Événement de bienfaisance 101 : réussir sa campagne de collecte de fonds

L'organisation d'un événement caritatif est l'un des moyens les plus gratifiants de contribuer à la vie de votre communauté, de sensibiliser à des causes importantes et d'inciter les donateurs à prendre des mesures significatives. Mais si vous êtes novice en matière d'organisation d'événements, le chemin qui mène de l'idée à l'impact peut vous sembler insurmontable.

Comment fixer des objectifs de collecte de fonds réalistes ? Quel type de stratégie de collecte de fonds devriez-vous utiliser ? Comment obtenir des donateurs majeurs, attirer des entreprises sponsors et assurer le bon déroulement de votre événement du début à la fin ?

Ce guide complet détaille chaque étape de la planification d'une collecte de fonds réussie - de l'élaboration de votre première campagne de collecte de fonds à l'entretien des relations avec les donateurs et à la génération de revenus importants pour les organisations caritatives.

Événement de bienfaisance 101 : par où commencer ?

Avant de plonger dans la logistique, clarifiez la raison pour laquelle vous organisez l'événement. Pour les organisations à but non lucratif, les événements de collecte de fonds réussis ne visent pas seulement à collecter des fonds, mais aussi à renforcer l'engagement des donateurs, à établir des liens avec les sympathisants de la communauté et à assurer le succès de la collecte de fonds à long terme.

Posez-vous la question :

• Quel est l'objectif de cet événement ? (collecter des fonds, recruter des bénévoles, cultiver les grands donateurs)
• Comment cet événement s'inscrit-il dans la mission de votre organisation ?
• A quoi ressemble le succès ? (progrès de la collecte de fonds, nombre de participants à l'événement, nouveaux donateurs acquis)

Une vision claire guidera le processus de planification de votre événement, aidera à attirer les membres du conseil d'administration et les entreprises sponsors, et maximisera le potentiel de collecte de fonds.

Étape 1 - Définir votre mission et vos objectifs de collecte de fonds pour susciter l'engagement des donateurs

Tout événement de collecte de fonds réussi commence par la clarté de l'objectif. En tant qu'organisateur d'événements à but non lucratif, vous avez besoin d'un énoncé de mission qui réponde :Pourquoi organisons-nous cet événement et quel impact voulons-nous obtenir ?

Comment rédiger une déclaration de mission

1. Liez-le à la vision plus large de votre organisation - Par exemple, si votre organisation lutte contre l'insécurité alimentaire, votre mission pour cet événement spécifique pourrait être la suivante :"Collecter des fonds pour fournir 50 000 repas aux familles défavorisées de notre communauté.
2. Soyez concis et mémorisable - Les participants à l'événement, les sponsors et les bénévoles doivent pouvoir le répéter facilement.
3. S'aligner sur les membres du conseil d'administration et les dirigeants de la communauté - Leur approbation renforce la crédibilité et suscite une adhésion rapide.

Fixer des objectifs de collecte de fonds SMART

Votre stratégie de collecte de fonds doit utiliser le cadre SMART :

• Spécifique - Indiquez exactement ce que vous voulez obtenir.
• Mesurable - Définissez comment vous suivrez les progrès réalisés (par exemple, les sommes collectées, les nouveaux donateurs recrutés).
• Réalisable - Équilibrer l'ambition avec le réalisme en se basant sur les événements passés.
• Pertinence - Assurez-vous que l'objectif soutient la mission de votre association.
• Délai - Fixer une date limite, généralement la date de l'événement.

Exemples d'objectifs :

• Récolter 50 000 $ grâce à un événement hybride (concert de bienfaisance + campagne en ligne de pair à pair).
• Recruter 100 nouveaux donateurs et sensibiliser à l'action climatique par le biais d'une collecte de fonds communautaire.Vous pouvez également utiliser des idées de développement durable pour coller au thème de l'événement.
• Obtenir 5 parrainages d'entreprises pour couvrir 40 % du budget de l'événement.

Conseils d'exécution

• Analyse comparative des événements antérieurs - Analysez les campagnes de collecte de fonds antérieures pour savoir combien d'argent a été collecté et ce qui a fonctionné.
• Objectifs sectoriels - Répartition parsource de financement (dons, vente de billets, dons en nature, parrainages).
• Impliquer les principaux donateurs dès le début - Faites-leur d'abord part de la mission et des objectifs de collecte de fonds ; ils donnent souvent le ton aux autres.
• Suivi en temps réel - Utilisez une plateforme de gestion d'événements pour suivre l'engagement des donateurs et les progrès de la collecte de fonds à mesure que vous vous rapprochez de votre objectif.

Pourquoi cela est-il important ? Une mission claire et des objectifs de collecte de fonds bien structurés vous aident à communiquer de la valeur aux entreprises sponsors, à inspirer les donateurs et, en fin de compte, à collecter davantage de fonds pour votre cause.

Étape 2 - Choisir le bon format d'événement pour établir un lien avec votre public cible et vos entreprises sponsors

Le format de vos événements à but non lucratif déterminera votre potentiel de collecte de fonds, l'engagement du public cible et la logistique de l'événement. Le bon choix peut maximiser la participation et assurer le bon déroulement de votre événement.

Formats populaires d'événements caritatifs (et quand les utiliser)

1. Concerts de bienfaisance

• Idéal pour : Grand public, sensibilisation, parrainage d'entreprises.
• Sources de revenus : Vente de billets, dons en direct, activités de marque.
• Exemple : Partenariat avec des artistes locaux et des leaders de la communauté, avec des entreprises sponsors couvrant les coûts de la salle.

2. Galas de bienfaisance

• Idéal pour : Cultiver les grands donateurs, les campagnes d'investissement et inspirer les dons de charité.
• Sources de revenus : Ventes de tables, ventes aux enchères, collectes de fonds.
• Conseil d'exécution : utilisez une plateforme de gestion d'événements pour faciliter l'inscription à l'événement et l'attribution des places.

3. Courses et marches pour le plaisir

• Meilleur pour :
• Sources de revenus : Frais d'inscription des participants, promesses de dons par kilomètre, dons en nature.
• Exemple : Encourager les familles, les écoles et les entreprises locales à former des équipes et à participer à des concours de collecte de fonds.

4. Événements hybrides

• Idéal pour : Élargir la portée au-delà de votre communauté immédiate, en engageant les participants à l'événement en personne et en ligne.
• Conseil d'exécution : utilisez des outils de diffusion numérique intégrés à votre plateforme de gestion d'événements pour suivre les dons en ligne.

5. Ventes aux enchères et tirages au sort

• Le meilleur pour : Générer rapidement des revenus importants, engager les participants pendant les temps morts.
• Conseil d'exécution : obtenez des dons en nature de la part de sociétés établies et d'entreprises locales (cartes-cadeaux, forfaits de voyage, expériences exclusives).

Choisir le bon format - Principaux éléments à prendre en compte

• Objectif de la campagne de collecte de fonds - S'agit-il de collecter des fonds, de recruter de nouveaux donateurs ou de cultiver des donateurs majeurs ?
• Public cible - Qu'est-ce qui motive votre public : expériences communautaires, galas exclusifs ou engagement numérique ?
• Budget de l'événement - Les galas et les concerts nécessitent des coûts initiaux plus élevés, tandis que les tombolas ou les courses de plaisir peuvent être plus rentables.
• Parrainer la forme - Les entreprises établies préfèrent souvent les galas, tandis que les entreprises locales préfèrent parrainer des événements communautaires.
• Logistique et ressources - Disposez-vous de suffisamment de bénévoles, de technologies et de personnel pour gérer efficacement le format de l'événement ?

Liste de contrôle pour l'exécution

1. Aligner le format de l'événement sur la mission et les objectifs de collecte de fonds.
2. Obtenir des parrainages d'entreprises ou des partenariats locaux pour compenser les coûts.
3. Établir un budget pour l'événement avec des projections de dépenses détaillées pour chaque format.
4. Tirez parti de votre plateforme de gestion d'événements pour gérer la billetterie, les données des donateurs et les progrès de la collecte de fonds.
5. Concevoir des programmes d'événements qui correspondent aux attentes des donateurs (par exemple, divertissement pour les concerts, réseautage pour les galas).

Pourquoi cela est-il important ? Le choix du bon format pose les bases d'une campagne réussie, vous aide à maximiser le potentiel de collecte de fonds et garantit que vos efforts de collecte de fonds sont en phase avec les attentes des donateurs et les capacités de l'organisation.

Étape 3 - Établir un budget détaillé de l'événement pour maximiser le succès de la collecte de fonds

Abudget détaillé est l'épine dorsale de l'organisation d'événements à but non lucratif. Elle garantit que vos efforts de collecte de fonds restent sur la bonne voie, que votre événement se déroule sans heurts et que vous maximisez le potentiel de collecte de fonds sans dépassement de budget. Vous devez connaître lesmatrice importante qui déterminera le succès de votre événement avant d'entamer la planification budgétaire.

Principales catégories budgétaires à inclure :

• Logistique du lieu et de l'événement - frais de location, permis, installation audiovisuelle, sécurité et assurance.
• Restauration et décoration - nourriture, boissons, décoration, location (tables, chaises, linge).
• Programmation d'événements - conférenciers, divertissements, concerts de bienfaisance et activités.
• Matériel et canaux de marketing - publicités sur les médias sociaux, affiches, production vidéo, relations publiques.
• Plateforme de gestion d'événements et outils d'enregistrement - CRM, logiciel d'enregistrement d'événements, plateformes de campagnes peer-to-peer.
• Soutien aux bénévoles et frais de personnel - allocations, transport et matériel de formation.
• Fonds de prévoyance - réservez au moins 10 % pour les coûts imprévus.

Conseils d'exécution :

• Suivez les dons en nature : Inscrivez-les dans votre budget (par exemple, les dons en matière de restauration, de photographie, d'espace). Cela permet de réduire les dépenses tout en augmentant le succès de la collecte de fonds.
• Utiliser une plateforme de gestion des événements : Les logiciels permettent de suivre les dépenses, d'ajuster les allocations et de contrôler le retour sur investissement.
• Adapter le budget aux objectifs de la collecte de fonds : Si votre objectif est de collecter 100 000 dollars, le budget de votre événement ne devrait pas dépasser environ 30 % de ce montant, à moins que vous n'obteniez des donateurs importants ou des parrainages d'entreprises.
• Collaborer avec les dirigeants de la communauté : Ils peuvent offrir des possibilités de partage des coûts ou des ressources à des tarifs réduits.

Conseil de pro:Présenter une ventilation transparente du budget aux membres du conseil d'administration et aux entreprises mécènes - cela permet d'instaurer un climat de confiance et peut débloquer des fonds supplémentaires ou un soutien en nature.

Étape 4 - Obtenir des sponsors et des partenariats qui renforcent les relations avec les donateurs

Les parrainages d'entreprises et les entreprises locales peuvent transformer la viabilité financière d'un événement en apportant à la fois du financement et de la visibilité. Les sponsors renforcent également votre crédibilité, en particulier auprès des nouveaux donateurs.

Comment approcher les sponsors avec succès :

1. Recherche et adéquation des valeurs - Identifiez les entreprises dont les programmes de RSE sont en phase avec des événements à but non lucratif comme le vôtre. Par exemple, une marque de fitness est parfaite pour une course de charité.
2. Mettez en avant les événements passés - Utilisez des données : nombre de participants, progrès de la collecte de fonds, couverture médiatique. Montrez-leur comment le parrainage a permis de collecter des fonds lors de campagnes similaires.
3. Créez des packages de parrainage à plusieurs niveaux - Proposez des options telles que
   • L'or: Logo sur le fond de scène, mention du discours principal, espace privilégié sur le stand.
   • Argent: Logo sur la page d'inscription à l'événement + mentions dans les canaux de marketing.
   • Bronze: Reconnaissance dans les médias sociaux et matériel de marketing imprimé.
4. Tirez parti des membres du conseil d'administration - Demandez-leur de vous présenter aux entreprises sponsors et aux entreprises établies avec lesquelles ils sont en relation.
5. Mettre l'accent sur l'impact sur la communauté - Souligner comment le parrainage soutient les organisations à but non lucratif, les sensibilise et renforce les relations avec les donateurs.

Conseils d'exécution :

• Envoyez toujours des propositions personnalisées plutôt que des modèles génériques.
• Fournir des rapports post-événement avec des mesures de visibilité des sponsors (impressions sociales, participants à l'événement, progrès de la collecte de fonds).
• Traitez les sponsors comme des partenaires à long terme - invitez-les dès le début de votre événement, et pas seulement lorsque vous avez besoin de fonds.

Conseil de pro: Utilisez votre page de parrainage non seulement comme une formalité mais aussi comme un outil de vente - incluez des images, des témoignages d'anciens parrains et des exemples de retour sur investissement.

Étape 5 - Stratégies de marketing et de sensibilisation pour accroître la visibilité et l'engagement des donateurs

Une stratégie de marketing solide est ce qui transforme un bon plan en une collecte de fonds réussie. La visibilité favorise les inscriptions, l'engagement des donateurs et le succès de la collecte de fonds.

Principaux canaux de commercialisation et tactiques :Pour une vue d'ensemble desStratégies de marketing des événements B2BDécouvrez le guide ultime pour stimuler l'engagement et maximiser le retour sur investissement.

• Médias sociaux - Partagez les préparatifs en coulisses, les commentaires des sponsors, les mises à jour des progrès de la collecte de fonds et les comptes à rebours. Utilisez des bobines, des sondages et des hashtags pour susciter l'engagement.
• Campagnes d'e-mailing - Segmentez les listes (donateurs majeurs, participants à d'anciens événements, nouveaux donateurs). Personnaliser les messages avec des histoires d'impact.
• Sensibilisation de la communauté - Établir des partenariats avec les dirigeants de la communauté, les écoles et les groupes confessionnels pour faire passer le message.
• Relations publiques et médias locaux - Proposez des sujets d'intérêt général aux journaux et stations de radio locaux. Proposez des parrainages de médias pour une plus grande portée.
• Site web de l'événement et page d'inscription - Veillez à ce que le site soit simple, adapté aux téléphones portables et inspirant. Incluez les logos des sponsors, les objectifs de la campagne de collecte de fonds et les détails de la chronologie de l'événement.

Conseils d'exécution :

• La cohérence est importante - Établissez un calendrier qui prévoit les publications, les envois d'e-mails et les communiqués de presse jusqu'à la date de l'événement.
• Susciter l'intérêt des anciens participants - Encouragez-les à partager leurs expériences lors d'événements antérieurs et à inviter leurs amis.
• Inspirer les donateurs avec des histoires - Présentez les histoires des bénéficiaires dans des vidéos et des témoignages. Cela permet de créer des liens émotionnels qui stimulent les dons de charité.
• Suivi de l'engagement - Utilisez les outils d'analyse de votre plateforme de gestion d'événements pour mesurer les canaux qui génèrent le plus d'inscriptions et de dons.

Pour plus d'informationsdes stratégies d'engagement efficaces pour les événementsConsultez ce guide complet.

Conseil de pro:Recruter des bénévoles comme "ambassadeurs" pourpromouvoir votre événement par le biais de leurs formats numériquesLe marketing de pair à pair est souvent plus efficace que la publicité.

Étape 6 - Rationaliser la logistique de l'événement et la coordination des bénévoles grâce à un logiciel de gestion d'événements

La logistique d'un événement peut faire ou défaire son succès. Un calendrier structuré permet de garantir le bon déroulement de l'événement et d'éviter les surprises de dernière minute. Peu importe que votreQue l'événement soit petit ou grand, l'Événement est l'épine dorsale de tout.

Liste de contrôle pour l'organisateur de l'événement:

• S'assurer du lieu et des autorisations à l'avance - Confirmez le lieu, les licences, les autorisations et l'assurance au moins deux à trois mois à l'avance. S'il s'agit d'un événement hybride, sécurisez les plateformes physiques et numériques.
• Coordination des fournisseurs - Finaliser le traiteur, le décor, les équipes audiovisuelles, la sécurité et le transport. Demandez des contrats écrits pour éviter toute dérive.
• Recruter des bénévoles rapidement - Commencer 6 à 8 semaines avant la date de l'événement. Attribuez clairement les rôles :
  • Bureau d'inscription (gestion des inscriptions à l'événement et accueil des participants)
  • Engagement des donateurs (aide aux grands donateurs et aux entreprises mécènes)
  • Soutien à la vente aux enchères en direct et à la campagne de pair à pair
  • Les logisticiens (qui résolvent rapidement les problèmes le jour de l'événement)
• Utiliser un logiciel de gestion d'événements - Utiliser un logiciel de gestion d'événements centralisé.plate-forme de gestion d'événements à :
  • Attribuer des équipes de bénévoles et suivre leur disponibilité
  • Envoyer des rappels et des mises à jour automatisés
  • Partager instantanément les plans d'urgence

Conseils :

• Prévoir une liste de fournisseurs de secours (par exemple, un deuxième traiteur, un fournisseur de matériel audiovisuel) en cas d'urgence.
• Créez un manuel du bénévole comprenant une foire aux questions, des plans des lieux et des procédures d'escalade.

Une logistique solide + des bénévoles fiables = une stratégie de collecte de fonds qui maintient toutes les initiatives de collecte de fonds sur la bonne voie.

Étape 7 - Produire un impact le jour de l'événement : Cultiver les grands donateurs et inspirer la générosité

Lorsque la date de l'événement arrive, l'exécution est une question d'énergie, de narration et d'engagement des donateurs en temps réel.Un plan marketing réussi ne se limite pas à la planificationL'engagement fort lors des événements garantit que les participants restent engagés tout en maximisant le potentiel de collecte de fonds.

Tactiques d'exécution :

• Suivi des progrès de la collecte de fonds en direct - Affichez un thermomètre des dons sur des écrans géants (et sur la diffusion en direct pour les publics hybrides). Ce repère visuel motive les participants à donner "juste un peu plus" pour atteindre l'objectif.
• Reconnaître les principales parties prenantes - Reconnaître publiquement les membres du conseil d'administration, les entreprises sponsors, les sympathisants de la communauté et les principaux donateurs. Cette reconnaissance renforce les relations avec les donateurs et les fidélise en vue de la prochaine collecte de fonds.
• Défis entre pairs - Encouragez la compétition amicale entre les tables, les équipes ou les régions avec des mini-concours de collecte de fonds. Exemple : "La table qui recueille 5 000 dollars en premier gagne une rencontre privée avec l'artiste principal".
• Un programme attrayant - Mélangez la narration, le divertissement et les appels à l'action. Exemple : alterner les concerts de bienfaisance, les témoignages de donateurs et les ventes aux enchères en direct.
• Engagement dans les événements hybrides - Maintenez les participants virtuels actifs grâce à des sondages en direct, des tirages au sort en ligne et des sessions de questions-réponses exclusives.

Conseil de pro : Chaque élément de l'événement doit être lié à la mission. Si les participants ressentent l'impact en temps réel, ils seront plus enclins à collecter davantage de fonds et à soutenir de futurs événements à but non lucratif.

Étape 8 - Suivre le succès de la collecte de fonds grâce à des indicateurs qui améliorent la gestion de l'événement

Une fois l'événement terminé, le vrai travail commence :la mesure des résultats et de prouver l'impact. Sans données, il est impossible d'améliorer votre stratégie de collecte de fonds pour le prochain événement.

Principaux indicateurs de collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif :

• Comparaison entre les fonds collectés et les objectifs de la collecte de fonds
  Vous aide à évaluer si votre campagne de collecte de fonds a atteint ses objectifs.
• Taux de rétention des donateurs
  Indique dans quelle mesure vos stratégies d'engagement des donateurs ont fonctionné.
• Nombre de nouveaux donateurs acquis - Essentiel pour étendre la portée et assurer la durabilité de vos initiatives de collecte de fonds.
• Coût par dollar levé (CPDR)
  Un CPDR inférieur signifie que vous collectez des fonds de manière efficace.

Conseils d'exécution :

• Utilisez un logiciel de gestion d'événements pour générer des tableaux de bord et des rapports automatisés à l'intention des membres du conseil d'administration et des entreprises sponsors.
• Segmenter les rapports post-événement par type de donateur (donateurs majeurs, nouveaux donateurs, participants peer-to-peer).
• Partagez les résultats publiquement avec les sympathisants de la communauté afin de les sensibiliser et d'inciter les gens à faire des dons pour votre prochain événement.

Conseil de pro : Ne vous arrêtez pas à la fin de l'Événement - planifiez des suivis. Des courriels de remerciement, des récapitulatifs sur les médias sociaux et une vidéo des moments forts peuvent prolonger l'enthousiasme des donateurs et maintenir l'élan de votre campagne réussie.

Étape 9 - Gérer les parrainages : Comment transformer les entreprises mécènes en partenaires à long terme ?

Le parrainage d'entreprises peut transformer un bon événement de collecte de fonds en un événement exceptionnel en lui apportant une stabilité financière, une crédibilité au sein de la communauté et une portée marketing. Cependant,l'obtention et la gestion des parrainages nécessitent une planification stratégique.

Plan d'exécution pour l'obtention et la gestion des parrainages :

• Commencez à sensibiliser les gens dès le début :
  Contactez les sponsors potentiels, les entreprises locales et les partenaires communautaires au moins 3 à 6 mois avant la date de votre événement. De nombreuses entreprises finalisent leur budget longtemps à l'avance, de sorte qu'un engagement précoce garantit que votre événement sera pris en compte.
• Créer des formules de parrainage à plusieurs niveaux :
  Offrez plusieurs niveaux de visibilité (par exemple, sponsor principal, or, argent, bronze) avec des avantages clairs à chaque niveau. Les exemples incluent le placement du logo sur le matériel de marketing, les mentions sur les médias sociaux, les tables VIP ou la reconnaissance pendant la programmation de l'événement.
• Mettez en évidence l'alignement de la marque :
  Adaptez vos propositions pour montrer comment le soutien de votre événement s'aligne sur les objectifs du sponsor, qu'il s'agisse de l'engagement de la communauté, de la responsabilité sociale de l'entreprise (RSE) ou de l'atteinte d'un public cible spécifique.
• Offrez une valeur ajoutée aux sponsors au-delà de l'événement :
  Offrez aux sponsors une visibilité tout au long de l'année en les présentant dans vos bulletins d'information, sur vos canaux sociaux ou dans vos rapports post-événement. Cela permet d'établir une relation à long terme plutôt qu'une transaction ponctuelle.
• Reconnaître publiquement les sponsors :
  Pendant l'événement, remerciez les entreprises sponsors sur scène, par voie d'affichage et par l'intermédiaire des applications de l'événement ou des flux vidéo en direct. La reconnaissance renforce la valeur et augmente la probabilité de renouvellement pour votre prochain événement.
• Assurez le suivi en mesurant l'impact :
  Après l'événement, envoyez un rapport sur l'impact du parrainage comprenant le nombre de participants, les fonds collectés, les caractéristiques démographiques des donateurs et la couverture médiatique. La démonstration du retour sur investissement permet de fidéliser les sponsors et d'augmenter le potentiel de collecte de fonds à l'avenir.

Conseil de pro :Les sponsors veulent plus que l'emplacement de leur logo - ils veulent des opportunités d'engagement. Envisagez d'ajouter des stands de sponsors interactifs, des expériences numériques de marque pour les publics hybrides, ou des défis de collecte de fonds de pair à pair co-marqués.

Étape 10 - Engagement après l'événement : Renforcer les relations avec les donateurs et créer un élan pour les événements futurs

Une collecte de fonds réussie ne s'arrête pas à la fin de l'événement. En fait, l'engagement après l'événement est l'occasion de renforcer les relations avec les donateurs, de fidéliser les participants à l'événement et de préparer le terrain pour votre prochain événement. Un processus de suivi réfléchi garantit que votre campagne de collecte de fonds aura un impact durable.

Plan d'exécution pour l'engagement post-événement :

• Envoyez des notes de remerciement personnalisées et des témoignages de reconnaissance :
  Dans les 48 heures suivant l'événement, envoyez des courriels personnalisés ou des lettres manuscrites à tous les participants à l'événement, aux membres du conseil d'administration, aux entreprises sponsors et aux sympathisants de la communauté. Soulignez le rôle spécifique qu'ils ont joué dans la réussite de l'événement. Remerciez les principaux donateurs par leur nom et reconnaissez les dons en nature publiquement sur votre site web ou dans les médias sociaux.
• Partagez les histoires d'impact et les progrès de la collecte de fonds :
  Créez un rapport post-événement qui inclut le total des fonds collectés, les points forts de la programmation de l'événement et des histoires réelles d'impact. Partagez-le par courriel, sur les médias sociaux et sur la page d'inscription à l'événement pour faire preuve de transparence et inciter les donateurs à continuer à donner. Utilisez des éléments visuels tels que des graphiques ou des infographies pour montrer les progrès de la collecte de fonds par rapport aux objectifs.
• Faites la promotion de vos prochaines initiatives de collecte de fonds :
  Maintenez l'élan en invitant les donateurs à votre prochain événement ou à votre prochaine campagne de financement. Proposez des inscriptions à tarif préférentiel ou des mises à jour exclusives pour encourager la participation. Positionnez l'événement comme une continuation de votre parcours de collecte de fonds plutôt que comme un événement ponctuel.
• Renforcer les relations avec les donateurs :
  Planifiez des appels individuels ou de petites réunions avec vos principaux donateurs et vos entreprises mécènes pour discuter des opportunités futures. Expliquez-leur comment leurs contributions ont fait la différence et étudiez les moyens de collaborer à une stratégie de collecte de fonds à long terme.
• Tirez parti de la collecte de fonds de pair à pair :
  Encouragez les participants à continuer à soutenir votre mission en lançant des campagnes de suivi entre pairs. Par exemple, demandez-leur de collecter des fonds à l'occasion d'anniversaires ou de collectes locales au profit de votre organisation.

Conseil de pro : Traitez l'engagement post-événement comme une partie intégrante du processus de planification de votre événement à but non lucratif, et non comme une réflexion après coup. Les donateurs qui se sentent valorisés sont plus susceptibles de donner à nouveau, d'aider à recruter des bénévoles et d'amplifier votre message par le biais de leurs propres canaux de marketing.

Erreurs courantes à éviter dans la gestion d'événements à but non lucratif pour les événements de bienfaisance

Même les organisations à but non lucratif les mieux intentionnées commettent des erreurs qui peuvent réduire le potentiel de collecte de fonds.En évitant ces pièges, vous vous assurez que vos initiatives de collecte de fonds ont un impact maximal..

• Commencer le parrainage trop tard :
  Les parrainages d'entreprises et les partenariats avec des entreprises locales prennent du temps à cultiver. Commencez à les solliciter au moins 3 à 6 mois avant la date de l'événement. Créez un dossier de parrainage clair avec des formules de parrainage à plusieurs niveaux, des possibilités de visibilité et des exemples d'événements passés.
• Négliger le recrutement précoce de bénévoles :
  Les bénévoles sont essentiels pour assurer la logistique de l'événement, l'engagement des donateurs et le bon déroulement de l'événement. Commencez à recruter tôt, attribuez des rôles (bureau d'inscription, soutien aux enchères silencieuses, coordination des invités) et formez-les à l'aide de votre plateforme de gestion d'événements.
• Une dépendance excessive à l'égard de la vente de billets pour les recettes :
  Les ventes de billets couvrent rarement à elles seules les coûts des événements à but non lucratif. Diversifiez les sources de revenus en recourant à la collecte de fonds de pair à pair, au parrainage d'entreprise, aux tombolas et aux dons en nature. Une stratégie de collecte de fonds diversifiée permet de maximiser le potentiel de collecte de fonds et de se prémunir contre les déficits.
• Ignorer le calendrier et le budget de l'événement :
  Un calendrier vague et un budget incomplet peuvent faire dérailler le processus d'organisation. Planifiez chaque étape du processus d'organisation de l'événement, du matériel de marketing au paiement des fournisseurs. Répartissez soigneusement les ressources et prévoyez toujours des fonds de réserve pour les dépenses imprévues.
• Ne pas rendre compte aux donateurs :
  Les donateurs veulent voir l'impact de leurs dons. Si vous ne leur donnez pas de nouvelles, vous risquez de les perdre pour votre prochain événement. Envoyez un rapport de suivi sur l'impact, célébrez les étapes importantes et invitez-les à participer à de futures initiatives de collecte de fonds.

En bref : Une campagne réussie dépend non seulement de la planification et de l'exécution, mais aussi de ce qui se passe après la fin de l'événement. En évitant ces erreurs, vous vous assurez que votre association établit des relations durables avec les donateurs, qu'elle inspire les dons de charité et qu'elle garantit le succès de ses futures collectes de fonds.

Tout est réuni - De la logistique intelligente des événements aux relations durables avec les donateurs

L'organisation d'événements caritatifs ne se limite pas à la collecte de fonds. Il s'agit d'établir des relations solides avec les donateurs, d'inspirer les dons de charité et de créer des événements de collecte de fonds réussis qui laissent un héritage durable.

Avec une bonne stratégie de collecte de fonds, un budget détaillé, un engagement fort des donateurs et une utilisation intelligente d'un logiciel de gestion d'événements, tout organisateur d'événements peut transformer une simple idée en une collecte de fonds réussie qui maximise le potentiel de collecte de fonds et soutient les organisations à but non lucratif dans la réalisation de leur mission.

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