Cómo los equipos distribuidos pueden mantener el compromiso de los empleados

Incluso en circunstancias normales, mantener a los empleados comprometidos es a la vez un reto y una prioridad para cualquier empresa. Así que puede imaginarse lo compleja que se ha vuelto la situación ahora que la mayoría de las empresas tienen a sus empleados trabajando distribuidos, sin estar debidamente preparados para hacer esta transición o sin tener tiempo para aclimatarse a este nuevo entorno. Por eso, en el ajetreado entorno actual, es importante que las empresas hagan todo lo que esté en su mano para crear un espacio de trabajo atractivo que alimente una cultura positiva para los empleados, independientemente de dónde se encuentren.

En Azavista, hemos tenido la suerte de que la mayor parte del equipo trabaje completamente distribuido desde hace más de dos años, por lo que este cambio repentino no representaba un territorio inexplorado. De hecho, como llevamos tiempo haciendo esto, hemos experimentado de primera mano cómo el compromiso positivo de los empleados puede mejorar la productividad y el rendimiento de la empresa. Si existe una gran cultura en la empresa, su equipo se sentirá más incluido y comprometido, y eso ayuda a aumentar la productividad general.

Dicho esto, es muy importante señalar que el compromiso de los empleados es algo que va más allá de la asistencia a reuniones, la capacidad de respuesta de los correos electrónicos o la interacción entre los empleados. Entonces, ¿cómo puede mejorar esto? Para ayudarle, hemos recopilado una lista de 5 formas (que realmente funcionan) de aumentar el compromiso de los empleados. Con esta guía podrá aprender más sobre:

• Canales de comunicación e importancia de las charlas no relacionadas con el trabajo
• Cómo aumentar estructuralmente sus momentos de feedback
• Cómo formar y desarrollar a su equipo sin aburrirlo
• Cómo utilizar la gamificación para mejorar el compromiso
• Ideas de trabajo en equipo para equipos distribuidos

Antes de seguir adelante, creemos que es importante explicar por qué utilizamos el término distribuido en lugar de remoto.

¿Por qué un equipo distribuido?

Un equipo distribuido es aquel que está repartido por diferentes ciudades y zonas horarias de todo el mundo, así que si trabajas para una empresa en la que la mayoría de las personas con las que interactúas no están cerca unas de otras, estás en un equipo distribuido. Por otro lado, el término remoto se utiliza para describir equipos que tienen a la mayoría de sus empleados en el mismo país/oficina, y a alguna minoría como equipo remoto en otro lugar. Por tanto, digamos que trabajas a distancia para una empresa pero el resto de tu equipo sigue yendo a la misma oficina y vive en el mismo país: esto significa que no estás en un equipo distribuido.

Aparte de la diferencia entre estos dos términos, también queremos destacar cómo la connotación de "remoto" suele significar "distante", o que tiene muy poca conexión o relación con algo.

Ser una organización distribuida significa algo totalmente opuesto, ya que tenemos el mismo tipo de base, acceso y enfoque de la información, lo que le da un aire más comunitario: ubicados en todo el mundo, pero no de forma remota/distante.

En Azavista, nos aseguramos de comunicarlo a los empleados, e incluso a los candidatos durante el proceso de contratación, para dejar muy claro que la dirección los considera piezas igualmente valiosas del puzzle. Esto, a su vez, repercute en el sentimiento de pertenencia y lealtad de los empleados a la empresa.

"Ubicados en todo el mundo, pero no distantes".

El equipo Azavista

5 formas de implicar a sus empleados con opciones asequibles

• Comuníquese con regularidad: No podemos dejar de insistir en la importancia de mantener una buena comunicación con su equipo distribuido. Se trata de un factor esencial en el que debe centrarse si quiere mantener el compromiso de sus empleados, y no se trata sólo de hablar. Cuando se comunica con su equipo, necesita hacerles sentir que son una parte integral de su empresa y que su trabajo importa. Por eso es crucial crear un entorno que promueva la comunicación abierta y honesta entre cada uno de sus miembros, para que haya menos espacio para las suposiciones.

Tenga en cuenta que sus empleados pueden sentirse a veces desconectados y alienados por no estar físicamente presentes en una oficina, así que asegúrese de mantener reuniones periódicas con ellos. Puedes animarles a participar en videollamadas para que la comunicación resulte más natural e inmediata. Existen muchas herramientas en el mercado que le facilitarán esta tarea. Pruebe diferentes opciones con su equipo hasta que encuentre la que mejor se adapte. Esta herramienta debe facilitar el intercambio de mensajes entre los empleados para que puedan compartir ideas, enviar material, hacer llamadas rápidas, entre otras cosas.

Además, ten en cuenta que no todas las comunicaciones con tu equipo tienen que estar enfocadas al trabajo. En Azavista, facilitamos la comunicación a través de canales informales (además de nuestros canales operativos del día a día) en Slack. Esto permite a nuestro equipo interactuar sin la presión de tener que mantener una comunicación más formal. Para ello, creamos un canal en Slack llamado #watercooler, donde todos están invitados a compartir fotos o su vida, historias interesantes y/o divertidas, entre otras cosas.

• Proporcionar directrices para participar en reuniones virtuales y elegir el canal de comunicación adecuado en función de las circunstancias (por ejemplo, cuándo enviar un correo electrónico y cuándo un mensaje de chat) en un artículo del manual interno.
• Rotar los horarios de las reuniones del equipo y de toda la empresa para acomodar a quienes se encuentran en zonas horarias diferentes.
• Fomentar las conexiones informales
• Proporcione información con más frecuencia: Puede conectar de verdad con su equipo distribuido proporcionándole feedback continuo. Al hacerlo, no sólo fomenta la colaboración y la comunicación, sino que también es una oportunidad para aprender unos de otros. Sus empleados apreciarán que dedique tiempo a escuchar lo que ha funcionado y lo que no, a conocer sus dificultades y a trabajar juntos en una hoja de ruta para lo que está por venir. Además, durante la sesión de feedback, debes dedicar tiempo a celebrar los éxitos individuales y colectivos. Este es un aspecto muy importante que debes incluir en tus conversaciones si quieres que tu equipo dé lo mejor de sí mismo.

Si notas que alguien no ha estado mostrando sus mejores resultados últimamente y eso ha disminuido su productividad, puedes programar una charla de feedback. No sólo podrás analizar las razones que lo han provocado, sino también encontrar formas de ayudar y conseguir que el miembro de tu equipo vuelva a la senda correcta. Recuerda que no estás físicamente en el mismo lugar que tu equipo, por lo que es más difícil darse cuenta si algo va mal. No esperes hasta el último momento para tener esta charla, proporciona un feedback más frecuente.

En Azavista hacemos un 1-on-1 quincenal en el que ponemos al día a nuestro jefe sobre nuestros objetivos y resultados clave, actualizamos nuestros progresos y hablamos de los obstáculos (si los hay), entre otras cosas. También recibimos comentarios sobre nuestro trabajo y planificamos lo que haremos a continuación. Para este tipo de llamadas, puedes utilizar herramientas como Google Hangouts, que es gratuita y funciona bien si quieres compartir tu pantalla para mostrar en qué has estado trabajando.

• Haga que las sesiones de feedback 1 a 1 formen parte de su rutina, por ejemplo, quincenal, mensual...
• Dedique tiempo a reconocer y celebrar los éxitos
• Aclare los objetivos incluso cuando piense que todo está ya muy claro
• Ofrecer oportunidades de formación y desarrollo: Asegúrese de ofrecer oportunidades de aprendizaje que puedan enriquecer los conocimientos de su equipo. En un entorno remoto, aproveche las sesiones de formación grabadas para facilitar el proceso de incorporación de sus nuevos empleados. Esto hará que se sientan menos alienados y más equipados para manejar sus tareas cotidianas. Además, también puede utilizar este tipo de material para ayudar a cualquier miembro del equipo a comprender información importante sobre la empresa, como políticas y procedimientos.

Las oportunidades de desarrollo también son otro factor importante que no sólo atrae y retiene el talento, sino que también lo mantiene comprometido. Teniendo esto en cuenta, debería disponer de algunas oportunidades de promoción profesional. Por suerte, hay muchas opciones disponibles en Internet. Antes de decidir qué oportunidades de formación y desarrollo ofrecerá a sus empleados, pregúnteles primero cuáles son sus necesidades y deseos. Esto le dará una mejor idea de cuáles son las lagunas de conocimientos y habilidades en las que debe centrarse y qué les mantendrá contentos.

Aunque existen muchas plataformas en el mercado para mejorar el aprendizaje y el desarrollo de los empleados, también puede empezar poco a poco y trabajar en el intercambio de conocimientos dentro de su empresa. Por ejemplo, si observas que tu equipo tiene problemas con la estimación de plazos y la entrega de resultados, da espacio a un empleado con experiencia en gestión de proyectos para que comparta algunos consejos y trucos con los demás en un taller. Utiliza las opciones de pantalla compartida para presentar las ideas en el taller e interactuar mientras estás en la llamada. Además, hay opciones interactivas que puedes utilizar para hacer más interesantes tus dinámicas virtuales. Nosotros utilizamos nuestra Engagement App para integrar elementos interactivos en nuestras reuniones de equipo, lo que las hace más amenas y dinámicas. Con funciones como la mensajería instantánea, las sesiones de preguntas y respuestas y las encuestas en tiempo real, nuestro equipo tiene una de las mejores experiencias de inmersión en línea del mercado.

• Cree vídeos de formación sobre las herramientas esenciales que van a utilizar sus nuevos empleados
• Reutilícelos para la incorporación
• Utilizar contenidos gratuitos ya disponibles en línea: cursos, vídeos y artículos.
• Comparta sus conocimientos internamente
• Deje que los miembros de su equipo se conviertan en profesores
• Utilice tácticas de gamificación:La gamificación ha sido un tema bastante relevante para muchas empresas hoy en día en sus comunicaciones externas e internas. Esto se debe a que el uso de técnicas de gamificación dentro de una empresa puede ayudar a aumentar la productividad y el compromiso de los empleados. Para aplicar eficazmente estos elementos, primero hay que entender qué impulsa y motiva a los empleados, para poder crear los incentivos y sistemas de recompensa adecuados que les entusiasmen.

Utilizando la retroalimentación positiva, como puntos, insignias, recompensas, progresión, puede aumentar la motivación de su equipo y aumentar su compromiso, especialmente si están distribuidos. Algunas ideas divertidas de gamificación podrían consistir en: crear competiciones entre equipos, poner en marcha dinámicas de juego que el equipo pueda hacer fuera del horario laboral, emparejar aleatoriamente a compañeros de trabajo para charlas virtuales de café, entre otras cosas.

En Azavista llevamos tiempo implementando los "donut chats". Esta dinámica consiste en seleccionar al azar a dos compañeros de trabajo para un café virtual 1 a 1. Las personas que son seleccionadas para una llamada tienen que coordinar entre sí la hora y la fecha. Nosotros utilizamos el Donut Slack Bot para emparejarnos, pero si no utilizas Slack o una plataforma similar que lo permita, también puedes hacer un seguimiento de tus emparejamientos en una simple hoja de cálculo. Durante esta actividad, interactuamos con otro miembro del equipo durante 30 minutos. Nuestras charlas sobre donuts no están pensadas para hablar de temas relacionados con el trabajo, sino que aprovechamos esta oportunidad para conocernos y construir una mejor relación, especialmente con miembros del equipo con los que no solemos tener muchas oportunidades de interactuar.

• Encuentre los comportamientos que desea fomentar (por ejemplo, amplificar la comunicación interna)
• Comunique claramente el objetivo de sus actividades gamificadas
• Escuchar las opiniones de los empleados y adaptarlas si es necesario
• Participe en actividades de creación de equipos: Las actividades de creación de equipos virtuales son increíblemente importantes porque al estar distribuidos no se producen tantas interacciones informales involuntarias, lo que puede aumentar la sensación de soledad en los empleados que trabajan fuera de una oficina. Haga que la distancia parezca menor permitiendo y animando a su equipo a participar en estas actividades para que todos puedan conocerse mejor y formar conexiones más fuertes dentro de la empresa.

Para llevar a cabo con éxito las actividades de creación de equipos virtuales, tiene que pensar cuidadosamente en juegos y ejercicios que puedan aportar más interacción humana al trabajo virtual. Dependiendo del tipo de actividad que elija, tiene que asegurarse de que será divertida para su equipo, de que les desafiará a cooperar y de que competirán con él. He aquí algunas actividades que puede utilizar para acercar a su equipo virtual: juego de adivinanzas, intercambio de imágenes, lista de cubos, dos verdades y una mentira, club de lectura virtual, entre otras.

Hacemos este tipo de actividades de creación de equipos después de nuestra reunión general, para asegurarnos de que todos los miembros del equipo participan. Aplicando una dinámica divertida después de una larga reunión, intentamos que el equipo se relaje y disfrute de la actividad. En general, los juegos y ejercicios que hemos realizado han tenido una gran acogida y son bien aceptados entre el equipo, y algunos incluso han desencadenado intensas sesiones de brainstorming útiles para nuestro negocio. Ayude a su equipo a estrechar lazos y a adquirir más práctica para superar juntos los retos de una forma divertida, ¡y puede que se sorprenda de lo mucho que esas experiencias se trasladarán a su empresa y la beneficiarán!

• Utilice una herramienta de pantalla compartida y colabore visualmente con los miembros de su equipo -Primero evalúe las necesidades de su equipo y, a continuación, cree una actividad con un propósito concreto para abordar esas necesidades -Utilice las reuniones de toda la empresa para reforzar el vínculo entre sus empleados