Cómo medir el éxito de un acto benéfico: Métricas importantes para recaudar fondos sin ánimo de lucro

El éxito de un acto de recaudación de fondos no se reduce a los aplausos del final o al número de personas presentes en la sala. Para las organizaciones sin ánimo de lucro, el éxito se mide por el impacto, las relaciones y la capacidad de recaudar fondos de forma sostenible en el tiempo. Pero sin los datos adecuados, es fácil equivocarse al juzgar si su acto benéfico ha dado realmente en el blanco.

En esta guía, repasaremos las métricas de recaudación de fondos sin ánimo de lucro, las métricas de eventos y las herramientas que le ayudarán a realizar un seguimiento y mejorar su rendimiento para futuros eventos, de modo que cada próximo evento de recaudación de fondos sea más impactante que el anterior.

1. Defina los objetivos de recaudación de fondos antes del evento (Buenas prácticas en la planificación de eventos benéficos)

El primer paso en la planificación de eventos benéficos es decidir qué significa "éxito" para su campaña de recaudación de fondos. Pregúntese a sí mismo:

• ¿Queremos alcanzar un objetivo concreto de recaudación de fondos?
• ¿Nuestro objetivo es conseguir grandes donantes o empresas patrocinadoras?
• ¿Queremos mejorar la tasa de retención de donantes o el tamaño medio de los donativos?

Esta claridad guía el proceso de planificación de su evento y garantiza que su equipo de gestión de eventos realice un seguimiento de los indicadores correctos después del evento.

Consejo profesional: Utiliza una plataforma de gestión de eventos comoAzavistaAntes de que empiece el acto, hay que fijar objetivos cuantificables.

2. Seguimiento de los resultados financieros para comprobar si se han alcanzado los objetivos de recaudación de fondos

Las métricas financieras son la columna vertebral para medir el éxito de un evento de recaudación de fondos. No se limitan a decir cuánto dinero se ha recaudado, sino que revelancómo lo recaudaste, dónde están tus puntos fuertes y en qué puede mejorar el proceso de planificación de eventos de recaudación de fondos para el próximo evento.

a) Ingresos por donaciones: la principal medida del éxito de un acto de recaudación de fondos

Definición:
Importe total recaudado de todas las fuentes: grandes donativos, donaciones en especie, venta de entradas, patrocinios y contribuciones menores.

Por qué es importante:

• Directamente vinculado a sus objetivos de recaudación de fondos ypresupuesto del evento.
• Le ayuda a calcularRetorno de la inversión (ROI):

Cosas a tener en cuenta:

• Asigne siempre un valor justo de mercado a las donaciones en especie para que se contabilicen con exactitud.
• Comparar con acontecimientos pasados para evaluar el crecimiento.
• Haga un seguimiento separado de las donaciones restringidas y no restringidas, ya que esto influye en la forma en que puede gastar los fondos.

Herramientas a utilizar:

• DonorPerfect, Bloomerang, Salesforce Nonprofit Cloud para el seguimiento automatizado de los ingresos de los donantes y comparaciones históricas.

b) Importe medio de los donativos: identificar oportunidades para aumentar la generosidad de los donantes

Definición:
Cantidad media que aporta cada donante durante el evento.

Por qué es importante:

• Revela lacapacidad de donación de su donante medio.
• Un aumento del importe medio de las donaciones podría significar un mayor compromiso de los donantes o una estrategia de marketing más específica.

Cosas a tener en cuenta:

• Segmente los datos por tipo de donante (por ejemplo, grandes donantes frente a donantes primerizos) para obtener información más clara.
• Combínelo con la frecuencia media de las donaciones para evaluar el valor del donante a largo plazo.

c) Porcentaje de donaciones recurrentes: crear financiación a largo plazo más allá de un único evento

Definición:
Porcentaje de donantes que dan más de una vez en un periodo determinado (mensual, anual o en varios eventos).

Por qué es importante:

• Un porcentaje elevado significa una financiación previsible para futuros eventos.
• Mejora el valor del donante a lo largo de su vida y reduce los costes de adquisición de donantes.

Cosas a tener en cuenta:

• Incluya donantes recurrentes tanto en línea como fuera de línea.
• Haz un seguimiento de las tasas de abandono: ¿los donantes recurrentes se dan de baja al cabo de unos meses?

d) Porcentaje de donaciones en línea - Evaluar el impacto de la captación de fondos digital

Definición:
La proporción de donaciones realizadas a través de canales digitales frente a los canales offline (efectivo, cheques, etc.).

Por qué es importante:

• Muestra la eficacia de tus estrategias digitales de captación de fondos.
• Si el porcentaje de regalos en línea es bajo, es posible que la página del evento, las campañas en redes sociales o la página de inscripción al evento necesiten optimización.

Cosas a tener en cuenta:

• Haga un seguimiento por separado de las campañas de recaudación de fondos entre iguales y de las donaciones directas en línea.
• Tenga en cuenta que los grandes donantes de más edad pueden seguir prefiriendo las donaciones fuera de línea.

Consejo profesional:
Utilice el seguimiento de los KPI de recaudación de fondos sin ánimo de lucro en una plataforma central de gestión de eventos para poder conectar los datos de las donaciones con las métricas del evento, como el número de donantes, la tasa de participación en la recaudación de fondos y el porcentaje de cumplimiento de promesas en un solo panel.

3. Medir el compromiso y la retención de donantes para un crecimiento sostenible

Las relaciones sólidas con los donantes son la columna vertebral del éxito de cualquier evento de recaudación de fondos. Estas métricas le ayudan a medir hasta qué punto sus esfuerzos de recaudación de fondos están convirtiendo a los asistentes del evento en colaboradores a largo plazo, garantizando que el propósito de su evento de recaudación de fondos no sólo se cumple el día del evento, sino que continúa ofreciendo resultados para su próximo evento y más allá.

a) Tasa de retención de donantes: mantenga el interés de los donantes para su próximo evento de recaudación de fondos

Por qué es importante:
Una mayor tasa de retención significa que su evento sin ánimo de lucro está alimentando con éxito las relaciones, reduciendo la presión de encontrar constantemente nuevos donantes.

Cosas a tener en cuenta:

• Intente retener más del 70% de los donantes principales, ya que tienen un impacto significativo en la recaudación total de fondos.
• Retener a un donante suele ser más barato que captar a uno nuevo (véase más abajo el enlace a los costes de captación de donantes).
• Las estrategias de retención incluyen notas de agradecimiento personalizadas, actualizaciones posteriores al evento e invitar a los donantes a visitas entre bastidores o a reuniones de planificación.

Sugerencias de herramientas:

• Little Green Light - Segmentación de donantes para estrategias de retención específicas.
• Neon One - Cuadros de mando de retención con tendencias interanuales.
• Kindful - Realiza un seguimiento de los hábitos de donación a largo plazo y las pautas de compromiso.

b) Valor de vida del donante (VVD) - Comprender el impacto a largo plazo de cada donante

Por qué es importante:
Conocer el VAD ayuda a establecer los objetivos de los eventos de recaudación de fondos y a planificar campañas sostenibles para futuros eventos. Si el VAD aumenta, es señal de que la creación de relaciones está dando sus frutos.

Cosas a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento de la vida útil de los donantes y esfuércese por aumentarla con un compromiso constante.
• Aumentar la frecuencia media de las donaciones creando programas de donaciones mensuales.
• Los donantes de alto valor requieren la dedicación de su equipo de eventos.

c) Valor del donante a lo largo de su vida (VLD) - Comprender el impacto a largo plazo de cada donante.

Por qué es importante:
Detectar oportunidades para aumentar la frecuencia puede tener un gran impacto en los ingresos anuales, especialmente en el caso de donantes con una capacidad media de donación elevada.

Cosas a tener en cuenta:

• Utilice la recaudación de fondos entre iguales para aumentar la frecuencia de las donaciones entre los grandes actos benéficos.
• Envíe recordatorios relacionados con aniversarios de donantes o próximas campañas de recaudación de fondos.

4. Evaluar la captación de donantes y la rentabilidad para planificar mejor los actos

La definición de su evento de recaudación de fondos no sólo tiene que ver con cuánto recauda, sino también con la eficacia con la que atrae a nuevos colaboradores sin gastar más de la cuenta. Estas métricas garantizan que el proceso de planificación de eventos sea sostenible desde el punto de vista financiero y esté alineado con las métricas de recaudación de fondos de las organizaciones sin ánimo de lucro.

a) Número de donantes - Evalúe el alcance de su evento de recaudación de fondos

Realice un seguimiento tanto de los nuevos donantes como de los que regresan de eventos anteriores.

Por qué es importante:
Una creciente base de donantes significa que el patrocinio de su evento y los materiales promocionales están llegando a su público objetivo y aumentando la concienciación de forma eficaz.

Cosas a tener en cuenta:

• Combine los esfuerzos de captación con los de retención: la pérdida de donantes puede anular los beneficios.
• Registre las fuentes de captación (por ejemplo, patrocinadores corporativos, redes sociales, difusión directa) para saber dónde invertir en su próximo evento de recaudación de fondos.

b) Costes de captación de donantes: asegúrese de que las métricas de captación de fondos de su organización sin ánimo de lucro muestren el retorno de la inversión

Fórmula:

Por qué es importante:
Si el coste de adquisición es superior al importe medio de los donativos de su organización sin ánimo de lucro, es posible que necesite una estrategia de gestión de eventos más rentable.

Cosas a tener en cuenta:

• Compare los costes de adquisición de eventos complejos para encontrar el formato más eficaz.
• Utilice las donaciones en especie para compensar los gastos y reducir los costes de adquisición.

Sugerencias de herramientas para el seguimiento tanto de la adquisición como de los costes:

• Google Sheets / Excel - Para cálculos manuales rápidos.
• Qgiv - Realiza un seguimiento de la tasa de participación en la recaudación de fondos, las fuentes de adquisición y la tasa de crecimiento de donantes.
• Funraise - Integra métricas de eventos con campañas digitales para optimizar la adquisición.

5. Evaluar la participación en el acto y su repercusión en la comunidad (Definir el acto de recaudación de fondos en la práctica)

a) Tasa de participación en la recaudación de fondos - Medir el compromiso más allá de la asistencia

Cosas a tener en cuenta:

• Incluya tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales en el recuento total.
• Considere la posibilidad de hacer un seguimiento de los donantes primerizos por separado de los donantes activos, ya que representan nuevas oportunidades de crecimiento.
• Segmente los datos por tipo de donante (particulares, grupos de empresas, invitados VIP) para obtener información más detallada.

Ejemplo:
Si donan 350 de los 500 asistentes:

(350500)×100=70% izquierda( \frac{350}{500} derecha) \frac=100 = 70\%(500350)×100=70%.

Esto significa que 7 de cada 10 asistentes hicieron una contribución, un resultado excelente.

b) Porcentaje de cumplimiento de promesas - Seguimiento de los compromisos frente a las donaciones reales

Por qué es importante:
La recaudación de fondos basada en promesas suele prometer cifras elevadas, pero la verdadera prueba es cuánto se recauda realmente. Esta métrica garantiza que estás evaluandorealizado fondos, no sólo compromisos.

Cosas a tener en cuenta:

• Haga un seguimiento puntual de los recordatorios de promesas; los retrasos reducen los índices de cumplimiento.
• Utilice comunicaciones personalizadas (llamadas, correos electrónicos de agradecimiento) para las grandes donaciones.
• Controle los plazos de cumplimiento: si las promesas no se reciben en 60 días, ajuste las expectativas futuras.

c) Participación de voluntarios y miembros de la Junta Directiva - Reforzar el apoyo interno a futuros eventos

Por qué es importante:
Una alta participación de voluntarios y una activa participación de la junta directiva demuestran el entusiasmo interno. Esto suele traducirse en mejores resultados de recaudación de fondos y una base de simpatizantes más comprometida.

Cosas a tener en cuenta:

• No registre sólo el número de empleados, sino también las horas aportadas, a las que se puede asignar un valor en dólares para informar del impacto.
• Compare la participación de los miembros del consejo año tras año para identificar tendencias.
• Utilice los datos sobre la participación de los voluntarios para reforzar la captación de nuevos voluntarios.próximo evento.

Fórmula para valorar las horas de voluntariado:

Valor del voluntario=Total de horas aportadas×Tasa horaria estándar {text{Valor del voluntario} = \text{Total de horas aportadas} \text{Tasa horaria estándar} Valor del voluntario=Total de horas aportadas×Tasa horaria estándar \Valor del voluntario=Total de horas aportadas×Tasa horaria estándar

(Utiliza el salario medio por hora de tu localidad o la tasa nacional de valor del voluntariado en EE.UU., por ejemplo, 31,80 $/hora en 2025).

6. Medir los resultados del patrocinio y la asociación para mejorar las negociaciones futuras

El éxito de su acto benéfico depende también en gran medida de su capacidad para atraer y retener patrocinadores, tanto en términos de apoyo financiero como de visibilidad en la comunidad.

a) Valor del patrocinio del acontecimiento - Contribuciones totales en metálico y en especie

Por qué es importante:
Esto le da una imagen completa de las contribuciones de los patrocinadores, no sólo el dinero en su banco, sino también los bienes, servicios o cobertura mediática que ahorraron gastos a su organización sin ánimo de lucro.

Cosas a tener en cuenta:

• Asignar un valor justo de mercado a las donaciones en especie (por ejemplo, catering, lugar de celebración, publicidad).
• Compare los totales de patrocinio con el presupuesto de su evento para ver qué porcentaje se cubrió.
• Haga un seguimiento del sector y el tipo de patrocinador para identificar a los sectores más comprometidos con su causa.

b) Grandes donaciones aseguradas: identifique donantes de gran impacto para su próximo acto de recaudación de fondos

Por qué es importante:
Las grandes donaciones (donativos de particulares, empresas o fundaciones) suelen constituir la mayor parte de los fondos recaudados. Su seguimiento le ayudará a adaptar sus estrategias de gestión y divulgación.

Cosas a tener en cuenta:

• Define "donación importante" en función del tamaño de tu organización sin ánimo de lucro (para algunas, puede ser 1.000 $; para otras, 50.000 $).
• No te limites a registrar la cantidad, sino también la fuente de adquisición del donante: ¿cómo se enteraron de tu existencia?
• Mantener notas detalladas de CRM para futuros cultivos.

Herramientas recomendadas:

• SponsorPitch - Identifique y gestione posibles socios corporativos.
• Etiquetas CRM: utilice etiquetas personalizadas para realizar un seguimiento de las relaciones con los patrocinadores, la probabilidad de renovación y el nivel de compromiso.

7.Supervisar el rendimiento del marketing y la divulgación para impulsar los resultados de la planificación de eventos

El éxito de su evento no depende sólo del dinero recaudado.también está en la notoriedad y el alcance que adquiere su causa.

a) Alcance y participación en las redes sociales: vea hasta dónde llega su mensaje

Por qué es importante:
Un gran alcance es estupendo, peroel compromiso muestra un interés activo. Si las publicaciones de tus eventos se comparten, se comentan y se hace clic en ellas, significa que tu mensaje está resonando.

Cosas a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento por separado del alcance de pago y del alcance orgánico.
• Compare los tipos de contenido -vídeos, imágenes, infografías- para ver qué genera más acción.
• Utilice hashtags y fomente el etiquetado para una mayor visibilidad.

b) Tasa de conversión del correo electrónico - Seguimiento de cómo el correo electrónico impulsa las donaciones y los registros

Por qué es importante:
El correo electrónico es una de las formas más directas de llegar a los simpatizantes. Esta métrica muestra la eficacia de sus campañas para conseguir donaciones, registros o inscripciones de voluntarios.

Cosas a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento por separado de las invitaciones a eventos y de las campañas de agradecimiento posteriores.
• UtilicePruebas A/B para optimizar las líneas de asunto y los CTA.
• Segmente las listas para personalizar los llamamientos a los donantes activos frente a los potenciales.

c) Impacto de la recaudación de fondos entre iguales: aprovechar las redes de simpatizantes para obtener más donaciones

Por qué es importante:
Cuando los colaboradores recaudan fondos a través de sus propias redes, se accede a un público al que nunca se llegaría de otro modo.

Cosas a tener en cuenta:

• Realice un seguimiento del número de recaudaciones activas, el total recaudado y la media por recaudación.
• Reconozca públicamente a los mejores recaudadores de fondos para fomentar su participación en el futuro.
• Proporcionar herramientas de marca para facilitar la recaudación de fondos a los participantes.

Herramientas recomendadas:

• HubSpot - Realice un seguimiento de los clientes potenciales de la campaña desde los canales de marketing.
• Mailchimp - Mide el rendimiento del correo electrónico.
• Meta Business Suite - Supervisa la participación en Facebook e Instagram.

8. Las mejores herramientas para el seguimiento y análisis de las métricas de captación de fondos sin ánimo de lucro

A continuación se indican algunosPlataformas de gestión de eventos que pueden ayudarle a mejorar su posicionamiento.Azavista - Gestión integral de eventos e informes para organizaciones sin ánimo de lucro.

Herramientas de análisis e informes

• Google Analytics - Realice un seguimiento de las conversiones del sitio web y de la página de donativos.
• Tableau / Power BI - Convierta datos sin procesar en información visual y práctica.

CRM y bases de datos de donantes

• Salesforce Nonprofit Cloud: gestión de donantes a nivel empresarial.
• Neon One - Seguimiento del tamaño medio de los regalos y de la capacidad de donación.

9. Convierta sus datos de recaudación de fondos en mejoras prácticas para su próximo evento de recaudación de fondos

Una vez que haya realizado un seguimiento de todas las métricas de su evento benéfico, el valor real viene de aplicar esos conocimientos para hacer que su evento sea un éxito.siguiente evento mejor.

Ejemplos:

• Si el importe medio de las donaciones es bajo → Lanzar campañas específicas para aumentar la capacidad de donación entre los donantes de nivel medio.
• Si la tasa de retención de donantes está cayendo → Refuerce los seguimientos personalizados y los programas de reconocimiento.
• Si los patrocinadores corporativos no renovaron → Revise sus paquetes de patrocinio y beneficios para hacerlos más atractivos.

Mentalidad clave:
El éxito de su evento no es un hecho aislado, sino que forma parte de un ciclo de mejora continua en el quelos datos de cada año alimentan eventos más inteligentes e impactantes.

Conclusión: Utilice las métricas para reforzar cada acto de recaudación de fondos

Medir el éxito de un acto benéfico va mucho más allá de contar dólares: se trata de comprender el comportamiento de los donantes, optimizar los recursos y establecer relaciones duraderas.

Al centrarse en las métricas de recaudación de fondos sin ánimo de lucro, como la tasa de retención de donantes, el tamaño medio de las donaciones y la tasa de participación en la recaudación de fondos, y al aprovechar la plataforma de gestión de eventos adecuada, puede asegurarse de que cada evento de recaudación de fondos no sólo cumpla sus objetivos de recaudación de fondos, sino que también refuerce el impacto a largo plazo de su organización.

UtiliceAzavista para simplificar la gestión de sus eventos