Introducción:

Los actos benéficos prosperan no sólo gracias a la pasión y el propósito, sino también a una potente promoción. Ya se trate de una cena de gala, de una recaudación de fondos para un colegio o de un maratón a pie, el éxito de su evento depende de lo bien que lo promocione. En un panorama saturado de organizaciones sin ánimo de lucro, incluso las causas más nobles pueden pasar desapercibidas sin la estrategia adecuada.

Esta guía le ofrece un plan de marketing de eventos benéficos creativo, paso a paso, para impulsar la concienciación, la asistencia y, en última instancia, las donaciones. Desde ideas innovadoras hasta consejos prácticos de ejecución, vamos a desglosar todo lo que necesita para comercializar su evento como un profesional.

I. Establezca objetivos claros para orientar su estrategia de recaudación de fondos

Todo evento sin ánimo de lucro de éxito, ya sea una cena de gala, una recaudación de fondos entre iguales o un evento virtual híbrido, comienza con unos objetivos claramente definidos y medibles. Pero no basta con objetivos vagos como "sensibilizar" o "conseguir que la gente asista". Necesitas objetivos de recaudación de fondos que sean rastreables, específicos y vinculados a la misión de tu organización sin ánimo de lucro.

1. Cómo utilizar los objetivos SMART en la planificación de eventos sin ánimo de lucro

Los objetivos SMART sirven de brújula para toda su estrategia de marketing:

• Específico - ¿Qué quiere conseguir exactamente? (por ejemplo, "Recaudar ₹500.000 para financiar 100 becas para estudiantes").
• Mensurable: ¿puede hacer un seguimiento del progreso con cifras concretas? (por ejemplo, inscripciones, donaciones, acciones en redes sociales)
• Alcanzables - ¿Son realistas sus objetivos teniendo en cuenta el presupuesto, el equipo y el formato del acto?
• Pertinentes: ¿respaldan estos objetivos la misión general de la organización sin ánimo de lucro?
• De duración determinada: ¿cuál es el plazo exacto para alcanzarlos?

2. Alinee los objetivos con su equipo de eventos e hitos rastreables:

• Divida los grandes objetivos en puntos de referencia escalonados (por ejemplo, 25% del objetivo alcanzado = lanzamiento de una nueva campaña de prueba social).
• Alinee cada objetivo con los propietarios específicos del equipo (por ejemplo, conversiones de correo electrónico seguidas por el líder digital, patrocinios por miembros de la junta).

3. Herramientas útiles para gestionar los objetivos y realizar un seguimiento de los progresos:

• Google Sheets o Airtable: Utiliza plantillas para hacer un seguimiento de las donaciones, las inscripciones y el alcance de la campaña.
• Google Analytics + Meta Pixel: Medir el tráfico web desde los canales de marketing
• Software de gestión de eventos (comoAzavista): Establecer y realizar un seguimiento de los hitos dentro de la plataforma
• Cuadros de mando de KPI mediante Notion o Databox

II. Conozca a su público para personalizar cada punto de contacto de marketing

La planificación de eventos sin ánimo de lucro no consiste en transmitir un único mensaje a todo el mundo. Se trata de dirigirse a públicos diferentes con acciones de marketing adaptadas a sus motivaciones y comportamientos.

1. Segmentos clave de donantes a los que debe dirigirse su próximo acto de captación de fondos

Donantes anteriores - Ya alineados con su misión. Ofrezca un compromiso más profundo y muestre el progreso de los esfuerzos de recaudación de fondos anteriores.

• Lo que les importa: Informes de impacto, transparencia, reconocimiento de donantes
• Los mejores canales: Campañas de correo electrónico, publicidad directa, LinkedIn

Miembros de la comunidad local - Perfecto para eventos presenciales o híbridos

• Lo que les importa: Creación de comunidades, visibilidad, experiencias para toda la familia
• Los mejores canales: Carteles, grupos de WhatsApp, prensa local, tablones de anuncios de la comunidad.2. Patrocinadores corporativos - Interesados en la visibilidad y la alineación con organizaciones benéficas.
• Lo que les importa: Exposición de la marca, responsabilidad social de la empresa (RSE), ventajas fiscales
• Los mejores canales: Presentaciones personalizadas, paquetes de patrocinio, presentaciones de eventos

Medios de comunicación y personas influyentes: esenciales para dar a conocer y ampliar el alcance.

• Lo que les importa: Ángulos nuevos, historias de interés humano, prueba social
• Los mejores canales: Comunicados de prensa, Instagram reels, kits para influencers

Voluntarios y defensores - Apasionados y deseosos de correr la voz

• Lo que les importa: Sentido de finalidad, funciones claras, reconocimiento
• Los mejores canales: Plataformas de voluntariado, grupos de Facebook, actualizaciones por SMS

2. Cómo elaborar mensajes que resuenen entre donantes, voluntarios y empresas patrocinadoras:

• Utiliza Miro o Canva para trazar el perfil de tu público: incluye sus puntos débiles, sus canales de comunicación favoritos y los factores que desencadenan las llamadas a la acción.
• Cree listas de correo electrónico segmentadas y adapte cada una de ellas a un embudo de mensajes a medida.
• Elabore materiales de marketing (carteles, folletos, correos electrónicos) con un tono y unos elementos visuales acordes con cada segmento.
• Cree páginas de destino de registro de eventos únicas para voluntarios, donantes y patrocinadores con mensajes y CTA personalizados.

3. Recursos para crear perfiles de donantes y dirigirse a ellos con eficacia:

• CRM (por ejemplo, HubSpot, Zoho o Bloomerang) para gestionar segmentos de audiencia y realizar un seguimiento de la participación en eventos anteriores
• Herramientas de marketing por correo electrónico (por ejemplo, Mailchimp, Brevo) para una segmentación y automatización inteligentes.
• Herramientas de encuesta (Typeform, Google Forms) para la recopilación de intereses antes o después del evento
• Plataforma de gestión de eventos asignar flujos de trabajo de acceso y mensajería a diferentes tipos de audiencia

Comprender a su público significa que puede asignar su presupuesto de marketing y los esfuerzos de su equipo de forma más eficaz, lo que se traduce en un evento sin ánimo de lucro más exitoso, un mayor compromiso y relaciones más sólidas a largo plazo para futuros eventos.

III. Ideas únicas de marketing de eventos benéficos que impulsan la acción

En el ruidoso mundo digital, su acto benéfico necesita algo más que carteles y comunicados de prensa. Estas ideas novedosas y atractivas ayudan a las organizaciones sin ánimo de lucro a destacar, fidelizar a sus donantes, recaudar más dinero y fomentar la participación real en su próximo evento, ya sea virtual, híbrido o de otro tipo.en persona.

Vayamos más allá de lo básico.

1. Crear expectación con una cuenta atrás virtual antes del día del evento

Objetivo: Crear expectación y compromiso diario antes del día del evento.

Qué es:
Una cuenta atrás digital diaria que se comparte en la página de registro del evento, las redes sociales y los boletines de noticias por correo electrónico. Pero en lugar de una simple cuenta atrás numérica, hazla interactiva.

Consejos de ejecución:

• Crea un momento de "desbloqueo" diario: por ejemplo,
  • Día 7: "Conozca a nuestro orador principal"
  • Día 4: "Donante destacado - Conozca a Rajesh, un niño de 12 años afectado por su generosidad"
  • Día 1: "Revelación del objeto de la subasta sorpresa"
• Utiliza los destacados de Instagram Story para preservar la cuenta atrás para los rezagados
• Añada el widget de cuenta atrás a su página de inicio y al micrositio del evento

Recursos necesarios:

• Widget de cuenta atrás de Elfsight o Wix
• Plantillas de Canva Story para crear contenido visual
• Google Drive o Notion para programar previamente las revelaciones
• Implicar a los miembros clave del equipo en la gestión de las cargas diarias

Consejo profesional: Pide a los asistentes al evento que "voten" a través de Stories sobre cuál debería ser la revelación de mañana: esto fomenta la participación y difunde el mensaje a través de encuestas.

2. Dejar que los asistentes dirijan: Los retos de la recaudación de fondos entre iguales para un compromiso más profundo

Objetivo: Convertir a los asistentes en recaudadores de fondos activos.

Qué es:
Una iniciativa de recaudación de fondos entre iguales en la que los participantes crean miniobjetivos bajo el paraguas de tu campaña; por ejemplo, "Si recaudo ₹10.000, me pondré un disfraz tonto el día del evento".

Consejos de ejecución:

• Lanzar una página de destino con su marca utilizando JustGiving, Donorbox o Givebutter
• Ofrezca una "Caja de herramientas para recaudar fondos" que incluya:
  • Ejemplos de pies de foto
  • Posts prediseñados para Instagram/Facebook
  • Insignias digitales de logros
• Animar a los equipos del lugar de trabajo, grupos escolares o clubes locales a "competir" entre sí (ángulo de gamificación).

Recursos necesarios:

• Plataforma P2P
• Voluntario o miembro del equipo del evento para aprobar/supervisar los envíos
• Plantillas de Canva para gráficos de recaudación de fondos
• Material de marketing para promocionar a través de correo electrónico, SMS y personas influyentes

Consejo profesional: Deja que cada recaudador de fondos escriba "Por qué recaudo dinero" con su propia voz. Las historias son más poderosas que los números en el sector no lucrativo.

3. Visualice las donaciones: utilice un termómetro de donaciones en directo para impulsar el impulso

Objetivo: hacer que los progresos sean visibles y emocionantes en tiempo real.

Qué es:
Un rastreador visual de recaudación de fondos que se actualiza públicamente, mostrando a los donantes lo cerca que está la organización de sus objetivos de recaudación.

Consejos de ejecución:

• Añada actualizaciones dinámicas en la página de registro del evento, en la página de inicio y durante el evento presencial en pantallas de gran tamaño.
• Haga que los umbrales de los hitos sean significativos:
  • 25% recaudado = Desbloquear el vídeo entre bastidores
  • 50% = Revelación sorpresa del invitado
  • 75% = Donación en especie del patrocinador corporativo
• Publique actualizaciones en las redes sociales con menciones a los donantes.

Recursos necesarios:

• Widget del termómetro de recaudación de fondos de EmbedSocial o Raisely
• Diseñador gráfico o usuario de Canva/Figma
• Software de gestión de eventos que integra el seguimiento de donaciones en directo
• Miembros clave del equipo para asignar gotas de recompensa

Consejo profesional: Si tu evento es híbrido, utiliza un termómetro dividido: uno para las donaciones digitales y otro para las contribuciones en persona para comparar.

4. Compartir historias reales: Lanza una serie en las redes sociales titulada "Por qué doy".

Objetivo: Humanizar su evento de recaudación de fondos a través de voces reales.

Qué es:
Una campaña gráfica o de vídeo de 2 semanas de duración en la que donantes, voluntarios y beneficiarios hablan de por qué participan en la misión de su organización sin ánimo de lucro.

Consejos de ejecución:

• Utiliza herramientas de vídeo aptas para móviles para grabar clips cortos de 30-60 segundos.
• Formule una serie de preguntas coherentes y emotivas:
  • "¿Qué significa para ti dar?"
  • "¿Cómo ha influido esta organización en su vida?".
• Comparta a través de múltiples canales de comunicación:
  • Instagram Reels
  • Vídeos de LinkedIn (para mayor credibilidad profesional)
  • Estados compartidos de WhatsApp para un alcance localizado

Recursos necesarios:

• Cámara básica de smartphone + micrófono de pinza
• Aplicaciones de edición gratuitas como CapCut o InShot
• Formularios de consentimiento (especialmente para menores/beneficiarios)
• Estrategia de hashtag (por ejemplo, #WhyIGive + hashtag del evento)

Consejo profesional: Conviértelo en un "reto" y pide a los demás que publiquen su propia historia #WhyIGive y etiqueten a tres amigos.

5. Amplíe su alcance con influyentes locales y patrocinadores corporativos

Objetivo: Llegar a nuevos grupos de donantes a bajo coste.

En qué consiste:
En lugar de derrochar en una celebridad, activa 5-10 micro-influencers (1k-10k seguidores) que se alineen con tu causa.

Consejos de ejecución:

• Buscar en plataformas como Collabstr o Heepsy
• Objetivo por nicho de interés: educación, bienestar animal, sostenibilidad, etc.
• Ofrécelos:
  • Acceso gratuito al evento
  • Gritos en su página
  • Pequeños regalos en especie o donación benéfica en su nombre
• Prepare un kit de marca que incluya:
  • Directrices visuales
  • Leyendas sugeridas
  • Hashtags del día del evento
  • Qué hacer y qué no hacer con el logotipo

Recursos necesarios:

• Plataforma de descubrimiento de influyentes
• Correos electrónicos de divulgación con una CTA clara
• Kit de marca + plantilla de contrato (incluso para pro bono)
• Líder del equipo de eventos para coordinar horarios o apariciones

Consejo profesional:Pida a las personas influyentes que "entren en directo" durante su evento para conseguir participación en tiempo real.

6. Lanza una campaña de donaciones "Duplica tu impacto" con donaciones de contrapartida

Objetivo: Aumentar la urgencia y maximizar las donaciones mediante la equiparación por tiempo limitado.

Qué es: Crea una campaña de tiempo limitado -por lo general 24 o 48 horas- en la que las donaciones sean igualadas por un patrocinador corporativo o un donante importante. Esta estrategia es muy eficaz para eventos virtuales, renovaciones a mitad de campaña o el impulso final de donaciones.

Consejos de ejecución:

• Promover la campaña a través de múltiples canales de comunicación como:
  • Campañas por correo electrónico: Utiliza temporizadores de cuenta atrás y testimonios de eventos anteriores que hayan tenido éxito.
  • Campañas SMS: "Quedan 6 horas para duplicar tu donación. Ayúdanos a alcanzar el ₹5L antes de medianoche!".
  • Asistentes a eventos y voluntarios: Anímales a compartir sus progresos en tiempo real.
• Anuncie la campaña al principio y, a continuación, láncela a bombo y platillo en todos los canales de marketing.
• Compartir métricas de eventos en tiempo real (por ejemplo, cuántos donantes duplicaron su donación).

Recursos necesarios:

• Acuerdo de contrapartida o compromiso firmado de una empresa patrocinadora o donante importante
• Plataformas de correo electrónico como Mailchimp o ActiveCampaign con temporizadores visuales
• Herramientas de SMS como Twilio, SimpleTexting o Superfone
• Plataforma de gestión de eventos para incorporar rastreadores de donaciones en tiempo real

Consejo profesional: Combina esto con un termómetro de donaciones y una historia convincente ("Cada ₹500 ayuda a financiar las comidas de un niño durante un mes") para impulsar las conversiones.

7. Cree un botín digital con su marca que sus seguidores querrán compartir

Objetivo: convertir a sus seguidores en embajadores de la marca y ampliar su alcance.

Qué es: Ofrezca a sus donantes y asistentes a eventos un botín digital personalizado y compartible, desde marcos para redes sociales hasta pegatinas para perfiles y firmas de correo electrónico.

Consejos de ejecución:

• Ofrecer insignias digitales como:
  • "Donante orgulloso"
  • "Campeón de la caridad"
  • "¡He financiado una sonrisa!"
• Añada botones de compartir en la página de inscripción de su evento para que los donantes puedan compartir su insignia con un mensaje de agradecimiento.
• Crea marcos para las fotos de tu perfil de Facebook, plantillas para los banners de LinkedIn o fondos de Zoom personalizados para tu evento sin ánimo de lucro.

Recursos necesarios:

• Canva Pro o Adobe Express para gráficos
• Una página de destino personalizada o Linktree para alojar y distribuir el botín digital
• Material de marketing con instrucciones sobre cómo utilizarlo/compartirlo

Consejo profesional: Conviértalo en un concurso social: "La mejor foto de la insignia del donante gana acceso VIP gratuito al próximo evento".

8. Organizar actos previos sorpresa para dar a conocer el evento a nivel local y conseguir inscripciones tempranas.

Objetivo: Sensibilizar, implicar a las comunidades locales yprepromocione su próximo evento.

Qué es: Eventos previos breves y localizados que sirven de impulso para el evento principal de recaudación de fondos. Pueden celebrarse en colegios, centros comerciales, cafeterías, espacios de coworking o lugares asociados.

Consejos de ejecución:

• Asóciese con empresas locales (panaderías, librerías, gimnasios) para organizarlas conjuntamente.
• Crear un evento en una caja: incluye señalización de mesa, folletos con la marca, carteles con código QR y pequeños obsequios.
• Ideas de actividades:
  • Tatuajes de henna o pintura de caras gratis para los niños
  • Artista acústico o sesión de palabra hablada
  • Juego "Gira la ruleta" para ganar pequeños premios a cambio de donaciones con código QR
• Recoger nombres para la inscripción en el evento o la inscripción de voluntarios directamente in situ.

Recursos necesarios:

• Cartelería portátil, pancartas desplegables y artículos de marca
• Generadores de códigos QR,quioscos de facturación in situ para donaciones instantáneas o formularios de confirmación de asistencia
• Voluntarios o jefes de equipo formados para cada lugar
• Material para el evento, como folletos, tarjetas de visita y expositor de objetivos de recaudación de fondos

Consejo profesional: Recopile direcciones de correo electrónico durante la ventana emergente y segméntelas para una campaña de captación de clientes potenciales más adelante para promocionar el próximo evento de su organización sin ánimo de lucro.

IV. Calendario de marketing multicanal para promocionar eficazmente el evento

Un calendario de marketing eficaz se alinea con el proceso general de planificación del evento, ayudándole a desplegar campañas de marketing en las plataformas adecuadas, en el momento oportuno y con el mensaje adecuado. Coordinar los esfuerzos a través de múltiples canales no solo aumenta la visibilidad, sino que también garantiza la captación de voluntarios, el contacto con nuevos donantes y la obtención de patrocinios corporativos mucho antes del día del evento.

Qué lanzar 8 semanas antes del evento: Marca, formato del acto y sitio web

• Finalice los elementos de su marca, el tono de su mensaje yformato del acto (virtual, presencial o híbrido)
• Cree y publique su página del evento optimizada para los resultados de los motores de búsqueda (incluya palabras clave relacionadas con su causa)
• Poner en marcha campañas de contenidos en las redes sociales (por ejemplo, gráficos de cuenta atrás, vídeos de presentación).
• Comenzar el diseño y la producción de material promocional: pancartas, folletos, gráficos sociales

A 6 semanas vista: Campañas de correo electrónico, publicidad directa y contacto con personas influyentes

• Lanza tumarketing por correo electrónico listas de segmentos de series para antiguos asistentes, patrocinadores y nuevos clientes potenciales
• Ponerse en contacto con la prensa local, blogs sin ánimo de lucro y grupos comunitarios para conseguir cobertura gratuita o de bajo coste.
• Activar microinfluenciadores y embajadores para la promoción cruzada
• Si cumple los requisitos, solicite y configure su Subvención para publicidad de Google para publicar anuncios PPC orientados a términos de búsqueda clave.

A 4 semanas vista: Impulse la inscripción en eventos y genere expectación con concursos sociales

• Envíe avisos de confirmación de asistencia a los invitados no confirmados y ofrézcales ventajas por tiempo limitado (acceso VIP, menciones especiales).
• Organiza concursos sociales como: "¡Etiqueta a 3 amigos para tener la oportunidad de ganar merchandising exclusivo!".
• Distribuya folletos o carteles en escuelas, cafés locales y organizaciones asociadas.
• Empieza a publicar reportajes sobre los beneficiarios o las historias que hay detrás de la causa.

1 semana antes del evento: Anuncios de pago, envío de SMS y ensayos del equipo del evento

• Lanza tus anuncios de Google Display y Meta Ads (con audiencias de retargeting)
• Envíe recordatorios por SMS y solicite donativos finales con un lenguaje de urgencia (por ejemplo, "Quedan 24 horas para duplicar su donativo").
• Prepare y ensaye a su equipo o MC para una ejecución sin problemas
• Confirmar la logística para los voluntarios del evento, el catering, los ponentes o los anfitriones virtuales.

Seguimiento posterior al evento: Dar las gracias y mantener el impulso para la próxima campaña

• Agradecimiento público a donantes, voluntarios y patrocinadores en todos los canales de marketing.
• Comparta un vídeo profesional de resumen del evento y testimonios
• Revele el total final de la recaudación de fondos: considérelo una victoria compartida para la comunidad.
• Invite a los asistentes a inscribirse para recibir futuras actualizaciones o los anuncios de su próximo evento.
• Encuesta posterior al acto: recabe opiniones sobre lo que ha funcionado, cómo puede mejorar y el interés de los voluntarios.

Herramientas para gestionar su campaña en todos los canales (correo electrónico, anuncios, software de gestión de eventos)

• Google Calendar o Notion: para coordinar plazos interfuncionales y realizar un seguimiento de la propiedad de las tareas.
• Meta Ads Manager + Google Ads (o Google Ad Grant): para dirigir el tráfico y las conversiones desde los resultados de los motores de búsqueda.
• Plataforma de gestión de eventos: Como Azavista, para realizar un seguimiento de las confirmaciones de asistencia, las donaciones y las métricas de participación.
• Canva o Adobe Express: para crear materiales promocionales coherentes y acordes con la marca.

V. Métricas que demuestran si su evento de recaudación de fondos ha funcionado

Seguimiento de eventos no se trata sólo de obtener cifras, sino de entender qué ha funcionado para poder mejorar el proceso de planificación de futuros eventos y garantizar que su organización recaude fondos de forma más eficaz a lo largo del tiempo.

Realice un seguimiento de las métricas correctas del evento: Inscripciones, donaciones, participación

• Métricas de correo electrónico: Tasa de apertura, tasa de clics, tasa de bajas
• Métricas de redes sociales: Alcance, shares, saves, engagement por post
• Métricas de donación:
  • Índice de conversión por campaña o segmento de donantes
  • Tamaño medio de los regalos (por fuente: correo electrónico, redes sociales, correo directo)
• Métricas de eventos:
  • Total de confirmaciones de asistencia frente a asistencia real
  • Número de voluntarios reclutados
  • Total de fondos recaudados (respecto al objetivo inicial)
  • Coste por asistente o por dólar recaudado

Utilice estas herramientas para supervisar las conversiones y optimizar el marketing (Google Analytics, Meta, correo electrónico y CRM):

• Google Analytics + etiquetado UTM: Rastrea cómo los usuarios se mueven desde tus campañas de marketing a tu página de donaciones o eventos.
• Meta Business Suite: Analiza el rendimiento de los anuncios sociales y las publicaciones orgánicas
• Plataformas de correo electrónico: Informes de Brevo, Mailchimp o ActiveCampaign
• Plataformas CRM/Donantes: Seguimiento del valor vitalicio, la frecuencia de las donaciones y las tendencias de las donaciones.

Consejo profesional: Alinee la cadencia de sus informes con el proceso de planificación de su evento: realice un pulso semanal de las métricas en las 8 semanas previas, comprobaciones diarias en la última semana y un post-mortem completo en los 7 días posteriores al día del evento.

Utilizandodatos para reflexionar, ajustar y ampliar sus esfuerzosayudará a su organización a recaudar fondos de forma más eficaz y creará un plan sólido para el éxito de su próximo evento.

VI. Reflexiones finales: Promocione su evento de recaudación de fondos como si su causa dependiera de ello

Organizar con éxito un acto benéfico va más allá de discursos inspiradores o hermosos espacios. Se trata de crear un motor de marketing que impulse la concienciación, la acción y la conexión a largo plazo. Cuando se elabora el plan adecuado, no solo se promueve una recaudación de fondos, sino que se moviliza un movimiento.

Las estrategias anteriores le ayudarán no sólo a organizar actos con mayor participación y donaciones, sino también a reforzar su capacidad para comunicar la misión de su organización sin ánimo de lucro y a dirigirla con eficacia a largo plazo.

Tanto si recauda fondos para la educación, la sanidad o el cambio social, una estrategia de marketing bien pensada puede amplificar su mensaje y hacer que su evento pase de ordinario a inolvidable. Y lo que es más importante, posiciona sus esfuerzos como parte de una historia más amplia, una historia que da forma al éxito de su organización mucho más allá de un solo día.