5 conseils essentiels pour réussir l'Événement d'entreprise

Conseil n° 1 - Définissez votre objectif

La chose la plus importante que vous devez savoir avant de commencer à planifier votre événement est probablement de bien comprendre quel est l'objectif de votre événement. Comment définir clairement l'objectif de votre événement ?

Voici 5 questions à vous poser :

• OMS (ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ) assisteront à votre événement ? Qui organisera votre événement ? Répondre à ces questions et connaître le nombre de personnes attendues déterminera une grande partie de votre prise de décision.
• QUOI Quel est le thème de votre événement et comment l'avez-vous baptisé ? Il est essentiel de garder le thème de votre événement à l'esprit à tout moment pendant votre processus de planification.
• COMMENT avez-vous l'intention de commercialiser votre événement et de le faire connaître ? C'est là que réside la valeur d'un budget complet - réfléchissez bien et de manière critique aux besoins budgétaires de votre événement.
• QUAND votre événement aura-t-il lieu ? Il est important de garder votre public cible à l'esprit et de déterminer la date et l'heure qui lui conviennent le mieux, d'autant plus que près de 40 % des gens ne se présentent pas à des événements confirmés.
• POURQUOI (c'est l'objectif de votre événement) votre événement a-t-il même lieu ? Il s'agit de l'objectif de votre événement et il faut toujours le garder à l'esprit lors de la planification.

Conseil n° 2 - Planifiez votre budget et votre calendrier

Certes, nous savons tous qu'il faut planifier son temps et son argent pour accomplir quelque chose, mais qu'est-ce qui entre en ligne de compte dans la planification du temps et du budget ?

• RECHERCHE vos coûts à l'avance
• VENEZ NOUS REJOINDRE avec un montant global de
• ESTIMATION les coûts pour chaque catégorie
• NE PAS négliger les petits coûts
• CRÉER un plan d'urgence

Conseil n° 3 - Créez votre liste de contrôle pour l'événement

Une liste de contrôle pour l'organisation d'un événement vous aide à garder une trace de tous les détails les plus infimes de votre événement afin de vous assurer que rien ne se passe mal, depuis le début de la pré-planification jusqu'à la logistique du jour de l'événement. Bien qu'il y ait de nombreuses étapes à suivre lors de l'utilisation d'une liste de contrôle, voici les trois points les plus importants que vous devez garder à l'esprit :

DÉLÉGUÉ travailler au sein de votre équipeNE PAS perdre la vue d'ensemble de vos progrèsUTILISER un outil pour gérer vos tâches et suivre l'état d'avancement de votre planification

Conseil n° 4 - Préparez un plan de secours

Si prévoir le pire n'est jamais la chose la plus encourageante à faire, il est toujours préférable de se préparer au pire tout en s'efforçant d'organiser le meilleur événement possible ! C'est d'autant plus vrai que, malgré nos efforts, nous ne pouvons pas toujours tout prévoir et que des circonstances imprévues peuvent parfois se manifester.

Pour éviter de paniquer à la vue d'un désastre potentiel, planifiez à l'avance les éléments de l'événement que vous considérez comme importants. Il peut s'agir, par exemple, de l'équipement audiovisuel ou de la restauration. Il s'agit sans doute de deux des éléments les plus importants de tout événement : ils permettent de satisfaire les participants ! Après tout, vous ne voudriez pas vous retrouver sans projecteur ou avoir un four en panne sans avoir d'autres moyens de divertir ou de nourrir vos invités.

Conseil n° 5 - Communiquez, communiquez et communiquez !

Les organisateurs d'événements les plus efficaces sont de bons communicateurs. Lors de l'organisation d'événements, nous ne communiquons pas seulement en permanence avec notre équipe, mais nous devons également communiquer avec nos fournisseurs (potentiels). Je dois cependant préciser que les compétences en matière de communication ne se réfèrent pas ici à la microgestion (personne n'aime cela), mais garder à l'esprit qu'en tant que chef de votre équipe d'organisation d'événements, vous êtes responsable de la réussite ou de l'échec de votre événement. Après tout, les organisateurs d'événements sont embauchés parce qu'ils sont appréciés pour leur souci du détail. Si vous ne communiquez pas ces détails à votre équipe et ne vous assurez pas que tout est contrôlé, il est possible que de petites erreurs ou une mauvaise communication entraînent un échec potentiel.

En résumé, prévoyez le pire et visez le meilleur, pensez à l'avenir et, enfin, n'oubliez pas qu'il n'y a pas de "je" dans l'équipe - gardez votre équipe dans le coup, travaillez ensemble et communiquez pour planifier cet événement !