Défis auxquels les organisateurs d'événements sont confrontés en matière de gestion de projet | Azavista

Cela semble être un travail difficile et écrasant pour une seule personne, n'est-ce pas ? En réalité, le planificateur d'événements s'appuie également sur un travail d'équipe, une bonne communication, un budget et une bonne dose de gestion de projet pour mener à bien son projet.

Si l'on y réfléchit bien, tous les événements peuvent être considérés comme de grands (ou petits) projets. Les projets ont une date de début et une date de fin et ils nécessitent une coordination entre plusieurs personnes pour être menés à bien... Cela ressemble à un événement !

Certes, les planificateurs d'événements ont toujours géré des projets, c'est pourquoi ils sont capables de simplifier des processus tels que l'organisation des tâches et des personnes. Mais, tout comme les gestionnaires de projets, ils peuvent être confrontés à des problèmes lors de la planification et de la gestion d'événements. Voici une liste des défis les plus courants auxquels les planificateurs d'événements sont confrontés :

Défi n° 1 : Dépenses excessives

Chaque organisateur d'événements a un jour ou l'autre été confronté à ce défi lors d'un événement. Cela se produit généralement lorsque la méthode "planifier et dépenser au fur et à mesure" est utilisée, ce qui conduit souvent à des dépenses excessives ou à la découverte qu'il n'y a pas assez d'argent pour terminer le projet. Une fois que l'on en est arrivé là, il est trop tard pour remédier à la situation et il n'est plus possible de revenir en arrière.

Les dépenses liées à un événement pouvant s'accumuler rapidement, il est essentiel d'établir un budget et de décider où et comment vous dépenserez les fonds dès le début de la planification du projet. Pour ce faire, vous pouvez faire des recherches sur les fournitures nécessaires à l'événement et documenter les coûts estimés afin d'établir un budget final. N'oubliez pas de prévoir des fonds supplémentaires en cas d'imprévus.

TIP : L'enregistrement de toutes les dépenses liées à l'événement dans un outil de gestion d'événements en ligne est un excellent moyen de rester sur la bonne voie en matière de budget. Non seulement vous pouvez aligner toutes les dépenses, mais vous pouvez également simplifier les processus de recherche et de gestion des fournisseurs. Cela vous aidera à faire des projections précises des coûts réels.

Défi n°2 : Délais irréalistes et manque de jalons

Avant de commencer un nouveau projet, vous devez fixer des échéances que l'équipe doit respecter en cours de route. Si ces échéances et ces étapes ne sont pas correctement identifiées, il est très probable qu'elles ne seront pas respectées, ce qui entraînera de graves problèmes. Par exemple, le non-respect d'une date limite peut vous faire perdre le lieu de la manifestation parce que le paiement de la réservation n'a pas été effectué à temps.

Il ne faut donc pas risquer de fixer des délais irréalistes ou des étapes que vous ne serez pas en mesure d'atteindre. Vous pouvez résoudre ce problème en fixant des délais souples et des délais stricts. Les échéances strictes augmentent la pression, car si elles ne sont pas respectées, l'événement s'en trouvera fortement affecté. D'un autre côté, les délais souples permettent à une tâche d'atterrir en douceur, puisqu'elle n'aura pas de grandes répercussions si elle n'est pas achevée à temps.

TIP : Avec une solution de gestion de tâches et de projets, vous pouvez planifier votre projet et maîtriser votre emploi du temps. Dans Azavista, vous pouvez utiliser un tableau de bord unique pour gérer le temps de votre équipe et suivre les activités de vos collègues, afin de vous assurer qu'il n'y a plus de tâches retardées ! L'outil vous permet également de prévoir des délais réalistes en utilisant les données historiques des événements précédents.

Défi n° 3 : Communication insuffisante

Un organisateur d'événements doit généralement travailler avec tant de personnes pendant la planification et l'exécution d'un événement (conférenciers, sponsors, vendeurs) qu'il est facile pour quelqu'un d'oublier un détail qui a été discuté précédemment, ce qui crée de la confusion et des courriels de suivi inutiles. Si la communication entre les membres de l'équipe n'est pas fluide, il est probable que des détails importants seront oubliés, ce qui entraînera l'échec de l'événement.

Vous savez maintenant pourquoi il est essentiel pour tout organisateur d'événements de maintenir une communication ouverte entre toutes les parties concernées ! En fait, la plupart des outils de gestion de projet sont dotés d'un système de communication intégré qui vous permet d'automatiser les messages de suivi et les rappels à l'approche d'une échéance.

TIP : Afin de rationaliser l'ensemble du processus de planification et la communication, l'outil de solution de gestion de projet que les planificateurs d'événements utilisent doit leur permettre d'envoyer rapidement des demandes d'approbation et de suivre l'état d'avancement de ces demandes, à partir de la même interface.

Défi n° 4 : Ne pas être préparé aux risques

Tout comme la gestion de projet, les choses peuvent changer à la dernière minute pendant l'exécution de l'événement, et tout le monde doit s'adapter. Des annulations de dernière minute aux retraits de sponsors en passant par les problèmes financiers, tous ces risques sont inhérents à tout type d'événement.

La meilleure façon de faire face à ces problèmes est de créer un plan d'urgence à l'avance, afin de prévoir les limites et les risques potentiels. Tout d'abord, vous devez identifier ces risques afin de pouvoir déterminer ultérieurement leur probabilité d'occurrence et leur gravité. Vous pourrez alors les classer par ordre de priorité et préparer/mettre en œuvre des stratégies pour gérer ces risques.

TIP :Il est bon d'avoir un outil pour un usage spécifique, comme le suivi de vos événements, la mise en place des paiements et de la billetterie, la création d'une application événementielle, entre autres. Cependant, cela prend du temps car vous passez d'un outil à l'autre pour tout faire. Avec une ou deux solutions intégrées, vous pouvez optimiser vos processus et gagner du temps, surtout si vous devez apporter des changements.