Las ferias comerciales son una de las plataformas más poderosas para generar contactos, mostrar las características de su producto y establecer conexiones significativas con clientes potenciales. Pero el éxito no se consigue simplemente presentándose. Es el resultado de un plan de marketing cuidadosamente elaborado que abarca las fases previa, durante y posterior al evento. Si es nuevo en esto, primero debe pasar porguía de ferias de extremo a extremo.

Este blog le guiará en la creación de una campaña que cree una impresión duradera y genere un verdadero retorno de la inversión.

Por qué es importante un plan completo de marketing ferial

La mayoría de las empresas tratan las ferias comerciales como un acontecimiento único. Pero las campañas feriales de más éxito las consideran un proceso de varias fases, que comienza semanas antes del evento y continúa mucho después de que se haya recogido el stand.

Un plan completo le permite:

• Generar expectación antes del acontecimiento
• Atraiga a los asistentes a la feria
• Nutra a los clientes potenciales con una estrategia de seguimiento estructurada

Con una planificación inteligente de la feria, su equipo puede mantenerse alineado, maximizar la eficacia y garantizar que cada dólar invertido se convierta en una valiosa oportunidad.

Consejo: Utilice unsoftware de planificación de ferias para coordinar plazos, funciones y mensajes en las tres fases.

Campañas de marketing previas al evento

→ Crear expectación y reservar reuniones antes de que se abran las puertas

El éxito de su feria comienza mucho antes de que se abran las puertas. Una campaña eficaz de marketing previa a la feria no sólo genera notoriedad, sino que también sienta las bases para establecer contactos significativos, concertar reuniones y conseguir clientes potenciales cualificados. En esta fase previa a la creación de un plan de marketing para ferias, el objetivo es crear expectación, conectar con su público objetivo y despertar el interés antes de la feria mediante puntos de contacto multicanal.

Sentar las bases con una estrategia clara

Para evitar el caos de última hora y los esfuerzos desajustados, es fundamental planificar con antelación y definir la estructura de la campaña con tiempo. Una estructuralista de control para ferias garantiza que sus equipos de ventas y marketing trabajan para alcanzar objetivos comunes.

• Defina su público objetivo utilizando datos de CRM, listas de asistentes a ferias de planificación de eventos o análisis de eventos anteriores para identificar a los responsables de la toma de decisiones y las principales cuentas.
• Elabore una plantilla centralizada de planificación de ferias (o utilice herramientas como el software de planificación de ferias de Azavista) para alinear sus mensajes, segmentos de público, responsabilidades y objetivos de campaña.
• Aclare su estrategia de ventas identificando a las personas VIP, los asistentes potenciales y las cuentas que representan las mejores oportunidades de generación de contactos. Céntrese en clientes potenciales con puntos de dolor conocidos que su solución aborda.

Crear expectación con la promoción multicanal

El éxito del marketing en esta fase depende de una difusión bien coordinada a través del correo electrónico, las redes sociales y los canales de socios. Estas estrategias eficaces le ayudan a llegar a los clientes potenciales de la misma forma en que consumen contenidos cada día.

• Lanzar una campaña de correo electrónico que anuncie demostraciones exclusivas en el stand, la presentación de nuevos productos o descuentos exclusivos, y utilice cuentas atrás para crear expectación.
• Publique en sus redes sociales vídeos de presentación, contenidos sobre el montaje del stand entre bastidores e información exclusiva para que la gente se anime a visitar su stand en la próxima feria.
• Incorpore CTA en materiales de marketing, firmas de correo electrónico y páginas de destino para guiar el tráfico hacia la inscripción anticipada o las solicitudes de reuniones.
• Aproveche los hashtags específicos del evento en sus canales sociales para mejorar la participación, aumentar la visibilidad y conectar con quienes ya están interesados en el evento.
• Presente elementos interactivos como sesiones en directo, concursos o demostraciones de realidad aumentada o virtual para que los asistentes tengan algo que esperar y aumente la afluencia a su stand.

Fomentar la participación temprana

La mejor manera de asegurarse un buen comienzo en la feria es captar clientes potenciales antes de que empiece el evento. Cuando se ofrece un valor real por adelantado, se atrae a compradores y clientes potenciales serios que buscan contenido valioso.

• Ofrezca contenido cerrado, como libros blancos, opiniones de expertos del sector o libros electrónicos a cambio de inscripciones previas a la feria, ideal para crear una lista de clientes potenciales valiosos.
• Utilice códigos QR y páginas de destino dinámicas para captar rápidamente los datos de las personas interesadas en concertar una cita con su equipo.
• Concierte turnos de reunión con los asistentes potenciales que manifiesten su interés con antelación, de este modo se asegurará de que su equipo esté al completo con conversaciones de gran valor desde el primer día.

Consejo profesional: Utilicesoftware de planificación de ferias para agilizar sus esfuerzos previos al evento. Desde los correos electrónicos personalizados automatizados hasta el seguimiento de las inscripciones y los flujos de trabajo de captación de clientes potenciales, la herramienta adecuada le ayuda a mantenerse organizado, eficiente y eficaz durante esta fase crítica de la campaña.

Marketing durante la feria

→ Cree una experiencia atractiva en el stand que aporte valor

Cuando se abren las puertas de la feria, su stand se convierte en el escenario de su marca. Es el momento de animar a los asistentes, mostrar su producto o servicio y entablar conversaciones personales que conviertan la curiosidad en clientes potenciales cualificados. Tanto si participa en eventos presenciales como en montajes híbridos, aquí es donde toda su preparación previa a la feria cobra vida.

Diseñar para impactar

Un stand estratégicamente diseñado puede ser decisivo para la generación de contactos. Su stand no solo debe ser bonito, sino también funcional: guiar el tráfico, permitir el descubrimiento y fomentar las conexiones.

• Cree un stand visualmente atractivo con espacios dedicados a demostraciones de productos en directo, conversaciones informales y actividades divertidas como concursos o sorteos.
• Utilice un plano de feria o incluso consulte un plano de feria de champs para asegurarse la mejor ubicación del stand que maximice la visibilidad y el flujo.
• Integre pantallas interactivas, experiencias gamificadas o experiencias de realidad virtual que capten la atención y mantengan a los asistentes a la feria interesados durante más tiempo.
• Añada elementos visuales de marca y señalización para reforzar la visibilidad de la marca y dejar una impresión duradera.

Forme a su equipo de ventas para generar clientes potenciales

Incluso el mejor stand puede fracasar si no cuenta con las personas adecuadas.Su equipo de ventas debe estar preparado no sólo para hablar con confianza sobre su oferta, sino también para comprometerse, escuchar y cualificar sobre el terreno.

• Entrene a su equipo con temas de conversación clave, características del producto, técnicas de manejo de objeciones y asignación de funciones claras para cada zona del stand.
• Equipe a los miembros del equipo con herramientas de captación de clientes potenciales, como tabletas o escáneres de tarjetas de identificación, para garantizar que no se escape ninguna oportunidad.
• Enséñeles a escuchar activamente a los visitantes y a identificar los puntos débiles específicos: esta información es fundamental para el seguimiento posterior.
• Fomente la toma de notas en tiempo real o las respuestas a encuestas para apoyar el seguimiento personalizado posterior al evento y la difusión personalizada por correo electrónico.

El marketing requiere un toque humano: asegúrese de que su equipo combina profesionalidad y autenticidad para conectar profundamente con los clientes potenciales.

Dar a conocer la marca y captar clientes potenciales

Un stand atractivo no es sólo para atraer visitantes, sino también para impulsar las ventas. y crear experiencias de marca memorables. Facilite que la gente le recuerde, y aún más que conecten con usted.

• Ofrezca promociones especiales, paquetes exclusivos para el evento o artículos de marca para animar a los asistentes a pasarse por allí y entablar conversación.
• Utilice diapositivas de presentación impactantes, breves demostraciones de productos o sesiones de preguntas y respuestas para mostrar el valor de su solución.
• Despliegue a miembros del equipo itinerantes por el pabellón de exposiciones para establecer un contacto directo con los transeúntes que no se detengan inicialmente en su stand.
• Utilice imágenes y contenidos para crear expectación, posicionar su empresa como innovadora y reforzar la promesa de su marca tanto a los clientes nuevos como a los habituales.

Campañas de marketing posteriores al evento

→ Convierta las conversaciones de la feria en relaciones duraderas

Puede que el acontecimiento haya terminado, pero su oportunidad de dejar huella no ha hecho más que empezar.Compromiso posterior al evento es donde se produce la conversión real. Es su oportunidad de cultivar los contactos captados, generar confianza y convertir el interés en negocio real. Una estrategia postferia bien elaborada garantiza que sus esfuerzos de marketing ferial no pierdan impulso.

Empiece con una estrategia de seguimiento personalizada

No todos los asistentes están dispuestos a comprar de inmediato. Algunos necesitan un empujón, otros necesitan más información y casi todos necesitan que les recuerde por qué se detuvieron en su stand en primer lugar. Los correos electrónicos de seguimiento personalizados pueden ayudarle a restablecer la conexión y mantener su marca en primer plano.

• Segmente sus clientes potenciales por nivel de interés, sector o adecuación a la solución basándose en las notas y respuestas de la encuesta recopiladas durante el evento.
• Envíe mensajes de correo electrónico personalizados que hagan referencia a sus puntos débiles o preguntas, y ofrezca pasos relevantes como demostraciones, consultas o pruebas gratuitas.
• Combine campañas de correo electrónico con llamadas telefónicas estratégicas a clientes potenciales para mantener una conversación más directa y significativa.
• Incluya contenido relevante como estudios de casos, guías de productos o invitaciones a próximos seminarios web para ofrecer un valor continuo.

Herramientas como el software de planificación de ferias comerciales de Azavista pueden ayudarle a automatizar la puntuación de clientes potenciales y a agilizar sus esfuerzos de seguimiento en todos los canales.

Recopilación de opiniones y seguimiento del rendimiento

Para mejorar su estrategia de cara a la próxima feria, necesita saber qué ha funcionado y qué no. Recopilar información de los asistentes, el personal, las partes interesadas y el público en general.El análisis de los datos le ayudará a afinar su futuro proceso de planificación de ferias.

• Envíe encuestas tras el evento para conocer la experiencia de los asistentes con su stand, sus mensajes y su marca.
• Revise la calidad de los leads y el ROI por tipo de campaña para ver qué tácticas proporcionaron los leads más cualificados.
• Celebre una reunión del equipo para debatir qué podría mejorarse, desde la disposición del stand hasta los temas de conversación y la logística in situ.

Construir una comunidad más allá de la cabina

En las ferias también se trata de crear comunidad: conectar con profesionales afines, socios potenciales y un público más amplio. Mantenga esas relaciones mucho después del cierre del pabellón de exposiciones.

• Invite a los asistentes a unirse a su comunidad (por ejemplo, grupos privados de LinkedIn, foros de clientes o espacios de Slack).
• Comparta contenido relevante en los canales sociales que esté en línea con lo que les interesa a sus clientes potenciales.
• Mantenga a su empresa en el primer plano enviando boletines periódicos, ofertas exclusivas o invitaciones a eventos.

Con la estrategia adecuada de participación tras el evento, su stand no desaparece, sino que se convierte en una relación a largo plazo y en una fuente floreciente de clientes potenciales valiosos.

Reflexiones finales: Su lista de marketing para ferias

He aquí una rápida lista de comprobación para empezar a planificar una feria comercial:

• Definir la audiencia y los objetivos
• Elabore una estrategia de promoción previa al evento
• Finalizar el diseño del stand y los elementos interactivos
• Forme a su equipo en mensajería y captación de clientes potenciales
• Ejecutar durante el evento con plena concentración del equipo
• Segmentar los clientes potenciales e iniciar el seguimiento posterior al evento
• Seguimiento de los resultados y planificación del próximo acontecimiento

Si invierte en un plan de marketing completo, la participación en ferias pasará de ser un gasto de branding a un motor de ventas. Empiece a planificar con tiempo, alinee su estrategia centrada en el equipo y no subestime nunca el poder de los correos electrónicos de seguimiento y personalizados.

¿Está listo para simplificar su estrategia de ferias? Descubra cómoSoftware de planificación de ferias de Azavista le ayuda a agilizar todo, desde la planificación previa a la negociación hasta el análisis posterior al evento, todo en un mismo lugar.