Por qué el software de conferencias es crucial para el éxito de los eventos en 2025

Maximizar el potencial y reducir los costes

En el mundo actual, puede posicionarse frente a un público más amplio y descubrir datos fundamentales que le permitan comprender y dirigirse a su cliente ideal. Aquí es donde salen a la superficie las cualidades extraordinarias del software de gestión de conferencias.

Además, el software de gestión de eventos y las soluciones automatizadas eliminan los costes innecesarios y las tediosas tareas administrativas asociadas a la organización, planificación y gestión de eventos con métodos de la vieja escuela. El software de gestión de conferencias lo reúne todo en una única fuente y automatiza procesos que, de otro modo, erosionarían el retorno de la inversión.

Dicho esto, no todas las plataformas de software de gestión de conferencias son iguales. Algunas herramientas de planificación de eventos sólo están diseñadas para distribuir entradas y registrar ventas. Hoy en día, la gente espera más. Exigen una experiencia integral. Si no dispone de un sistema de gestión de eventos (EMS) capaz de simplificar la planificación, automatizar la distribución de entradas y la mensajería, generar informes y gestionar y hacer un seguimiento de los participantes, estará pagando por un software que no maximiza su potencial ni reduce los costes de organizar un evento con éxito.

Más que un simple registro

Gracias a las tecnologías móviles y a la conectividad wifi, el proceso de inscripción está automatizado y puede realizarse en cualquier lugar. Los interesados pueden comprar las entradas en el momento que más les convenga: mientras van al trabajo, toman un café o ven la televisión. Hoy en día, la venta de entradas en línea es el único camino posible.

Probablemente sepa por experiencia lo encantados que quedaron sus delegados la primera vez que no tuvieron que acudir a su taquilla durante la hora del almuerzo o llamar a una línea de atención telefónica para solicitar un reembolso en caso de cancelación. Los códigos QR digitales y las entradas electrónicas se envían directamente al dispositivo móvil del delegado y ofrecen comodidad y fácil acceso.

Desde la perspectiva de un organizador de eventos, el software de gestión de eventos le proporciona una lista de delegados ya confeccionada sin que tenga que levantar un bolígrafo ni comprobar constantemente su estado. Los "correos electrónicos de agradecimiento" con instrucciones e información previa a la llegada se envían automáticamente, en función del horario que usted prefiera o después de que el delegado complete una determinada acción. Todo ello sin que ni siquiera tenga que abrir su cuenta de correo electrónico.

Seguimiento de asistentes y gestión de participantes

No subestime los sistemas de gestión de eventos con rastreador de asistentes incorporado. No sólo le permite identificar rápidamente a las personas en su sistema, sino que también almacena automáticamente todos los datos relevantes sobre ellas antes, durante y después del evento. Aunque en un principio pueda parecer una solución draconiana de "gran hermano", la gestión de participantes está diseñada para ayudar a los organizadores de eventos a gestionar éstos y a sus delegados con mayor fluidez. Imagínese que organiza una conferencia de varios días y quiere enviar encuestas a las personas que han asistido a determinadas sesiones. La gestión de participantes te permite ver a qué sesiones se han apuntado.

La recuperación de clientes potenciales le permite saber quién asistió realmente ese día, si hubo algún visitante inesperado y qué parte de su audiencia asistió a toda la sesión. Para ello, basta con escanear las tarjetas de identificación de los participantes con una sencilla aplicación de registro en el dispositivo. Puede enviar a los delegados notificaciones recordatorias sobre las sesiones marcadas que van a comenzar, comprobar la popularidad de las sesiones, identificar a los ausentes y enviar automáticamente la encuesta correcta a la persona adecuada.

En eventos generales, los códigos QR legibles y las aplicaciones de registro ayudan a agilizar el proceso de entrada y a confirmar si la entrada es válida o falsa. Pero con Covid-19, que tiene un enorme impacto en el aforo y la planificación del recinto, cada vez es más importante tener una visión de 360 grados de quién está presente y cuántos asistentes se esperan todavía. La gestión de participantes y la recuperación de clientes potenciales se han diseñado específicamente para compartir información de forma inteligente y proteger la seguridad y los intereses de los delegados.

Las soluciones escalables capitalizan los ingresos por eventos

Si está invirtiendo en un evento, es fundamental contar con una herramienta EMS flexible para asegurarse de que puede aprovechar las oportunidades de ingresos. Una de las principales ventajas del software de planificación de conferencias es la cantidad de datos valiosos sobre los clientes que puede recopilar.

Cuando los delegados se inscriben en un evento se les suele pedir que introduzcan un número de teléfono, una dirección de correo electrónico o ambos. Los modernos programas informáticos de gestión de conferencias facilitan enormemente la inclusión de todo tipo de datos adicionales, como la edad, información sobre el viaje, preferencias de cena y otra información relevante para elaborar un perfil del cliente. Estos datos son cruciales para mejorar la promoción de futuros eventos, la distribución de boletines informativos y la entrega del material o los servicios adecuados. Un SGA flexible también le ayuda a cumplir las leyes de marketing por correo electrónico pertinentes en la jurisdicción del cliente.

En el propio evento, las tecnologías EMS también pueden integrarse con la tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID), que permite a los delegados efectuar pagos sin efectivo directamente desde sus dispositivos móviles. Todas las compras que se realicen durante el evento quedarán registradas en el software y le ayudarán a crear perfiles de clientes más sólidos y listas de correo electrónico específicas. Además, le proporciona un ROI de los participantes muy preciso, lo que nos lleva al siguiente párrafo.

Seguimiento del ROI de los eventos

El software de gestión de conferencias está diseñado para ahorrar a los organizadores de conferencias y eventos costes significativos que aumentan el retorno de la inversión. En las fases iniciales, este ahorro de costes se consigue a través de la venta de entradas en línea, el registro y la confirmación por correo electrónico, que tras la configuración inicial está todo automatizado. Y no sólo se ahorran costes en tareas administrativas. No hay costes de impresión de entradas en papel, ni salarios de empleados para gestionar las ventas, ni costes de contabilidad para calcular ingresos y gastos.

Una solución de gestión de eventos debe permitirle crear informes detallados con sólo unos clics. Elija analizar el ROI global de su evento, el retorno de la inversión de cada participante, análisis por tipo de evento, participante o campaña de marketing. Incluso puede hacer un seguimiento del número de entradas vendidas por día y de las horas de compra más populares. Estos datos le ayudarán a determinar si necesita abrir más canales de marketing o cuándo impulsar de nuevo el evento a través de sus redes existentes. Al realizar este seguimiento, recopila datos valiosos para ajustar su estrategia publicitaria.

Además, la integración de software para eventos le brinda la oportunidad de calibrar las opiniones y reacciones de sus asistentes. Enviar por correo electrónico una encuesta, una lista de peticiones especiales o incluso un índice de entusiasmo NPS, demuestra a los participantes que te preocupas por sus pensamientos y su bienestar, que estarán bien atendidos y aviva su entusiasmo antes del evento.

Impulse la comunicación de conferencias y el crecimiento de los eventos

Para las empresas que confían en las conferencias como su evento estrella, el software de gestión de conferencias es esencial para lograr su estrategia de crecimiento empresarial.

El software de gestión de conferencias es fundamental para sus equipos internos de marketing y ventas, ya que impulsa la comunicación y las soluciones de ahorro de costes. Además, usted obtiene acceso a datos de alto nivel, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones diseñar estrategias informadas y calculadas.

¿Qué software de gestión de conferencias le conviene?

Las ventajas que ofrecen los programas de gestión de conferencias descritas anteriormente son evidentes, pero estas promesas sólo son válidas cuando las ventajas compensan el coste de la compra de la licencia. Para calcularlo, hay que tener en cuenta las expectativas percibidas por los asistentes.

¿Cómo piensa utilizar la información que reciba de los delegados? ¿Son justificables los márgenes de coste estimados que se ahorra al eliminar los métodos tradicionales? ¿Están mejorando sus competidores la experiencia del cliente aprovechando herramientas adicionales de EMS?

Merece la pena tener en cuenta que existe una necesidad acuciante de que las empresas sean más hábiles a la hora de organizar y gestionar eventos. Especialmente en lo que respecta a la medición del éxito de los eventos. Invertir en un software de gestión de conferencias puede ser una decisión sencilla para la mayoría de los organizadores de eventos. Pero la verdadera dificultad reside en elegir la plataforma adecuada para su equipo y sus objetivos empresariales.

Algunos programas informáticos de gestión de conferencias son una herramienta completa para eventos de todos los tamaños. Otros se limitan a actos relativamente pequeños, mientras que algunos son más adecuados para actos corporativos y conferencias o seminarios a gran escala, con miles de delegados.

Lista de comprobación para la contratación de plataformas:

Las soluciones de gestión de conferencias consistentes en una pila de herramientas avanzadas y sólidas tienen un potencial increíble para superar las expectativas de los clientes. Lo tienen todo para mejorar sus esfuerzos de marketing actuales y futuros y cultivar el ROI de su evento. Con esta sencilla lista de comprobación podrá decidir qué herramientas necesita para ofrecer soluciones integrales desde la fase de planificación hasta la ejecución y la elaboración de informes sobre el evento.

• Anote los procesos que más tiempo le consumen
• Anote sus tareas más repetidas / mundanas
• Calcule cuánto tiempo puede ahorrar
• Esboce sus flujos de trabajo preferidos para su plan de eventos ideal
• Compare su plan infalible con su configuración actual
• Identifique las mejoras necesarias en su configuración actual
• Elabore una lista de funciones y automatizaciones imprescindibles y deseables.
• Tradúzcalo en una lista clara de requisitos
• Calcule su inversión preferente y máxima
• Envíe su lista a una selección de posibles proveedores

¿Ha seguido todos los pasos anteriores y está listo para hablar con uno de nuestros asesores de ventas? Azavista está listo para disparar su planificación de eventos y contarle todo sobre nuestra plataforma de software todo en uno.