En el vertiginoso mundo de los eventos, la primera impresión importa. Y pocas cosas marcan mejor la pauta que un registro de entrada profesional y sin problemas. Aquí es donde entra en juego la impresión de acreditaciones bajo demanda, una potente solución que sustituye las obsoletas acreditaciones preimpresas por la producción de acreditaciones personalizadas en tiempo real.

En este blog, explicaremos qué es la impresión de tarjetas bajo demanda, cómo funciona y por qué los eventos la adoran, incluidas sus ventajas, procesos, herramientas y mejores prácticas. Si eres organizador de eventos o planificador de eventos virtuales y quieres agilizar el proceso de registro, ahorrar tiempo y sorprender a tus asistentes, sigue leyendo.

Además, no te pierdas este magníficoBlog de Azavista sobre las tendencias emergentes en el registro in situ de eventosque profundiza en cómo las modernas tecnologías de facturación -incluida la impresión de credenciales- están transformando la experiencia de los asistentes a eventos corporativos y reuniones a gran escala.

¿Qué es la impresión de acreditaciones a petición?

La impresión de acreditaciones bajo demanda consiste en imprimir en tiempo real las acreditaciones de los asistentes en el lugar del evento, en lugar de imprimirlas con días o semanas de antelación. Esta solución es cada vez más popular en todo tipo de eventos, ya sean virtuales, presenciales o híbridos.

Con este enfoque, cuando los huéspedes llegan, se verifica su registro y se imprime una tarjeta de identificación en el acto, a menudo mediante quioscos de autofacturación o puestos atendidos con impresoras de alta calidad, como las impresoras Zebra.

Por qué es popular:

• No hace falta adivinar quién asistirá (adiós a las insignias desperdiciadas)
• Flexibilidad para inscripciones de última hora o ausencias
• Datos exactos y actualizados de los asistentes
• Registro y facturación in situ rápidos y sin contratiempos

¿Cómo funciona la impresión de acreditaciones a petición?

Si necesita profundizar en la impresión de insignias, puede consultar la páginaguía completa sobre cómo hacer que las insignias sean eficaces y útiles. A continuación se describe brevemente todo el proceso de impresión de insignias:

1. Los asistentes se registran en línea

A través de una plataforma de inscripción o un software de inscripción integrado, a menudo en consonancia con una completa lista de comprobación en línea para la planificación del evento.

2. Sincronización de datos con el sistema de impresión de tarjetas

Esto incluye nombres de asistentes, títulos, códigos QR, permisos de acceso y otros datos de registro relevantes.

3. Registro en el acto

Los asistentes llegan y utilizan quioscos de autoservicio o un mostrador de facturación con personal.

4. El distintivo se imprime al instante

Utilización de sistemas de impresión de credenciales in situ, incluidas impresoras de credenciales y plantillas de diseño de credenciales personalizadas.

5. Comienza el acceso al evento

Ahora, el asistente puede utilizar su tarjeta de identificación para el control de acceso, la creación de redes, el seguimiento de la sesión, etc.

Ventajas de la impresión de credenciales bajo demanda

1. Reduce los residuos

La impresión de acreditaciones bajo demanda le evita tener que preimprimir acreditaciones para todo el mundo, lo que le ayuda a reducir el material no utilizado y el impacto medioambiental.

2. Aumenta la flexibilidad

Ideal para eventos de varios días, en los que los horarios y los asistentes pueden cambiar a diario. También es ideal para inscripciones de última hora o datos incorrectos.

3. Mejora la experiencia del evento

Un registro rápido significa menos esperas, invitados más contentos y más tiempo para participar en el evento.

4. Primera impresión profesional

Unas insignias bonitas y personalizadas con los elementos de su marca dicen mucho de la calidad de su evento.

5. Mejora la precisión de los datos de sucesos

La sincronización en tiempo real entre la plataforma de inscripción y el sistema de tarjetas garantiza la exactitud de los datos del evento, ayudándole a realizar un seguimiento eficaz de las inscripciones, las sesiones y la asistencia.

6. Admite control de acceso y seguimiento de sesión

Utilice códigos QR impresos o chips RFID en las tarjetas de identificación para controlar el acceso, supervisar las entradas y optimizar el flujo de tráfico.

Esta flexibilidad es crucial a la hora de crear un calendario de planificación de eventos virtuales escalable.

Características clave que debe buscar en las soluciones de impresión de insignias bajo demanda

Es muy importante elegirla solución de impresión de credenciales adecuada. Al elegir una solución, asegúrese de que incluye:

• Impresoras de alta calidad (Zebra, Epson, etc.) para una impresión rápida y nítida de los distintivos
• Plantillas de diseño de insignias predefinidas y opciones de personalización
• Generación de códigos QR
• Integración con software de registro y CRM
• Soporte para quioscos de autofacturación y facturación móvil
• Escalabilidad para grandes eventos, actos corporativos y conferencias virtuales

Tendencias en la impresión de acreditaciones a petición

• Integración en tiempo real: Los sistemas de impresión de acreditaciones a la carta se integran ahora perfectamente con las plataformas de registro, lo que permite actualizaciones instantáneas y garantiza la exactitud de los datos de los asistentes.
• Facturación sin contacto: Los quioscos de autofacturación y las aplicaciones móviles están ganando popularidad, ya que permiten a los asistentes imprimir sus tarjetas de identificación sin contacto físico, lo que reduce los tiempos de espera y mejora la seguridad.
• Soluciones ecológicas: Con un énfasis en la sostenibilidad, la impresión de credenciales bajo demanda ayuda a reducir los residuos de credenciales preimpresas no utilizadas, apoyando aprácticas de eventos más ecológicas.
• Impresión en la nube: La tecnología en la nube permite la gestión remota de la impresión de credenciales, ofreciendo flexibilidad para eventos en varias ubicaciones o híbridos y simplificando la logística del evento.
• Experiencia personalizada: Los organizadores de eventos están utilizando diseños de credenciales personalizados con elementos de marca, ofreciendo una experiencia más personalizada y profesional a los asistentes.
• Instalación más rápida y flexibilidad: Las soluciones a la carta permiten agilizar los tiempos de preparación y dar cabida a inscripciones de última hora, lo que facilita la gestión de cambios inesperados en la asistencia al evento.

Preimpreso o a la carta: ¿Qué es mejor?

Veredicto: Aunque la preimpresión puede funcionar para eventos muy pequeños, la impresión bajo demanda es el estándar de oro para la mayoría de las configuraciones modernas de tecnología de eventos. Esto es importante para garantizar que los participantes se registren sin problemas.

Buenas prácticas para la impresión de acreditaciones a petición

Para garantizar un proceso de impresión de insignias impecable, siga estos consejos de eficacia probada:

1. Pruébelo todo antes de que empiece el acto

• Realice simulacros con impresoras de tarjetas, software de registro y quioscos.
• Confirme el diseño y la presentación del distintivo con todos los elementos de la marca y la información correcta del distintivo.

2. Formar adecuadamente al personal

• Garantizar una formación adecuada para el manejo de las impresoras, la reimpresión y la resolución de problemas.
• Formar al personal sobre los quioscos de facturación, los sistemas de autoservicio y la gestión de los datos del evento.

3. Crear un plan de contingencia

• Guarde copias de seguridad de las impresoras de tarjetas, fuentes de alimentación y existencias de tarjetas identificativas.
• Prepárese para entradas inesperadas o problemas de control de acceso.

4. Etiquetar claramente las estaciones

• Guíe el tráfico durante el registro del evento con señalización.
• Rotule los quioscos de autofacturación para facilitar la navegación.

5. Marca bien tus insignias

• Aproveche el diseño de las insignias para incluir logotipos, temas del evento, otros elementos de marca o incluso información de seguimiento de la sesión.

Estas prácticas también se aplican cuando se utiliza una plantilla de lista de comprobación de planificación de eventos virtuales para cubrir tanto las experiencias físicas como las digitales.

Errores comunes que hay que evitar

• No integrar el software de registro con el sistema de tarjetas de identificación
• Exceso de confianza en los distintivos preimpresos, que no reflejan los datos en tiempo real.
• No se tienen en cuenta las ausencias ni las inscripciones de última hora.
• Utilizar impresoras de tarjetas de identificación de baja calidad o incompatibles
• Descuidar la formación del personal en los procesos de registro

Ejemplo real: Del caos a la facturación fluida

Estudio de caso: Cumbre tecnológica empresarial con más de 3.000 asistentes

Una empresa tecnológica organizó un gran evento corporativo y utilizó inicialmente métodos de preimpresión. ¿El resultado?

• Decenas de insignias incorrectas
• Largas esperas en los mostradores de facturación
• Más de 1.000 insignias impresas pero nunca recogidas

Cambiaron a la impresión de insignias bajo demanda utilizandoAzavista tecnología integrada para eventos y quioscos de autoservicio.

El resultado:

• Los registros se reducen a menos de 2 minutos
• 90% menos de residuos de placa
• Seguimiento en tiempo real de la asistencia a las sesiones
• Mayor satisfacción y fluidez del evento

Esta transición encajaba perfectamente con su lista de eventos virtuales en evolución.

Preguntas frecuentes

P: ¿Para qué tipo de eventos es ideal la impresión de tarjetas identificativas a la carta?

R: Sirve para todo, desde pequeñas reuniones hasta eventos de varios días, ferias comerciales, eventos en línea y conferencias virtuales.

P: ¿Puedo preimprimir algunas insignias?

R: Sí, muchos organizadores de eventos imprimen previamente las tarjetas de identificación del personal o de los VIP y utilizan la impresión in situ para el resto.

P: ¿Qué ocurre si los datos de un asistente son erróneos?

R: Utilice los quioscos de registro o el panel de administración para editar y reimprimir las tarjetas con la información correcta.

P: ¿Qué herramientas se necesitan para empezar?

R: Necesitará un software de registro, impresoras de tarjetas compatibles, un buen diseño de tarjetas y, opcionalmente, quioscos de autofacturación. Si está planificando un componente virtual, no olvide la lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales.

Conclusión: Por qué los eventos adoran la impresión de insignias bajo demanda

¿Qué es la impresión de acreditaciones bajo demanda, cómo funciona y por qué gusta tanto a los eventos? Se trata de una solución moderna a un reto antiguo: ofrecer a los asistentes una experiencia de registro en el evento fluida, con la marca y eficiente.

Si va a celebrar su próximo evento, recuerde:

• Diga adiós al caos de la preimpresión
• Mejorar la primera impresión y el flujo operativo
• Proporcionar datos de eventos precisos y puntuales
• Reduzca los residuos y elimine las largas colas
• Controle el acceso, los registros y la marca

Tanto si gestiona eventos corporativos, reuniones híbridas o exposiciones internacionales, la impresión de tarjetas identificativas bajo demanda encaja a la perfección en cualquier calendario o lista de comprobación de planificación de eventos virtuales.

¿Está preparado para mejorar su proceso de registro e impresionar a los asistentes? Comience hoy mismo a planificar su estrategia de acreditación a la demanda con la plataforma de registro, el equipo y las integraciones tecnológicas para eventos adecuados. Conviértala en una parte esencial de su kit de herramientas de planificación de eventos virtuales.