9 menaces pour votre événement (et comment les surmonter)

Budget imprécis - Budget ? Quel budget ?

Aujourd'hui, les budgets consacrés aux événements se réduisent et les organisateurs d'événements doivent faire preuve de créativité et faire plus avec moins. Ce serait formidable si nous pouvions tous planifier et organiser un événement sans budget - les possibilités seraient infinies.

Cela reste possible, bien sûr, (les possibilités infinies) si vous gardez le contrôle de vos finances. Veillez toujours à fixer un seuil pour votre événement afin de ne pas payer vos erreurs après coup (littéralement).

Voici ce que vous devez faire :

1. Fixez une limite budgétaire claire pour votre événement
2. Suivez vos dépenses au fur et à mesure.
3. Trouvez des idées créatives (par exemple, décoration, etc.) tout en respectant votre budget.

Mauvaise gestion du temps - Tant de choses à faire, si peu de temps.

Vous devez investir les bonnes ressources au bon endroit et au bon moment. Nous avons tous un jour ou l'autre un moment où nous nous disons "oh, je pourrais faire ça en un rien de temps". Souvent, cependant, nous avons tendance à regretter d'avoir tergiversé et à souhaiter pouvoir revenir en arrière pour commencer à planifier plus tôt.

Comment pouvons-nous rester au top de notre planification ?

1. Fixez des objectifs à court et à long terme pour vous assurer que les choses sont faites quand il le faut.
2. Commencez par les informations essentielles : lieu de l'événement, taille de l'événement et événements qui se déroulent en même temps.

La loi de Murphy - Tout ce qui peut aller mal, ira mal.

Le premier élément qui vient à l'esprit est le changement de dernière minute qui, lorsqu'il se produit, semble être la fin du monde (et de votre événement).

Alors, comment défier Murphy ?

1. Réalisez une évaluation des risques liés à votre événement et identifiez les domaines dans lesquels des changements sont les plus susceptibles de se produire ou ceux dans lesquels la réussite de l'événement pourrait être compromise.
2. Sur la base de votre évaluation des risques, assurez-vous d'avoir un plan de secours et de couvrir toutes vos bases.
3. Respirez. Nous ne pouvons pas prédire l'avenir - mais prévoyez le pire et espérez le meilleur !

Trop peu de membres de l'équipe - Il n'y a pas assez de mains pour faire le travail.

Toutes les organisations ne disposent pas d'une équipe dédiée à la planification de leurs événements. Parfois, c'est une armée d'une seule personne qui s'attaque à la conférence annuelle, et d'autres fois, c'est une équipe de dix âmes dévouées qui travaillent à l'organisation d'une exposition.

Mais surtout, il est important (et parfois nécessaire) de tendre la main et de demander de l'aide - vous seriez surpris de voir quels collègues seraient prêts à vous donner un coup de main !

1. Demandez de l'aide quand vous en avez besoin
2. Avoir l'esprit d'équipe
3. Achetez du café et des muffins en guise de remerciement !

Événement sans but - Il s'agit en fait d'une simple fête.

Soyons honnêtes... un événement qui n'a pas d'objectif "réel" n'est qu'une fête. C'est aussi une perte de temps et d'énergie.

Comment déterminer l'objectif d'un événement ?

1. Pourquoi ces personnes sont-elles invitées à votre événement ?
2. Que doit signifier votre événement pour eux ? Qu'est-ce qu'il leur apportera ?
3. Ne compliquez pas trop les choses. Assurez-vous simplement que vos invités savent pourquoi ils participent à votre événement et que leur présence est appréciée.

Les erreurs d'inattention - Certaines choses sont tout simplement évitables.

Certaines choses passent parfois inaperçues et sont oubliées, avant d'être rappelées à la toute dernière minute. Le secret pour limiter les erreurs simples dans l'organisation de votre événement est d'avoir un plan solide.

1. Créer un plan d'événement détaillé qui décrit ce qui doit être fait, quand et par qui (en détail).
2. Assurez-vous que vous et votre équipe comprenez tous le plan et êtes prêts à vous y engager.
3. De simples erreurs peuvent se produire, nous ne sommes que des êtres humains - alors dépoussiérez-vous et continuez !

Pas assez de XP - planificateurs n'ayant pas assez d'expérience.

Les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables sans un capitaine qui dirige le navire - ou, dans le cas de l'organisation d'un événement, qui dirige l'équipe chargée de l'événement. Ne pas avoir les bonnes personnes au bon endroit, c'est courir au désastre.

Un chef d'équipe événementielle (ou un manager, selon le cas) doit avoir une vue d'ensemble des charges de travail et des calendriers de son équipe et coordonner les activités qui s'y rapportent. Une fois que le responsable de l'équipe événementielle comprend les capacités de chaque membre de l'équipe, il est beaucoup plus facile d'accomplir la tâche de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible.

En tant que chef d'équipe :

1. LEAD your team - (presque) tout le monde peut gérer
2. Le renforcement positif est très utile

En tant que membre d'une équipe :

1. Il n'y a pas de "moi" dans l'équipe
2. Travaillez avec vos points forts - c'est la meilleure approche lorsque vous manquez de temps et que vous avez beaucoup à faire.

Trop d'outils - Des outils, des outils partout !

Il est toujours agréable d'avoir un outil pour tout. Un outil pour gérer votre budget, un outil pour suivre les tâches liées à votre événement, un outil pour l'envoi d'e-mails, un outil pour les inscriptions et, bien sûr, des applications mobiles pour vous permettre de rester organisé lors de vos déplacements.

Comment faire ensuite le tri entre les outils utiles et les outils inutiles ?

1. Si vous devez encore "comprendre" un outil mais que vous êtes "sûr qu'il vous aidera", ne perdez pas votre temps à choisir et à tester des outils alors que vous n'en avez pas le temps.
2. Moins, c'est mieux. Un ou deux outils intégrés peuvent s'avérer très utiles. Si vous êtes souvent amené à planifier des événements, envisagez d'utiliser un logiciel en ligne qui peut être personnalisé pour répondre à vos besoins.

Gestion des modifications - Pas de suivi des modifications apportées à vos événements.

Comme pour la plupart des choses, il est peu probable que les plans de votre événement restent constants - le changement est inévitable. Cependant, il arrive souvent que l'incapacité à suivre les modifications apportées à l'événement résulte d'un problème de budget ou de gestion des tâches.

Alors, comment se préparer et éviter cette situation ?

1. Veillez à ce que votre budget soit étanche et bien pensé
2. Fixer un calendrier réaliste et détaillé de l'événement et planifier autant que possible à l'avance.
3. Recueillez des détails sur tout changement, par exemple : les raisons du changement, qui en est responsable, etc.