In der schnelllebigen Welt der Veranstaltungen zählt der erste Eindruck. Und es gibt nur wenige Dinge, die einen besseren Eindruck hinterlassen als ein reibungsloser, professioneller Check-in bei einer Veranstaltung. Hier kommt der On-Demand-Druck von Ausweisen ins Spiel - eine leistungsstarke Lösung, die veraltete, vorgedruckte Ausweise durch eine personalisierte Ausweisproduktion in Echtzeit ersetzt.

In diesem Blog erläutern wir, was On-Demand-Ausweisdrucke sind, wie sie funktionieren und warum sie bei Veranstaltungen so beliebt sind, einschließlich ihrer Vorteile, Verfahren, Tools und Best Practices. Wenn Sie ein Veranstalter oder ein virtueller Eventplaner sind, der seinen Check-in-Prozess optimieren, Zeit sparen und seine Teilnehmer beeindrucken möchte, lesen Sie weiter.

Verpassen Sie auch nicht diese großartigeAzavista-Blog über neue Trends beim Check-in bei Veranstaltungen vor Ortdie sich mit der Frage befasst, wie moderne Check-in-Technologien - einschließlich des Druckens von Ausweisen - das Erlebnis der Teilnehmer bei Unternehmensveranstaltungen und großen Versammlungen neu gestalten.

Was ist der On-Demand-Druck von Ausweisen?

On-Demand-Druck von Namensschildern bedeutet, dass die Namensschilder der Teilnehmer in Echtzeit am Veranstaltungsort gedruckt werden, anstatt sie Tage oder Wochen im Voraus auszudrucken. Diese Lösung wird bei allen Arten von Veranstaltungen immer beliebter, egal ob es sich um ein virtuelles Eventdesign, eine persönliche Veranstaltung oder ein Mischformat handelt!

Bei diesem Ansatz wird bei der Ankunft der Gäste ihre Registrierung überprüft und ein Ausweis an Ort und Stelle gedruckt - oft mit Hilfe von Self-Check-in-Kiosks oder bedienten Stationen mit hochwertigen Druckern wie Zebra-Druckern.

Warum es so beliebt ist:

• Sie brauchen nicht zu raten, wer teilnehmen wird (keine vergeudeten Badges mehr)
• Flexibilität bei Last-Minute-Anmeldungen oder Nichterscheinen
• Genaue, aktuelle Teilnehmerdaten
• Schnelle, nahtlose Vor-Ort-Registrierung und Vor-Ort-Check-in

Wie funktioniert der On-Demand-Druck von Ausweisen?

Wenn Sie sich eingehender mit dem Drucken von Ausweisen befassen möchten, können Sie sich auf dieeinen umfassenden Leitfaden, wie man Ausweise effizient und nützlich gestaltet. Im Folgenden finden Sie eine kurze Beschreibung des gesamten Druckprozesses für Namensschilder:

1. Teilnehmer registriert sich online

Über eine Registrierungsplattform oder eine integrierte Registrierungssoftware, die häufig mit einer umfassenden Online-Checkliste für die Veranstaltungsplanung abgestimmt ist.

2. Daten werden mit dem Ausweisdrucksystem synchronisiert

Dazu gehören die Namen der Teilnehmer, Titel, QR-Codes, Zugangsberechtigungen und andere relevante Registrierungsdaten.

3. Einchecken bei der Veranstaltung

Die Teilnehmer kommen an und nutzen Selbstbedienungskioske oder einen mit Personal besetzten Check-in-Schalter.

4. Ausweis wird sofort gedruckt

Verwendung von Systemen für den Druck von Ausweisen vor Ort, einschließlich Ausweisdruckern und individuellen Vorlagen für die Gestaltung von Ausweisen.

5. Der Ereigniszugang beginnt

Der Teilnehmer nutzt nun seinen Ausweis für die Zugangskontrolle, das Networking, die Sitzungsverfolgung und vieles mehr.

Vorteile des On-Demand-Drucks von Ausweisen

1. Reduziert Abfall

Durch den Druck von Ausweisen auf Anfrage müssen Sie nicht für jeden Teilnehmer einen Ausweis im Voraus drucken, was Ihnen hilft, ungenutztes Material einzusparen und die Umweltbelastung zu verringern.

2. Erhöht die Flexibilität

Ideal für mehrtägige Veranstaltungen, bei denen sich Zeitpläne und Teilnehmer täglich ändern können. Ideal auch für Anmeldungen in letzter Minute oder bei falschen Angaben.

3. Verbessert das Veranstaltungserlebnis

Ein schnelles Einchecken bedeutet weniger Wartezeit, zufriedenere Gäste und mehr Zeit, sich auf Ihre Veranstaltung einzulassen.

4. Vermittelt einen professionellen ersten Eindruck

Schöne, personalisierte Abzeichen mit Ihren Branding-Elementen sprechen Bände über die Qualität Ihrer Veranstaltung.

5. Verbessert die Genauigkeit der Ereignisdaten

Die Echtzeit-Synchronisierung zwischen Ihrer Registrierungsplattform und Ihrem Ausweissystem gewährleistet genaue Veranstaltungsdaten und hilft Ihnen, Check-Ins, Sitzungen und Anwesenheit effektiv zu verfolgen.

6. Unterstützt Zugangskontrolle und Sitzungsverfolgung

Verwenden Sie gedruckte QR-Codes oder RFID-Chips auf den Ausweisen, um den Zugang zu kontrollieren, den Check-In zu überwachen und den Verkehrsfluss zu optimieren.

Diese Flexibilität ist entscheidend für die Erstellung eines skalierbaren Zeitplans für die virtuelle Veranstaltungsplanung.

Die wichtigsten Merkmale von Lösungen für den On-Demand-Druck von Namensschildern

Es ist wirklich wichtig zu wählendie richtige Lösung für den Ausweisdruck. Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung darauf, dass sie Folgendes umfasst:

• Hochwertige Drucker (Zebra, Epson usw.) für eine schnelle und klare Ausgabe der Ausweise
• Vorgefertigte Designvorlagen und Anpassungsoptionen für Abzeichen
• QR-Code-Erstellung
• Integration mit Registrierungssoftware und CRMs
• Unterstützung für Self-Check-in-Kioske und mobiles Einchecken
• Skalierbarkeit für Großveranstaltungen, Firmenveranstaltungen und virtuelle Konferenzen

Trends im On-Demand-Druck von Ausweisen

• Integration in Echtzeit: On-Demand-Drucksysteme für Ausweise lassen sich jetzt nahtlos in Registrierungsplattformen integrieren, was sofortige Aktualisierungen ermöglicht und genaue Teilnehmerdaten gewährleistet.
• Kontaktloses Einchecken: Self-Check-in-Kioske und mobile Apps erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Ausweise ohne Körperkontakt auszudrucken, was die Wartezeiten verkürzt und die Sicherheit erhöht.
• Umweltverträgliche Lösungen: Mit dem Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit trägt der On-Demand-Druck von Ausweisen dazu bei, den Abfall von unbenutzten vorgedruckten Ausweisen zu reduzieren und unterstütztumweltfreundlichere Veranstaltungspraktiken.
• Cloud-basiertes Drucken: Die Cloud-Technologie ermöglicht die Fernverwaltung des Ausweisdrucks, bietet Flexibilität für Veranstaltungen mit mehreren Standorten oder hybride Veranstaltungen und vereinfacht die Veranstaltungslogistik.
• Personalisierte Erfahrung: Veranstaltungsorganisatoren verwenden individuelle Badge-Designs mit Branding-Elementen, die den Teilnehmern eine persönlichere und professionellere Erfahrung bieten.
• Schnellere Einrichtung und Flexibilität: On-Demand-Lösungen ermöglichen kürzere Einrichtungszeiten und können Anmeldungen in letzter Minute berücksichtigen, so dass unerwartete Änderungen der Teilnehmerzahlen leichter zu bewältigen sind.

Vorgedruckt vs. On-Demand: Was ist besser?

Fazit: Während der Vordruck bei sehr kleinen Veranstaltungen funktionieren kann, ist der On-Demand-Druck der Goldstandard für die meisten modernen technischen Einrichtungen für Veranstaltungen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass sich Ihre Teilnehmer nahtlos registrieren.

Best Practices für den Druck von Ausweisen auf Abruf

Befolgen Sie diese bewährten Tipps, um einen einwandfreien Druckprozess für Ausweise zu gewährleisten:

1. Testen Sie alles vor Beginn der Veranstaltung

• Führen Sie Trockenübungen mit Ausweisdruckern, Registrierungssoftware und Kiosken durch.
• Bestätigen Sie das Design und Layout des Ausweises mit allen Markenelementen und den korrekten Ausweisinformationen.

2. Personal richtig ausbilden

• Sicherstellung einer angemessenen Schulung für den Umgang mit Druckern, Nachdrucken und Fehlerbehebung.
• Schulung des Personals zu Check-in-Kiosken, Selbstbedienungssystemen und zur Verwaltung von Veranstaltungsdaten.

3. Erstellen Sie einen Notfallplan

• Halten Sie Ausweisdrucker, Netzteile und Namensschilder in Reserve.
• Bereiten Sie sich auf unerwartete Check-Ins oder Probleme bei der Zugangskontrolle vor.

4. Beschriften Sie die Stationen deutlich

• Leiten Sie den Verkehr während des Check-Ins durch Beschilderung.
• Beschriften Sie die Self-Check-in-Kioske für eine reibungslose Navigation.

5. Markieren Sie Ihre Abzeichen gut

• Nutzen Sie das Badge-Design, um Logos, Veranstaltungsthemen, andere Branding-Elemente oder sogar Informationen zur Sitzungsverfolgung darzustellen.

Diese Praktiken gelten auch, wenn Sie eine Checklistenvorlage für die virtuelle Veranstaltungsplanung verwenden, um sowohl physische als auch digitale Erfahrungen abzudecken.

Häufig zu vermeidende Fehler

• Versäumnis, Ihre Registrierungssoftware mit dem Ausweissystem zu integrieren
• Übermäßiger Rückgriff auf vorgedruckte Ausweise, die keine Echtzeitdaten widerspiegeln
• Ohne Berücksichtigung von Nichterscheinen oder Anmeldungen in letzter Minute
• Verwendung von minderwertigen oder inkompatiblen Ausweisdruckern
• Vernachlässigung der Schulung des Personals zu den Abfertigungsprozessen

Beispiel aus der Praxis: Vom Chaos zum nahtlosen Check-In

Fallstudie: Corporate Tech Summit mit über 3.000 Teilnehmern

Ein Technologieunternehmen veranstaltete ein großes Firmenevent und verwendete anfangs Pre-Print-Methoden. Das Ergebnis?

• Dutzende von falschen Abzeichen
• Lange Wartezeiten an den Check-in-Schaltern
• Über 1.000 Ausweise wurden gedruckt, aber nie abgeholt

Sie sind zum On-Demand-Druck von Ausweisen übergegangen.Azavista integrierte Veranstaltungstechnik und Selbstbedienungskioske.

Das Ergebnis:

• Check-ins auf unter 2 Minuten reduziert
• 90% weniger Plakettenabfälle
• Echtzeit-Verfolgung der Anwesenheit in den einzelnen Breakout-Sitzungen
• Höhere Zufriedenheit mit der Veranstaltung und ein reibungsloseres Veranstaltungserlebnis

Diese Umstellung passte perfekt zu ihrer sich entwickelnden Checkliste für virtuelle Veranstaltungen.

Häufig gestellte Fragen

F: Für welche Art von Veranstaltungen ist der Druck von Namensschildern ideal?

A: Es eignet sich für alle Arten von Veranstaltungen, von kleinen Meetings bis hin zu mehrtägigen Events, Messen, Online-Events und virtuellen Konferenzen.

F: Kann ich trotzdem einige Ausweise vorab drucken?

A: Ja, viele Veranstaltungsplaner drucken Namensschilder für Mitarbeiter oder VIPs vor, während sie für den Rest Namensschilder vor Ort drucken lassen.

F: Was ist, wenn die Daten eines Teilnehmers falsch sind?

A: Verwenden Sie die Check-in-Kioske oder das Verwaltungspanel, um die Ausweise zu bearbeiten und mit den richtigen Informationen neu zu drucken.

F: Welche Hilfsmittel werden für die ersten Schritte benötigt?

A: Sie benötigen eine Registrierungssoftware, kompatible Ausweisdrucker, ein gutes Ausweisdesign und optional Selbstverbuchungskioske. Wenn Sie eine virtuelle Komponente planen, vergessen Sie nicht Ihre Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen.

Schlussfolgerung: Warum Veranstaltungen den On-Demand-Druck von Ausweisen lieben

Was ist der On-Demand-Druck von Namensschildern, wie funktioniert er und warum ist er bei Veranstaltungen so beliebt? Es ist eine moderne Lösung für eine uralte Herausforderung: den Teilnehmern einen reibungslosen, markengerechten und effizienten Check-in zu ermöglichen.

Wenn Sie Ihre nächste Veranstaltung ausrichten, denken Sie daran:

• Verabschieden Sie sich vom Druckerei-Chaos
• Verbesserung des ersten Eindrucks und des Betriebsablaufs
• Liefern Sie genaue, zeitnahe Ereignisdaten
• Verringern Sie den Abfall und vermeiden Sie lange Warteschlangen
• Kontrolle über Zugang, Check-Ins und Branding erlangen

Ganz gleich, ob Sie Firmenveranstaltungen, hybride Meetings oder globale Messen organisieren, der On-Demand-Druck von Namensschildern fügt sich nahtlos in jeden Zeitplan für die virtuelle Veranstaltungsplanung oder in jede Checkliste für die Veranstaltungsplanung ein.

Sind Sie bereit, Ihren Check-in-Prozess zu verbessern und Ihre Teilnehmer zu beeindrucken? Beginnen Sie noch heute mit der Planung Ihrer Demand-Badge-Strategie mit der richtigen Registrierungsplattform, Ausrüstung und Event-Tech-Integrationen. Machen Sie es zu einem Kernbestandteil Ihres virtuellen Eventplaner-Toolkits.