Warum Konferenzsoftware für den Erfolg von Veranstaltungen im Jahr 2025 von entscheidender Bedeutung ist

Potenziale maximieren & Kosten senken

In der heutigen Welt können Sie sich vor einem größeren Publikum positionieren und wichtige Daten aufdecken, die es Ihnen ermöglichen, Ihren idealen Kunden zu verstehen und anzusprechen. Hier kommen die überragenden Qualitäten von Konferenzmanagement-Software zum Vorschein.

Darüber hinaus machen Eventmanagement-Software und automatisierte Lösungen unnötige Kosten und zeitraubende Verwaltungsaufgaben überflüssig, die mit der Organisation, Planung und Verwaltung von Veranstaltungen nach alten Methoden verbunden sind. Konferenzmanagement-Software fasst alles bequem in einer einzigen Quelle zusammen und automatisiert Prozesse, die sonst Ihren ROI untergraben würden.

Allerdings sind nicht alle Softwareplattformen für das Konferenzmanagement gleich. Einige Tools für die Veranstaltungsplanung sind nur für die Verteilung von Eintrittskarten und die Registrierung von Verkäufen gedacht. Heutzutage erwarten die Menschen mehr. Sie verlangen ein durchgängiges Erlebnis. Wenn Sie nicht über ein Event Management System (EMS) verfügen, das die Veranstaltungsplanung vereinfacht, den Ticketvertrieb und die Nachrichtenübermittlung automatisiert, Berichte erstellt und die Teilnehmer verwaltet und verfolgt, zahlen Sie für eine Software, die weder Ihr Potenzial maximiert noch Ihre Kosten für die Ausrichtung einer erfolgreichen Veranstaltung senkt.

Mehr als nur Registrierung

Dank mobiler Technologien und WLAN-Konnektivität ist der Registrierungsprozess automatisiert und kann überall durchgeführt werden. Interessenten können Tickets für Veranstaltungen zu einem Zeitpunkt kaufen, der für sie am günstigsten ist - während sie pendeln, einen Kaffee trinken oder fernsehen. Der Online-Verkauf von Eintrittskarten ist heutzutage wirklich die einzige Möglichkeit, die es gibt.

Sie wissen wahrscheinlich aus Erfahrung, wie erfreut Ihre Delegierten waren, als sie zum ersten Mal nicht mehr während der Mittagspause zu Ihrem Ticketschalter gehen oder eine Hotline anrufen mussten, um im Falle einer Stornierung eine Erstattung zu beantragen. Digitale QR-Codes und E-Tickets, die direkt auf das mobile Gerät des Teilnehmers gesendet werden, bieten Komfort und einfachen Zugang.

Aus der Sicht eines Veranstaltungsorganisators bietet Ihnen die Eventmanagement-Software eine fertige Teilnehmerliste, ohne dass Sie einen Stift in die Hand nehmen oder ständig den Status der Teilnehmer überprüfen müssen. "Dankeschön-E-Mails" mit Anweisungen und Informationen vor der Ankunft werden automatisch versandt, je nach dem von Ihnen bevorzugten Zeitplan oder nachdem der Teilnehmer eine bestimmte Aktion ausgeführt hat. Und das alles, ohne dass Sie Ihr E-Mail-Konto überhaupt öffnen müssen.

Teilnehmerverfolgung und Teilnehmermanagement

Unterschätzen Sie nicht die Event-Management-Systeme mit integriertem Teilnehmer-Tracker. Es ermöglicht Ihnen nicht nur, Personen in Ihrem System schnell zu identifizieren, sondern speichert auch automatisch alle relevanten Daten über sie vor, während und nach der Veranstaltung. Auch wenn dies zunächst wie eine drakonische "Big Brother"-Lösung klingen mag, so ist die Teilnehmerverwaltung doch dazu gedacht, Veranstaltungsorganisatoren dabei zu helfen, Veranstaltungen und ihre Teilnehmer reibungsloser zu verwalten. Stellen Sie sich vor, Sie veranstalten eine mehrtägige Konferenz und möchten Umfragen an die Teilnehmer bestimmter Sitzungen verschicken. Mit der Teilnehmerverwaltung können Sie sehen, für welche Sitzungen sich die Teilnehmer angemeldet haben.

Durch Lead Retrieval behalten Sie den Überblick darüber, wer tatsächlich an dem Tag teilgenommen hat, ob es unerwartete Besucher gab und welcher Teil Ihres Publikums die gesamte Veranstaltung besucht hat. Das Abrufen von Leads kann über eine einfache Check-in-App auf Ihrem Gerät erfolgen, indem Sie die Ausweise Ihrer Teilnehmer scannen. Sie können den Teilnehmern Erinnerungsbenachrichtigungen über mit Lesezeichen versehene Sitzungen, die bald beginnen, schicken, die Beliebtheit von Sitzungen überprüfen, Nichterscheinen feststellen und automatisch die richtige Umfrage an die richtige Person senden.

Bei allgemeinen Veranstaltungen helfen lesbare QR-Codes und Check-in-Apps, den Einlass zu beschleunigen und festzustellen, ob das Ticket gültig oder gefälscht ist. Da Covid-19 jedoch einen großen Einfluss auf die Kapazitäts- und Veranstaltungsplanung hat, wird es immer wichtiger, einen 360-Grad-Überblick darüber zu haben, wer anwesend ist und wie viele Teilnehmer noch erwartet werden. Teilnehmermanagement und Lead Retrieval sind speziell für den intelligenten Informationsaustausch und den Schutz der Sicherheit und Interessen der Delegierten konzipiert.

Skalierbare Lösungen kapitalisieren Event-Einnahmen

Wenn Sie in eine Veranstaltung investieren, ist ein flexibles EMS-Tool von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Sie die Umsatzchancen nutzen können. Einer der Hauptvorteile von Konferenzplanungssoftware ist die Menge an wertvollen Kundendaten, die Sie sammeln können.

Wenn sich die Teilnehmer für eine Veranstaltung anmelden, werden sie in der Regel gebeten, eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse oder beides anzugeben. Mit moderner Konferenzmanagement-Software ist es sehr einfach, jede Art von zusätzlichen Details wie Alter, Reiseinformationen, Essensvorlieben und andere Informationen, die für die Erstellung eines Kundenprofils relevant sind, aufzunehmen. Diese Daten sind entscheidend für die Verbesserung der Werbung für künftige Veranstaltungen, die Verteilung von Newslettern und die Bereitstellung des richtigen Materials oder der richtigen Dienstleistungen. Ein flexibles EMS hilft Ihnen auch dabei, die einschlägigen E-Mail-Marketinggesetze im Land des Kunden einzuhalten.

Bei der Veranstaltung selbst können die EMS-Technologien auch in die RFID-Technologie (Radio-Frequency Identification) integriert werden, die es den Teilnehmern ermöglicht, bargeldlose Zahlungen direkt von ihren mobilen Geräten aus vorzunehmen. Alle Einkäufe während der Veranstaltung werden in der Software aufgezeichnet und helfen Ihnen, aussagekräftige Kundenprofile und gezielte E-Mail-Listen zu erstellen. Darüber hinaus erhalten Sie einen sehr genauen Teilnehmer-ROI, was uns zum nächsten Absatz führt.

Verfolgung des ROI für Veranstaltungen

Die Software für das Konferenzmanagement wurde entwickelt, um Konferenzorganisatoren und Veranstaltungsplanern erhebliche Kosten zu ersparen und so den ROI ihrer Veranstaltung zu steigern. In der Anfangsphase werden diese Kosteneinsparungen durch das Online-Ticketing, die Registrierung und die E-Mail-Bestätigung erzielt, die nach der Ersteinrichtung vollständig automatisiert werden. Und auch hier sparen Sie nicht nur Kosten für die Verwaltung. Es fallen keine Kosten für den Druck von Papiertickets, keine Mitarbeiterlöhne für den Verkauf und keine Buchhaltungskosten für die Berechnung von Einnahmen und Ausgaben an.

Eine Event-Management-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, mit nur wenigen Klicks detaillierte Berichte zu erstellen. Sie haben die Wahl zwischen der Analyse Ihres gesamten Event-ROI, der Kapitalrendite pro Teilnehmer, Analysen pro Event- oder Teilnehmerart oder Marketingkampagne. Sie können sogar die Anzahl der verkauften Tickets pro Tag und die beliebtesten Kaufzeiten verfolgen. Anhand dieser Daten können Sie feststellen, ob Sie weitere Marketingkanäle öffnen müssen oder wann Sie die Veranstaltung erneut über Ihre bestehenden Netzwerke bewerben sollten. Auf diese Weise sammeln Sie wertvolle Daten, um Ihre Werbestrategie zu optimieren.

Durch die Integration von Veranstaltungssoftware haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Gedanken und Reaktionen Ihrer Teilnehmer zu messen. Das Versenden einer Umfrage, einer Liste mit Sonderwünschen oder sogar eines NPS-Begeisterungsindexes per E-Mail zeigt den Teilnehmern, dass Sie sich um ihre Gedanken und ihr Wohlbefinden kümmern, dass sie gut versorgt werden und schürt ihre Vorfreude auf die Veranstaltung.

Förderung von Konferenzkommunikation und Veranstaltungswachstum

Für Unternehmen, die sich auf Konferenzen als ihr Aushängeschild verlassen, ist eine Software für das Konferenzmanagement unerlässlich, um ihre Wachstumsstrategie zu verwirklichen.

Konferenzmanagement-Software ist für Ihre internen Marketing- und Vertriebsteams von entscheidender Bedeutung, da sie die Kommunikation fördert und kostensparende Lösungen ermöglicht. Darüber hinaus erhalten Sie Zugang zu erstklassigen Daten, die es den Entscheidungsträgern ermöglichen, fundierte und kalkulierte Strategien zu entwickeln.

Welche Konferenzmanagement-Software ist die richtige für Sie?

Die oben genannten Vorteile von Konferenzmanagement-Software sind klar, aber diese Versprechen sind nur dann aussagekräftig, wenn die Vorteile die Kosten für den Erwerb der Lizenz überwiegen. Um dies zu berechnen, sollten Sie die wahrgenommenen Erwartungen Ihrer Teilnehmer berücksichtigen.

Wie wollen Sie die Informationen, die Sie von den Delegierten erhalten, nutzen? Sind die geschätzten Kosteneinsparungen, die Sie durch die Abschaffung traditioneller Methoden erzielen, vertretbar? Verbessern Ihre Konkurrenten das Kundenerlebnis durch den Einsatz zusätzlicher UMS-Tools?

Es ist zu bedenken, dass es für Unternehmen dringend notwendig ist, bei der Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen geschickter zu werden. Insbesondere im Hinblick auf die Erfolgsmessung von Veranstaltungen. Die Investition in eine Software für das Konferenzmanagement mag für die meisten Veranstaltungsorganisatoren eine einfache Entscheidung sein. Die eigentliche Schwierigkeit liegt jedoch in der Auswahl der richtigen Plattform für Ihr Team und Ihre Unternehmensziele.

Einige Konferenzverwaltungssoftware dient als umfassendes Toolkit für Veranstaltungen jeder Größe. Andere sind auf relativ kleine Veranstaltungen beschränkt, während sich einige eher für Unternehmensveranstaltungen und groß angelegte Konferenzen oder Seminare eignen, bei denen Tausende von Teilnehmern erwartet werden.

Checkliste für die Plattformbeschaffung:

Konferenzmanagement-Lösungen, die aus einem fortschrittlichen und robusten Tool-Stack bestehen, haben ein erstaunliches Potenzial, die Erwartungen der Kunden zu übertreffen. Sie bieten alles, was Sie brauchen, um Ihre aktuellen und zukünftigen Marketingbemühungen zu verbessern und den ROI Ihrer Veranstaltung zu steigern. Mit dieser einfachen Checkliste entscheiden Sie, welche Tools Sie benötigen, um ganzheitliche Lösungen von der Planung über die Durchführung bis hin zum Veranstaltungsbericht zu liefern.

• Schreiben Sie Ihre zeitaufwändigsten Prozesse auf
• Schreiben Sie Ihre sich am häufigsten wiederholenden/alltäglichen Aufgaben auf
• Schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie potenziell sparen können
• Skizzieren Sie Ihre bevorzugten Arbeitsabläufe für Ihren idealen Veranstaltungsplan
• Vergleichen Sie Ihren narrensicheren Plan mit Ihrer aktuellen Konfiguration
• Identifizieren Sie die notwendigen Verbesserungen in Ihrem derzeitigen System
• Zusammenstellung einer Liste von "Must-have"- und "Nice-to-have"-Funktionen und Automatisierungen
• Übersetzen Sie dies in eine klare Anforderungsliste
• Berechnen Sie Ihre Wunsch- und Maximalinvestition
• Senden Sie Ihre Liste an eine Auswahl potenzieller Anbieter

Haben Sie alle oben genannten Schritte unternommen und sind Sie bereit, mit einem unserer Verkaufsberater zu sprechen? Azavista ist bereit, Ihre Eventplanung in die Höhe zu treiben und Ihnen alles über unsere All-in-One Software-Plattform zu erzählen.