En un mundo obsesionado por los eventos como el actual, en el que predominan los eventos virtuales y los formatos híbridos, hay algo insustituible en estar juntos en persona. Como organizador de eventos, tienes la oportunidad de crear conexiones genuinas, despertar la creatividad y crear momentos que la gente recordará durante mucho tiempo.

Pero para captar esa magia hace falta algo más que un puñado de rompehielos.Participación en eventos es uno de los componentes más importantes a la hora de medir el impacto de cualquier evento. Necesita ideas de participación en eventos presenciales que sean divertidas, envolventes y centradas en la participación activa.

20 estrategias de gran impacto que ayudan a los asistentes a sentirse vistos, inspirados y parte de algo especial.

Hemos incluido ejemplos reales, costes estimados y consejos útiles para orientar su planificación.

1. Sorpresa y deleite Momentos de bienvenida

Ejemplo: Cuando los asistentes entran en su evento presencial, son recibidos por un cuarteto de cuerda que interpreta versiones modernas o por actores disfrazados que les dan la bienvenida con el espíritu del tema de su evento. Puede tratarse de una "Gala Tecnológica Futurista" con recepcionistas vestidos de LED o un "Carnaval de la Innovación" con malabaristas y zancudos. Estos momentos despiertan inmediatamente la curiosidad y el entusiasmo.

Ejecución:Colabora con artistas locales, artistas callejeros o escuelas de teatro para mantener unos costes manejables y auténticos. También puede recurrir a su propio personal para que encarne el tema con trajes ligeros y atrezzo. Complementa la bienvenida física con un saludo personalizado en tu móvil.aplicación de eventoscon su nombre y los puntos más destacados de su calendario.

Coste:Entre 500 y 2.500 dólares, según el número de artistas y la duración.

Por qué funciona: Estas experiencias inesperadas y personales crean momentos memorables que ayudan a que su evento destaque. Además, animan a los invitados a compartir la experiencia en las redes sociales, lo que aumenta la promoción orgánica y la expectación.

Consejo profesional:Envíe un mensaje de bienvenida en tiempo real u ofrezca un código de regalo sorpresa a través de la aplicación del evento. Es una pequeña acción que tiene un gran impacto en el compromiso de los asistentes desde el primer momento.

2. Evento Día del Espíritu

Ejemplo:Incorpore a su evento un "Día del Espíritu" lúdico y temático, como un "Throwback Thursday", un "Día del Icono de la Industria" o un "Día de los Colores de la Empresa". Estos temas ayudan a romper el hielo e infunden diversión en el ambiente del evento.

Ejecución: Anime a los asistentes a vestirse de acuerdo con la temática y reparta pequeños accesorios como pins, máscaras, pulseras o sombreros personalizados en el mostrador de inscripción. Utiliza la aplicación móvil del evento para anunciar la temática con antelación y enviar ideas de estilo a los asistentes.

Coste: Entre 3 y 8 dólares por asistente, en función de la complejidad de los accesorios proporcionados.

Por qué funciona: Los disfraces temáticos aportan energía y humor al ambiente, al tiempo que refuerzan el sentido de comunidad. También mejora la participación del público de forma orgánica, especialmente cuando los asistentes están deseando mostrar su creatividad ante la cámara.

Consejo profesional:Organice un concurso de "mejor vestido" a través de las redes sociales, con entradas enviadas a través de su aplicación o de un hashtag del evento. Esto crea una sana competencia, aumenta la visibilidad en línea y hace que más personas participen en la experiencia del evento.

4. Muros de retroalimentación en tiempo real

Ejemplo: Coloque una pared interactiva en la que los asistentes puedan compartir sus impresiones a lo largo del día. Puede ser un muro de notas adhesivas con preguntas como "¿Qué te ha inspirado hoy?" o un quiosco con pantalla táctil en el que los asistentes puedan escribir comentarios rápidos o valorar su experiencia.

Ejecución: Utilice carteles grandes, rotuladores de colores o estaciones de encuestas digitales colocadas cerca de las salidas de las sesiones, los salones o las zonas de aperitivos. Pregunte a los participantes con preguntas rotativas como "¿Qué es lo que más le ha sorprendido?" o "¿Qué es lo que se va a llevar al trabajo?".

Coste: Entre 200 y 1.000 dólares, dependiendo de si eliges analógico o digital.

Por qué funciona: Los comentarios en tiempo real captan la información en el momento y fomentan una participación significativa. También permite al organizador medir la participación en el momento. Esta información es muy valiosa para planificar próximos eventos o perfeccionar la estrategia de participación de los asistentes.

Consejo profesional: Comparta lo más destacado del muro durante los discursos de clausura o muéstrelo en directo en las pantallas de las zonas de networking para fomentar la participación y mostrar a los asistentes que sus voces importan.

5. Talleres interactivos

Ejemplo:Sustituya las clases magistrales por sesiones prácticas de resolución de problemas. Por ejemplo, organice un "Design Thinking Challenge" en el que los grupos construyan prototipos rápidos o una sesión de "Brand Sprint" dirigida por ponentes invitados.

Ejecución:Olvídate de las filas de sillas y monta mesas colaborativas con materiales como notas adhesivas, rotuladores, pizarras o incluso ladrillos LEGO. Equipa a cada grupo con un facilitador para fomentar la participación de los asistentes y el intercambio de ideas.

Coste: Entre 25 y 80 dólares por asistente, en función de los materiales, los facilitadores y la configuración del espacio.

Por qué funciona: Los talleres activan una reflexión más profunda, suscitan el diálogo y crean de forma natural oportunidades para establecer contactos entre grupos más pequeños. Se trata de una poderosa herramienta de desarrollo profesional y una forma probada de aumentar el compromiso de los asistentes, especialmente cuando la sesión tiene un resultado tangible.

Consejo profesional: Tome fotos de los equipos trabajando y de los resultados finales. Incluye estas imágenes en tu postmarketing de eventos o un vídeo de recapitulación para mostrar la energía y la innovación que aportaron los asistentes.

6. "Jardín de ideas" en directo

Ejemplo:Instale una zona tranquila, llena de plantas, donde los asistentes puedan detenerse a reflexionar y anotar ideas, percepciones o inspiración en etiquetas de papel. A continuación, se enganchan a un "árbol" o estructura de celosía, y la instalación va creciendo a lo largo del evento.

Ejecución: Decora el espacio con vegetación, luces de colores y bancos para crear una atmósfera relajante. Incluye preguntas como "Comparte una gran idea que te lleves a casa" o "¿Qué cambiarías mañana en tu sector?".

Coste:Entre 100 y 300 dólares para decoración, etiquetas, clips y señalización.

Por qué funciona: Este rincón creativo y tranquilo convierte a los asistentes pasivos en cocreadores de la narrativa de su evento. También representa visualmente los conocimientos colectivos compartidos durante el evento, una característica que se traslada bien a los entornos virtuales para que los asistentes híbridos o virtuales puedan verlos en línea.

Consejo profesional: Haz fotos de alta calidad del "árbol de ideas" terminado e inclúyelas en los momentos destacados del éxito de tu evento o publícalas en las redes sociales. Esto añade profundidad a su compromiso posterior al evento y ofrece a los asistentes algo personal que buscar.

7. Estaciones de activación sensorial

Ejemplo: Ofrezca zonas que activen los sentidos y proporcionen un retiro relajante entre sesiones. Piense en barras para mezclar tés con aromas calmantes, rincones para masajes cervicales con terapeutas profesionales o estaciones de realidad virtual inmersiva para escapadas divertidas.

Ejecución: Colabore con marcas locales de bienestar o cree una zona de "Recarga y Reenfoque". También puede tematizar cada zona para reflejar el tema del evento, como "Zona Zen", "Laboratorio del Gusto" o "Gimnasio Mental". Utilice la aplicación del evento para guiar a los asistentes a estas zonas durante las pausas programadas.

Coste: De 200 a 1.000 dólares, dependiendo de lo que se ofrezca y de cuántas estaciones se creen.

Por qué funciona:Estas estaciones refrescan la concentración mental y ayudan a los asistentes neurodiversos que pueden beneficiarse de las pausas sensoriales. En los eventos híbridos, considere la posibilidad de reflejar contenidos de bienestar para audiencias virtuales, como vídeos de atención plena o una sesión de "degustación virtual de té".

Consejo profesional:Promocione estas estaciones con antelación como parte de su campaña previa al evento para crear expectación. Durante el evento, recuerde a los asistentes mediante notificaciones push de la aplicación cuándo es el momento de visitarlos.

8. Tecnología portátil e insignias inteligentes

Ejemplo:Proporcione a los asistentes insignias inteligentes que se iluminan cuando están cerca de alguien con quien comparten intereses -como funciones similares o elecciones de sesión- o que registran los stands que han visitado. Es una mezcla perfecta de tecnología y conexión humana que fomenta la participación de los asistentes y crea un viaje gamificado.

Ejecución: Utilice tarjetas RFID o pulseras NFC programadas con las preferencias de los asistentes. También puedes vincularlas a la aplicación del evento para intercambiar tarjetas de visita digitales o actualizar la clasificación en directo.

Coste: Entre 10 y 25 dólares por placa, dependiendo de la sofisticación tecnológica y la cantidad.

Por qué funciona: Estas insignias ayudan a captar la atención de los asistentes, ya que facilitan el establecimiento de contactos y la participación sin tener que romper el hielo. Además, los datos de seguimiento ofrecen a los organizadores información en tiempo real para medir la participación en el evento y descubrir cuántos asistentes visitaron determinadas zonas.

Consejo profesional: Después del evento, incluya información procedente de los datos de las tarjetas de identificación, como las sesiones más visitadas o los intereses comunes, en sus estrategias de participación posteriores al evento, convirtiendo la actividad del evento en acciones de seguimiento.

9. Pop-Up Networking Pods

Ejemplo: Organice grupos compactos y acogedores para establecer contactos individuales o en pequeños grupos con temas como "El futuro de la sostenibilidad" o "Tecnología sin la que no puedo vivir". Los asistentes escanean un código QR para participar en una conversación programada o se presentan espontáneamente.

Ejecución: Construya grupos de asientos semiprivados con tabiques sencillos, mesas de cafetería y carteles impresos. Incorpore tarjetas para iniciar la conversación y temporizadores de cuenta atrás. Promocione los módulos con la aplicación móvil del evento e inclúyalos en el programa.

Coste:Entre 300 y 800 dólares por módulo, en función de los materiales, la marca y el mobiliario.

Por qué funciona:Estos espacios están diseñados para fomentar la participación de los asistentes mediante la creación de oportunidades de networking informal, ideal para aquellos que encuentran abrumadoras las grandes zonas de reunión. Se trata de una táctica poderosa en cualquier estrategia eficaz de participación en eventos, especialmente en los presenciales, en los que la conversación significativa es clave.

Consejo profesional: Haz fotos de los pods activos y muéstralas en las redes sociales o en tu reportaje más destacado. Te ayudará a ilustrar tu compromiso con la creación de momentos reales de participación.

10. Speed Networking "Sesiones Spark"

Ejemplo: Organice rondas rápidas de presentaciones de 3 minutos entre los asistentes sentados en dos círculos rotatorios. Incluye preguntas como "¿Qué tendencia te entusiasma?" o "¿Cuál es tu mayor reto este año?".

Ejecución:Utiliza una campana, un micrófono y un cronometrador para mantener el ritmo de la sesión. Añade música ligera de fondo para dinamizar el espacio. Integre el escaneado QR para permitir el intercambio de contactos entre los participantes.

Coste:Mínimo: normalmente sólo un espacio dedicado y un facilitador.

Por qué funciona: Este estilo elimina la incomodidad del networking no estructurado, al tiempo que garantiza que los asistentes participen y conozcan rápidamente a un gran número de personas. También es ideal para eventos virtuales o híbridos, si se traslada a salas de reuniones digitales.

Consejo profesional: Utilice la aplicación del evento para enviar recordatorios de seguimiento después de la sesión, animando a los asistentes a volver a conectar. Incluya los mejores consejos de la sesión en el contenido posterior al evento para reforzar los contactos establecidos.

11. Sesiones interactivas y presentaciones

Ejemplo: Sustituya las presentaciones pasivas por sesiones llenas de energía en las que se utilicen encuestas en directo, muros de preguntas y respuestas, emoji-metros y juegos interactivos para fomentar la participación del público. Por ejemplo, un ponente puede empezar con una encuesta en la que se pregunte: "¿Cuántos de los presentes han lanzado un producto este año?

Ejecución: Integre herramientas como Azavista o Slido en su estrategia de participación en eventos. Muestra los resultados en directo en las pantallas del recinto para fomentar el diálogo en grupo y hacer un seguimiento de las respuestas en tiempo real.

Coste:A menudo incluido en susoftware de gestión de eventos o aplicación móvil para eventos.

Por qué funciona:Estos formatos dinámicos garantizan la participación de los asistentes y proporcionan información en tiempo real sobre la opinión de los participantes. Resulta especialmente eficaz en entornos de eventos híbridos, en los que tanto los asistentes presenciales como los remotos pueden contribuir por igual.

Consejo profesional: Consiga la reputación de tener el contenido más interactivo presentando estadísticas y capturas de pantalla de sus sesiones en sus estrategias de participación posteriores al evento. No te olvides de felicitar a los asistentes que hayan contribuido con las preguntas o ideas mejor valoradas.

12. Actividades Pop-Up Flash

Ejemplo:Entre las sesiones largas, sorprenda a su audiencia con una actividad de grupo inesperada de 2 minutos, como un reto de baile rápido, un juego de adivinanzas emoji o una respiración consciente dirigida por un facilitador.

Ejecución: Utiliza moderadores y el equipo audiovisual del local para iniciar la actividad. Notifícalo a los asistentes a través de la aplicación del evento unos segundos antes de que empiece para crear expectación y participación.

Coste: Entre 200 y 1.000 dólares, dependiendo del atrezzo, la licencia de la música o la contratación de un DJ o un instructor de movimiento.

Por qué funciona: Las actividades flash crean micromomentos memorables y pueden ayudar a "restablecer" la atención de los asistentes. Funcionan especialmente bien en grandes formatos, donde es fácil que la atención se desvanezca. Estas ideas marcan la diferencia a la hora de mantener la energía y aumentar la participación en el evento a lo largo del día.

Consejo profesional: Grabe estos momentos y utilícelos en sus mejores momentos o en sus publicaciones en las redes sociales. Estos fragmentos espontáneos y alegres pueden convertirse en contenido viral y contribuir significativamente al éxito de su evento y a su visibilidad en Internet.

13. 13. Salas de recarga y reflexión

Ejemplo:Ofrezca espacios relajantes, tipo spa, con asientos cómodos, luz tenue, música suave, difusores de aromaterapia y diarios de reflexión. Incluye preguntas como "¿Qué es lo que más has aprendido hoy?" o "¿Qué momento te ha sorprendido más?".

Ejecución: Instale zonas de descanso cerradas con decoración en tonos neutros, plantas de interior y rincones de reflexión. También puedes incluir auriculares con meditaciones guiadas o breves sesiones de baños de sonido para reponer fuerzas rápidamente durante el día del evento.

Coste: Entre 500 y 2.000 dólares en función del diseño, el mobiliario y las integraciones de bienestar.

Por qué funciona:En medio de una agenda cargada de energía, estas zonas tranquilas permiten a los asistentes bajar el ritmo, recargar las pilas mentalmente y dedicarse a la introspección. Se trata de una buena idea para añadir a cualquier lista de ideas de participación en eventos presenciales que respeten las necesidades neurodiversas y los distintos niveles de energía social.

Consejo profesional: Anime a los asistentes a anotar sus pensamientos y a depositarlos en un "diario de grupo". Más tarde, presenta las reflexiones más inspiradoras como parte de la celebración de clausura de tu evento o de la recapitulación de contenidos.

14. Retos sociales en tiempo real

Ejemplo:Despierta el entusiasmo organizando retos diarios como "La mejor pose en un breakout", "Toma de notas creativa" o "El cordón más original". Los asistentes publican el hashtag del evento para participar.

Ejecución: Anuncia los retos mediante notificaciones push en la aplicación del evento o en las redes sociales. Muestre los envíos en un feed rotativo en un muro de redes sociales en directo en zonas comunes como la zona de inscripción o el salón.

Coste: De bajo a mínimo: normalmente entre 50 y 200 dólares al día para premios como tarjetas regalo, artículos de marca o acceso a salas VIP.

Por qué funciona:Estos retos amplifican la participación virtual incluso en un entorno físico. Ayudan a mantener el interés de los asistentes, amplían la visibilidad de su evento más allá del lugar de celebración y animan a la gente a establecer contactos en torno a momentos divertidos y compartidos.

Consejo profesional: Cree un premio final "Estrella social" durante la sesión de clausura para reconocer a los participantes más creativos o constantes.

15. Recomendaciones de sesión personalizadas

Ejemplo:Utilice los datos de una encuesta previa al evento para sugerir automáticamente qué sesiones, ponentes o stands deben visitar los asistentes en función de sus objetivos e intereses.

Ejecución: Configure una lógica inteligente en su plataforma o aplicación de eventos que analice los resultados de la encuesta y elabore una agenda personalizada. Envía estas sugerencias directamente al panel de control o a la bandeja de entrada del asistente antes del evento.

Coste: Suelen incluirse en las plataformas de eventos modernas; el tiempo de preparación y la estrategia de encuesta son los principales insumos.

Por qué funciona:Es como un servicio de conserjería personal que hace que los asistentes se sientan más motivados. Aumenta la satisfacción, mejora los índices de asistencia a las sesiones y ayuda a los asistentes a mantener el interés durante todo el día.

Consejo profesional:Premio digitaldistintivos para los asistentes que completen sus "3 mejores elecciones personalizadas" para reforzar el comportamiento e impulsar la participación en la aplicación.

16. Cabinas de experiencias de RV

Ejemplo: Permita que los asistentes exploren entornos virtuales con auriculares de RV, como caminar por una sala de exposiciones futurista, recorrer la planta de una fábrica o experimentar una historia de marca inmersiva.

Ejecución: Asóciese con creadores de contenidos o marcas para crear una zona dedicada a la RV. Incluye auriculares, estaciones de desinfección y facilitadores que guíen a los participantes a través de la experiencia.

Coste: Entre 2.000 y 7.000 dólares, en función del número de stands, el tipo de contenido y la concesión de licencias.

Por qué funciona:Estas cabinas tienden un puente entre los entornos virtuales y las ideas de participación en eventos presenciales. Aportan novedad, despiertan la curiosidad y permiten la participación virtual incluso durante eventos físicos, lo que resulta perfecto para mostrar productos o historias que no se pueden mostrar en persona.experiencia in situ.

Consejo profesional:Realice un seguimiento de la participación registrando las estadísticas de uso de los auriculares. Más tarde, incluye los contenidos de RV más populares en los momentos destacados de tu evento para demostrar la innovación.

17. Pasaporte gamificado y tarjetas de misión

Ejemplo:Distribuya cuadernillos "pasaporte" digitales o físicos con mini-misiones como "Visitar 3 stands de patrocinadores", "Conocer a alguien de otro país" o "Asistir a una sesión práctica". A medida que completen las tareas, los asistentes ganarán puntos o coleccionarán sellos.

Ejecución: Incorpore el juego de la misión a la aplicación de su evento o proporcione tarjetas impresas con estaciones de sellado. Ofrezca pequeños premios a los distintos niveles de logro, y un gran premio para el que consiga más puntos.

Coste: Entre 2 y 7 dólares por participante, según el formato y la clasificación de los premios.

Por qué funciona: La exploración estructurada mantiene a los asistentes interesados y en movimiento. Es una forma fantástica de atraer visitantes al stand, fomentar la conversación y hacer contactos de forma lúdica, a la vez que contribuye a la estrategia general de participación del evento.

Consejo profesional:Muestre los resultados de la clasificación en pantalla a lo largo del día y anuncie los ganadores durante el discurso de clausura para crear un momento memorable.

18. 18. Destaques a los asistentes

Ejemplo: Celebre los momentos destacados, como cuando un asistente hace una pregunta valiente por primera vez, cuando un ponente cita a un miembro del público o cuando se hace el mejor selfie del día. Utilice la aplicación o el escenario para agradecer públicamente a los asistentes.

Ejecución: Pide a los moderadores y presentadores que señalen los grandes momentos, o haz encuestas para que el público vote los agradecimientos. Anuncia los ganadores durante las transiciones o las intervenciones.

Coste: Mínimo esfuerzo de los moderadores y acceso a la aplicación del evento o al equipo audiovisual.

Por qué funciona: Reconocer a los asistentes crea una conexión emocional e impulsa una participación significativa. Demuestra que observas, escuchas y valoras las contribuciones de todos los asistentes, no solo de los ponentes o patrocinadores.

Consejo profesional: Utilice esta táctica tanto en entornos presenciales como virtuales: puede destacar la participación en línea con la misma facilidad que en la sala.

19. Información y cuadros de mando en tiempo real

Ejemplo: Muestre datos en directo, como las mejores sesiones, los resultados de las encuestas de público, los mapas de calor del tráfico peatonal e incluso las puntuaciones del sentimiento social en grandes pantallas repartidas por todo el recinto.

Ejecución: Utilice su software de gestión de eventos para obtener datos en tiempo real y visualizarlos en paneles cerca de los salones, los mostradores de ayuda o los stands de los patrocinadores.

Coste:A menudo se incluye en plataformas completas como Azavista; algunas configuraciones pueden necesitar soporte audiovisual.

Por qué funciona: Transparencia y visibilidad decomportamiento de los asistentes fomentar una mayor participación. También ayuda a los organizadores a medir instantáneamente la participación en el evento y a adaptarse en tiempo real a lo que más resuena.

Consejo profesional: Organice microconcursos relacionados con los datos, como "El patrocinador que más acuda al stand gana un café para cada visitante", para crear expectación.

20. Muro de la Memoria y Clausura

Ejemplo: Coloque un gran muro o pizarra digital a la salida donde los asistentes puedan añadir sus momentos favoritos, citas divertidas, fotos o pegatinas que representen cómo se sintieron durante el evento.

Ejecución: Ofrezca fotos impresas, notas adhesivas, cargas digitales y pegatinas emoji. Utiliza pantallas táctiles o cámaras polaroid para mantener la interactividad.

Coste:De 300 a 1.500 dólares, en función de los materiales y el personal.

Por qué funciona: Cierra el círculo con un momento emocional compartido. Un muro de la memoria bien ejecutado conecta con las instalaciones artísticas interactivas y se convierte en una instantánea visual de la energía y la voz de su evento.

Consejo profesional: Convierte la pared en el telón de fondo de un fotomatón para las fotos de grupo finales y utiliza el collage completo como imagen de cabecera para tus comunicaciones posteriores al evento.

Bonificación: Participación y comentarios tras el evento

• Realice una encuesta posterior al acto para recabar valiosas opiniones (incluya una o dos preguntas sobre el momento creativo favorito).
• Comparta un vídeo de recapitulación con lo más destacado del acontecimiento y un teaser de contenido paraeventos futuros.
• Ofrezca precios anticipados o invitaciones VIP para su próximo evento a través de una ventana emergente de agradecimiento por correo electrónico.

Reflexiones finales

Estas ideas de participación en eventos presenciales no son meros trucos: son herramientas poderosas para crear comunidad, impulsar la energía y hacer que su evento sea realmente inolvidable. Con una planificación creativa y un uso inteligente de la tecnología, como las aplicaciones móviles para eventos y el software de gestión de eventos, ofrecerá a los asistentes una experiencia dinámica que perdurará mucho tiempo.

¿Listo para dar vida a estas ideas? Explore la plataforma todo-en-uno de Azavista que lo soporta todo, desde el compromiso previo al evento hasta el tiempo real.datos y evento posterior para que su evento vaya siempre un paso por delante.