Reestructuración de la experiencia: De los eventos físicos a los virtuales

No es de extrañar que cada vez más conferencias y ferias del sector se cancelen, pospongan o cambien a eventos virtuales. Esto ha obligado a la gente a cambiar sus planes e itinerarios de viaje para los próximos meses y buscar alternativas en línea a este cambio repentino. Ahora, en lugar de estar en un recinto ferial abarrotado de gente, los asistentes ven sesiones de seminarios web, eventos en directo o contenidos pregrabados directamente desde sus casas u oficinas.

Aunque los eventos presenciales ofrecen ventajas únicas, como las interacciones cara a cara, la demanda de eventos virtuales sigue aumentando, sobre todo ahora. Desde la retransmisión en directo hasta las sesiones pregrabadas, cada vez más empresas están reestructurando sus eventos para ofrecer experiencias que impulsen el compromiso más allá de una pantalla de ordenador. Esto ha abierto la puerta a nuevas formas de conectar a la gente en línea al tiempo que se reducen los costes y la huella de carbono.

Muchos organizadores de eventos que ya se han pasado a los eventos en línea y a las reuniones virtuales están todavía en la fase de "averiguarlo". ¿Por qué? Bueno, algunos no tenían este tipo de eventos como estrategia principal y otros probablemente estén haciendo esto por primera vez. Pero lo cierto es que nadie sabe cuál es la mejor fórmula para cada evento. Lo que sí sabemos es que un evento virtual es mucho más que organizar un webinar, por eso es importante tener una estructura clara que seguir a la hora de planificar un evento virtual.

Tanto si tiene un evento programado para este año como si sólo busca ideas para digitalizarse, utilice esta estructura para planificar su propia experiencia inmersiva en línea.

Enfoque y plataformas

Antes de decidir cuál es el mejor planteamiento para organizar un acto virtual, hay que repasar el resumen del acto para ver si el plan se traduce bien en un formato virtual. Que todo el mundo lo haga no significa que usted deba hacerlo también. Si una experiencia virtual sirve al propósito de las metas y objetivos de su evento, entonces tiene sentido pasarse a lo digital. Si no es así, tendrá que encontrar el enfoque que mejor funcione.

Una vez que tenga esto claro, plantéese las siguientes preguntas: ¿Por qué se inscribirán los asistentes a su acto? ¿Qué ofreces que aporte valor? En función de las respuestas podrá decidir qué tipo de contenido es el adecuado para su evento. Asegúrese de dar prioridad a los contenidos clave.

Ahora, es el momento de evaluar qué tipo de evento virtual se adapta mejor a sus metas y objetivos establecidos:

• Totalmente virtual

En los actos virtuales, las personas interactúan en un entorno virtual y no en un lugar físico. Estos eventos en línea tienen varias sesiones, son muy interactivos y pueden incluir seminarios web y webcasts. Además, son adecuados para cualquier evento que incluya múltiples presentaciones, salas de debate o experiencias de marca para atraer a los participantes.

• Híbrido

Un evento híbrido es todo formato -conferencia, exposición comercial, seminario de formación, etc.- que combina elementos en directo, como entrevistas o ponentes, con componentes virtuales. - que combina elementos en directo, como entrevistas o presentadores, con componentes virtuales. Es una forma eficaz de aumentar la participación y el alcance, a la vez que se utilizan elementos en directo para dar una sensación de presencia.

• Retransmisión en directo

Los eventos retransmitidos en directo son magníficos para ampliar el alcance de su empresa, mejorar su visibilidad y distribuir los contenidos disponibles a un público nuevo. Este tipo de evento en línea permite a los asistentes compartirlo fácilmente con otras personas, como compañeros de trabajo, amigos o familiares. También puede resultar increíblemente rentable para los organizadores de eventos.

• Pregrabado

Este tipo de evento en línea se captura, edita y comparte para su posterior visionado. No sólo puede estrenarse en una fecha concreta, sino que también puede estar disponible en línea a través de vídeo a la carta (VOD). Al mismo tiempo, ofrece la posibilidad de hacer que el contenido parezca en directo, aunque no lo sea. Esta opción ofrece más flexibilidad a los organizadores de eventos.

Formato y diseño del programa

Al igual que las conferencias presenciales, los eventos virtuales tienen muchos formatos de programa. Tanto si decides organizar una mesa redonda, una serie de entrevistas o rondas de pitch, tienes que ofrecer una experiencia única a los asistentes, algo que haga que tu empresa se diferencie de la competencia.

• Mesas redondas:
• Reúnen a los mejores expertos en talento de distintas áreas para compartir y aprovechar la experiencia de los demás.
• Son útiles si un tema es demasiado complejo para que lo trate una sola persona, o si la audiencia necesita exponerse a varios puntos de vista en la misma sesión.
• Entrevistas:
• Son diálogos en profundidad entre anfitriones de eventos y expertos en la materia.
• Los expertos pueden compartir sus conocimientos en sesiones de preguntas y respuestas en directo, lo que ayuda a mantener el interés de la audiencia.
• Rondas de lanzamientos:
• Las Pitch Rounds se celebran con el único propósito de permitir a las empresas emergentes presentar sus ideas a un grupo de jurados (normalmente inversores o partes interesadas).
• Este formato virtual es una excelente forma de aumentar la retención de los asistentes por su dinamismo.

Conferencias magistrales:

• Las conferencias magistrales inspiran, entretienen y educan al público sobre un tema específico.
• Las conferencias magistrales corren a cargo de ponentes elegidos por su experiencia en un área concreta y su capacidad para atraer al público.
• En un entorno virtual, los ponentes ya no tienen que desplazarse a otro lugar para pronunciar su discurso, y los asistentes ya no tienen que buscar asientos disponibles para asistir a la sesión.

Conectarse a Internet también significa trasladar el diseño y la marca de su empresa al espacio digital. Asegúrese de consultar las directrices de su marca antes de crear cualquier material visual, o de construir cualquier atrezzo o decorado para su evento. Del mismo modo, todo el diseño físico y/o digital creado para el evento debe mantener la coherencia de su identidad gráfica.

Tecnología

Los organizadores de eventos organizan con éxito actos virtuales cuando disponen del conjunto adecuado de herramientas tecnológicas. Para prepararse para el gran día, hay que pensar en estas cuestiones: ¿Dónde se filmará el acto? ¿Será a distancia, en un estudio o en una oficina? En función de tus respuestas, podrás identificar el montaje que vas a necesitar, como equipo audiovisual, equipo doméstico, equipo de estudio, etc.

Además de estos elementos tecnológicos, los organizadores de eventos también pueden beneficiarse del uso de una plataforma tecnológica de eventos para planificar todo su proceso, desde la promoción hasta la ejecución y la gestión. Estas son las soluciones tecnológicas para eventos más importantes a la hora de organizar un evento virtual:

• Sitio web del evento

Un sitio web para eventos es la vanguardia de cualquier evento presencial o virtual y funciona como una poderosa herramienta para atraer a nuevos asistentes. A través del sitio web de su evento, puede promocionarlo a la perfección proporcionando un contenido rico que mantenga informados a los asistentes potenciales y les anime a inscribirse en el evento. El sitio web de su evento también debe comunicar el valor de su evento virtual y, al mismo tiempo, tener el mismo aspecto que su empresa.

• Inscripción

Una sólida herramienta de inscripción le permite configurar sin esfuerzo formularios de inscripción para participantes, ponentes, patrocinadores y aprobaciones, en un único lugar. Estos formularios permitirán a las personas inscribirse en el evento virtual, enviar sus preferencias y proporcionar información de pago sin ningún problema. Puede estar seguro de que ofrecerá una experiencia de registro impecable a la vez que aumenta la asistencia al evento.

• Marketing por correo electrónico

le ayuda a dar a conocer su marca dirigiéndose a los participantes adecuados y conectando con ellos en el momento oportuno. No sólo puede impulsar la demanda de su evento virtual, sino también aumentar las inscripciones y mantener informados a los asistentes. Utilice una herramienta de marketing por correo electrónico que le permita personalizar sus mensajes, así como automatizarlos y programarlos en función de los datos de los asistentes, al tiempo que realiza un seguimiento de las tasas de apertura, clics y conversiones.

• Aplicación para eventos

Una aplicación para eventos es una de las piezas más importantes de la tecnología para eventos virtuales. Esta herramienta ayuda a aumentar la implicación de los participantes mediante funciones que estimulan la interacción antes, durante y después del evento. Para los asistentes, aquí es donde pueden elegir qué sesiones quieren añadir a su agenda, tener una buena visión general de los temas activos y participar a través de encuestas y preguntas durante las sesiones. Para los planificadores, aquí es donde recopilan datos relevantes, como el compromiso de los asistentes y la popularidad de las sesiones.

Anfitrión(es) en línea

En cámara - Dependiendo del tipo de evento virtual, tiene que encontrar ponentes y/o expertos que den charlas sobre temas específicos, hagan entrevistas o participen en mesas redondas durante su evento. Deben ser líderes de opinión con un gran número de seguidores. Además, tenga en cuenta que no todos los oradores que tienen confianza en el escenario tienen confianza en la pantalla. No invite a alguien que no se sienta cómodo en este tipo de formato.

Fuera de cámara - Para asegurarte de que se atienden los comentarios e interacciones de los asistentes, tienes que asignar esa tarea a alguien de tu equipo. Verás cómo los asistentes se sentirán incluidos y tenidos en cuenta durante las sesiones - esto ayuda a aumentar la participación por chat y social, de ahí la retención.

Interactividad y compromiso

Cuando organice un evento virtual, no puede limitarse a retransmitir en directo la sesión planificada y esperar que ésta sea la mejor experiencia en línea para sus asistentes. Tiene que tener en cuenta la interactividad y el compromiso en cada decisión de creación de contenidos de su evento virtual. Estos aspectos pueden marcar la diferencia cuando los espectadores decidan sintonizar en directo o permanecer en el evento virtual.

Si permite que los asistentes formen parte de una conversación en tiempo real, su experiencia en el evento será más emocionante y atractiva. Tenga en cuenta que en un entorno virtual puede incluir charlas, elementos interactivos y ejemplos en tiempo real que no encajarían necesariamente en un escenario tradicional fuera de línea.

Integre estas tácticas para aumentar la interactividad y la participación en su evento:

Preguntas y respuestas - Durante su evento virtual, seleccione las mejores preguntas de su audiencia o deje que sean ellos quienes decidan cuáles les gustaría debatir.

Encuestas en directo - Aumente la interacción de sus reuniones y eventos virtuales sondeando a su audiencia en tiempo real.

Gamificación- Genere experiencias de alta calidad y aumente la participación y el compromiso de los asistentes en las sesiones mediante el uso de la gamificación.

Funcionalidad de chat- Permita que los asistentes interactúen y se relacionen entre sí en tiempo real con una función de chat.

Ahora que dispone de la estructura ideal para desarrollar eventos virtuales, puede determinar si debe o no empezar a planificar su propia experiencia inmersiva en línea. Recuerde, con el plan adecuado y la tecnología apropiada, ¡puede ofrecer una experiencia excepcional a sus asistentes!

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