La creación de una experiencia memorable no empieza con el evento, sino con el tiempo.antes de el primer orador sube al escenario. Un buen compromiso previo al evento es una de las mejores formas de crear expectación, aumentar el índice de asistencia y garantizar que los asistentes estén preparados para participar.

En este blog, exploraremos 12 ideas creativas para la participación previa al evento, clasificadas por dificultad y completadas con costes estimados, herramientas sugeridas y pasos que le ayudarán a ponerlas en práctica.

Por qué es importante la participación previa al evento

La participación previa al evento es algo más que un simple calentamiento: es la base del éxito de un evento. Antes de que el evento comience oficialmente, el público ya se está formando impresiones, creando expectativas y decidiendo su grado de participación.

He aquí por qué el compromiso previo al evento debe ser una prioridad máxima enparticipación en eventos estrategia:

1. Aumenta la asistencia a los próximos eventos

Unas cuantas publicaciones estratégicas en las redes sociales, vídeos de presentación o encuestas previas al evento pueden aumentar significativamente la expectación y reducir el abandono, especialmente entre los asistentes a eventos virtuales.

• Ejemplo: Envío de un recordatorio de calendario a través del móvilaplicación de eventos 48 horas antes del acto puede aumentar la asistencia hasta un 25%.

2. Crea asistentes mejor preparados y más comprometidos

Ofrecer contenidos previos al evento, como avances de los ponentes, puntos destacados del programa y encuestas interactivas, ayuda a alinear las expectativas y a mentalizar a los asistentes. De este modo, aumentará la participación de los asistentes y las oportunidades de establecer contactos durante el evento.

• Consejo profesional: Utiliza la aplicación de tu evento para ofrecer contenido personalizado basado en los intereses de los asistentes, recogidos a través de las primeras confirmaciones de asistencia o encuestas.

3. Crea una conexión emocional con el tema del evento

Los actos más atractivos crean un sentimiento de pertenencia. Al construir una narrativa o misión antes de que comience el evento, se establece un propósito compartido que aumenta la participación de la audiencia y la inversión emocional.

• Caso práctico: Para una conferencia temática sobre sostenibilidad, envía semanalmente consejos ecológicos, contenido entre bastidores o permite a los asistentes votar sobre iniciativas ecológicas relacionadas con el evento.

4. Genera expectación en las redes sociales y valor tras el evento

Aproveche las redes sociales desde el principio para iniciar conversaciones utilizando el hashtag de su evento, comparta teasers de los ponentes u organice campañas de cuenta atrás. Esto no solo genera expectación, sino que crea un banco de contenidos generados por los usuarios que puede utilizarse más tarde para compartir los momentos más destacados del evento y apoyar las encuestas y recapitulaciones posteriores.

• Valor continuo: Estas interacciones tempranas ayudan a crear una comunidad, lo que aumenta el retorno de la inversión y fomenta la asistencia para.

5. Proporciona información valiosa a los organizadores de eventos

Mediante encuestas previas al evento, escucha social y seguimiento de datos, los organizadores pueden recopilar información útil sobre las preferencias, intereses y expectativas de los asistentes. Utilice esta información para ajustar su estrategia de contenidos, recomendar sesiones e incluso perfeccionar la logística, todo ello antes de que comience el evento.

12 ideas creativas para comprometerse antes de un evento

Cada idea incluye un grado de dificultad, una estimación de costes, el tiempo necesario para ejecutarla y cómo maximizar su impacto.

1. Vídeos de bienvenida personalizados (con cameos de los oradores)

• Dificultad: ★★☆☆☆
• Coste estimado: de 300 a 2.000 dólares (según la escala y el nivel de personalización)
• Tiempo necesario: 1-2 semanas

Lo que es:

Cree mensajes de vídeo breves y personalizados con sus ponentes principales, anfitriones o líderes del sector para dar la bienvenida a los asistentes.por nombre oempresa. Ideal para invitados de alto valor, clientes de alto nivel o conferenciantes.

Por qué funciona:

• Añada una experiencia VIP a sus asistentes
• Fomenta la participación temprana y la expectación
• Aumenta la participación en las redes sociales cuando los destinatarios comparten sus vídeos de bienvenida personalizados
• Especialmente potente para los asistentes a eventos virtuales que necesitan un gancho emocional más fuerte.

Cómo ejecutar:

• Utilizar herramientas de personalización de vídeo
• Guiones base pregrabados con breves espacios personalizados para nombres o menciones de empresas
• Segmente a los asistentes por función o interés y cree plantillas de vídeo por grupo
• Incrustar en correos electrónicos previos al evento o a través de su aplicación móvil para eventos

Consejos profesionales:

• Vídeos de menos de 60 segundos
• Mencione los títulos de las sesiones, el tema del evento o un saludo personalizado basado en la empresa o región del asistente
• Utilice cameos de oradores para añadir valor sorpresa y aumentar las tasas de apertura.

Cosas que hay que evitar:

• No difundas vídeos genéricos en masa, ya que se pierde el objetivo de la personalización.
• Evita la creación de última hora, lleva tiempo renderizar y revisar los vídeos a escala

2. Deje que los asistentes voten sobre las sesiones, los ponentes o los regalos

• Dificultad: ★☆☆☆☆
• Coste estimado: Gratis-$500
• Tiempo necesario: 3-7 días

Lo que es:

Permita que los asistentes voten los temas del programa, las sesiones de trabajo, los ponentes principales o incluso el tipo de regalo que recibirán. Se trata de una divertida actividad de participación de los empleados también para eventos internos.

Por qué funciona:

• Fomenta la interacción temprana
• Ayuda a configurar el acto en función de los intereses de los asistentes
• Hace que los huéspedes se sientan escuchados y valorados
• La forma perfecta de recopilar datos de encuestas previas al acto y aumentar la participación

Cómo ejecutar:

• Utilice el software de gestión de eventos de Azavista para crear encuestas rápidas
• Haz de 1 a 3 preguntas sencillas (por ejemplo: "¿Qué keynote te hace más ilusión?").
• Vincule los resultados a los correos electrónicos promocionales: "Esto es lo queusted votado".
• Envío de recordatorios a través de la aplicación del evento y las redes sociales

Consejos profesionales:

• Elija opciones claras y atractivas: añada fotos de los ponentes o descripciones de las sesiones.
• Recompensa a los votantes con un pequeño incentivo (como acceso anticipado a contenidos o una participación en un sorteo).
• Considere la posibilidad de organizar un concurso en las redes sociales en torno a las votaciones para aumentar su alcance.

Cosas que hay que evitar:

• No haga demasiadas encuestas. Limite las preguntas previas al evento a 1-2 encuestas como máximo.
• Evite utilizar opciones vagas o amplias: la especificidad impulsa la participación

3. "Cajas de eventos "Correo misterioso

• Dificultad: ★★★☆☆
• Coste estimado: entre 25 y 50 dólares por asistente (posibilidad de descuentos por volumen)
• Tiempo necesario: 3-4 semanas (planificación, aprovisionamiento, embalaje y envío)

Lo que es:

Envíe a los asistentes una caja misteriosa con su marca que haga alusión al tema del evento o incluya accesorios, herramientas y sorpresas para utilizar durante el evento. Ideal para crear expectación en eventos virtuales, híbridos y presenciales.

Por qué funciona:

• Añade una capa táctil y emocional a la experiencia de su evento
• Mejora el compromiso durante varias sesiones (especialmente talleres o juegos)
• Fomenta que se comparta en las redes sociales y que se hable del "unboxing".
• Crea vínculos y una comunidad incluso antes de que comience el acto

Cómo ejecutar:

• Asociarse con empresas de regalos
• Artículos que pueden incluirse: accesorios para el evento, camisetas o gorras con la marca, aperitivos saludables, productos de bienestar, cuadernos o artículos específicos para cada sesión.
• Vincular el contenido a las sesiones: por ejemplo, un antifaz para un taller de bienestar mental o notas adhesivas para una sesión de lluvia de ideas.

Consejos profesionales:

• Incluya una nota escrita a mano o un mensaje del orador para darle un toque personal
• Utilizar códigos QR en la caja que enlacen a los detalles del evento o al contenido previo al mismo.
• Mencione la entrega en sus mensajes de correo electrónico previos al evento para crear expectación

Cosas que hay que evitar:

• No llenes demasiado la caja, que sea relevante y ligera
• Evite los aperitivos específicos de cada región o los artículos que puedan crear problemas de envío

4. Concursos previos al evento (fotografía/rivia)

Dificultad: ★★☆☆☆
Coste: entre 100 y 1.000 dólares para los premios
Tiempo Requerido: 1-2 semanas

Lo que es:

Organice un concurso sencillo antes del acontecimiento para generar expectación e impulsar la participación activa en todos los canales.

• Concurso de fotografía: Pide a los asistentes que compartan fotos temáticas (por ejemplo, "Tu escritorio para trabajar desde casa" o "Atuendo inspirado en el tema del evento") en las redes sociales utilizando el hashtag del evento.
• Reto trivial: Publica una pregunta de trivial diaria o semanal relacionada con los ponentes del evento, la historia de la empresa o los títulos de las sesiones. Utilice la aplicación o el sitio web del evento para enviar las preguntas.

Por qué funciona:

• Aumenta el compromiso del público y la participación de los asistentes
• Impulse su próximo evento
• Gran manera depromocione su evento sitio web y crear expectación a través de las redes sociales

Consejos:

• Presente a los ganadores del concurso en la aplicación de su evento o en una sesión en directo
• Vincule las preguntas del trivial a sus talleres interactivos o sesiones de trabajo.
• Ofrezca incentivos como acceso VIP o regalos de marca

5. Retos del aprendizaje gamificado

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: entre 500 y 1.500 dólares
Tiempo requerido: 2-3 semanas

Lo que es:

Cree un "juego de aprendizaje" previo al evento para presentar las áreas de contenido clave, los ponentes o las herramientas que se utilizarán durante el evento.

Ejemplos:

• Pruebas o fichas diarias sobre el tema del evento
• Yincanas en vídeo en el sitio web de su evento
• Contenido desbloqueable o pistas relacionadas con las sesiones de trabajo

Por qué funciona:

• Prepara a los asistentes para talleres interactivos más significativos
• Aumenta la participación en el evento a la vez que reúne información valiosadatos de los asistentes
• Mantiene el interés del público con tareas pequeñas y digeribles

Herramientas:

Utilice las funciones de gamificación de Azavista para automatizar la entrega de retos, otorgar puntos y realizar un seguimiento del progreso a través de sutecnología de eventos plataforma.

6. Mini Retos de Bienestar

Dificultad: ★☆☆☆☆
Coste: Gratis-$30 por persona
Tiempo necesario: 1 semana

Lo que es:

Los retos de bienestar son una forma sencilla e inclusiva de fomentar el compromiso de los asistentes y demostrar que se preocupa por su bienestar.

Ejemplos:

• Controles diarios de hidratación o movimiento
• Sesiones virtuales de mindfulness o respiración
• Competición de recuento de pasos entre equipos (especialmente divertida en eventos híbridos)

Por qué funciona:

• Fomenta la participación activa incluso antes de que comience el acto
• Favorece la salud mental y el éxito del evento al mantener bajo el estrés
• Ofrece una alternativa a las introducciones con mucho contenido

Consejo:

Realice un seguimiento de la participación mediante la aplicación de su evento y recompense a los ganadores con kits de bienestar, insignias digitales o tiempo adicional para establecer contactos en su próximo evento.

7. Lazos solidarios de crowdsourcing

Dificultad: ★★☆☆☆
Coste: Flexible (en función del objetivo)
Tiempo Requerido: 1-2 semanas

Lo que es:

Invite a los asistentes a votar por una causa y, a continuación, vincule un objetivo cuantificable (por ejemplo, un 80% de asistencia o compromiso) a una donación de la empresa.

Por qué funciona:

• Alinee su estrategia de captación de asistentes con su propósito
• Fomenta la conexión emocional y la participación de la comunidad
• Añade significado a la experiencia del acontecimiento

Consejo:

• Anuncia la causa y el progreso en la app de tu evento
• Incluya los resultados finales en sus encuestas y comunicaciones posteriores al acto
• Destacarlo en el vídeo de clausura del evento o en una entrada del blog

8. "Pregúntame lo que quieras" con altavoces

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: Gratis-$500
Tiempo Requerido: 2 semanas

Lo que es:

Organice una sesión en directo o pregrabada de "Ask Me Anything" en la que sus ponentes o líderes del sector respondan a las preguntas del público.

Por qué funciona:

• Crea conexiones directas entre asistentes y ponentes
• Fomenta la participación del público desde el principio
• Ayuda a los asistentes a generar interés en las próximas sesiones

Ejecución:

• Promover el AMA mediante encuestas previas al acto
• Recopilar y curar grandes preguntas
• Compartir clips en las redes sociales o como contenido previo al evento para generar expectación.
• Programar el AMA durante una semana más ligera previa al evento o a la hora del almuerzo.

9. Crear un "tablón de eventos" interactivo

Dificultad: ★☆☆☆☆
Coste: Gratis-$100
Tiempo necesario 1 semana

Lo que es:

Invite a los asistentes a contribuir a un espacio visual compartido, como un moodboard digital, inspirado en el tema de su evento.

Por qué funciona:

• Despierta la creatividad y la conexión antes de que comience el acto
• Ayuda a crear un ambiente memorable
• Recoge información visual sobre el tono, las preferencias o la marca

Herramientas:

Utiliza plataformas como Padlet, Canva Whiteboard o Miro para una experiencia colaborativa.
Deja que los usuarios suban archivos:

• GIFs
• Memes
• Citas
• Imágenes relacionadas con las próximas sesiones o los objetivos del equipo

Dónde presentarlo:

• Inserción en el sitio web de su evento
• Muéstrelo como un muro digital durante las sesiones de trabajo
• Incluir los aspectos más destacados en las recapitulaciones o resúmenes posteriores al evento

10. Charlas relámpago o microwebinarios previos al evento

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: entre 500 y 2.000 dólares (dependiendo de los ponentes o de la calidad de la producción)
Tiempo requerido: 2 semanas

Lo que es:

Organice sesiones breves y dinámicas, de entre 5 y 10 minutos de duración, en las que participen sus invitados, ponentes o líderes internos. Pueden incluir:

• Vídeos entre bastidores sobre la preparación de los oradores
• Ideas rápidas o avances relacionados con los temas del evento
• Microtemas que preparan al público para sesiones más profundas durante el acto principal

Dónde presentarlo: Añada las charlas relámpago como contenido a la carta en su plataforma de eventos o aplicación móvil para eventos.

Por qué funciona:

• Estas sesiones generan ideas de participación virtual antes incluso de que comience el evento.
• Los asistentes se hacen una idea del tono del acto, lo que aumenta su participación.
• Proporciona un espacio para que los asistentes virtuales se familiaricen con las personalidades de los ponentes, haciendo que el acto resulte más humano y conectado.

Consejo profesional:
Utiliza fragmentos de estas charlas en las redes sociales o durante los anuncios de los ponentes para crear expectación. Realiza un seguimiento de las visitas y la participación para recopilar datos sobre lo que más entusiasma a tu público y utilizarlos para mejorar futuros eventos.

11. "Campaña "Adivina el orador

Dificultad: ★★☆☆☆
Coste: Gratis
Tiempo Requerido: 1 semana

Lo que es:

Convierta los anuncios de los oradores en un juego provocándolos en lugar de revelarlos sin más.

Tácticas para probar:

• Compartir una foto borrosa o una imagen recortada
• Publicar clips de audio con voz alterada
• Suelta datos curiosos o adivinanzas sobre la procedencia del orador

Deje que los asistentes participen en las adivinanzas a través de la aplicación del evento o de encuestas en las redes sociales.

Por qué funciona:

• Convierte los anuncios en contenidos atractivos con gran participación en las redes sociales
• Mantiene el entusiasmo de los asistentes virtuales y los empleados remotos en todas las plataformas
• Dirige el tráfico a tu plataforma de eventos y consigue que la gente se registre con antelación

Consejo profesional: Incluya a los ganadores en un pequeño sorteo o preséntelos durante la presentación del evento. Es una forma inteligente de fomentar la participación y hacer que los asistentes se sientan valorados.

12. Crear un mapa interactivo previo al evento o un teaser del lugar de celebración

Dificultad: ★★★☆☆
Coste: entre 300 y 1.500 dólares
Tiempo requerido: 2-3 semanas

Lo que es:

Cree una guía interactiva y envolvente del lugar de celebración de su evento o de su diseño digital. Esto es especialmente útil para eventos híbridos, asistentes por primera vez o conferencias a gran escala.

Herramientas a utilizar:

• Software de gestión de eventos,Azavista
• Integración en el sitio web o la aplicación de su evento

Incluir:

• Áreas de la sesión
• Salas de reuniones
• El stand del evento para los patrocinadores
• Divertidos huevos de Pascua (por ejemplo, preguntas ocultas o iconos de premios)

Por qué funciona:

• Ayuda a los asistentes a navegar por el espacio con confianza
• Fomenta la participación activa de los asistentes virtuales antes de que comience el acto
• Mejora la experiencia del evento reduciendo la confusión y mejorando la fluidez

Bonificación:
Utilice este mapa en las encuestas posteriores al evento para preguntar qué zonas recibieron más visitas o clics. Esta información puede servir para optimizar el diseño en futuros eventos.

Consejos adicionales para organizadores de eventos

No hace falta hacerlo todo, pero sí hacerlo bien.

He aquí algunas ideas para una planificación y ejecución más inteligentes:

• Priorizar la alineación: Elija entre las 3 y 4 mejores ideas de participación que se adapten realmente al formato de su evento y a su público. Por ejemplo, un juego virtual de "Adivina el orador" puede superar a un recorrido en persona por un mapa si te diriges a asistentes virtuales.
• Recabar opiniones con antelación:Utilizar el análisis de datos para comprender las encuestas previas al evento y contenido para ver qué está aterrizando. Esto te ayudará a planificar mejor el contenido de tu próximo evento y a mantener un alto nivel de participación.
• Reutiliza estratégicamente:Utilice el contenido de sus campañas previas al evento (como moodboards, trivias o juegos con los ponentes) en los envoltorios del evento, los vídeos de recapitulación posteriores al evento o los boletines informativos para proporcionar un valor continuo y ampliar el ROI de sus esfuerzos.
• Utiliza la tecnología con prudencia:Ya sea para recopilar datos, automatizar puntos de contacto o alojar contenidos, plataformas como le ofrecen la flexibilidad de gestionar todo esto en un solo lugar, ahorrando tiempo y aumentando al mismo tiempo la participación de los asistentes.

Herramientas para potenciar la participación previa al evento

En el vertiginoso panorama de los eventos de hoy en día, las herramientas adecuadas son esenciales para ejecutar campañas de participación de alto impacto antes del evento. Con una plataforma como Azavista, los organizadores de eventos pueden agilizar los procesos, mejorar la comunicación y mantener a los asistentes comprometidos desde el primer día, todo ello ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia.

He aquí cómoAzavista puede apoyar su estrategia de participación previa al evento:

• Realice encuestas y sondeos de interés antes del evento
• Gamificar la participación a través de la aplicación móvil para eventos
• Previsualización de contenidos
• Automatice los recordatorios por correo electrónico y los teasers de programación de eventos
• Integrar las fuentes de las redes sociales para llegar más lejos

Consejo profesional:
Cuando utilice tecnología para eventos, concéntrese en simplificar, no en abrumar, a su público. Unas pocas funciones potentes y bien situadas pueden marcar la diferencia.

Reflexiones finales

Un evento realmente exitoso no empieza con el discurso de apertura, sino con el primer contacto previo.

Independientemente de que organice eventos híbridos, con asistentes virtuales o en persona, las estrategias que aplique antes de que comience el evento pueden determinar la energía, la concentración y la implicación de su público durante el propio evento. Por eso, la planificación cuidadosa y los momentos de participación intencionada no son negociables.

Esto es lo que ofrece un gran compromiso previo al evento:

• Anima a los asistentes a apropiarse de su experiencia.
• Aumenta la participación en el evento desde el principio.
• Fomenta un sentimiento de comunidad e impulso que se traslada a la experiencia en directo.
• Refuerza su capacidad para recabar opiniones y optimizar futuras experiencias.
• Y lo que es más importante, alinea a los asistentes al evento con su misión, sus objetivos y su contenido.

Desde pequeños concursos y mapas interactivos hasta AMAs de ponentes y charlas relámpago, incluso unas pocas ideas bien ejecutadas pueden crear un impacto duradero. Tanto si su objetivo es aumentar el número de inscripciones, profundizar en el aprendizaje o mejorar el networking, la participación previa al evento puede darle a este la ventaja que necesita.

Así que no espere a que empiece su evento: empiece a participar ya.