La lista definitiva de planificación de eventos virtuales [Edición 2025]

¿Qué son los eventos virtuales?

Los eventos virtuales son experiencias en línea en las que la gente se reúne utilizando herramientas digitales en lugar de reunirse en persona.

Los eventos virtuales ofrecen una forma flexible de llegar a un público más amplio, reducir costes y recopilar datos de los asistentes en tiempo real. También permiten un mejor seguimiento de los contenidos y una mayor participación tras el evento.

Esta guía le guiará a través de todas las fases de la planificación de un evento virtual, desde la preparación hasta el compromiso posterior al evento.

Por qué necesita una lista de control de eventos virtuales

Los eventos virtuales son ahora una parte fundamental de la estrategia de eventos moderna. Tanto si organiza el lanzamiento de un producto, un seminario web o una conferencia virtual, es necesario hacer mucho para asegurarse de llegar a un público más amplio.

Una lista de comprobación detallada para la planificación de eventos virtuales le ayudará a mantenerse organizado, a atraer a los asistentes de forma eficaz y a crear una experiencia virtual que resulte tan valiosa como un evento presencial. Además, mejorará sus posibilidades de ofrecer una experiencia fluida, atractiva y basada en la rentabilidad a sus asistentes virtuales.

Antes del acontecimiento: La fase de planificación

Cada evento se crea con un propósito específico. Comience el proceso de planificación de su evento virtual sentando unas bases sólidas. En este paso, usted establece el tono para su evento real. En esta fase se asegurará de tener claros sus objetivos, presupuesto, contenido y público.

Definir los objetivos del acontecimiento

Definir los objetos con claridad mucho antes del evento virtual ayuda a disponer de una hoja de ruta clara que debe seguirse con eficacia para minimizar el estrés y los errores de última hora.

Aclare el objetivo de su acto

En primer lugar, defina lo que quiere conseguir: ¿Quiere generar clientes potenciales, educar a su público, promocionar un producto o crear una comunidad?

Conocer su propósito le ayudará a planificar todos los demás detalles, desde la selección de ponentes hasta la estrategia de contenidos para futuros actos.

Establecer objetivos específicos

Es importante que los objetivos de su evento sean medibles y realistas. Por ejemplo, puede que quiera 500 inscripciones, 200 asistentes en directo o 50 clientes potenciales cualificados. Debe saber cuál es su objetivo y por qué. Estos objetivos le ayudarán a evaluar el rendimiento de su evento. Puede utilizar variosorganizadores de eventos disponibles en línea para hacerlo por usted.

Determine el presupuesto de su evento virtual

El presupuesto de un evento virtual será distinto del de un evento presencial. Aunque no tenga que reservar un local físico, los eventos virtuales conllevan gastos. Un presupuesto para eventos virtuales bien estructurado puede incluir:

• Suscripción a una plataforma virtual de eventos
• Honorarios de los oradores principales
• Costes de diseño, marca y producción
• Promoción y publicidad de eventos
• Moderadores y soporte técnicoDebe utilizar unherramienta virtual de planificación de eventos para garantizar que todos sus gastos se gestionan en un único lugar.

Elija la plataforma de eventos virtuales adecuada

Su plataforma es su lugar de celebración. Elige una que se adapte al diseño y las necesidades de tu evento virtual. Mientras que Zoom es ideal para webinars pequeños, plataformas comoAzavistaofrecen funciones para conferencias más grandes, de varios días y con múltiples sesiones. Busque:

• Salas de descanso
• Votación en directo y preguntas y respuestas
• Herramientas de red
• Análisis de los datos de los asistentes
• Acceso a sesiones a la carta

La calidad de la producción de vídeo y la conectividad son vitales para el éxito de un evento virtual. Intente disponer de plataformas que proporcionen acceso móvil. Las aplicaciones móviles para eventos mejoran la participación de los asistentes al proporcionar herramientas de mensajería y facilitar el acceso a las sesiones.

Diseñe su estrategia de contenidos antes de planificar el evento virtual

El éxito de los eventos virtuales depende en gran medida de un contenido atractivo. Elabore un plan de contenidos que combine educación y entretenimiento. Combine formatos como mesas redondas, charlas, talleres interactivos y preguntas y respuestas en directo. Incluya imágenes atractivas y encuestas en directo para mantener la participación de los asistentes.

Cree un programa de eventos atractivo

Planifique un programa que equilibre el aprendizaje y la participación. Incluya sesiones breves e impactantes, temas simultáneos para variar y descansos programados. Incluya momentos interactivos como concursos y oportunidades para establecer contactos. Comparta su programa en el sitio web del evento para que los asistentes sepan qué esperar.

Establezca un calendario de producción que incluya todos los plazos y requisitos técnicos del acto.

Seleccionar a los ponentes adecuados para la conferencia virtual

Sus ponentes representan su marca. Elija a personas atractivas, relevantes para el sector y que se sientan cómodas utilizando las herramientas de videoconferencia. Realice un simulacro de todas las sesiones con los presentadores antes del evento en directo para garantizar una ejecución sin problemas. También puede programar ensayos técnicos con ellos, para asegurarse de que todos están listos para la cámara y confían en sí mismos.

Promocione su evento estratégicamente

Comience a promocionar su evento en línea con semanas de antelación. Atraiga a los asistentes potenciales mediante una combinación decampañas de correo electrónicoIncluya un formulario de inscripción claro y utilice el hashtag de la marca para dar visibilidad al evento. Incluya un formulario de inscripción claro y utilice un hashtag con su marca para dar visibilidad al evento. Una página de destino bien diseñada y una comunicación clara ayudan a convertir el interés en inscripciones.

Mejorar la experiencia de los asistentes

Facilite la inscripción con un formulario fácil de usar, precios claros y confirmaciones automáticas, al tiempo que recopila datos clave como zonas horarias y necesidades de accesibilidad. Garantiza la inclusión con subtítulos, traducciones y correos electrónicos previos al evento que preparen a los asistentes para una experiencia virtual fluida.

Inscripción y venta de entradas

Haga que la inscripción sea sencilla y accesible para el público destinatario del evento virtual. Utilice un sitio web del evento de fácil navegación con un formulario de inscripción claro que recoja los datos esenciales de los asistentes.

Si va a cobrar por el acceso, fije precios transparentes y ofrezca descuentos por reserva anticipada o por grupo. El envío automático de correos electrónicos de confirmación con los detalles del evento ayuda a mantener informados y entusiasmados a los posibles asistentes.

Planifique la recogida de información sobre la zona horaria de los inscritos y los requisitos de accesibilidad.

Priorizar la accesibilidad

Organizar eventos virtuales debe ser sinónimo de inclusión. Haga que su evento sea accesible ofreciendo subtítulos en directo, traducciones y contenidos compatibles con lectores de pantalla. Utilice elementos visuales de alto contraste y fuentes legibles para ayudar a todos los participantes.

Procure disponer de plataformas que faciliten el acceso móvil. Las aplicaciones móviles para eventos mejoran la participación de los asistentes al proporcionar herramientas de mensajería y facilitar el acceso a las sesiones.

Envíe información previa con los detalles del evento

Unos días antes del evento, envíe un mensaje de correo electrónico de "Información previa". Incluya detalles sobre el evento, como instrucciones de acceso, horarios de las sesiones, consejos sobre la plataforma y cómo interactuar con los demás durante el evento.

Durante el acto virtual: Ejecución y compromiso

Ahora es el momento de dar vida a su evento. El éxito de un evento depende de la preparación, la flexibilidad y el apoyo de los asistentes.

Pruebe su tecnología antes de empezar

Empieza cada sesión temprano para comprobar el dispositivo y la red. Es un paso imprescindible antes de que empiece el evento. Haz un ensayo técnico final para probar:

• Micrófono
• Cámaras
• Velocidad de Internet
• Compartir pantalla
• Sistemas de seguridad

Contar con una configuración tecnológica sólida garantiza que los asistentes virtuales disfruten de una experiencia sin contratiempos. También es el momento de identificar los fallos de última hora durante la planificación del evento.

Mantenga el interés de los asistentes

En los eventos virtuales, los organizadores de eventos suelen tener dificultades para crear engagement en comparación con los eventos presenciales. Sin embargo, el éxito de un evento depende en gran medida de lo enganchada que esté la audiencia durante el mismo. En todo momento, mantenga altos los niveles de energía haciendo participar a los asistentes:

• Utilizar casillas de chat y encuestas
• Preguntas en directo
• Organizar partidas cortas
• Gritar a los participantes durante las sesiones
• Sesiones de trabajo

Estas funciones interactivas le ayudarán a convertir a los espectadores pasivos en participantes activos.

Oportunidades de establecer contactos virtuales con el público destinatario

Cuando la gente asiste virtualmente, suele ser difícil relacionarse con los demás, en comparación con los eventos presenciales. Por eso hay que animar a los asistentes a conectar entre sí a través de salas de reuniones, citas individuales y chats de grupo. Estos equivalentes virtuales de la interacción cara a cara ayudan a crear relaciones significativas y reproducen la sensación de las conferencias en persona.

Seguimiento del acontecimiento en tiempo real

Haga que los planificadores o moderadores del evento supervisen el evento en directo para detectar los problemas a tiempo. Observe las tasas de abandono, el rendimiento de la plataforma y la participación de la audiencia durante el evento. Esto le permitirá realizar ajustes y reorientarse antes de que se interrumpa la experiencia de los asistentes.

Después del acontecimiento: Revisar y mejorar

Su trabajo no termina cuando finaliza el evento. Las acciones posteriores al evento pueden determinar lo bien que se recuerde su evento y también, el rendimiento que tendrán sus futuros eventos. Utilice planificadores de eventos para analizar su evento. Puede utilizar el seguimiento posterior al evento en forma de correos electrónicos, encuestas y notas de agradecimiento para mantenerse en contacto con sus asistentes y promotores.

Distribuya una encuesta posterior al evento para mejorar en su próximo evento virtual

Esto es importante para entender cómo sus asistentes se involucraron después de la planificación de su evento virtual. Envíe una encuesta en un plazo de 48 horas para recabar comentarios:

• Calidad del contenido
• Rendimiento técnico
• Sesiones favoritas
• Sugerencias de mejora

Utilice esta información para mejorar su próximo evento virtual.

Revise sus datos de eventos y asistentes

Obtenga información sobre los asistentes para medir el éxito de los eventos virtuales:

• Inscripciones frente a asistencia real
• Niveles de compromiso de la audiencia
• Popularidad de la sesión
• Chat y encuestas

Estos datos, que pueden recopilarse fácilmente a través de los planificadores de eventos, pueden ayudarle a mejorar el seguimiento posterior al evento, las estrategias de promoción y el rendimiento del mismo.

Utilizar los contenidos creados para la promoción

Los eventos virtuales proporcionan una increíble biblioteca de contenidos. La mayoría de los eventos pueden convertirse en entradas de blog, vídeos cortos o vídeos destacados para las redes sociales. De este modo, incluso los que se perdieron el evento pueden beneficiarse. Además, puedes seguir interactuando con el público general para despertar su interés.

Celebrar una reunión de equipo después de un evento virtual con éxito

Revise el programa de producción, la logística y los objetivos del evento con su equipo. Hable de lo que funcionó, de lo que no, y de cómo mejorar para el próximo evento. Documéntalo todo para planificar con mayor eficacia el próximo evento virtual.

Comentarios de patrocinadores y expositores

Haga un seguimiento de los patrocinadores y expositores después del evento para agradecerles su apoyo y evaluar su retorno de la inversión.

Resumen: Cómo hacer que su evento virtual sea un éxito

Planificar un evento virtual implica algo más que preparar unas cuantas diapositivas e iniciar sesión en Zoom. Se trata de un proceso integral que requiere estrategia, colaboración y la tecnología adecuada.

Desde la creación de un sitio web para el evento y la elección de una plataforma para el evento hasta la participación de los asistentes y la recopilación de comentarios, esta plantilla de lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales cubre todo lo necesario para el éxito del evento. Tanto si organizas eventos híbridos como reuniones de departamento o conferencias de varios días, la clave está en los detalles.

Utilice esta guía de planificación de eventos para organizar el mejor evento virtual posible y preparar el terreno para futuros eventos virtuales o híbridos aún mejores.

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