Was jeder Veranstaltungsplaner über Teilnehmermanagement wissen sollte

Mit Software für das Teilnehmermanagement Werte schaffen

Es gibt viele Anwendungen für das Konferenzmanagement, die für diesen Zweck entwickelt wurden, aber nicht alle sind gleich. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Produkt entscheiden, sollten Sie sich vergewissern, dass die von Ihnen gewählte Anwendung die vielen beweglichen Teile der Planung einer Veranstaltung von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zu den Aktivitäten nach der Veranstaltung erfassen und verwalten kann.

Anstatt eine eindimensionale Datenbank mit Namen und persönlichen Angaben zu verwenden, sollten Sie in ein robusteres Tool investieren, das die gesammelten Daten in einen umsetzbaren Konversionsplan umwandelt. Eine durchdachte Anwendung liefert anpassbare Datenexporte für das Stakeholder-Reporting und identifiziert Lead-Follow-up-Potenzial.

Eine gut geplante Veranstaltung hinterlässt bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck, und die daraus resultierenden Verpflichtungen bestimmen den Gesamterfolg. Die Vorplanungsphase ist die arbeitsintensivste Phase bei der Ausrichtung oder Teilnahme an einer Veranstaltung. Veranstaltungsplaner müssen jedem Teilnehmer eine einfache und schnelle Möglichkeit bieten, sich für die Veranstaltung anzumelden, Reise- und Hoteldaten einzurichten und den Reiseplan einzusehen und zu verwalten. Gleichzeitig müssen Sie als Veranstalter eine zuverlässige Möglichkeit haben, den Anmeldestatus eines Teilnehmers zu überwachen und als dessen Vertreter bei der Sicherung logistischer Elemente wie Flugreisen, Mietwagen und Hotelreservierungen zu fungieren.

Diese scheinbar routinemäßige Unterstützung der Teilnehmer wird sich während und nach der Veranstaltung in vielerlei Hinsicht auszahlen. Die Teilnehmer werden es zu schätzen wissen, wie alle Details gehandhabt werden, und sie beginnen darauf zu vertrauen, dass Sie auf alle ihre Bedürfnisse eingehen können. Dies ist ein wichtiger erster Schritt, um zu zeigen, dass Sie mit den Teilnehmern im Einklang stehen und ihre Bedürfnisse und Probleme genau kennen.

Drei Wege, um das Engagement der Teilnehmer während einer Veranstaltung zu steigern

Eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung endet nicht, wenn die Veranstaltung beginnt - sie fängt gerade erst an! Während die Teilnehmer anwesend und involviert sind, ist der perfekte Zeitpunkt für eine gezielte Einbindung der Teilnehmer. Dies ist eine große Herausforderung, da die Veranstaltung mit all ihren Sehenswürdigkeiten und Geräuschen um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer konkurriert. Nutzen Sie diese drei Ansätze, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in den Köpfen Ihrer potenziellen Kunden immer ganz vorne mit dabei ist.

Stellen Sie den Teilnehmern eine mobile App zur Verfügung, die persönliche Daten, geplante Sitzungen, den RSVP-Status von Aktivitäten, Referenzen für die Unterkunftsreservierung und Veranstaltungsunterlagen in einem digitalen Format zum einfachen Nachschlagen enthält. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über das Engagement der Teilnehmer während der Veranstaltung.

Helfen Sie den Teilnehmern, Aktivitäten zu finden, die sie interessieren, bieten Sie ihnen an, sich dafür anzumelden, oder nutzen Sie die Wartelistenverwaltung, um ihr Interesse zu protokollieren, wenn eine Veranstaltung bereits belegt ist.

Binden Sie eine SMS-Funktion in die mobile App für das Teilnehmermanagement ein, damit ein Teilnehmer Sie oder Ihre Mitarbeiter sofort kontaktieren kann, wenn er Hilfe beim Konferenzplan, eine Fahrt zu seinem Hotel oder eine Bestätigung seiner Anmeldung für eine bevorstehende Aktivität benötigt. Wenn Sie einen Ansprechpartner haben, mit dem die Teilnehmer kommunizieren und ihre unmittelbaren Probleme lösen können, werden Sie als verlässliche Ressource wahrgenommen. Verlässlichkeit führt zu Vertrauen, das in Loyalität umgewandelt werden kann. Dadurch fühlen sich die Teilnehmer wohl und sind geneigt, mit Ihnen Geschäfte zu machen.

After-Event-Engagements zur Maximierung der Lead-Generierung und Steigerung des ROI

Nachdem die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung abgeschlossen sind, zeigt die richtige Konferenzsoftware die nächsten Schritte auf. Sie verfügen über wertvolle Veranstaltungskennzahlen in einer integrierten Übersicht, die Sie in Aktionspunkte umwandeln können. Sie verfügen über ein vollständiges Profil für jeden Teilnehmer und sind in der Lage, Leads zu pflegen und erfolgreich in Kunden zu verwandeln.

• Leads exportieren

Nutzen Sie die in der Konferenzmanagement-Software enthaltenen Daten, um eine Lead-Exportliste zu erstellen. Die persönlichen Details und die einzigartigen Kontaktpunkte jedes Teilnehmers ergeben einen Plan für die systematische Pflege von Leads.

• Segment Leads

Sie können die Teilnehmer-Leads weiter kategorisieren, indem Sie Teilnehmer-Segmentierungsfilter anwenden. Die Software zur Verwaltung von Teilnehmerkonferenzen kategorisiert Daten, sodass Sie sehr detaillierte Segmente auf der Grundlage von demografischen Daten der Teilnehmer, Branchenzugehörigkeit, besuchten Veranstaltungen, Interessen usw. erstellen können.

• Stakeholder aufklären

Diese Datenaufschlüsselung ist auch für die Berichterstattung an die Interessengruppen nach der Veranstaltung unerlässlich und verleiht Ihren Bemühungen bei der Organisation der Veranstaltung einen greifbaren Wert. Kategorisierte Daten können gemessen werden und bieten Investoren, dem Management und anderen wichtigen Akteuren einen Mehrwert.

Die Verwendung eines intuitiven, flexiblen Teilnehmermanagement-Tools liefert die Ergebnisse, die Sie von einer Veranstaltung erwarten, wie z. B. Kontaktinformationen, Lead-Generierung und ein vollständiges Interessentenprofil, um den Weg für Engagement und Konversion zu ebnen.