La próxima frontera: 11 tendencias emergentes en el registro in situ de eventos

En el panorama en constante evolución de la planificación y gestión de eventos, el proceso de registro in situ es un punto crucial en el que convergen la eficacia, la seguridad y el compromiso. En este artículo analizaremos las interesantes tendencias que se esperan en el check-in in situ. Estas tendencias prometen revolucionar la forma en que los asistentes experimentan los eventos, combinando tecnología, sostenibilidad y servicio personalizado para lograr un viaje perfecto y memorable.

Éstas son las 11 tendencias más importantes que deben aplicarse en el registro in situ de eventos

1. Registro de huéspedes sin contacto con escaneado QR, NFC y aplicaciones móviles

La pandemia del COVID-19 ha acelerado la adopción de tecnologías sin contacto en diversas industrias, y el sector de los eventos no es una excepción. Los métodos de facturación sin contacto, como el escaneado de códigos QR, la tecnología NFC (Near Field Communication) y las aplicaciones móviles, son cada vez más frecuentes. Los asistentes pueden simplemente escanear sus entradas o tarjetas digitales para registrarse, reduciendo el contacto físico y los tiempos de espera.

2. Autenticación biométrica para una seguridad avanzada

Los métodos de autenticación biométrica, como el reconocimiento facial y el escaneado de huellas dactilares, están ganando terreno en los procesos de facturación de eventos. Estas tecnologías ofrecen una forma rápida y segura de verificar la identidad de un asistente, haciendo que el proceso de registro sea más eficiente y reduciendo el riesgo de fraude. Además, el registro biométrico proporciona a los asistentes una experiencia futurista y memorable.

3. Gestión predictiva de colas durante la facturación de eventos

Uno de los aspectos más frustrantes del registro en un evento in situ es esperar largas colas. La gestión predictiva de colas, basada en inteligencia artificial y datos en tiempo real, optimiza los procesos de registro. Los asistentes reciben notificaciones sobre las horas óptimas de llegada, lo que reduce significativamente los tiempos de espera y garantiza una entrada más fluida.

4. El auge de los quioscos de autoservicio para la facturación de eventos y la impresión de credenciales

Autoservicio están ganando popularidad, ya que ofrecen a los asistentes una experiencia sin complicaciones y que ahorra tiempo. Esta tendencia simplifica el proceso de registro y proporciona acreditaciones personalizadas, lo que contribuye a que el evento se desarrolle sin problemas y a mejorar la satisfacción general de los asistentes.

5. Tecnología Smart Badge: Revolucionando la creación de redes y el compromiso

Las tarjetas inteligentes han dejado de ser meras herramientas de identificación para convertirse en potentes dispositivos de conexión y participación. Estas innovadoras tarjetas pueden almacenar información sobre los asistentes y ofrecer funciones como pagos sin contacto, registro de sesiones e incluso traducción de idiomas en tiempo real. Están llamadas a revolucionar la experiencia de los eventos permitiendo a los asistentes conectarse, participar y acceder a sus contenidos sin esfuerzo.

6. La revolución de la realidad aumentada

La realidad aumentada está cambiando nuestra forma de relacionarnos con el mundo físico y se está integrando a la perfección en los procesos de registro de los eventos. Los asistentes tienen ahora la oportunidad de utilizar aplicaciones con realidad aumentada para descubrir los puntos de registro, acceder a la información del evento escaneando carteles o señales, e incluso sumergirse en experiencias cautivadoras relacionadas con sus acreditaciones.

7. Próxima generación de registro de eventos: Activación por voz

En el ámbito de la facturación de eventos, los asistentes están a punto de experimentar un proceso de facturación sin esfuerzo. Pueden registrarse simplemente diciendo su nombre o presentando un código QR activado por voz. Este método de manos libres no sólo optimiza la eficiencia, sino que también desempeña un papel fundamental a la hora de minimizar el contacto físico, garantizando así un proceso de registro más fluido e higiénico.

8. Lead Scanning: Revolucionar la participación de patrocinadores y expositores

Para patrocinadores y expositores, la generación de contactos y el establecimiento de relaciones son cruciales. Los sistemas de registro en los eventos incorporarán funciones de escaneado de contactos, lo que permitirá a los patrocinadores recopilar fácilmente información sobre los asistentes y hacer un seguimiento de los posibles contactos. Esta tecnología facilita el seguimiento posterior al evento y fomenta relaciones comerciales duraderas.

9. Seguimiento del compromiso basado en sesiones

Al medir y aprovechar activamente los datos de participación de los asistentes mediante el seguimiento basado en sesiones, los organizadores de eventos pueden ajustar sus programas para crear eventos que no sólo tengan más éxito, sino que también estén más adaptados a los intereses y necesidades específicos de sus participantes. Los asistentes pueden registrarse en sesiones o talleres específicos, lo que proporciona a los organizadores datos en tiempo real sobre la asistencia y la participación. Estos datos pueden ayudar a los organizadores a perfeccionar sus programas y mejorar la experiencia de los asistentes.

10. Análisis de datos en tiempo real sobre el registro

Las herramientas de análisis de datos se están convirtiendo en indispensables para los organizadores de eventos. Los sistemas de facturación ofrecen sobre los patrones de facturación, tiempos de espera y datos demográficos de los asistentes. Los organizadores de eventos pueden utilizar esta información para realizar ajustes sobre la marcha, garantizando un proceso de registro más fluido y el éxito general del evento.

11. Registro de eventos centrados en la sostenibilidad

Con la creciente importancia de la sostenibilidad medioambiental, los organizadores de eventos dan prioridad a las soluciones ecológicas. En un futuro próximo, prevemos un aumento de las prácticas de facturación sostenibles, como la venta de entradas exclusivamente en formato digital, la reducción de los residuos de papel y la implantación de fuentes de energía renovables para alimentar los sistemas de facturación. Estos esfuerzos están en consonancia con el compromiso mundial con un sector de eventos más ecológico y concienciado con el medio ambiente.

Combinar el poder de las tendencias

Estas tendencias configuran colectivamente el futuro del registro in situ en los eventos, ofreciendo mayor eficiencia, seguridad y sostenibilidad, además de una experiencia más personalizada y agradable. Al adoptar estas tendencias, los organizadores de eventos pueden mejorarlos, satisfacer las necesidades cambiantes de los asistentes y ofrecer un valor excepcional tanto a los participantes como a los patrocinadores.

De cara a 2024, la va a transformar la forma en que los asistentes viven los eventos. La eficiencia, la seguridad y la sostenibilidad están a la vanguardia, junto con el servicio personalizado y el compromiso. Los organizadores de eventos deben adaptarse y aprovechar estas tendencias para crear experiencias memorables y fluidas. De este modo, se asegurarán de que los asistentes se vayan con impresiones duraderas y los patrocinadores forjen valiosas conexiones, convirtiendo cada evento en un éxito en los años venideros.