Tecnología para eventos: Principales tendencias para 2025

1. Una atención constante a la sostenibilidad

La sostenibilidad es un tema que lleva años en la lista de tendencias para eventos porque sigue siendo muy relevante, y tenemos que seguir hablando de ello hasta que hayamos hecho los cambios necesarios dentro del sector. Este año empezaremos a ver cómo más organizadores de eventos optan por soluciones más ecológicas para reducir el impacto del plástico de un solo uso. También veremos un aumento del material reciclado en el diseño de eventos y más ubicaciones de contenedores de reciclaje, para reducir la cantidad de residuos que acaban en el vertedero. Aunque éstas son algunas formas de hacer que su evento sea sostenible, se pueden aplicar más opciones:

Lugares de celebración: buscar lugares sostenibles.

Residuos de papel: papel de zanja para la comunicación digital.

Desperdicio de alimentos: desincentivar el desperdicio de alimentos con envases reutilizables.

Flores: elige una decoración consciente.

Energía verde: adoptar la electrónica solar.

Transporte: fomentar el uso compartido del coche o el transporte público.

Swag: Olvídate de la bolsa de regalos y opta por lo digital.

Bebidas: Para evitar comprar botellas individuales de agua o bebidas, puedes optar por un dispensador a granel o una jarra.

2. Identificación y venta de entradas

Las acreditaciones y la venta de entradas son cruciales para los organizadores de eventos porque constituyen un aspecto integral de la organización y la captura de los datos de los asistentes. Este año asistiremos a una disminución significativa del uso de papel para entradas, recibos y confirmaciones, ya que todo se está digitalizando. El auge de las etiquetas RFID y NFC, los códigos QR, las aplicaciones para eventos y el resto de la tecnología portátil para entradas ha cambiado las reglas del juego del sector de los eventos.

No hace tanto tiempo, los asistentes tenían que hacer largas colas en el recinto debido a la ineficacia del servicio de registro. Ahora, el registro in situ y las soluciones de impresión de credenciales son muy rápidos y fluidos gracias a los últimos avances tecnológicos. Además, otra gran tendencia será el uso de credenciales, portacredenciales y cordones fabricados con materiales biodegradables. Este tipo de productos pueden biodegradarse en condiciones normales de vertido en 5 años, mientras que los productos tradicionales, como los portacredenciales de vinilo, pueden tardar hasta 400 años.

Sin duda, el sector de los eventos seguirá digitalizando los recibos y reduciendo el uso de papel y plástico en toda la cadena de suministro hasta que queden obsoletos.

3. Personalización mejorada

Dado que no todos los asistentes a su evento realizan el mismo recorrido, es importante mejorar la personalización para que puedan obtener exactamente lo que necesitan. Esta será una de las principales tendencias en 2023. Al personalizar la experiencia del asistente, puede añadir más valor al evento, haciendo que parezca personalizado y bien pensado. Aunque hay muchas formas de personalizar su evento, mencionaremos las más innovadoras:

IA y aprendizaje automático

Sin duda, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático se cuentan entre las tecnologías más prometedoras en el ámbito de los eventos. Pronto se utilizarán en todos los aspectos de las reuniones y conferencias. Con la ayuda de estas dos potentes tecnologías, los planificadores de eventos pueden elevar la experiencia de los asistentes mediante optimizaciones en la programación de la agenda, la creación de redes y la personalización individual de la experiencia.

Grandes datos

El uso de datos para planificar y orientar las decisiones relativas a los eventos pasará a un primer plano en 2023 porque es una herramienta poderosa que puede ayudar a crear un evento de éxito. Sin duda, el uso de big data es una oportunidad increíble de crecimiento masivo. Veremos más casos de cómo el uso adecuado de los datos ayuda a los planificadores de eventos a tomar decisiones importantes de varias maneras que antes no eran posibles.

4. Plataforma de software de gestión de eventos todo en uno

Un software de gestión de eventos todo en uno se ha convertido en una herramienta tan esencial para los planificadores de eventos hoy en día, que se convertirá en una de las principales opciones para 2023. ¿Por qué? Bueno, los planificadores buscan constantemente reducir el coste logístico de abastecerse, contratar y aprender a utilizar soluciones dispares en todo el proceso de planificación de eventos, por eso una plataforma todo en uno es una gran opción para reducirlo significativamente.

Estas soluciones integradas no sólo ofrecen módulos flexibles y sólidas funcionalidades para la perfecta organización de un evento, sino que también se integran plenamente con otras herramientas que utilizan los organizadores de eventos.

5. Privacidad digital

Aunque el uso de los datos es clave para tener una ventaja competitiva en 2023, la privacidad digital es igualmente importante, sobre todo porque ya ha entrado en vigor el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. También en EE.UU. se está poniendo en marcha la ley "Mind Your Own Business Act". Si un evento o conferencia requiere recopilar información personal de los asistentes, los planificadores deben asegurarse de que están al día de cualquier ley de privacidad digital que se haya aplicado este año.

Por suerte, las plataformas de gestión de eventos ayudan a los organizadores integrando todos los requisitos de protección de datos necesarios para proteger la información personal de los asistentes. Además, al contar con estos requisitos, estarás previniendo cualquier tipo de brecha de seguridad.