Las 11 mejores ideas de sostenibilidad para un impacto duradero en los eventos

Introducción: Por qué son importantes los eventos sostenibles

La industria mundial de los eventos tiene una huella ambiental considerable. Los estudios estiman que una sola gran conferencia puede generar hasta 3.600 toneladas de emisiones de CO2, equivalentes a las emisiones anuales de cientos de coches. Además, los eventos suelen producir cantidades ingentes de residuos: un evento medio genera aproximadamente un 75% de basura no reciclable, como botellas de plástico, envases de comida y residuos de papel.

Desglose del impacto ambiental (residuos típicos de un evento)

• Residuos plásticos: 40%.
• Residuos de alimentos: 25%.
• Residuos de papel: 20%.
• Otros (electrónica, metales, etc.): 15%

Sin una planificación sostenible de los eventos, estos costes medioambientales se acumulan y contribuyen al aumento de las emisiones de carbono, el agotamiento de los recursos y la contaminación.

Ventajas de una planificación respetuosa con el medio ambiente

Los organizadores de eventos pueden adoptar ideas sostenibles y prácticas respetuosas con el medio ambiente:

• Reduzca la huella de carbono del acontecimiento mediante decisiones inteligentes, como la utilización de instalaciones energéticamente eficientes y energías renovables.
• Minimizar los residuos, lo que reduce los costes de eliminación y el impacto en los vertederos.
• Mejorar la imagen de la marca demostrando su compromiso con la responsabilidad medioambiental.
• Atraiga a los asistentes, que cada vez prefieren más los eventos ecológicos y acordes con sus valores.
• Ahorre costes reduciendo los materiales, el consumo de energía y el desperdicio de alimentos.

En última instancia, dar prioridad a la sostenibilidad transforma los eventos de cargas medioambientales en oportunidades de liderazgo e impacto positivo en la industria de los eventos.

En esta completa guía, cubrimos ideas innovadoras de sostenibilidad que podrían aplicarse en eventos, junto con los costes estimados, los niveles de dificultad y los recursos clave necesarios para cada una de ellas. Tanto si está organizando un evento presencial, virtual oeventos híbridoso una conferencia multitudinaria, encontrará ideas prácticas que le ayudarán a reducir los residuos, disminuir las emisiones de gases de efecto invernadero y promover la educación en sostenibilidad entre los asistentes.

1. Elija un lugar respetuoso con el medio ambiente

Por qué es importante:

El lugar en el que se celebra el evento influye significativamente en el consumo de energía y en la huella medioambiental general del mismo. Elegir un lugar de celebración respetuoso con el medio ambiente que dé prioridad a la eficiencia energética, utilice fuentes de energía renovables, como la energía solar, y apoye iniciativas de reducción de residuos puede reducir drásticamente las emisiones de carbono de su evento.

Cómo ponerlo en práctica:

• Busque locales con certificación LEED o normas de construcción ecológica equivalentes.
• Elija lugares con abundante iluminación natural para reducir el consumo de electricidad.
• Dar prioridad a los locales que utilicen papel reciclado postconsumo y sistemas de compostaje.
• Asegúrese de que el lugar de celebración dispone de contenedores de reciclaje y de una gestión eficaz de los residuos.
• Comprueba si colaboran con proveedores respetuosos con el medio ambiente.

Coste estimado (EE.UU.):

Los espacios ecológicos pueden suponer un sobrecoste de entre 500 y 2.000 dólares con respecto a los convencionales, pero pueden ahorrar en servicios y eliminación de residuos.

Dificultad: Moderada

Requiere una investigación temprana y potencialmente más negociación, pero produce un alto impacto de sostenibilidad.

Recursos necesarios:

Bases de datos de sedes (por ejemplo, la Guía de sedes ecológicas), listas de comprobación para la certificación, formación del personal.

2. Ofrecer opciones de transporte público o sostenible

Por qué es importante:

Viajes de ida y vuelta contribuye en gran medida al impacto medioambiental del acontecimiento. Ofrecer un transporte sostenible reduce las emisiones de carbono y fomenta un comportamiento responsable con el medio ambiente.

Cómo ponerlo en práctica:

• Promover las opciones de transporte público y proporcionar rutas detalladas.
• Organice lanzaderas o viajes compartidos para los asistentes.
• Incentive el uso del transporte público o del coche compartido, por ejemplo con descuentos en los billetes.
• Ofrecer programas de compensación de carbono para los viajes inevitables.

Coste estimado: entre 50 y 500 dólares

Principalmente costes administrativos y de promoción; los servicios de lanzadera pueden aumentar los costes en función de la escala.

Dificultad: Fácil

Requiere coordinación con los proveedores de transporte y comunicación a los asistentes.

Recursos necesarios:

Asociaciones con el transporte público local, aplicaciones de viajes compartidos, material de comunicación.

3. Digitalización del marketing y las agendas

Por qué es importante:

Los materiales impresos tradicionales generan grandes cantidades de residuos de papel. La digitalización reduce los residuos, reduce los costes y aumenta la comodidad.

Cómo ponerlo en práctica:

• Utilice aplicaciones móviles de eventos para agendas, redes de contactos y encuestas.
• Sustituya los folletos y billetes impresos por códigos QR o pases móviles.
• Utilice el correo electrónico y las redes sociales para las actualizaciones en lugar de folletos.

Coste estimado: entre 0 y 500 dólares

Muchas plataformas ofrecen opciones básicas gratuitas; las funciones premium pueden costar más.

Dificultad: Fácil

Adopción sencilla de la tecnología existente, con necesidad de cierta orientación por parte de los asistentes.

Recursos necesarios:

Suscripciones a aplicaciones móviles, apoyo al diseño digital.

4. Servir alimentos sostenibles y reducir el desperdicio alimentario para fomentar la reducción de residuos

Por qué es importante:

La producción de alimentos representa una parte importante de las emisiones de gases de efecto invernadero. Además, los restos de comida aumentan los residuos y el coste medioambiental.

Cómo ponerlo en práctica:

• Elija proveedores de alimentos locales, de temporada y ecológicos para minimizar las emisiones del transporte.
• Ofrezca opciones vegetales o vegetarianas para reducir la huella ecológica.
• Controlar las raciones y llevar un recuento preciso de los comensales para evitar excesos.
• Asóciese con organizaciones benéficas para la donación de restos de comida o servicios de compostaje.

Coste estimado: entre 25 y 65 dólares por persona

Puede ser más elevado que el de la restauración tradicional, pero compensa con beneficios medioambientales y sociales.

Dificultad: Moderada

Requiere una planificación cuidadosa del menú y una colaboración fiable con los proveedores.

Recursos necesarios:

Catering sostenible, organizaciones de donación de alimentos.

5. Utiliza materiales reciclados, biodegradables o reutilizables para reducir la huella de carbono

Por qué es importante:

Cambiar a materiales biodegradables y reciclados reduce los residuos de papel y plástico que acaban en los vertederos.

Cómo ponerlo en práctica:

• Proporcione cubiertos y platos reutilizables, o alternativas biodegradables.
• Utilice papel reciclado postconsumo para cualquier necesidad de impresión inevitable.
• Ofrezca a los asistentes kits ecológicos para el evento que incluyan bolsas o botellas reutilizables.
• Utilizar distintivos de eventos reutilizables y sostenibles

Coste estimado: entre 200 y 1.000 dólares, dependiendo del tamaño del evento.

Dificultad: Fácil

Los materiales están ampliamente disponibles; eduque a los vendedores y al personal.

Recursos necesarios:

Proveedores ecológicos, asociaciones para la gestión de residuos.

6. Racionalizar la gestión de residuos y el reciclaje

Por qué es importante:

Una clasificación adecuada de los residuos garantiza la máxima reducción de los mismos y reduce la contaminación de los materiales reciclables.

Cómo ponerlo en práctica:

• Etiquete y coloque claramente los contenedores de reciclaje y las estaciones de compostaje por todo el recinto.
• Educar a los asistentes sobre la clasificación de residuos mediante carteles y anuncios.
• Formar al personal y a los proveedores sobre las políticas de residuos.

Coste estimado: entre 100 y 400 dólares

Cubre las papeleras, la señalización y el tiempo del personal.

Dificultad: Fácil

Se requiere planificación logística y gestión in situ.

Recursos necesarios:

Cooperación de empresas de gestión de residuos, formación de voluntarios o personal.

7. Organizar eventos virtuales e híbridos

Por qué es importante:

Reducir la asistencia física disminuye las emisiones de carbono relacionadas con los viajes y los residuos de materiales.

Cómo ponerlo en práctica:

• Utilice plataformas de eventos virtuales para difundir contenidos.
• Combine la asistencia en persona con la participación en línea (eventos híbridos).
• Ofrecer redes virtuales y herramientas de compromiso.

Coste estimado: Variable, pero suele reducir los costes globales entre un 50% y un 70%.

Dificultad: Moderada

Requiere conocimientos técnicos y una sólida infraestructura de Internet.

Recursos necesarios:

Software de eventos virtuales, equipo de producción.

8. Promover el uso de botellas de agua reutilizables y estaciones de hidratación

Por qué es importante:

Las botellas de plástico de un solo uso son una de las principales fuentes de residuos plásticos.

Cómo ponerlo en práctica:

• Ofrezca botellas de agua reutilizables con su marca como obsequio.
• Instale estaciones de recarga de agua para desincentivar el uso de botellas desechables.

Coste estimado: entre 3 y 10 dólares por botella, más el alquiler de la estación de recarga.

Dificultad: Fácil

Fácil de aplicar y con un claro mensaje medioambiental.

Recursos necesarios:

Estaciones de agua, vendedores de artículos de marca.

9. Eventos energéticos con energías renovables

Por qué es importante:

El cambio a fuentes de energía renovables como la energía solar reduce la dependencia de los combustibles fósiles.

Cómo ponerlo en práctica:

• Seleccione locales alimentados por fuentes renovables.
• Alquile generadores solares portátiles para exteriores oeventos remotos.

Coste estimado: entre 500 y 5.000 dólares (dependiendo de la magnitud del evento).

Dificultad: Avanzado

Requiere coordinación con el lugar de celebración y los proveedores especializados.

Recursos necesarios:

Proveedores de energías renovables, consultores energéticos.

10. Decoración y materiales respetuosos con el medio ambiente

Por qué es importante:

La decoración suele acabar en los vertederos después de los eventos.

Cómo ponerlo en práctica:

• Utiliza adornos alquilados o reutilizables.
• Incorpore plantas vivas o flores en macetas que puedan donarse después del evento.
• Evite los plásticos desechables en favor de materiales biodegradables.

Coste estimado: de 100 a 1.000 dólares, dependiendo del tamaño del evento.

Dificultad: Moderada

Planificar con antelación y abastecerse de proveedores ecológicos es clave.

Recursos necesarios:

Empresas de alquiler de decoración ecológica, viveros locales.

11. Promover la educación para la sostenibilidad durante el acto

Por qué es importante:

Educar a los asistentes puede amplificar el impacto de las prácticas sostenibles de su evento y fomentar un cambio de comportamiento a largo plazo.

Cómo ponerlo en práctica:

• Organice paneles o sesiones sobre temas de sostenibilidad.
• Proporcione señalización que destaque los objetivos y logros de sostenibilidad de su evento.
• Distribuya material educativo digitalmente o en formatos ecológicos.

Coste estimado: entre 0 y 1.000 dólares para ponentes y materiales.

Dificultad: Fácil a moderada

Depende de la complejidad del programa.

Recursos necesarios:

Expertos en sostenibilidad y equipos de diseño y contenidos.

Consejos de planificación para facilitar (y abaratar) la sostenibilidad de los eventos

Poner en práctica ideas sostenibles en los eventos no tiene por qué ser abrumador ni caro. Si integra prácticas sostenibles sencillas en las primeras fases del proceso de planificación de su evento, podrá minimizar eficazmente los residuos y reducir el impacto ambiental de su espacio para eventos, al tiempo que prepara el terreno paraeventos futuros que den prioridad a un futuro sostenible.

• Asóciese con proveedores que ya operen de forma sostenible. Elegir proveedores y prestadores de servicios comprometidos con las iniciativas ecológicas significa menos sorpresas y más esfuerzos alineados hacia un evento ecológico. Desde empresas de catering que ofrecen envases compostables hasta imprentas que utilizan materiales de marketing reciclados, trabajar con socios con conciencia ecológica simplifica sus esfuerzos sostenibles.
• Empieza con 2 o 3 ideas sencillas. En lugar de intentar reformarlo todo de una vez, empieza con medidas manejables, como instalar estaciones de reciclaje adecuadas, reducir los plásticos de un solo uso u optar por las comunicaciones digitales. Estos pequeños cambios dan impulso y demuestran el compromiso con la sostenibilidad.
• Comunique siempre sus esfuerzos: a los asistentes les encanta la transparencia. Haga visibles sus esfuerzos sostenibles a través de la señalización, los anuncios y las plataformas digitales del evento. Anime a los asistentes a participar compartiendo las formas en que pueden contribuir, como el uso de botellas de agua reutilizables o el transporte público. Una comunicación clara ayuda a fomentar una comunidad alineada con sus ideas de eventos ecológicos y aumenta el compromiso.

Desafíos comunes a los que puede enfrentarse durante un evento y cómo resolverlos

Incluso con las mejores intenciones, los organizadores de eventos se enfrentan a menudo a obstáculos a la hora de adoptar prácticas sostenibles. He aquí algunos retos comunes y soluciones prácticas para mantener sus iniciativas ecológicas en el buen camino:

1. Mayor coste percibido
   Concéntrese en la rentabilidad a largo plazo de la sostenibilidad, como el ahorro de costes gracias a la reducción del consumo de energía, y busque patrocinios que apoyen los esfuerzos ecológicos. Muchas subvenciones y programas de agencias de protección del medio ambiente también pueden ofrecer ayuda financiera.
2. Falta de experiencia
   Utilice herramientas útiles, como nuestra lista de comprobación descargable, que le guiarán paso a paso a través de ideas de sostenibilidad para poner en práctica en los eventos, minimizando las conjeturas y fomentando la confianza.
3. Presión de los vendedores
   Proporcione directrices claras de sostenibilidad por adelantado, especificando los requisitos para minimizar los residuos orgánicos, reducir los plásticos de un solo uso y utilizar materiales de marketing reciclados o ecológicos. Una comunicación transparente establece expectativas desde el principio y fomenta la cooperación de los proveedores.

Si se anticipa a estos retos y aplica estas soluciones, estará mejor preparado para crear eventos realmente responsables e impactantes desde el punto de vista medioambiental.

Resumen: Su hoja de ruta hacia eventos más sostenibles

La sostenibilidad en los eventos ya no es opcional: es una expectativa y una oportunidad. Si integra estas ideas para eventos sostenibles, podrá reducir los residuos, ahorrar costes y fomentar la responsabilidad medioambiental.

Empieza por:

• Establecer objetivos claros de sostenibilidad
• Elegir 2-3 ideas para poner en práctica este año
• Medir el impacto medioambiental de su evento y mejorar continuamente

Juntos podemos hacer de cada acto una oportunidad para proteger nuestro planeta e inspirar el cambio.