Gestión de eventos para equipos remotos: Todo lo que necesita saber

Los tiempos sin precedentes seguidos del bloqueo mundial hicieron que todas las empresas pivotaran su modelo de negocio para acumularse al mundo digital. Y lo mismo hizo el sector de los eventos.

Tras un periodo de cero eventos, la industria de los eventos ganó ritmo adaptándose a la nueva normalidad y organizando eventos virtuales. Hubo conciertos virtuales, conferencias virtuales en empresas, funciones familiares virtuales y bodas en casa a las que los invitados asistían virtualmente.

Si bien todos aplaudimos la nueva forma de celebrar y participar en eventos, no muchos se centraron en las manos y los cerebros que hay detrás del éxito de cualquier evento virtual. Los creadores de este nuevo modelo de organización de eventos no son otros que los gestores de eventos.

Cuando la gente pensaba que no se podía hacer nada para organizar eventos durante los parones mundiales, los gestores de eventos se las ingeniaron para trabajar desde casa con equipos remotos para llevar a cabo eventos de éxito y cambiar la faz del sector para siempre.

La aparición de un modelo híbrido de acontecimientos

Las cosas eran más fáciles cuando todo era normal y los eventos se gestionaban in situ. Pero el cierre hizo que se acostumbraran al mundo virtual y los gestores de eventos aprendieron a trabajar con equipos remotos. Sin embargo, a medida que las normas se van suavizando, la gente se prepara para un modelo de eventos más híbrido. Este tipo de eventos comprendería un acto físico con un número limitado de personas junto con asistentes virtuales.

Como el número de asistentes tiene un límite, no sería correcto ocupar un porcentaje de sus invitados sólo con los organizadores de eventos in situ. De ahí que sea necesario aunar los elementos virtuales y físicos para ejecutar eventos de éxito.

Gestión de equipos remotos para eventos

Gestionar equipos remotos no es fácil, pero el bloqueo ha obligado a todo el mundo a sentarse en casa y trabajar a distancia. Al pertenecer al sector de los eventos, los gestores se enfrentan a una serie de retos especiales que lo hacen aún más difícil. Pero no te preocupes. Hay varias herramientas de trabajo a distancia para la colaboración, la comunicación y otras cosas para hacer las cosas bien. Además, también pueden seguir algunos sencillos consejos que se enumeran a continuación para trabajar con éxito.

Utilice herramientas de colaboración

Cuando se está en lugares remotos, sin contacto estrecho, hay muchas posibilidades de que se estropeen las tareas, se incumplan los plazos, se malinterpreten los calendarios y muchas cosas más. Las cosas eran diferentes cuando se podía pasar al instante una lista de tareas pendientes a los distintos miembros y supervisar personalmente su progreso. Y aún más difícil es gestionar los preparativos previos al evento y la lluvia de ideas.

Antes todos podían sentarse juntos y compartir sus ideas, inspeccionar el lugar y demás, pero la pandemia lo paralizó todo.

Pero hoy en día, la tecnología ha hecho que la colaboración en eventos no dependa de la ubicación. Existen distintas herramientas de colaboración que puedes utilizar para asignar tareas, revelar plazos, establecer prioridades y otras cosas.

AZAVISTA

Desde la planificación del evento hasta la colaboración, la ejecución y mucho más, la plataforma Azavista de Gestión de Eventos todo en uno le proporciona la tecnología adecuada para organizar un evento sin problemas y con éxito. Ya se trate de un evento único, un evento multipista con sesiones de break-out sin precedentes, o una serie de eventos recurrentes - este producto ayuda a gestionar todo de manera eficiente. Azavista le permite asignar equipos con una gestión de usuarios flexible y crear plantillas para la creación de contenidos, campañas de correo electrónico personalizadas o eventos completos. Los informes personalizados integrados garantizan que su equipo disponga de un completo software de colaboración, mucho más allá de la planificación y ejecución de su evento.

Campamento base

Esta es una gran herramienta de gestión de proyectos que permite al planificador de eventos gestionar equipos, diferentes eventos, e incluso hacer anuncios para todos en un solo lugar. Puedes tener diferentes grupos para equipos y crear diferentes proyectos para diferentes eventos. Aquí, uno puede añadir cosas permanentes como la hoja de detalles por el cliente o el plan principal del evento para que todos lo vean. Puedes asignar tareas pendientes y recibir notificaciones sobre su finalización y cualquier progreso a través de comentarios.

Jira

Otra herramienta de gestión de proyectos que se puede utilizar para colaborar en cualquier evento es Jira. Lo mejor de Jira es que se pueden establecer prioridades para las tareas a fin de que las personas asignadas sepan qué deben hacer a continuación. Cada evento se puede considerar como un proyecto independiente y, obviamente, el gestor puede crear tickets para cualquier nueva tarea que surja.

Delegar tareas según las nuevas funciones

Mientras que director de eventos, coordinador de marketing, diseñador de experiencias, responsable in situ, gestor de operaciones de eventos y planificador son algunas de las funciones más comunes, están surgiendo otras nuevas como resultado de que el sector de los eventos haya optado por la vía virtual. El gestor o planificador de eventos no sólo debe conocer las funciones, sino también encontrar las que mejor se adapten a ellas. Estas son algunas de las funciones que están surgiendo:

Tecnólogo de eventos

Esta persona se encarga de gestionar la estrategia tecnológica de los eventos. Se encarga de gestionar todas las necesidades tecnológicas y de colmar cualquier laguna tecnológica para que los eventos virtuales se desarrollen sin contratiempos.

Soporte técnico

El siguiente experto que necesita para gestionar su equipo de eventos a distancia es un experto en asistencia técnica. Al centrarse ahora más en los eventos virtuales, el riesgo de problemas técnicos se ha exacerbado. Hasta el más mínimo fallo puede detener el evento. Necesita un servicio de asistencia técnica que pueda resolver cualquier problema con rapidez y ofrecer soluciones instantáneas.

Líder virtual

Aunque los contactos presenciales son algo habitual en los eventos, el virus puede afectar al número de personas que se encuentran en el lugar para llevarlos a cabo. Esto da lugar al papel de un líder virtual. Esta persona se encargaría virtualmente de todo lo que ocurra en el evento (ya sea físico o virtual).

Utilice una única herramienta de comunicación

Estar cerca físicamente significa que puedes acercarte fácilmente a ellos o sentarte juntos y corresponder a los pensamientos. Pero hoy en día no es tan fácil cuando estás atrapado en ciudades diferentes pero tienes que organizar un evento.

Imagina que uno de tus miembros utilizara Whatsapp, otro el correo electrónico y otro los mensajes de texto. Sería un caos instantáneo. Es importante tenerlo todo controlado y disponer de una única herramienta para todo ello puede facilitarte mucho la vida.

Con una sola herramienta, puedes llevar un registro de todos los mensajes que envías y cuándo lo haces. Esto puede ayudar a eliminar muchos malentendidos. Todo el mundo está en la misma página y puede esperar la respuesta rápidamente.

Hay herramientas como Slack que pueden ayudarte aún más con la comunicación. Puedes crear grupos y canales, realizar llamadas de grupo y mucho más con una sola herramienta.

Los mensajes de voz pueden evitar malentendidos

Otro consejo rápido para las empresas de eventos que trabajan a distancia es que envíen mensajes de voz cuando envíen mensajes más largos. Explicar las cosas en los mensajes puede ser bastante difícil y llevar mucho tiempo. Además, es muy fácil malinterpretar las palabras escritas. O compartes el contexto con el texto o dejas que la otra persona deduzca algo totalmente distinto.

La diferencia tonal también falta en los mensajes de texto. El énfasis en las cosas y la forma de decir las palabras pueden ayudar a que el mensaje sea recibido por los demás con las intenciones correctas. De hecho, hay que interpretar los tonos de voz para llenar el vacío de la interacción cara a cara. Los patrones en el tono pueden decir mucho a la hora de explicar las cosas.

Y no sólo eso, si la otra persona no está disponible por teléfono, los mensajes de voz pueden ayudar a reducir una conversación de chat de una hora a una interacción de sólo 5 minutos.

Organícese y haga un seguimiento de todo

Ser organizado es muy importante para cualquier organizador de eventos, independientemente del tipo de evento. Un organizador de eventos desorganizado significa un equipo desorganizado, y ese es el mayor defecto fatal detrás de cualquier evento fallido. Mantenga al día a sus equipos remotos, aunque no haya actualizaciones que hacer. Asegúrese de que estén al tanto de todo.

Si usted está organizado, también lo estará su mente. Y con la mente despejada, será más fácil gestionar el equipo y organizar un evento con éxito.

No olvide incorporar la tecnología a su proceso de gestión de eventos para que todo sea más fluido, sencillo y transparente. Ahora que todos los sectores se están digitalizando, es importante que el sector de los eventos asuma esta revolución y salga fortalecido de estos tiempos oscuros sin precedentes.