9 amenazas para su evento (y cómo superarlas)

Presupuesto poco claro - ¿Presupuesto? ¿Qué presupuesto?

Hoy en día, los presupuestos para eventos son cada vez más reducidos y los organizadores tienen que ser creativos y hacer más con mucho menos. Sería estupendo que todos pudiéramos planificar y celebrar un evento sin presupuesto: las posibilidades serían infinitas.

Pero esto sigue siendo así, por supuesto (lo de las infinitas posibilidades), si te mantienes al tanto de tus finanzas. Asegúrate siempre de fijar un umbral para tu evento, de modo que no acabes pagando después (literalmente) por tus errores.

Esto es lo que tienes que hacer:

1. Establezca un límite presupuestario claro para su evento
2. Controle sus gastos sobre la marcha.
3. Propón ideas creativas (por ejemplo, decoración, etc.) que también se ajusten a tu presupuesto.

Mala gestión del tiempo - Tanto que hacer, tan poco tiempo.

Hay que invertir los recursos adecuados en el lugar y el momento adecuados. Todos tenemos en algún momento un momento de "oh, podría tener esto hecho en poco tiempo". A menudo, sin embargo, tendemos a arrepentirnos de haberlo pospuesto y deseamos poder retroceder en el tiempo para empezar a planificar antes.

¿Cómo podemos mantenernos a la cabeza de la planificación?

1. Establezca objetivos a corto y largo plazo para asegurarse de que las cosas se hacen cuando hay que hacerlas.
2. Empiece con la información esencial: lugar del evento, tamaño del evento y qué eventos se celebran al mismo tiempo.

Ley de Murphy - Todo lo que pueda salir mal, saldrá mal.

Lo primero que me viene a la mente son los cambios de última hora que, cuando se producen, parecen el fin del mundo (y de su evento).

Entonces, ¿cómo desafiar a Murphy?

1. Realice una evaluación de riesgos de su evento e identifique dónde es más probable que se produzcan cambios o las áreas en las que podría peligrar el éxito del evento.
2. Basándose en su evaluación de riesgos, asegúrese de tener un plan de respaldo y cubra todas sus bases.
3. Respira hondo. No podemos predecir el futuro, pero hay que prever lo peor y esperar lo mejor.

Pocos miembros del equipo - No hay suficientes manos para hacer el trabajo.

No todas las organizaciones cuentan con un equipo dedicado a planificar sus eventos. A veces es un ejército de una sola persona el que se ocupa de la conferencia anual y otras veces es un equipo de diez almas entregadas que trabajan para organizar una exposición.

Pero, por encima de todo, es importante (y a veces necesario) tender la mano y pedir ayuda: ¡te sorprendería saber qué compañeros estarían interesados en echarte una mano!

1. Pide ayuda cuando la necesites
2. Trabajar en equipo
3. Compra café y magdalenas para dar las gracias.

Evento sin propósito: una fiesta, en realidad.

Seamos sinceros... un evento sin un propósito "real" no es más que una fiesta. Además, es una pérdida de tiempo y esfuerzo.

¿Cómo se determina el objetivo de un acontecimiento?

1. ¿Por qué se invita a esos invitados en concreto?
2. ¿Qué debería significar su acontecimiento para ellos? ¿Qué les aportará?
3. No complique las cosas en exceso. Asegúrese de que sus invitados sepan por qué asisten a su evento y que su asistencia es valorada y apreciada.

Errores por descuido - Hay cosas que simplemente se pueden evitar.

A veces las cosas se nos escapan y se nos olvidan, sólo para acordarnos de ellas en el último momento. El secreto para mitigar los errores simples en la planificación de su evento es demasiado bien, tener un plan sólido.

1. Crear un plan de eventos detallado que describa lo que hay que hacer, cuándo y por quién.
2. Asegúrese de que tanto usted como su equipo comprenden el plan y están dispuestos a comprometerse con él.
3. Podemos cometer errores, somos humanos, así que desempolvémonos y sigamos adelante.

XP insuficiente - Planificadores con experiencia insuficiente.

Las cosas pueden descontrolarse rápidamente sin un capitán que dirija el barco o, en el caso de la organización de eventos, que dirija al equipo. No contar con las personas adecuadas en el lugar adecuado es una receta para el desastre.

El jefe (o gestor, según el caso) de un equipo de eventos debe tener una visión de conjunto de las cargas de trabajo y los horarios de su equipo y coordinar las actividades correspondientes. Una vez que el gestor (o jefe) de su equipo de eventos comprenda las capacidades de cada uno de los miembros del equipo, será mucho más fácil realizar la tarea de la forma más eficiente y eficaz posible.

Como jefe de equipo:

1. LIDERA a tu equipo: (casi) cualquiera puede dirigirlo
2. El refuerzo positivo llega muy lejos

Como miembro de un equipo:

1. No hay "yo" en equipo
2. Trabaja según tus puntos fuertes: este es el mejor enfoque cuando no hay tiempo ni mucho que hacer.

Demasiadas herramientas - ¡Herramientas, herramientas por todas partes!

Siempre es bueno tener una herramienta para todo. Una herramienta para gestionar tu presupuesto, una herramienta para hacer un seguimiento de las tareas de tu evento, una herramienta para enviar correos electrónicos, una herramienta para las inscripciones y, por supuesto, algunas aplicaciones móviles para mantenerte organizado sobre la marcha.

¿Cómo separar las herramientas útiles de las inútiles?

1. Si aún tienes que "descubrir" una herramienta pero estás "seguro de que te ayudará", no te molestes en perder el tiempo eligiendo y probando herramientas cuando no tienes tiempo para ello.
2. Menos es más. Una o dos herramientas integradas pueden dar mucho de sí: si planificas eventos a menudo, busca un software en línea que pueda adaptarse a tus necesidades.

Gestión de cambios: no se hace un seguimiento de los cambios en los eventos.

Como ocurre con la mayoría de las cosas, es poco probable que los planes de su evento se mantengan constantes: el cambio es inevitable. Muchas veces, sin embargo, la falta de seguimiento de los cambios se debe a problemas de presupuesto o de gestión de tareas.

Entonces, ¿cómo puede prepararse y evitarlo?

1. Asegúrate de que tu presupuesto es hermético y está bien pensado
2. Establezca un calendario realista y detallado del evento y planifíquelo con antelación en la medida de lo posible.
3. Recopile detalles sobre cualquier cambio, por ejemplo: las razones del cambio, quién es el responsable, etc. De este modo podrá tener en cuenta estos datos para su próximo evento.