Herramientas de planificación de eventos todo en uno: 4 grandes ventajas

Hay muchas organizaciones mundiales de software que ofrecen soluciones integrales de gestión de eventos. Muchas empresas de tecnología de eventos, que empezaron vendiendo software de registro de eventos, han evolucionado hasta convertirse en una plataforma de planificación de eventos todo en uno. Gracias a esta rápida evolución, los organizadores tienen ahora todo lo que necesitan a su alcance para organizar eventos sin problemas y con éxito.

La tecnología ayuda a los planificadores de eventos a optimizar sus esfuerzos, al tiempo que proporciona una experiencia excepcional a los asistentes gracias a una mayor eficiencia y una ejecución perfecta del evento. Ofrecer una completa pila de herramientas para la gestión de eventos presenciales, híbridos y virtuales aporta muchas ventajas a los planificadores de eventos impulsados por los datos.

1. Un claro retorno de la inversión en eventos para empresas de todos los tamaños

Los planificadores de eventos actuales trabajan con plazos ajustados y objetivos de ROI específicos. Una solución de planificación integral garantiza una pila de herramientas que cubre todas las necesidades empresariales y le permite generar informes de ROI multinivel para sus campañas de marketing de eventos, gestión de inscripciones de participantes e informes de partes interesadas.

2. Mezclar y combinar módulos

Invierta en las funciones que necesite, sin pagar por las que considere innecesarias. Busque siempre3 una plataforma que le ofrezca la posibilidad de elegir los módulos de la pila de herramientas que más se ajusten a las necesidades de su organización. Personalice su experiencia creando flujos de trabajo automatizados para todos sus procesos de inscripción, registro y gestión de participantes, informes posteriores al evento y todo lo que necesite entre medias.

3. Gestión de datos y seguridad

Cuanto mayor es la plataforma, mayor es la seguridad. Vale, estamos de acuerdo en que (por desgracia) no siempre es así. Pero como regla general se podría decir que las plataformas más grandes que procesan muchos datos, tienen más probabilidades de garantizar un cuidado excelente cuando se trata de su seguridad de datos. Ya se trate de la normativa GDPR, la certificación SOC o el cumplimiento de las normas ISO, una plataforma todo en uno debe ser capaz de proporcionar documentación precisa que respalde estos requisitos. Esto abreviará definitivamente los procesos finales de contratación.

4. Integraciones ilimitadas

Tener todos sus datos y procesos automatizados consolidados en un lugar central es clave para la eficacia y el éxito a largo plazo de los organizadores de eventos. Sin embargo, esto no significa que tenga que decir adiós a sus aplicaciones empresariales actuales o al software heredado. Al elegir un producto de software más extenso, lo más probable es que ofrezca una amplia gama de posibilidades de integración.

Independientemente del tamaño de su empresa, debe buscar activamente soluciones que ofrezcan integraciones de terceros que se conecten a la perfección con sus aplicaciones y herramientas empresariales existentes y cruciales. Las soluciones inclusivas y fáciles de usar deben ofrecer un módulo de integración fácil de usar, que le permita configurar rápidamente integraciones a través de claves API o ganchos web disponibles que garanticen un procesamiento de datos seguro y multiplataforma.

Conclusión y reflexiones finales

Una plataforma de eventos "todo en uno" será utilizada por múltiples perfiles de la empresa, desde personas del equipo de marketing hasta partes interesadas externas. Tenga en cuenta que no todo el mundo tendrá los mismos conocimientos tecnológicos. Sea cual sea la plataforma en la que decidas invertir, asegúrate de que sea intuitiva y fácil de entender a través de todas las capas empresariales.

Una característica muy importante que se pasa por alto sorprendentemente a menudo es un CRM especializado en eventos. Hay muchas razones por las que esta es una de las partes más cruciales para crear una visión general de 360 grados del rendimiento de sus eventos. Una plataforma de gestión de eventos bien construida consolida todos los datos importantes de los participantes en un [CRM de eventos seguro], salvaguardando la información personal y corporativa.

Por último, los seres humanos necesitan la tecnología tanto como la tecnología necesita a los seres humanos. Una ventaja que aún no hemos mencionado es la asistencia al cliente que conlleva la inversión en una solución de gestión de eventos para empresas. Muchas aplicaciones de eventos SaaS más pequeñas ofrecen paquetes con autoasistencia básica, dejándole en la oscuridad sobre ciertas funcionalidades y características. Un buen gestor de éxito del cliente que entienda su propuesta puede ser de enorme valor para crear eventos rentables.