15 Planungsfehler, die Ihre Messe ruinieren können (und wie man sie vermeidet)

Der Erfolg einer Messe ist das ultimative Ziel eines jeden Veranstalters, aber dazu gehört mehr als nur einen Stand zu buchen und zu erscheinen. Viele Veranstaltungsplaner tappen in die üblichen Fallstricke, die sich drastisch auf das Ergebnis der Veranstaltung auswirken können - von einer schlechten Planung des Messestandes bis hin zu ineffektiven Nachbereitungsstrategien. Unabhängig davon, ob Sie neu in der Planung von Messen sind oder Ihren Prozess verfeinern möchten, ist es wichtig, diese häufigen Fehler und ihre Lösungen zu kennen.

Wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie sich in unseremLeitfaden für die gesamte Messeplanung um ausführliche Informationen über die Veranstaltung zu geben.

1. Keine klaren Ziele setzen

Warum es ein Fehler ist:
Ohne klar definierte Ziele wird die Messeplanung richtungslos. Veranstaltungsorganisatoren, die sich sofort in die Logistik oder das Standdesign stürzen, vergessen oft das WARUM hinter ihrer Teilnahme. Wollen Sie neue Kunden gewinnen, die Markenbekanntheit steigern, ein Produkt einführen oder Partnerschaften aufbauen? Ohne diese Klarheit fällt es den Teams schwer, Aufgaben zu priorisieren, das Budget sinnvoll zu verteilen oder den Erfolg im Nachhinein zu messen.

Auswirkungen in der realen Welt:
Ein Technologieunternehmen gab Zehntausende für einen Messestand aus, konnte aber nach der Veranstaltung nur wenig Nutzen daraus ziehen, weil es sich nicht entscheiden konnte, ob der Schwerpunkt auf der Gewinnung von Kundenkontakten oder der Präsentation von Innovationen lag. Das Team konnte nicht einmal den ROI der Messe definieren, so dass es schwierig war, die Ausgaben zu rechtfertigen.

Wie man es vermeidet:

• Setzen Sie sich SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden).
• Stimmen Sie die Ziele mit den Verkaufs- oder Marketingstrategien Ihres Unternehmens ab.
• Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie z. B. die Anzahl der Leads, qualifizierte Meetings oder Demo-Anfragen.
• Kommunizieren Sie diese Ziele klar und deutlich an Ihr gesamtes Veranstaltungsteam, einschließlich des Standpersonals, damit jeder den Plan kennt.

2. Die Wahl der falschen Messe

Warum es ein Fehler ist:
Nicht jede Messe passt zu Ihrem Unternehmen oder Ihrem Zielpublikum. Die Wahl einer Messe mit irrelevanten Teilnehmern oder einer schlechten Branchenausrichtung führt zu geringer Besucherzahl und verschwendeten Ressourcen.

Beispiel:
Ein neu gegründetes Unternehmen aus dem Gesundheitswesen stellte einmal auf einer allgemeinen Wirtschaftsmesse mit geringem Branchenfokus aus. Trotz des guten Standorts gelang es dem Unternehmen nicht, das richtige Publikum anzusprechen, und es gab nur wenige Kontakte.

Wie man es vermeidet:

• Recherchieren Sie die Veranstaltungen sorgfältig, indem Sie die demografischen Daten der Teilnehmer und frühere Ausstellerlisten überprüfen.
• Prüfen Sie, ob Ihre Konkurrenten teilnehmen - das ist in der Regel ein gutes Zeichen dafür, dass Ihr Publikum anwesend sein wird.
• Verwenden Sie Software für die Messeplanung, um die Leistungskennzahlen vergangener Messen zu analysieren.
• Setzen Sie sich mit den Veranstaltern in Verbindung, um Einblicke in die Teilnehmerprofile der Veranstaltung zu erhalten.

3. Schlechte Planung des Messebudgets

Warum es ein Fehler ist:
Kosten zu unterschätzen oder versteckte Ausgaben nicht einzuplanen ist ein klassischer Fehler bei der Veranstaltungsplanung. Die Kosten können außer Kontrolle geraten, wenn sie nicht im Auge behalten werden - Standmiete, Versand, Reisen, Werbematerialien und Technik summieren sich schnell.

Szenario:
Ein Veranstaltungsplaner hat die Versandkosten unterschätzt, was dazu führte, dass die Frachtkosten in letzter Minute das Budget um 20 % sprengten.

Tipps zum Vermeiden:

• Verwenden Sie eine detaillierte Excel-Vorlage für die Messeplanung um alle Ausgaben zu erfassen.
• Fügen Sie Posten für Standpersonal, Reisekosten, Fracht, Marketingmaterial und unvorhergesehene Ausgaben ein.
• Aktualisieren und überprüfen Sie die Budgets regelmäßig mit Ihrem Finanzteam.
• Vergleichen Sie mehrere Anbieter für Standbau oder Versand, um das beste Angebot zu erhalten.
  

4. Unzureichende Gestaltung und Anordnung der Stände

Warum es ein Fehler ist:
Ein schlecht gestalteter Messestand kann Besucher eher abschrecken als anziehen. Unübersichtliche, verwirrende Layouts erschweren es den Besuchern, sich zu engagieren, wodurch Sie wertvolle Kontakte verpassen.

Beispiel:
Ein Fertigungsunternehmen gestaltete einen Stand mit zu vielen Displays und zu wenig Freifläche. Die Besucher fühlten sich eingeengt und zogen schnell weiter, was zu einer geringen Anzahl qualifizierter Gespräche führte.

Tipps:

• Schaffen Sie einen offenen, einladenden Raum, der zu Bewegung und Gesprächen anregt.
• Binden Sie interaktive Elemente wie Touchscreens oder Produktdemos ein.
• Verwenden Sie Teaser-Videos und sauberes Bildmaterial, das schon von weitem ins Auge fällt.
• Konsultieren Sie den champs-Messeplan, um Ihren Stand optimal zu platzieren und zu gestalten.

5. Überspringen der Kommunikation vor der Veranstaltung

Warum es ein Fehler ist:
Wenn Sie mit der Werbung für Ihre Teilnahme bis zum Beginn der Messe warten, verpassen Sie die Gelegenheit, potenzielle Kunden bereits im Vorfeld anzusprechen. Ohne frühzeitige Kommunikation riskieren Sie schlechte Ticketverkäufe und geringe Besucherzahlen am Stand.

Szenario:
Ein B2B-Unternehmen verließ sich ausschließlich auf das Marketing der Messe. Sie versäumten es, personalisierte Einladungen zu versenden, was zu weniger Standbesuchen führte.

Vorschläge:

• Nutzen Sie Social-Media-Kanäle wie Facebook Events und LinkedIn, um Ihre Teilnahme anzukündigen.
• Personalisierte Einladungen und Kalendereinträge versenden zu wichtigen Kontakten.
• Veröffentlichen Sie kleine Einblicke in Ihr Standdesign oder besondere Werbegeschenke, um die Spannung zu erhöhen.
• Planen Sie Besprechungen mit potenziellen Kunden im Voraus, um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten.
  

6. Schlechte Besetzung der Stände

Warum es ein Fehler ist:
Ihr Standpersonal ist das Gesicht Ihrer Marke am großen Tag. Wenn Teammitglieder unvorbereitet, unkonzentriert oder über die Ziele der Veranstaltung im Unklaren sind, kann sich dies negativ auf die Interaktion mit potenziellen Kunden auswirken und zu verpassten neuen Verkaufschancen führen. Dies ist einer der häufigsten Fehler bei der Messeplanung, den viele Aussteller begehen, indem sie bei der Personalausstattung sparen.

Gemeinsames Problem:
Der Einsatz von Nachwuchskräften oder in letzter Minute eingestellten Mitarbeitern, denen es an fundierten Produktkenntnissen oder Motivation mangelt, kann sich negativ auf die Gestaltung Ihres Messestandes und den Gesamterfolg Ihrer Veranstaltung auswirken.

Wie man sie vermeidet:

• Führen Sie lange vor der Veranstaltung eine gründliche Schulung durch, einschließlich Rollenspiele, die die Mitarbeiter auf die häufigsten Fragen der Teilnehmer vorbereiten.
• Weisen Sie jedem Teammitglied im Rahmen Ihrer Checkliste für die Messeplanung klare Aufgaben zu, z. B. Begrüßer, Demoleiter oder Lead-Capture-Spezialist.
• Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten den gesamten Messeplanungsprozess, die Kommunikation vor der Veranstaltung und die spezifischen Erwartungen an den Stand verstehen.

7. Ignorieren der Lead Capture Strategie

Warum es ein Fehler ist:
Das manuelle Einsammeln von Visitenkarten oder das Verlassen auf das Gedächtnis ist ein großes Risiko - verlorene Kontakte und keine klare Möglichkeit, den ROI einer Messe zu messen. Dieser häufige Messefehler kann selbst bei richtiger Messelogistikplanung passieren, wenn die Lead-Erfassung nicht integriert ist.

Beispiel:
Ein Unternehmen sammelte Hunderte von Karten, digitalisierte die Informationen aber nicht schnell genug. Wochen später waren die meisten Leads verloren, wodurch der ganze Sinn der Veranstaltung zunichte gemacht wurde.

Wie man sich verbessert:

• Verwenden SieMesseplanungssoftware mit integrierten Tools zur Lead-Erfassung.
• Setzen Sie Badge-Scanner, QR-Codes oder mobile Apps für eine genaue und schnelle Datenerfassung ein.
• Schulen Sie Ihr Standpersonal darin, Leads während der Gespräche zu qualifizieren, damit sich die Nachbereitung auf die richtigen Interessenten konzentriert - eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Nachbereitung der Veranstaltung und die Maximierung des perfekten Geschäftsergebnisses.

8. Die Wahl des falschen Standplatzes

Warum es ein Fehler ist:
Der Standort Ihres Standes ist von großer Bedeutung. Wenn Sie einen Platz in einer Ecke, in der Nähe von lauten Konkurrenten oder in der Nähe der Laderampe buchen, kann dies die Besucherzahl Ihres Standes stark verringern und Ihren Erfolg beeinträchtigen.

Szenario:
Ein Aussteller, der zu spät buchte, landete in der Nähe eines lauten, stark frequentierten Eingangs und sah weniger Besucher als erwartet, was seine Chance, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, schmälerte.

Wie man es vermeidet:

• Prüfen Sie den Messeplan frühzeitig mit Hilfe von Tools wie dem Champs-Messeplan und wählen Sie eine Standfläche in der Nähe der Hauptgänge oder stark frequentierten Bereiche.
• Vermeiden Sie Stände in der Nähe von lauten oder störenden Ständen.
• Verhandeln Sie mit den Veranstaltern über Tauschmöglichkeiten oder Upgrades als Teil Ihrer Messestand-Planungsstrategie.

9. Kein Backup-Plan

Warum es ein Fehler ist:
Messeveranstaltungen sind dynamisch - es gibt technische Probleme, Lieferungen gehen kaputt, und Mitarbeiter können krank werden. Ohne einen soliden Notfallplan können diese Herausforderungen Ihren Messeerfolg zunichte machen.

Fallstudie:
Das Videobild eines Ausstellers war kurz vor Beginn der Messe ausgefallen. Ohne Backup verlor er wertvolle Demozeit und versäumte es, die Besucher einzubeziehen.

Wie man sich vorbereitet:

• Packen Sie Ersatzkabel, Adapter, gedrucktes Marketingmaterial und Ersatzbeschilderung ein.
• Erstellen Sie eine detaillierte Checkliste für den Aufbau am großen Tag.
• Beauftragen Sie im Rahmen Ihrer Messelogistikplanung ein Teammitglied mit der raschen Lösung technischer Probleme.

10. Konzentration auf Quantität statt Qualität

Warum es ein Fehler ist:
Der Versuch, mit jedem zu sprechen, führt oft zu oberflächlichen Gesprächen und verlorenen Verkäufen. Das Ziel ist es, die richtige Zielgruppe anzusprechen und bleibende Eindrücke zu hinterlassen, die zu neuen Verkäufen führen, und nicht nur Traffic zu generieren.

Szenario:
Der Stand eines Veranstalters war mit vielen Ausstellern überfüllt, aber die meisten Besucher waren keine Entscheidungsträger, was sich negativ auf den ROI der Veranstaltung auswirkte.

Wie man das behebt:

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, schnelle Qualifikationsfragen zu stellen, um die richtigen Interessenten zu identifizieren.
• Passen Sie Ihre Botschaften so an, dass sie Ihre demografischen Zielgruppen direkt ansprechen.
• Priorisieren Sie das Follow-up mit qualifizierten Leads mithilfe von Messeplanungssoftware und sorgen Sie so für ein unvergessliches Erlebnis für die Teilnehmer.

11. Keine Leistungsmessung

Warum es ein Fehler ist:
Wenn Sie als Messeveranstalter die Leistung Ihrer Veranstaltung nicht nachverfolgen, ist dies einer der häufigsten Messefehler - und einer, der sich negativ auf Ihren zukünftigen Planungsprozess auswirken kann. Ohne solide Metriken ist es unmöglich festzustellen, was gut funktioniert hat und was nicht. Das macht es schwierig, Ihre Strategie für die Messeplanung zu verfeinern oder den Erfolg der Veranstaltung im Laufe der Zeit zu verbessern.

Beispiel:
Ein Veranstalter veranstaltete eine mittelgroße Industriemesse, erfasste aber weder die Ticketverkäufe noch die Besucherzahlen am Stand oder die Umwandlung von Leads. Der Bericht nach der Veranstaltung war bestenfalls vage, und die Hauptsponsoren äußerten sich enttäuscht über den unklaren ROI. Das Fehlen eines soliden Plans zur Messung der Ergebnisse führte zu Schwierigkeiten bei der Gewinnung von Ausstellern für das nächste Jahr.

Wie man diesen Fehler vermeidet:

• Setzen Sie eine Messeplanungssoftware ein, die integrierte Tools zur Leistungsverfolgung enthält, z. B. Besucherscans, Echtzeitanalysen und Berichte nach der Veranstaltung.
• Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Interaktionen am Messestand, Teilnahme an Sitzungen, Qualität der Leads und Sponsorenkontakt. Verwenden Sie Vorlagen für die Messeplanung oder Excel-Tracker, um diese KPIs von Jahr zu Jahr zu vergleichen.
• Verteilen Sie Umfragen an Veranstaltungsteilnehmer, Aussteller und Standpersonal, um qualitatives Feedback zu erhalten, was ihnen gefallen hat und was verbessert werden sollte.
• Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Messelogistikplanung, Ihre Preismodelle, Ihre Marketingmaterialien und Ihre Veranstaltungsorte für zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.

12. Schlechte Follow-up-Strategie

Warum es ein Fehler ist:
Organisatoren unterschätzen oft, wie wichtig es ist, Ausstellern und Sponsoren die Möglichkeit zu geben, nach der Messe mit den Interessenten in Kontakt zu treten. Ein unzureichender Nachbereitungsplan kann die gesamte während der Veranstaltung geleistete Arbeit zunichte machen, was sich letztendlich negativ auf den ROI Ihrer Messe auswirkt und Ihre Interessengruppen enttäuscht.

Szenario:
Auf einer großen B2B-Tech-Messe bot ein Veranstalter keine Unterstützung für die Lead-Erfassung oder die Nachbereitung der Messe. Die Aussteller wurden mit Stapeln von Visitenkarten und keinem strukturierten Plan zur Fortsetzung der Gespräche zurückgelassen. Wochen später vergaßen viele potenzielle Kunden die Interaktionen, was zu verlorenen neuen Verkäufen und einem Bruch in der Buyer Journey führte.

Wie Messeveranstalter helfen können:

• Bereitstellung von Kommunikationsstrategien für Aussteller vor der Veranstaltung und Vorlagen für die Kommunikation nach der Messe.
• Nehmen Sie Lösungen zur Lead-Erfassung in Ihre Checkliste für die Messeplanung auf, z. B. Badge-Scanning, QR-Codes oder Integrationen mit CRM-Plattformen.
• Fördern Sie den Einsatz von Software für die Messeplanung, die automatische E-Mail-Nachfassaktionen, die Segmentierung der Teilnehmer und personalisierte Nachrichten unterstützt.
• Bieten Sie Unterstützung für das Marketing nach der Veranstaltung an, z. B. Vorlagen für Folge-E-Mails, Teaser-Videos und Berichte über das Engagement.

13. Versuchen, alles selbst zu machen

Warum es ein Fehler ist:
Messeorganisatoren tragen viele Hüte, aber der Versuch, alles zu tun, kann zu Burnout, verpassten Gelegenheiten und Kürzungen führen. Einer der häufigsten Fehler bei der Eventplanung von Messen ist es, kein zuverlässiges Team aufzubauen oder digitale Tools zur Verwaltung des Arbeitsaufkommens zu nutzen.

Wie es dazu kommt:
Ein Organisator, der eine regionale Messe leitete, bestand darauf, die Zuweisung der Stände, das Marketing, die Koordination der Verkäufer und die Registrierung manuell zu verwalten. Der große Tag kam mit Fehlern bei der Beschilderung in letzter Minute, verlegten Ausweisen und frustrierten Sponsoren. Der Versuch, alles selbst zu machen, schadete nicht nur dem Ruf der Messe, sondern gefährdete auch Folgegeschäfte.

Wie man diesen Fehler vermeidet:

• Weisen Sie Aufgaben klar und frühzeitig zu. Verwenden Sie eine Vorlage für die Messeplanung oder eine Projektmanagement-Software, um festzuhalten, wer wofür verantwortlich ist.
• Stellen Sie ein Unterstützungsteam zusammen, das Spezialisten für Standlogistik, digitales Marketing, Sponsorenkommunikation und die Einbindung der Teilnehmer umfasst.
• Lagern Sie aus, was Sie können - sei es das Standdesign, die AV-Produktion oder den technischen Support. So können Sie sich auf die Strategie und die Schaffung unvergesslicher Erlebnisse für Teilnehmer und Stakeholder konzentrieren.

14. Ignorieren der Stände von Wettbewerbern

Warum es ein Fehler ist:
Als Organisator gehört es zu Ihren Aufgaben, Ihren Ausstellern zu helfen, sich auf der Messe zu profilieren. Wenn Sie bei Ihrer Planung die Stände der Wettbewerber ignorieren, können Sie nicht erkennen, was eine Standfläche attraktiv, funktional und erfolgreich macht.

Verpasste Gelegenheit:
Bei einer Gesundheitsmesse versäumten es die Organisatoren, die Messen der Konkurrenz zu bewerten. Während einige Aussteller interaktive Produktdemonstrationen und attraktive Standdesigns verwendeten, fehlte es dieser Veranstaltung an Energie, Verkehr und Abwechslung. Die Besucher fühlten sich enttäuscht, und viele Aussteller beschlossen, nicht wiederzukommen.

Profi-Tipps für Organisatoren:

• Besuchen Sie Eventplanungsmessen in anderen Regionen oder Branchen. Machen Sie sich Notizen zu Standaufteilung, Beleuchtung, Beschilderung, Kommunikationsmitteln und Publikumsverhalten.
• Studieren Sie an erfolgreichen Ständen, wie die richtige Vorbereitung aussieht. Was zieht die Massen an? Welche Art von Inhalt wird präsentiert?
• Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Aussteller durch Kommunikation vor der Veranstaltung, Workshops und Ausstellerkits zu schulen. Geben Sie einen Leitfaden für die Planung von Messen mit visuellen Beispielen für eine effektive Standgestaltung heraus.
• Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse in einer champs-Messeplansimulation, damit die Aussteller den Erfolg visualisieren können.

15. Vergessen der Teilnehmererfahrung

Warum es ein Fehler ist:
Der wahre Erfolg einer Messe hängt davon ab, wie gut sie ihre Besucher einbindet. Wenn Sie sich nur auf die Logistik oder den Standverkauf konzentrieren, vergessen Sie vielleicht, wie wichtig es ist, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, die Ihre Messe zu dem machen, an das man sich erinnert.

Wenn es schief geht:
Auf einer Messe gab es Dutzende von Ständen, aber keine Verpflegungsmöglichkeiten, keine Sitzgelegenheiten, keine interaktiven Sitzungen und nicht einmal einen richtigen Infostand. Obwohl alles "funktionierte", war der Erfolg der Veranstaltung minimal, weil der Besuch der Messe vernachlässigt wurde.

Wie man es richtig macht:

• Richten Sie auf dem Messegelände Bereiche ein, in denen sich die Teilnehmer entspannen, Kontakte knüpfen und neue Energie tanken können.
• Planen Sie interaktive Elemente wie Live-Demos, Innovationszonen oder Erlebnisstände, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
• Stimmen Sie sich mit den Ausstellern ab, um markengeschützte Werbegeschenke, spielerische Erlebnisse oder Fotokabinen anzubieten, die das Engagement und den sozialen Austausch fördern.
• Sammeln SieFeedback der Teilnehmer durch Live-Umfragen, Umfragen nach der Veranstaltung und Social Listening zur kontinuierlichen Verbesserung.

Abschließende Überlegungen:

Die Vermeidung dieser 15 Fehler ist entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Als Messeveranstalter ist Ihre Aufgabe mehr als nur die Koordination der Logistik - es geht darum, ein umfassendes, ansprechendes und messbares Erlebnis für Aussteller und Besucher zu schaffen. Nutzen Sie die richtige Software für die Messeplanung, befolgen Sie eine detaillierte Planungscheckliste und nutzen Sie diesen Leitfaden als Anlaufstelle für die richtige Planung einer Messe.