Los 5 mejores consejos para elegir al mejor proveedor de soluciones in situ

Como solución de gestión de eventos, conocemos todos los aspectos críticos que debe tener en cuenta a la hora de elegir a su proveedor in situ. Por eso, hemos creado una lista con nuestros 5 mejores consejos para elegir al mejor proveedor in situ:

1. Determine sus necesidades y objetivos

Lo primero que hay que hacer como organizador de un evento es hacer una lluvia de ideas y plantear los requisitos específicos que el proveedor debe cumplir para el evento. Pero antes de hacer eso, debe hacerse estas preguntas: ¿Cuáles son mis necesidades y objetivos actuales? ¿Qué espero de mi proveedor de soluciones in situ? Una vez que tenga una respuesta, verá que enumerar sus necesidades será mucho más fácil.

Además, le recomendamos encarecidamente que tenga listos sus requisitos antes de revisar las propuestas. ¿Por qué? Bueno, si planificamos de antemano una lista sólida de condiciones para los proveedores, será más sencillo juzgar cada una puntuando en qué medida se cumplen.

Nuestra visión:

Siempre es bueno escuchar los consejos de los profesionales a la hora de tomar una decisión importante. Cuando revise las propuestas, pida recomendaciones sobre la marcha, para poder combinarlas con su propia experiencia y lista de requisitos. También es un buen indicador para que veas lo experimentados y cualificados que son los proveedores.

2. Compare sus mejores soluciones

Después de tener una lista clara de tus necesidades y objetivos, tienes que investigar un poco para filtrar las soluciones in situ que cumplan tus requisitos, hasta que encuentres la que encaje a la perfección. Por supuesto, sabemos que buscar entre montones de proveedores puede ser una tarea desalentadora (y lleva mucho tiempo), sobre todo si eres organizador de eventos. Por eso, la mejor forma de reducir tus opciones es buscar en páginas como Capterra, blogs del sector de eventos y otros sitios relacionados con eventos para ayudarte a encontrar la solución adecuada.

A la hora de reducir tus opciones, ten en cuenta aspectos como la reputación, los años de experiencia, el número de clientes, el tipo de soluciones que ofrece, entre otros. Además, tener una lista con tus condiciones ayuda a agilizar el proceso, ya que puedes eliminar inmediatamente a una empresa de tus opciones si le falta algún requisito. Otra buena forma de filtrarlas es clasificar por importancia las necesidades que busca en el software, ya que una característica puede ser un buen "wanna-have" pero no imprescindible. Una vez que hayas seleccionado tus favoritos, puedes compararlos todos para ver si hay alguna solución que ofrezca algo diferente al resto.

Nuestra visión:

A continuación le ofrecemos una visión general de lo que puede esperar normalmente de un proveedor de servicios de "soluciones in situ":

Check-in Impresión de credenciales Seguimiento de asistentes Captación de clientes potenciales Informes y análisis Aplicación móvil para eventos De entre los servicios estándar que se ofrecen, es necesario encontrar un proveedor que tenga un factor diferencial que pueda ser más adecuado para su evento.

Por ejemplo, un factor que nos diferencia de otras empresas es que en Azavista estamos trabajando para ser el proveedor más ecológico mediante la aplicación de materiales biodegradables a productos como acreditaciones, portacredenciales y lanyards, para que puedan ser reutilizados y reciclados. Si estás interesado en reducir el impacto del plástico en los eventos, esta solución puede ser la más adecuada. Sólo es cuestión de buscar la solución adecuada a sus necesidades y objetivos.

3. Solicitar varios presupuestos

Esto es muy importante: ¡no pidas presupuesto a un solo proveedor! Aunque esté seguro de que cerrará el trato con una empresa concreta, lo mejor es pedir más de un presupuesto. Además, estos presupuestos le servirán de referencia para comparar proveedores en el futuro. Además, al consultar a varios proveedores, te harás una idea de los precios estándar del sector.

Nuestra visión:

En Azavista ofrecemos presupuestos a medida para cada uno de nuestros potenciales clientes ya que entendemos que sus necesidades y objetivos son únicos, por lo que la oferta debe ir en esa línea.

4. Sigue tus instintos

Al fin y al cabo, trabajarás con el proveedor que elijas antes, durante y después del evento, así que tómate tu tiempo para sopesar todas las opciones.

Si no te sientes seguro con tus opciones, pide más información o vuelve a la lista que creaste y solicita distintos presupuestos a los proveedores. Cuando encuentres la mejor opción, sabrás que es la correcta.

Nuestra visión:

Una vez elegido el proveedor, no se precipite a la hora de cerrar el trato, ya que podría perderse algún detalle importante por no haber comprobado esa información. Por nuestra experiencia, sabemos que este tipo de tratos llevan su tiempo, así que intentamos mantener todas las llamadas y/o reuniones necesarias con nuestros clientes potenciales hasta encontrar el mejor trato.

5. Prepárate para el éxito

Ahora que ha cerrado el trato con su proveedor de soluciones in situ, es el momento de asegurarse de que su experiencia in situ sea perfecta, ofreciendo a los asistentes una experiencia excepcional durante el evento. Antes del evento, debe conocer todos los detalles sobre el equipo in situ que le prestará apoyo durante el evento. Servicios como el registro de entrada, la entrega de tarjetas de identificación, la recuperación de clientes potenciales, etc., deben explicarse y organizarse con tiempo.

Nuestra visión:

En Azavista, proporcionamos un equipo de conferencias para apoyar a su personal in situ durante el evento, además, días antes, equipamos a su equipo con sesiones de formación adecuadas. Además, le ayudamos a enviar, poner en marcha, configurar y probar su tecnología in situ para el evento.