Lo que todo organizador de eventos debe saber sobre la gestión de participantes

Crear valor con el software de gestión de participantes

Hay muchas aplicaciones de gestión de conferencias diseñadas para ello, pero no todas son iguales. Antes de decidirse por un producto concreto, asegúrese de que la aplicación que elija pueda captar y gestionar las numerosas partes móviles de la planificación de un evento, desde la preparación hasta la ejecución y las actividades posteriores.

En lugar de utilizar una base de datos unidimensional de nombres y datos personales, invierta en una herramienta más sólida para transformar los datos recopilados en un plan de conversión procesable. Una aplicación bien diseñada ofrecerá exportaciones de datos personalizables para elaborar informes de las partes interesadas e identificar el potencial de seguimiento de los clientes potenciales.

Un acto bien planificado tendrá un impacto duradero en el participante y los compromisos resultantes determinarán su éxito global. La fase de planificación previa es la más laboriosa a la hora de organizar o exponer en un evento. Los planificadores de eventos deben ofrecer a cada participante una forma fácil y rápida de inscribirse en el evento, configurar los datos de viaje y hotel, ver y gestionar el itinerario. Al mismo tiempo, como anfitrión del evento, debe disponer de un modo fiable de supervisar el estado de inscripción de un participante y actuar como su agente para garantizar elementos logísticos como el viaje en avión, el alquiler de coches y las reservas de hotel.

Este apoyo aparentemente rutinario a los participantes reportará muchos beneficios durante y después del evento. Los participantes apreciarán cómo se gestionan todos los detalles y empezarán a confiar en que usted puede satisfacer cualquier necesidad que tengan. Se trata de un primer paso importante para demostrar que está en sintonía con los participantes y que conoce perfectamente sus necesidades y puntos débiles.

Tres formas de conseguir la participación de los asistentes a un acto

El éxito de la planificación de un evento no termina cuando éste comienza, ¡sino que no ha hecho más que empezar! Mientras los participantes están presentes e implicados, es el momento perfecto para captar su atención. Esto supone un reto debido a la gran cantidad de imágenes y sonidos que compiten por la atención de los participantes. Utilice estos tres métodos para asegurarse de que su empresa está siempre presente en la mente de sus clientes potenciales.

Proporcione a los participantes una aplicación móvil que incluya datos personales, sesiones programadas, confirmación de asistencia a las actividades, referencias de reservas de alojamiento y folletos del evento en formato digital para facilitar su consulta. Así tendrá una visión completa del compromiso de los participantes durante todo el evento.

Ayude a los participantes a encontrar actividades que les interesen, ofrézcales inscribirse en ellas o utilice la gestión de listas de espera para registrar su interés si un acto ya está completo.

Incluya una función de mensajes de texto en la aplicación móvil de gestión de participantes para que un participante pueda ponerse en contacto con usted o con su personal inmediatamente si necesita ayuda con el programa de la conferencia, que le lleven al hotel o que le confirmen su inscripción en una actividad próxima. Disponer de una persona de contacto con la que comunicarse y resolver sus problemas inmediatos le convertirá en un recurso fiable. La fiabilidad genera confianza, que puede convertirse en fidelidad. Este sentimiento hará que los participantes se sientan cómodos y estén dispuestos a considerar la posibilidad de hacer negocios con usted.

Compromisos después del evento para maximizar la generación de clientes potenciales y multiplicar el retorno de la inversión

Una vez finalizados los preparativos y la ejecución del evento, el software de conferencias adecuado identificará los pasos siguientes. Dispondrá de valiosas métricas del evento en una visión general integrada para convertirlas en elementos de acción. Tendrá un perfil completo de cada participante y estará equipado para nutrir a los clientes potenciales y convertirlos en clientes con éxito.

• Contactos de exportación

Utilice los datos contenidos en el software de gestión de conferencias para crear una lista de exportación de clientes potenciales. Los datos personales y los puntos de contacto únicos de cada participante esbozan un plan de juego para alimentar sistemáticamente a los clientes potenciales.

• Segmento de clientes potenciales

Puede clasificar aún más a los participantes aplicando filtros de segmentación. El software de gestión de conferencias para participantes categoriza los datos para que pueda extraer segmentos muy detallados en función de los datos demográficos de los participantes, su alineación con el sector, las actividades a las que asistieron, sus intereses, etc.

• Informar a las partes interesadas

Este desglose de datos también será imprescindible para la presentación de informes a las partes interesadas después de los eventos y dará un valor tangible a sus esfuerzos en la organización del evento. Los datos categorizados pueden medirse, ofreciendo una propuesta de valor a los inversores, la dirección y otros actores clave.

El uso de una herramienta de gestión de participantes intuitiva y flexible le proporcionará los resultados que espera de un evento, como información de contacto, generación de prospectos y un perfil completo de los mismos para crear la trayectoria de compromiso y conversión.