Cómo gestionar el patrocinio de su evento (y crear asociaciones a largo plazo)

Introducción

Conseguir patrocinadores sólidos es una de las partes más importantes de un evento.organización de actos benéficos. Las asociaciones adecuadas no sólo aportan más dinero a través del patrocinio monetario y en especie, sino que también proporcionan reconocimiento de marca, cobertura mediática y apoyo a largo plazo de su comunidad local. Tanto si planeas eventos virtuales, híbridos o presenciales, saber cómo gestionar los patrocinios de tu evento puede marcar la diferencia entre una recaudación de fondos básica y un evento realmente exitoso.

Esta guía guía a los planificadores de eventos a través de cada paso para conseguir patrocinadores, crear asociaciones mutuamente beneficiosas y garantizar que los eventos de patrocinio generen un retorno de la inversión (ROI) medible.

1. Aclare el papel del patrocinio corporativo en su estrategia de recaudación de fondos

Antes de ponerse en contacto con posibles patrocinadores, debe tener absolutamente claro por qué existe el patrocinio en su estrategia de eventos. Demasiadas organizaciones sin ánimo de lucro persiguen patrocinadores sin conectar los puntos entre los objetivos de su evento y el intercambio de valor que esperan los patrocinadores.

Cómo hacerlo bien:

• Empiece por la declaración de objetivos y el propósito del acto. Pregunte:
  • ¿Define este acto de recaudación de fondos un claro impacto social o comunitario?
  • ¿Cómo contribuirá el dinero del patrocinio directamente a ese impacto?
• Vincule los niveles de patrocinio a los objetivos de recaudación de fondos. Por ejemplo: Si tu próximo evento pretende recaudar 150.000 dólares, establece niveles de patrocinio que cubran al menos el 30-40% de ese objetivo. Así te asegurarás de no depender únicamente de la venta de entradas o de la recaudación de fondos entre iguales.
• Asigne el patrocinio a los puntos de contacto con su público. A los patrocinadores no sólo les interesan los asistentes al evento, sino también el alcance más allá del mismo (plataformas de redes sociales, listas de correo electrónico, cobertura mediática). Cree un mapa de visibilidad:
  • Antes del evento: logotipos de patrocinadores en material promocional, publicaciones en redes sociales y páginas de venta de entradas.
  • Durante el evento: menciones del patrocinador en las aplicaciones del evento, señalización, gritos en el escenario y materiales del evento con la marca.
  • Después del evento: reconocimiento del patrocinador en los vídeos más destacados, informes de recapitulación y futuras promociones del evento.

Consejo profesional:Utilice datos de eventos pasados para demostrar su valor. Ejemplo: "En la gala del año pasado, los logotipos de los patrocinadores se vieron 42.000 veces en las redes sociales y más de 3.500 asistentes participaron en las actividades patrocinadas". Este nivel de especificidad hace que su propuesta parezca un caso de negocio más que una solicitud de donación.

2. Encontrar empresas establecidas y negocios locales que coincidan con su misión

No todas las empresas encajan. La alineación es mejor que el alcance.Una empresa local más pequeña que comparta sus valores puede ofrecer una asociación más auténtica. (y renovar año tras año) que una marca más grande sin solapamiento de misión.

Pasos para investigar con eficacia:

1. Segmente los posibles patrocinadores en niveles:
   1. Líderes comunitarios/empresas locales: Restaurantes, gimnasios, bancos y clínicas que desean visibilidad local.
   2. Empresas establecidas: Marcas regionales o nacionales que buscan oportunidades de patrocinio corporativo estructurado.
   3. Medios de comunicación patrocinadores: Emisoras de radio, periódicos y medios digitales que ofrecen cobertura a cambio de reconocimiento.
   4. Patrocinadores en especie: Empresas tecnológicas que donan aplicaciones para el evento, imprentas que ofrecen material gratuito o locales que ofrecen descuentos.
2. Comprobación cruzada de valores y solapamiento de audiencias:
   1. Consulta los informes de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) o las declaraciones de misión de la empresa patrocinadora.
   2. Compruebe si su público objetivo coincide con el de su evento.
   3. Evitar la "desalineación de marca" (por ejemplo, que una cadena de comida rápida patrocine una recaudación de fondos para el bienestar puede llamar la atención).
3. Aprovechar patrocinadores y redes anteriores:
   1. Pregunte a los miembros del consejo de administración, a los organizadores de eventos y a los socios comerciales con quién tienen ya buenas conexiones.
   2. Analiza qué patrocinadores han renovado y por qué. Esa es tu base de referencia para una futura cartera más sólida.

Ejemplo práctico: Si tu evento sin ánimo de lucro apoya la sostenibilidad medioambiental, una empresa local de energía solar o un minorista nacional de equipamiento para actividades al aire libre encajan mucho mejor que un patrocinador genérico que no esté relacionado con tu causa.

Herramientas de seguimiento de posibles patrocinadores:

• Sistemas de CRM como Little Green Light o Kindful (control de la difusión, el seguimiento y las renovaciones).
• Página de patrocinio del sitio web del acontecimientoOportunidades de patrocinio: muestre las oportunidades de patrocinio y permita que las empresas registren su interés.
• Aplicaciones para eventos: controle qué marcas interactúan más con los materiales o anuncios digitales de su evento, una clara señal de interés.

3. Diseñe paquetes de patrocinio que atraigan a su público objetivo

Una buena propuesta es un "pitch deck", no una carta de donación. Debe mostrar a los patrocinadores exactamente lo que obtendrán: visibilidad, acceso y retorno de la inversión.

Elementos clave de una propuesta sólida:

1. Detalles del evento con claridad
   1. Especifique la fecha, el lugar y el formato (eventos presenciales, virtuales o híbridos).
   2. Incluya la asistencia prevista y el propósito del acto.
2. Información sobre la audiencia respaldada por datos
   1. Datos demográficos (edad, ingresos, geografía).
   2. Datos psicográficos (valores, estilo de vida; por ejemplo, el 70% de los asistentes tienen conciencia ecológica).
   3. Métricas de compromiso: ventas de entradas anteriores, uso de la aplicación, comportamiento de la audiencia altamente comprometida.
3. Incentivos y niveles de patrocinio
   1. Vaya más allá de la mera colocación del logotipo. Por ejemplo:
      1. Intervenciones VIP en las sesiones.
      2. Salas de networking patrocinadas (virtuales o presenciales).
      3. Logotipos de patrocinadores integrados en aplicaciones para eventos o retos de gamificación.
      4. Fotomatón personalizado con la marca del patrocinador para compartirlo en las redes sociales.
   2. Ofrezca niveles escalonados de patrocinio de eventos (por ejemplo, Platino, Oro, Plata) con beneficios crecientes.
4. Retorno de la inversión previsto
   1. Alcance de la cobertura mediática (número de impresiones a través de los medios de comunicación patrocinadores).
   2. Participación digital (alcance en las redes sociales, clics en el sitio web del evento, visitas a la página del patrocinador).
   3. Participación in situ (número de visitas al stand, interacciones con los asistentes).

Si desea más estrategias para aumentar la asistencia y maximizar el rendimiento de la inversión, consulte este enlaceguía de marketing de eventos paso a paso.

Mejores prácticas para lanzar:

• Incluya siempre estudios de casos de eventos pasados: "Nuestra gala de 2023 ayudó a [patrocinador corporativo X] a aumentar el reconocimiento de marca entre más de 2.500 donantes de alto valor, con un 65% de recuerdo de marca medido tras el evento."
• Enfóquelo como una asociación mutuamente beneficiosa: utilice frases como"oportunidades de integración de marca" o"buena voluntad de la comunidad combinada con un retorno de la inversión mensurable".
• No tenga miedo de añadir paquetes de patrocinio personalizados. Una empresa patrocinadora puede no encajar perfectamente en los niveles Platino/Oro/Plata, pero sí desear una visibilidad a medida (por ejemplo, patrocinador exclusivo de la retransmisión en directo del evento).

4. Ofrecer niveles de patrocinio flexibles: desde patrocinios mediáticos hasta patrocinios monetarios.

Demasiadas organizaciones sin ánimo de lucro seOro-plata-bronce paquetes que no reflejen la diversidad de patrocinadores. En su lugar, piense estratégicamente en cómo se involucran los distintos tipos de patrocinadores: patrocinios monetarios, patrocinios en especie, patrocinios de medios de comunicación y activaciones híbridas.

Cómo estructurar niveles de patrocinio eficaces:

1. Paquetes de patrocinio por niveles (Platino → Bronce)Consejo profesional: No nombres los niveles sólo por metales. Considera la posibilidad de dar a los niveles el nombre de tu causa (por ejemplo, "Patrocinador Campeón", "Promotor de la Juventud", "Aliado de la Comunidad"). Esto refuerza la conexión entre el patrocinador y la misión.
   1. Platino (el nivel más alto): Incluye tiempo en el escenario, activaciones de marca exclusivas, derechos de captación de clientes potenciales y la colocación del logotipo más importante.
   2. Oro: Reconocimiento destacado en los materiales del evento, publicaciones en las redes sociales y menciones específicas en la cobertura de prensa.
   3. Plata: Marca en la señalización digital y física del evento, inclusión en la aplicación del evento.
   4. Bronce: menciones en las redes sociales, logotipos de los patrocinadores en el sitio web del evento.
2. Oportunidades de patrocinio personalizadas
   En lugar de encerrar a cada patrocinador en paquetes prefabricados, cree complementos a la carta que puedan ajustarse a sus objetivos. Por ejemplo:
   1. Contenido patrocinado en las redes sociales → Permita que los patrocinadores sean "dueños" de un post de cuenta atrás o de un vídeo destacado del evento en sus plataformas de redes sociales.
   2. Branded Lounges/Experiences → Los patrocinadores pueden diseñar una zona de relajación, un fotomatón o un puesto de hidratación.
   3. Reconocimiento basado en datos en aplicaciones para eventos → Inclúyalos en la pantalla de inicio de su aplicación para eventos, realice un seguimiento de los clics de participación de los patrocinadores y comparta informes de rendimiento tras el evento.
   4. Acceso exclusivo a redes → Cenas privadas o mesas redondas con miembros de la junta directiva, ponentes o líderes de la comunidad.
3. Opciones presupuestarias flexibles
   1. Ofrezca entradas de bajo coste a las empresas locales (como el patrocinio de un artículo de regalo).
   2. Ofrecer patrocinios de gran repercusión para empresas consolidadas que buscan el máximo reconocimiento de su marca.

Por qué es importante: Cuanto más flexibles sean los niveles de patrocinio de su evento, más fácil les resultará a los organizadores del mismoencontrar patrocinadores a través de diferentes rangos presupuestarios, al tiempo que se incrementa el total de dólares recaudados por patrocinio.

5. Conseguir más dinero mediante incentivos a los patrocinadores y asociaciones mutuamente beneficiosas

Los patrocinadores no sólo quieren visibilidad: quieren resultados cuantificables vinculados a su inversión. Trátelos como socios comerciales a largo plazo, no como donantes puntuales.

Estrategias clave para conseguir patrocinadores de forma eficaz:

1. Traducir los objetivos del evento en valor para el patrocinadorEsto vincula su dinero de patrocinio directamente a los resultados, mejorando la aceptación.
   1. Si su objetivo es aumentar la venta de entradas, muestre cómo el dinero de los patrocinadores aumenta su alcance (anuncios, relaciones públicas, apoyo de personas influyentes).
   2. Si su objetivo es el impacto en la comunidad, comparta métricas (por ejemplo, "Cada patrocinio de 5.000 dólares financia 50 becas para programas extraescolares").
2. Ofrecer incentivos de alto valor a los patrocinadores
   1. Cobertura mediática: Garantice una mención en comunicados de prensa, entrevistas o resúmenes de eventos.
   2. Activaciones de marca: Piense más allá de los logotipos: permítales organizar un panel, una exposición de productos o una sala de networking.
   3. Acceso del público: Ofrezca a los patrocinadores corporativos herramientas para interactuar con los asistentes (códigos QR para captar clientes potenciales, información sobre el público tras el evento).
3. Muestre el ROI de su evento con datos
   Utilicedatos del evento de patrocinadores y eventos pasados:Es mucho más probable que los patrocinadores renueven para futuros eventos si usted puedepruebe RETORNO DE LA INVERSIÓN.
   1. Impresiones y compromiso en las redes sociales.
   2. Encuestas de audiencia in situ que muestran el recuerdo de los patrocinadores.
   3. Índices de clics de los anuncios de patrocinio en aplicaciones o sitios web de eventos.

Consejo de un profesional: Posicione siempre el patrocinio como una asociación mutuamente beneficiosa. No solo pides dinero, sino que ofreces reconocimiento de marca, acceso a clientes y alineación con tu misión.

6. Cumplir las promesas: Cómo ofrecer a los patrocinadores un valor real durante el acto

Conseguir un patrocinador es sólo la mitad del trabajo.retenerlos para su próximo evento depende de lo bien que lo haga durante el actual.

Pasos para asegurarse de que cumple (y sobrecumple):

1. Maximizar la visibilidad del patrocinador (digital y física)
   1. Incluya el logotipo del patrocinador en todos los materiales del evento: entradas, señalización, diapositivas, programas digitales y su página de patrocinio.
   2. Utilice las aplicaciones de eventos para enviar notificaciones a los patrocinadores o mostrar sus ofertas.
   3. Coloque los logotipos de los patrocinadores en las zonas más transitadas (entradas, mostrador de inscripción, telones del escenario).
2. Reconocimiento en tiempo real
   1. Anunciar a las empresas patrocinadoras durante las sesiones clave.
   2. Comparta los mensajes en directo en sus redes sociales (etiquetando a las empresas patrocinadoras para conseguir la máxima visibilidad).
   3. Integre los logotipos de los patrocinadores en las actualizaciones del evento en tiempo real, en los tercios inferiores de las retransmisiones en directo o en los resúmenes.
3. Involucrar activamente a los patrocinadores
   1. Invite a los patrocinadores a intervenir u organice una sesión de preguntas y respuestas.
   2. Anime a los medios de comunicación patrocinadores a cubrir contenidos entre bastidores en los que aparezca la participación de los patrocinadores.
   3. Cree momentos interactivos, como sorteos organizados por los patrocinadores o estaciones de carga de marca.
4. Seguir y compartir los resultados
   1. Utilice códigos QR, datos de aplicaciones y encuestas posteriores al evento para medir los niveles de participación de los patrocinadores.
   2. Comparta un informe de patrocinio posterior al evento con impresiones, impacto de la venta de entradas, cobertura mediática y participación de los asistentes.

Por qué es importante: Los patrocinadores se dan cuenta cuando se superan las expectativas. Cumplir con creces las promesas aumenta significativamente las posibilidades de volver a contar con ellos en el próximo evento de recaudación de fondos o de ampliar su inversión a niveles de patrocinio más elevados.

7. Haga un seguimiento del rendimiento de la inversión y demuestre a los patrocinadores por qué se han gastado bien sus dólares de patrocinio.

Los patrocinadores corporativos no se limitan a donar: invierten en visibilidad, prestigio de marca y conexiones significativas con la comunidad. Para conseguir patrocinios recurrentes, hay que demostrar el retorno de la inversión con datos fehacientes.

Cómo realizar un seguimiento eficaz del retorno de la inversión de los patrocinadores:

1. Métricas de visibilidad de la marca
   1. Realice un seguimiento de las impresiones de los logotipos de los patrocinadores en los materiales del evento, las aplicaciones del evento, las campañas en redes sociales y las retransmisiones en directo.
2. Métricas de compromiso
   1. Utilice enlaces UTM o códigos de descuento personalizados en las promociones de los patrocinadores para atribuir directamente las ventas de entradas o las donaciones.
3. Demografía de la audiencia
   1. Desglose por acciones deseguimiento de los asistentes los patrocinadores se preocupan más por la audiencia que por el volumen.
4. Análisis del sentimiento
   1. Utiliza herramientas de escucha social (Sprout Social, Brandwatch o incluso Hootsuite) para hacer un seguimiento de las menciones positivas de la marca del patrocinador durante el evento.

Consejo profesional: Cree unCuadro de mando del impacto del patrocinio (a través de Google Data Studio o Power BI) para que los patrocinadores puedan ver actualizaciones en directo durante y después del evento.

8. Construir relaciones duraderas: Cómo conseguir patrocinadores para su próximo acto de recaudación de fondos

Uno de los mayores errores que cometen las organizaciones sin ánimo de lucro es tratar los patrocinios como acuerdos puntuales. Las relaciones a largo plazo son mucho más valiosas que las asociaciones para un solo evento.

Buenas prácticas posteriores al evento:

1. Enviar informes personalizados
   1. Vaya más allá de los agradecimientos genéricos: ofrezca un resumen visual del retorno de la inversión con infografías que muestren cómo el dinero de su patrocinio generó impacto (por ejemplo, "Su patrocinio financió 500 comidas para familias locales").
2. Anticipos exclusivos para el próximo acto de recaudación de fondos
   1. Invítelos a una primera ronda de patrocinio para su próximo evento de recaudación de fondos antes de abrirlo a nuevos socios. Así se sentirán valorados.
3. Reconocimiento público
   1. Destaque a los patrocinadores en comunicados de prensa posteriores al evento, boletines informativos o "historias de impacto" en su sitio web. En el caso de los patrocinadores de los medios de comunicación, reutiliza la cobertura del evento en blogs o vídeos que sigan circulando.
4. Compromiso durante todo el año
   1. No espere hasta su próximo evento. Invite a los patrocinadores a visitas, jornadas de servicio a la comunidad o pequeñas actividades sin ánimo de lucro. Cuanto más implicados estén en tu misión, más probabilidades habrá de que renueven su patrocinio.

9. Evite errores comunes de patrocinio que le cuestan credibilidad y futuros acuerdos

Incluso los planificadores de eventos más experimentados caen a menudo en trampas que les cuestan relaciones sólidas con los patrocinadores. Evitarlas garantiza colaboraciones más fluidas con los patrocinadores y mejores resultados en la recaudación de fondos.

Errores a tener en cuenta:

1. Difusión tardía
   1. Los patrocinadores planifican sus presupuestos con meses de antelación. Acercarse a ellos 4-6 semanas antes del acontecimiento reduce drásticamente sus posibilidades. La mejor práctica: Empiece entre 6 y 9 meses antes del evento.
2. Propuestas genéricas de patrocinio
   1. Una propuesta única no funciona. Cada propuesta debe incluir datos personalizados de alineación de audiencias que demuestren por qué sus asistentes encajan a la perfección con los objetivos de marketing del patrocinador.
3. Promesas excesivas
   1. Nunca garantice una cobertura mediática o un número de asistentes que no pueda respaldar con datos de eventos anteriores. Es una de las formas más rápidas de perder credibilidad.
4. Seguimiento deficiente
   1. Muchas organizaciones sin ánimo de lucro pierden patrocinadores porque no mantienen la comunicación después del evento. Sin pruebas del impacto, es poco probable que los patrocinadores renueven.
5. Descuidar a los patrocinadores más pequeños
   1. Aunque los patrocinadores platino son valiosos, los patrocinadores bronce y en especie pueden convertirse en compromisos mayores si se les cuida. Centrarse solo en los "peces gordos" limita el crecimiento a largo plazo.

Consejo profesional: Elabore un Manual del Patrocinador para su organización sin ánimo de lucro que documente los plazos y los resultados de las actividades de captación,Plantillas de informes ROIy las estrategias de comunicación posteriores al evento. Esto hace que la gestión de los patrocinadores sea coherente, incluso si cambia el equipo del evento.

Conclusión: El patrocinio como eje del éxito de los eventos

La gestión de patrocinios para actos benéficos requiere algo más que vender patrocinios: se trata de crear asociaciones duraderas y mutuamente beneficiosas con patrocinadores corporativos, patrocinadores de los medios de comunicación y líderes de la comunidad local. Cuando los organizadores de eventos investigan posibles patrocinadores, elaboran propuestas de patrocinio sólidas, cumplen sus promesas y cultivan las relaciones, no sólo recaudan más dinero, sino que sientan las bases para futuros eventos que superen los objetivos de recaudación de fondos.

Siguiendo estas mejores prácticas de planificación de eventos benéficos, transformará el dinero del patrocinio enimpacto sostenible para su evento sin ánimo de lucro.

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