Organización del personal de su evento: 6 consejos para el éxito

6 consejos para organizar el personal de su evento

Asegúrate de que todo el mundo sabe dónde tiene que estar y a qué hora. Ten en cuenta si alguien llega tarde o no se presenta el día de la reunión, e indica al personal dónde debe estar exactamente en el edificio.

Imagina que estos horarios van dirigidos a niños de primaria, y ve más allá con las instrucciones para que nada se malinterprete. Los eventos suelen ser caóticos, por lo que eliminar cualquier posibilidad de malentendido sobre la programación ayudará a que el día del evento transcurra con más fluidez.

Infórmate sobre las leyes laborales específicas de cada estado. Dado que los eventos suelen ser jornadas de trabajo muy largas, algunos exigirán que pagues horas extra u obtengas firmas y permisos especiales para los menores de 18 años.

Comuníquese constantemente

Cree un hilo de texto, chat o correo electrónico de grupo al que todos tengan acceso. Considera la posibilidad de poner en marcha más de uno debido al riesgo de fallos como la entregabilidad del correo electrónico. Cree también un árbol telefónico en caso de que haya que hacer anuncios importantes. Estas dos cosas garantizarán que el personal no tenga excusas para perderse información.

La comunicación constante deja menos margen a la interpretación. Como los eventos están orientados a los detalles, un desliz puede causar un efecto dominó. Aunque le parezca que está molestando al personal del evento, siga comunicándose. Utilizar herramientas de gestión de proyectos puede ayudar a tu equipo a identificar sus responsabilidades laborales y a avanzar en sus objetivos. Cuanto más clara y concisa sea la información de que disponga todo el mundo, más fluido será el evento.

Celebrar una reunión de incorporación

La gente suele hojear los correos electrónicos o los mensajes de texto, así que organice una reunión de incorporación y haga algún tipo de ensayo general. Esta es la reunión en la que debes hablar de la ropa que deben llevar, incluidos los zapatos cerrados y, si se trata de comida, el pelo recogido.

Si es posible, esta reunión debe celebrarse en el mismo lugar del evento, para que los asistentes sepan cómo llegar antes del día del evento.

A continuación, haz una presentación sobre la etiqueta, las funciones y las responsabilidades el día del evento. A continuación, pide a los asistentes que vayan a sus puestos y hagan un repaso rápido del acto.

Al final de la reunión, entregue a los asistentes una lista de las cosas que deben recordar el día del evento. Incluye en este documento la hora concreta de su turno.

Asegúrese de que las personas ocupan los puestos adecuados

Determina un jefe de equipo, o varios, para poder delegar en ellos parte de la gestión. Estos jefes de equipo deben ser personal con experiencia en eventos y con un conocimiento más profundo de los detalles del evento. Serán responsables del rendimiento de los miembros del equipo.

A partir de ahí, asegúrese de que, al contratar personal para eventos, coloca a las personas donde se sientan cómodas. Aunque tengas poco personal, colocar a alguien en un puesto que no le resulte familiar puede causarle muchos problemas.

Colocar a las personas en las posiciones correctas le ayudará a centrarse en el panorama general.

Utilizar plataformas automatizadas

Si entra en el presupuesto, considere la posibilidad de utilizar un software de planificación de eventos. El software de planificación de eventos ayuda a gestionarlo todo, desde la elaboración de un programa hasta la asignación de recursos a los empleados.

El uso de este tipo de software ayudará a que el proceso de planificación del evento sea más fluido, manteniendo todos los detalles en un solo lugar en lugar de dispersos por su bandeja de entrada de correo electrónico.

Puede que sólo organices un par de eventos al año y que la inversión en un software de gestión de eventos "todo en uno" aún no esté en tu horizonte. En este caso, un software de gestión de proyectos rockero como Monday.com es tu mejor aliado.

Celebrar una reunión final

Aunque para la mayoría de la gente los actos duran un día muy largo, celebrar una reunión después del acto es una buena manera de hacerse una idea de cómo ha ido el acto en general.

Si se trata de un evento de mayor envergadura, no se enterará de todos y cada uno de los contratiempos, pero es importante saberlo para que no le pille desprevenido cuando su cliente vuelva y le cuente una situación determinada.

Por último, agradezca al personal del evento el duro trabajo realizado para que éste sea un éxito. Sin su personal, no habría nada. Su cooperación y atención a los detalles es lo que puede convertir un buen evento en un gran evento.

Prepárese para lo peor, espere lo mejor

Con estos seis consejos para organizar al personal de un evento, podrá estar más tranquilo de que su acto, fiesta o conferencia se desarrollará sin contratiempos.