besucherzahlen, sondern verbessern auch die Ergebnisse Ihres Messemarketings, indem sie die Markenerinnerung steigern und die Fachpresse anziehen.

Lead-Erfassung und Echtzeit-Tracking der Messeleistung

Die effiziente Erfassung neuer Leads und die Überwachung der Leistung Ihres Standes während der Veranstaltung sind entscheidende Komponenten einer erfolgreichen Messeplanung. Der Einsatz von Veranstaltungstechnologie verbessert diese Prozesse und macht Ihre Bemühungen messbar und umsetzbar.

Zu den wirksamen Methoden der Lead-Erfassung gehören:

• Mobile Apps und QR-Codes: Ermöglichen die einfache und kontaktlose Weitergabe von Teilnehmerinformationen und verbessern die Datengenauigkeit und -geschwindigkeit.
• Integrierte CRM-Systeme: Synchronisieren Sie Lead-Daten direkt mit Ihrer Customer-Relationship-Management-Software, um die Nachbereitung von Veranstaltungen und die Pflege von Kampagnen zu optimieren.

Überwachen Sie die Leistung Ihrer Messe in Echtzeit durch Tracking:

• Leads pro Stunde oder Tag: Ermitteln Sie Spitzenzeiten, um die Ressourcen des Vertriebsteams effektiv einzusetzen.
• Heiße Leads vs. Allgemeines Interesse: Priorisieren Sie die Nachfassaktionen nach der Qualität der Leads, um den ROI der Messe zu maximieren.
• Heatmaps für Mitarbeiterleistung und Standverkehr: Nutzen Sie Analysen, um zu verstehen, welche Bereiche Ihres Standlayouts die meiste Aufmerksamkeit auf sich ziehen und wie Ihr Team auf der Fläche arbeitet.

Erfahren Sie in unserem Blog mehr über den Einsatz von Technologie zur Steigerung der Messeergebnisse:
Der Einsatz von Technologie bei der Messeplanung

Nachbereitung der Veranstaltung und zukünftige Fachmessen

Der Erfolg Ihrer Messe hängt stark davon ab, was nach der Veranstaltung geschieht. In der Nachbereitung der Veranstaltung wandeln Sie Leads in Kunden um, vertiefen die Beziehungen und schaffen die Voraussetzungen für künftige Messen.

Wichtige Maßnahmen zur Maximierung der Wirkung nach der Veranstaltung:

• Senden Sie innerhalb von 24 Stunden Dankes-E-Mails: Eine prompte, persönliche Danksagung verstärkt den positiven Eindruck und sorgt für eine gute Gesprächsatmosphäre.
• Segmentieren Sie Leads und teilen Sie sie mit dem Vertriebsteam: Organisieren Sie Leads nach Interessenlage, Branche oder Kaufphase, um eine gezielte und effektive Ansprache zu gewährleisten.
• Verwenden Sie automatisierte Tools für kontinuierliches Engagement: Die Marketing-Automatisierung kann Leads durch Drip-Kampagnen, Einladungen zu Veranstaltungen oder Produktaktualisierungen pflegen und so die Sichtbarkeit der Marke und den Schwung aufrechterhalten.

Verfolgen Sie die Gesamtleistung Ihrer Messe und nutzen Sie die Erkenntnisse, um Ihren Planungsprozess für die nächste Veranstaltung zu verbessern. Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Strategien auf der Grundlage der Ergebnisse gewährleistet kontinuierliche Verbesserungen und Geschäftswachstum.

Zusammenfassung: Damit Ihre Messe ein Erfolg wird

Messen sind nach wie vor leistungsstarke Plattformen, auf denen Branchenkollegen Kontakte knüpfen, Marken glänzen und Unternehmen wachsen können. Mit der richtigen Planung, einem ansprechenden Standdesign, einer effektiven Lead-Generierung und einer intelligenten Nachbereitung können Sie den Erfolg Ihrer Messe sicherstellen und Ihr Unternehmen voranbringen.

Abschließende Tipps:

• Nutzen Sie Software zur Messeplanung für Echtzeit-Updates
• Abstimmung von Marketingmaterialien auf Ihre Markenidentität
• Messen Sie immer den ROI einer Messe
• Aufbau von Beziehungen zu potenziellen Kunden durch Networking-Möglichkeiten