Introducción: UstedPuede Planificar con éxito un acto de recaudación de fondos sin un equipo

Organizar un evento de recaudación de fondos sin ánimo de lucro en solitario puede resultar abrumador, pero es totalmente factible con una planificación estratégica, las herramientas adecuadas y un enfoque paso a paso. Tanto si trabajas con recursos limitados, como si no cuentas con un equipo formal para el evento o simplemente tomas las riendas en solitario, esta guía te guiará a través de los pasos clave para planificar, promover y ejecutar un evento benéfico de éxito que genere concienciación y más dinero para tu causa.

Desde la elaboración de un presupuesto detallado y la obtención de patrocinadores para el evento hasta la gestión de la coordinación de voluntarios y la difusión por correo electrónico, trataremos todo lo que necesita para planificar eficazmente un evento de recaudación de fondos, incluso si es la primera vez que lo hace.

1. Defina su objetivo y propósito de recaudación de fondos para orientar todas las decisiones de planificación del evento.

Antes de empezar a planificar, tenga muy claros sus objetivos de recaudación de fondos. ¿Su objetivo principal es sensibilizar a la opinión pública, recaudar dinero o atraer a nuevos colaboradores? Muchas organizaciones sin ánimo de lucro pierden el norte por intentar hacer demasiadas cosas. Tu propósito debe guiar todas las decisiones que tomes, desde el tema del evento hasta las tácticas de difusión.

Medidas de actuación:

• Definir qué se entiende por éxito (por ejemplo, recaudar 5.000 euros, conseguir 200 asistentes al acto, atraer a 3 empresas patrocinadoras).
• Aclare su mensaje: ¿Por qué deberían preocuparse los donantes potenciales?
• Personalice su causa: Utiliza la narración de historias para conectar con tu público objetivo
• Identifique las ideas de eventos más atractivas que entusiasmarán a su público objetivo y le ayudarán a recaudar el máximo dinero posible dentro de sus posibilidades.

Herramientas: Google Docs (para planificar), Trello o Notion (para organizar tareas importantes)

2. Elija el formato y las ideas que mejor se adapten a su público y capacidad

No todos los actos sin ánimo de lucro requieren un salón de baile y mesas de banquete. Elige un formato que se ajuste a tu capacidad, presupuesto y público. Los eventos virtuales, los formatos híbridos o las reuniones comunitarias pueden ser tan impactantes como las cenas de gala, especialmente para los organizadores en solitario.

Formatos populares para solistas:

• Subasta en línea o noche de trivia
• Maratón o carrera popular con participación descentralizada
• "Cena de recaudación de fondos" organizada en su casa o en un espacio comunitario
• Seminarios web educativos en los que intervendrá un invitado especial

Consejos: Tenga en cuenta las preferencias de sus donantes objetivo, sus conocimientos tecnológicos (especialmente en el caso de los donantes de más edad) y la disponibilidad de su comunidad local.

3. Elabore un presupuesto sólido para maximizar el impacto y minimizar el estrés

Elaborar un presupuesto detallado es imprescindible, sobre todo cuando se planifica en solitario. Te ayudará a asignar fondos, evitar sorpresas de última hora y controlar cuánto dinero gastas en comparación con lo que recaudas.

Incluir:

• Costes del local o plataforma
• Material de marketing (digital + impreso)
• Catering o refrescos (si es en persona)
• Seguro de responsabilidad civil y licencias
• Honorarios de oradores invitados o espectáculos
• Tecnología para eventos (Zoom, plataformas de donación, micrófonos, etc.)

Herramientas: Google Sheets, Airtable o plantillas de presupuestos

Consejo profesional:Investiga datos históricos de eventos similares (dentro de tu organización sin ánimo de lucro o de otras organizaciones) para establecer una referencia.presupuesto del evento.

4. Desglose el proceso de planificación en tareas y plazos manejables

La organización en solitario requiere una gran disciplina en el proceso de planificación. Elabore un calendario completo del evento que incluya todos los detalles importantes, desde la difusión inicial hasta las subastas silenciosas, el seguimiento de las donaciones y los recordatorios para los voluntarios.

Su línea de tiempo debe incluir:

• Fechas de vencimiento de las principales tareas (por ejemplo, reservar el local antes del 1 de septiembre, lanzar la venta de entradas antes del 1 de octubre).
• Recordatorios de acciones promocionales (por ejemplo, 3 campañas de correo electrónico, 2 campañas de participación en redes sociales).
• Planes de montaje y desmontaje
• Días de margen para imprevistos

Herramientas: Asana, Trello o Notion con listas de tareas codificadas por colores

Ejemplo de lista de control:

• Conseguir patrocinadores
• Definir los niveles y el precio de las entradas
• Subir RSVP oinscripción al evento formulario
• Confirmar las necesidades de coordinación de los voluntarios
• Finalizar las subastas silenciosas y la logística de los premios
• Compartir contenidos con las empresas locales para generar interés.

5. Conseguir patrocinadores de eventos y miembros de la Junta Directiva de forma mutuamente beneficiosa

Incluso los organizadores de eventos en solitario pueden atraer a patrocinadores importantes ofreciendo ventajas como la colocación de logotipos, la posibilidad de dar charlas o la exposición de materiales de marketing.

Pasos para conseguir patrocinadores:

• Utiliza primero tu red personal
• Crear paquetes de patrocinio sencillos a distintos precios
• Destacar la visibilidad del patrocinador (redes sociales, pancartas, gritos del presentador).
• Destaque la misión de su organización sin ánimo de lucro y cómo el apoyo del patrocinador le ayudará a recaudar más fondos.

Consejo profesional: Indica cuántos asistentes esperas y a qué tipo de público te diriges(por ejemplo, profesionales locales, familias, representantes de empresas) a los que pueden llegar.

6. Elija herramientas que le ayuden a aceptar donaciones y vender entradas con facilidad

Utilice una plataforma que facilite la aceptación de donaciones y la venta de entradas en línea. Y más aún si ofrece integración con herramientas de correo electrónico, CRM y redes sociales.

Características principales:

• Facilidad de uso para móviles
• Recibos automáticos y resúmenes de donativos
• Opciones de recaudación de fondos entre iguales
• Livestream o híbrido si es necesario

Herramientas populares: Givebutter, Zeffy, Donorbox o el CRM existente de tu organización sin ánimo de lucro.

Consejo: Habilite las donaciones recurrentes y añada una venta adicional de donativos después de la página de compra de entradas para recaudar más fondos.

7. Promocione su evento de recaudación de fondos con estrategias inteligentes que ahorran tiempo

No necesita una agencia, sólo un sistema inteligente. Céntrese en los canales en los que sus donantes objetivo ya pasan tiempo.

Canales de promoción:

• Campaña en las redes sociales: Crea 3-4 semanas de contenido por adelantado utilizando Canva
• Difusión por correo electrónico: Utiliza Mailchimp o Brevo para enviar invitaciones, actualizaciones y recordatorios segmentados.
• Medios de comunicación tradicionales: Radio local, boletines comunitarios o carteles en zonas muy transitadas.
• Llamadas telefónicas o mensajes de WhatsApp a los simpatizantes leales y antiguos donantes
• Colaboraciones con empresas y comercios locales
• Exposición de carteles en centros comunitarios o bibliotecas locales

Crear urgencia con:

• Precios anticipados o niveles limitados de entradas
• Regalos exclusivos para las 20 primeras inscripciones
• Participaciones exclusivas en sorteos o créditos de bonificación en subastas silenciosas por inscripción anticipada

Consejo profesional: Programar 1 hora/día para gestionar la promoción. Utiliza plantillas, autoprogramadores y reutiliza contenidos para mantenerte organizado.

8. Prepare cada detalle del evento para una ejecución perfecta el día del evento

Una vez planificados todos los detalles del evento, querrá repasar cada aspecto como si fuera una lista de comprobación.

Lo esencial:

• Comprobación de la configuración del lugar y la tecnología
• Imprima o prepare el material del evento (insignias, carteles, kits de bienvenida)
• Preparación para el check-in (lista de invitados digital o impresa)
• Guarde una copia de seguridad impresa del calendario del evento y de las tareas importantes

Consejo: Pida a un amigo o a un miembro del consejo que esté "de guardia" en caso de emergencia. Incluso un poco de apoyo puede no tener precio.

9. Seguimiento de los donantes y control de cada dólar recaudado

La verdadera magia de la recaudación de fondos sin ánimo de lucro tiene lugar después del acto. Da las gracias a tus donantes, recapitula tu impacto y prepárate para tu próximo acto benéfico.

Pasos:

• Envíe un correo electrónico de agradecimiento con un resumen de los fondos recaudados y fotos
• Ofrezca recursos adicionales o actualizaciones sobre su causa
• Solicite su opinión a través de un breve formulario
• Etiquetar a los asistentes en las publicaciones de recapitulación en las redes sociales
• Compartir cómo sus contribuciones han marcado la diferencia
• No olvide recopilar testimonios o vídeos breves con las reacciones de los asistentes, que generarán entusiasmo y credibilidad para su próximo evento y le ayudarán a perfeccionar su sólido plan para futuras iniciativas.

Métricas de seguimiento:

• Venta de entradas frente a asistencia
• Más donaciones de donantes nuevos frente a donantes antiguos
• Participación en las redes sociales
• Total de fondos recaudados frente al presupuesto del evento
• Número de donantes nuevos frente a donantes antiguos
• Inscripciones o interés generado para su próximo evento

Consejo profesional: Utilice estos datos para su próximo ciclo de planificación de eventos de recaudación de fondos.

10. Elabore un plan de contingencia para hacer frente a las sorpresas del día del evento

Incluso la recaudación de fondos más organizadaLa planificación de un evento puede encontrarse con obstáculos: mal tiempo, problemas técnicos, ausencias o cancelaciones de última hora.. Contar con un plan de contingencia claro garantiza que su evento de recaudación de fondos se mantenga en marcha, mantenga el impulso y siga alcanzando sus objetivos de recaudación de fondos.

Qué incluir en su plan de contingencia:

• Lugar de reunión de reserva o pivote virtual: Si el lugar de reunión presencial queda inutilizado, disponga de una opción virtual o una ubicación de reserva.
• Voluntarios adicionales o contactos de apoyo: Identifica a una o dos personas de apoyo (por ejemplo, miembros de la junta directiva, amigos o familiares) que puedan intervenir en caso necesario.
• Materiales impresos y listas de comprobación: Lleva siempre copias impresas de los materiales esenciales para la planificación del evento, como las tareas específicas y los pasos indicados para los distintos miembros del personal, por si falla tu dispositivo.
• Lista de contactos de emergencia: Incluya al personal del lugar de celebración, el servicio de catering, los técnicos audiovisuales y el soporte de la plataforma (para eventos virtuales).
• Planes meteorológicos: Para actos al aire libre, prepara tiendas de campaña, ponchos o una alternativa de interior.

Consejos para organizadores en solitario:

• Prepara una sencilla guía de "Qué pasaría si..." con los posibles problemas y tu respuesta.
• Utilice listas de control codificadas por colores para los materiales del evento (por ejemplo, rojo = crítico, amarillo = opcional).
• Programe una pausa de 15 minutos antes de los momentos clave (como el cierre de la subasta silenciosa o el inicio del discurso).

Consejo profesional: Añade una partida de imprevistos al presupuesto del evento (5-10%) para gastos imprevistos, como suministros adicionales, transporte o ampliación del horario del local.

Si se prepara para lo inesperado, no sólo protegerá los fondos recaudados y la experiencia de los donantes, sino que también generará confianza para su próximo evento.

Reflexiones finales: Con un plan sólido y las herramientas adecuadas, usted solo puede organizar un potente evento de recaudación de fondos.

Incluso sin un equipo completo, puede organizar un evento de éxito que recaude dinero, atraiga a posibles donantes y genere un impacto real para su organización sin ánimo de lucro. Con una planificación cuidadosa, la gestión de las tareas y el compromiso con su causa, su próximo evento benéfico puede superar las expectativas.

Muchas organizaciones sin ánimo de lucro empiezan con una persona apasionada. Usted tiene las herramientas y la hoja de ruta. Ahora convierta su visión en solitario en un evento de recaudación de fondos de éxito que todo el mundo recuerde.

¿Quieres una manera más fácil degestionar la inscripción, la venta de entradas, las donaciones y el seguimiento de los patrocinadores en una sola plataforma? Pruebe para agilizar la planificación de eventos sin ánimo de lucro.