Deje de adivinar y empiece a hacer un seguimiento: Cómo el seguimiento de asistentes crea eventos que los asistentes no se perderán

Imagina estote has volcado en cuerpo y alma en la organización de un evento épico. Ponentes de primera, actividades atractivas, de todo. Pero el gran día, ¿se presenta alguien a las sesiones que ha planificado meticulosamente? ¿Están sus patrocinadores conectando con los puntos ciegos de la multitud? El seguimiento de los asistentes es su arma secreta para responder a estas preguntas y desbloquear un mundo de éxito, desde la expectación previa hasta el seguimiento posterior.

Para los organizadores de eventos que utilizan las herramientas adecuadas, el seguimiento de los asistentes va más allá de un simple recuento. Es una puerta de acceso a un tesoro de información que le permitirá crear experiencias excepcionales y maximizar el retorno de la inversión de su evento. Según un informe reciente de Meeting Professionals International (MPI), el 80% de los profesionales de eventos reconocen la creciente importancia de los datos de los asistentes para medir el éxito del evento.

Cuando se realiza un seguimiento adecuado del comportamiento de los asistentes, bajo la superficie se desarrolla una sinfonía silenciosa. Los datos llegan a raudales y dibujan un cuadro detallado del comportamiento de los asistentes: quién asiste a qué sesiones, cuánto tiempo permanecen e incluso dónde se quedan en el pabellón de exposiciones. Ésta, amigos míos, es la magia del seguimiento de los asistentes.

Sin embargo, muchos organizadores siguen dudando, por temor a la complicación de la tecnología o por problemas de privacidad. Pero no tema. Hoy en día, las soluciones de seguimiento de asistentes son fáciles de usar, seguras y ofrecen una serie de ventajas que pueden revolucionar sus eventos.

Los datos pueden respaldar las decisiones en todas las fases del proceso de planificación:

Antes del evento: Aumente la expectación Vea quién se ha inscrito en determinadas sesiones y envíe mensajes de correo electrónico específicos destacando esas sesiones. Imagínese la expectación que puede generar una sala abarrotada para un tema candente. Los estudios demuestran que las campañas de correo electrónico personalizadas pueden aumentar las inscripciones hasta un 20%.

Personalice la bienvenida Con los datos de los asistentes, elabore saludos personalizados y recomendaciones basadas en sus intereses. Haz que se sientan como VIP antes incluso de que crucen la puerta. Eventbrite también señala que las experiencias personalizadas pueden aumentar la satisfacción de los asistentes en un 70%.

Durante el evento:Compromiso en piloto automático Compruebe qué sesiones están desbordadas y cuáles necesitan un poco de atención. Utilice esta información para mover sillas, ajustar los horarios de los ponentes o incluso retransmitir en directo una sesión repleta en otra sala. El 66% de los asistentes afirman que es más probable que vuelvan a un evento que ofrezca ajustes en tiempo real en función de sus necesidades.

Sponsor Matchmaker Conecte a los patrocinadores con los asistentes que se ajustan a su mercado objetivo. El seguimiento de los asistentes garantiza que sus patrocinadores no se limiten a lanzar dardos a la oscuridad, sino que establezcan conexiones valiosas. Shutt Communications descubrió que el 79% de los patrocinadores dan prioridad a la selección de asistentes a la hora de evaluar el ROI del evento.

Después del evento:Seguimiento mágico Vea quién asistió a qué y adapte su comunicación posterior al evento. Los asistentes a los que les haya gustado una sesión concreta agradecerán un correo electrónico de seguimiento con recursos o una grabación. Así se mantiene la conversación y se refuerzan los contactos.

Medir y mejorar ¡Los datos no mienten! Analice los datos de seguimiento de los asistentes para ver qué ha funcionado y qué no, y utilice esa información para que su próximo evento sea el mejor de todos. Marketo informa de que los responsables de marketing de eventos que aprovechan el análisis de datos obtienen un aumento del 30% en el ROI del evento año tras año.

El poder transformador de los datos

Estos son sólo dos ejemplos de cómo el seguimiento de los asistentes puede dar nueva vida a sus eventos. Si aprovecha los datos que recopila, podrá:

Estudio de caso 1: La Cumbre Tecnológica Rejuvenecida

Consideremos un escenario hipotético. Sarah Jones, directora de marketing de una importante empresa tecnológica, tiene la tarea de organizar su cumbre anual del sector. El evento del año pasado tuvo una asistencia decente, pero los comentarios revelaron una desconexión entre las expectativas de los asistentes y el contenido de las sesiones. Decidida a mejorar, Sarah recurre a la tecnología de seguimiento de asistentes.

Mediante tarjetas RFID, el equipo de Sarah controla la asistencia a las sesiones. Los datos revelan una tendencia sorprendente: un descenso significativo de la asistencia a mitad de un discurso de apertura muy esperado. Al investigar más a fondo, Sarah descubre un conflicto de programación con otra sesión popular. Con esta información, reconfigura el programa para el año siguiente, lo que garantiza un flujo más fluido y una mayor satisfacción de los asistentes.

Caso práctico 2: Nirvana de contactos en la Conferencia de Sanidad

Imagínese al Dr. Mark Thompson, un cardiólogo de renombre, organizando una conferencia nacional sobre atención sanitaria. Establecer contactos es primordial para los asistentes, pero facilitar conexiones significativas puede ser todo un reto. El Dr. Thompson utiliza una aplicación para eventos con una función integrada de seguimiento de los asistentes. La aplicación permite a los asistentes crear perfiles y expresar sus áreas de interés. A partir de estos datos, la aplicación facilita recomendaciones personalizadas, sugiriendo sesiones relevantes y posibles contactos. La conferencia de la Dra. Thompson se convierte en un caldo de cultivo para la colaboración, fomentando valiosas conexiones que no se habrían producido de otro modo.

La Asociación Nacional de Catering y Eventos (NACE) subraya la importancia de la toma de decisiones basada en datos en el sector de los eventos. El seguimiento de los asistentes le permite recopilar los datos que necesita para tomar decisiones informadas, garantizando que sus eventos no solo tengan éxito, sino que sean realmente transformadores.

Más adelante, profundizaremos en las distintas tecnologías de seguimiento de asistentes disponibles, exploraremos las mejores prácticas para la recopilación y el análisis de datos, y abordaremos los problemas de privacidad. Le dotaremos de los conocimientos y herramientas necesarios para aprovechar el verdadero potencial del seguimiento de asistentes y crear eventos que dejen un impacto duradero.

Si lo piensa de este modo, el seguimiento de los asistentes es su bola de cristal para conocer el alma de su evento. Le permite personalizar la experiencia, maximizar la participación y, en última instancia, convertir a los asistentes en fans incondicionales. ¿Está preparado para descubrir el poder del seguimiento de asistentes y crear eventos que dejen una impresión duradera? Hablemos de cómo podemos conseguirlo.