5 consejos esenciales para tener éxito en la organización de eventos de empresa

Consejo nº 1 - Defina su objetivo

Probablemente, lo más importante que debe saber antes de empezar a planificar su evento es comprender plenamente cuál es su objetivo. ¿Cómo puede definir claramente el objetivo de su acto?

He aquí 5 preguntas que debe hacerse:

• OMS ¿asistirán a su acto? ¿Quién organizará el acto? Responder a estas preguntas y saber cuánta gente espera que asista determinará la mayor parte de su toma de decisiones.
• QUÉ ¿de qué trata su evento y qué nombre le ha puesto? Es fundamental tener siempre presente el tema del acto durante el proceso de planificación.
• CÓMO ¿piensa comercializar su evento y darlo a conocer? Aquí reside el valor de un presupuesto minucioso: piense detenida y críticamente en las necesidades presupuestarias de su evento.
• CUANDO ¿se celebrará su acto? Es importante tener en cuenta a su público objetivo y averiguar qué fecha y hora le convienen más, sobre todo teniendo en cuenta que casi el 40% de las personas no se presentan a los actos confirmados.
• POR QUÉ (este es el objetivo de su evento) ¿se va a celebrar su evento? Este es el objetivo del evento y debe tenerse siempre en cuenta al planificarlo.

Consejo nº 2 - Planificar el presupuesto y los plazos

Todos sabemos que hay que planificar el tiempo y el dinero para hacer algo, pero ¿qué hay que hacer exactamente para planificar el tiempo y el presupuesto?

• INVESTIGACIÓN sus gastos por adelantado
• SUBE con un importe global
• ESTIMACIÓN los costes de cada categoría
• NO pasar por alto los pequeños costes
• CREAR un plan de emergencia

Consejo nº 3 - Elabore su lista de control del evento

Una lista de comprobación para la planificación de un evento le ayuda a controlar todos los detalles de su evento para asegurarse de que nada falle desde el momento en que comienza la planificación previa hasta la logística del día del evento. Aunque hay muchos pasos que seguir al utilizar una lista de control de eventos, estas son las tres cosas más importantes que debe tener en cuenta:

DELEGADO trabajar en equipoNO perder la visión general de su progresoUTILICE una herramienta para gestionar sus tareas pendientes y supervisar el progreso de su planificación

Consejo nº 4 - Tenga preparado un plan de seguridad

Aunque prever lo peor nunca es lo más alentador, siempre es mejor estar preparado para lo peor y esforzarse al mismo tiempo por conseguir el mejor acontecimiento. Esto es especialmente cierto porque, por mucho que lo intentemos, no siempre podemos predecirlo todo y a veces las circunstancias imprevistas pueden hacer acto de presencia.

Para evitar el pánico ante un posible desastre, planifique con antelación los elementos del evento que considere importantes. Por ejemplo, el equipo audiovisual o el catering. Podría decirse que son dos de los elementos más importantes de cualquier evento, ya que mantienen contentos a los asistentes. Después de todo, no querrás quedarte sin proyector o que se estropee un horno sin medios alternativos para entretener o alimentar a tus invitados.

Consejo nº 5 - ¡Comunicar, comunicar y comunicar!

Los organizadores de eventos más eficaces son buenos comunicadores. Cuando planificamos eventos no sólo nos comunicamos continuamente con nuestro equipo, sino que también tenemos que comunicarnos con nuestros (potenciales) proveedores. Debo decir, sin embargo, que las habilidades de comunicación no se refieren aquí a la microgestión (a nadie le gusta eso), sino a tener en cuenta que, como líder de su equipo de planificación de eventos, usted tiene la responsabilidad del éxito o el fracaso de su evento. Al fin y al cabo, a los organizadores de eventos se les contrata porque se les valora por su atención al detalle. Si no comunica estos detalles a su equipo y se asegura de que todo está controlado, es posible que pequeños errores o una mala comunicación provoquen un posible fracaso.

En resumen, planifique para lo peor y apunte a lo mejor, recuerde pensar con antelación y, por último, no olvide que no hay un "yo" en el equipo: ¡mantenga a su equipo informado, trabajen juntos y comuníquense para planificar el evento!