Introduction : VousPeut Événement de collecte de fonds réussi sans équipe

L'organisation d'un événement de collecte de fonds à but non lucratif peut sembler insurmontable, mais c'est tout à fait faisable avec une planification stratégique, les bons outils et une approche étape par étape. Que vous travailliez avec des ressources limitées, que vous n'ayez pas d'équipe officielle chargée de l'événement ou que vous preniez simplement l'initiative en solo, ce guide vous guidera à travers les étapes clés de la planification, de la promotion et de l'exécution d'un événement caritatif réussi qui sensibilisera le public et augmentera les fonds alloués à votre cause.

De l'élaboration d'un budget détaillé à la recherche de sponsors, en passant par la coordination des bénévoles et l'envoi de courriels, nous vous présenterons tout ce dont vous avez besoin pour planifier efficacement un événement de collecte de fonds, même si c'est la première fois que vous le faites.

1. Définir l'objectif et le but de la collecte de fonds pour guider toutes les décisions relatives à l'Événement

Avant de commencer à planifier, définissez clairement vos objectifs de collecte de fonds. Votre objectif principal est-il de sensibiliser le public, de collecter des fonds ou d'attirer de nouveaux sympathisants ? De nombreuses organisations à but non lucratif perdent de vue leur objectif en essayant d'en faire trop. Votre objectif doit guider chacune de vos décisions, qu'il s'agisse du thème de votre événement ou de vos tactiques de sensibilisation.

Mesures à prendre :

• Définir les critères de réussite (par exemple, collecter 5 000 euros, attirer 200 participants à l'événement, attirer 3 entreprises sponsors).
• Clarifiez votre message : Pourquoi les donateurs potentiels devraient-ils se sentir concernés ?
• Personnalisez votre cause : Utilisez la narration pour vous rapprocher de votre public cible
• Identifiez les idées d'événements les plus convaincantes qui enthousiasmeront votre public cible et vous aideront à collecter autant d'argent que possible dans la limite de vos capacités.

Outils : Google Docs (pour la planification), Trello ou Notion (pour l'organisation des tâches importantes)

2. Choisir le meilleur format d'événement et les meilleures idées en fonction de votre public et de votre capacité

Tous les événements à but non lucratif ne nécessitent pas une salle de bal et des tables de banquet. Choisissez un format adapté à votre capacité, à votre budget et à votre public. Les événements virtuels, les formats hybrides ou les rassemblements communautaires peuvent avoir autant d'impact que les dîners de gala, en particulier pour les organisateurs solitaires.

Formats populaires adaptés aux solos :

• Vente aux enchères en ligne ou soirée trivia
• Marathon ou course fun avec participation décentralisée
• "Dîner de collecte de fonds" organisé chez vous ou dans un espace communautaire
• Webinaires éducatifs avec possibilité d'intervention d'un invité spécial

Conseils : Tenez compte des préférences de vos donateurs cibles, de leur niveau de connaissance des technologies (en particulier pour les donateurs plus âgés) et de la disponibilité de votre communauté locale.

3. Établir un budget solide pour l'événement afin de maximiser l'impact et de minimiser le stress

L'élaboration d'un budget détaillé est indispensable, en particulier lorsque vous planifiez seul. Il vous aidera à répartir les fonds, à éviter les surprises de dernière minute et à suivre l'évolution des dépenses par rapport aux recettes.

Inclure :

• Coûts liés au lieu ou à la plate-forme
• Matériel de marketing (numérique + imprimé)
• Restauration ou rafraîchissements (en personne)
• Assurance responsabilité civile et licences
• Honoraires des conférenciers invités ou des divertissements
• Technique événementielle (Zoom, plateformes de dons, microphones, etc.)

Outils : Google Sheets, Airtable ou modèles de budget

Conseil de pro :Recherchez des données historiques sur des événements similaires (au sein de votre association ou d'autres organisations) afin de comparer vos résultats avec ceux d'autres organisations.budget de l'événement.

4. Décomposer le processus de planification en tâches et échéances gérables

L'organisation en solo exige une discipline sérieuse en matière de planification. Établissez un calendrier complet de l'événement qui inclut tous les détails importants, de la sensibilisation initiale aux enchères silencieuses, au suivi des dons et aux rappels aux bénévoles.

Votre chronologie doit comprendre :

• Principales dates d'échéance pour les tâches (par exemple, réservation d'un lieu avant le 1er septembre, lancement de la vente de billets avant le 1er octobre).
• Rappels pour les actions promotionnelles (par exemple, 3 campagnes d'e-mailing, 2 campagnes d'engagement sur les médias sociaux)
• Plans de montage et de démontage
• Jours tampons pour les problèmes inattendus

Outils : Asana, Trello ou Notion avec des listes de tâches codées par couleur

Exemple de liste de contrôle :

• Obtenir des sponsors pour l'événement
• Finaliser les catégories de billets et leur prix
• Télécharger RSVP ouinscription à l'événement formulaire
• Confirmer les besoins en matière de coordination des volontaires
• Finaliser les ventes aux enchères silencieuses et la logistique des prix
• Partager le contenu de l'accroche avec les entreprises locales pour susciter l'intérêt

5. Obtenir des sponsors d'événements et des membres du conseil d'administration dans des conditions mutuellement avantageuses

Même les organisateurs solitaires peuvent attirer des sponsors importants en offrant des avantages tels que l'apposition d'un logo, la possibilité de prendre la parole ou l'exposition de matériel de marketing.

Marche à suivre pour obtenir des sponsors :

• Utilisez d'abord votre réseau personnel
• Créer des formules simples de parrainage à différents niveaux de prix
• Mettre en avant la visibilité du sponsor (médias sociaux, bannières, annonces du maître de cérémonie)
• Mettez l'accent sur la mission de votre association et sur la façon dont le soutien du sponsor vous aidera à collecter davantage de fonds.

Conseil de pro : Indiquez le nombre de participants à l'événement que vous attendez et les types de membres du public cible.(par exemple, les professionnels locaux, les familles, les représentants des entreprises) qu'ils peuvent atteindre.

6. Choisissez des outils qui vous permettent d'accepter des dons et de vendre des billets en toute simplicité

Utilisez une plateforme qui facilite l'acceptation des dons et la vente de billets en ligne. En prime, elle peut s'intégrer à des outils de messagerie électronique, de gestion de la relation client (CRM) et de médias sociaux.

Principales caractéristiques à rechercher :

• Convivialité mobile
• Reçus automatiques et récapitulatifs des dons
• Options de collecte de fonds de pair à pair
• Livestream ou hybride si nécessaire

Outils populaires : Givebutter, Zeffy, Donorbox, ou le CRM existant de votre association.

Conseil : Activez les dons récurrents et ajoutez une offre de don après la page d'achat des billets pour collecter davantage de fonds.

7. Promouvoir votre événement de collecte de fonds grâce à des stratégies intelligentes qui permettent de gagner du temps

Vous n'avez pas besoin d'une agence, mais d'un système intelligent. Concentrez-vous sur les canaux où vos donateurs cibles passent déjà du temps.

Canaux de promotion :

• Campagne de médias sociaux : Créez 3 à 4 semaines de contenu à l'avance à l'aide de Canva.
• Sensibilisation par courrier électronique : Utilisez Mailchimp ou Brevo pour envoyer des invitations, des mises à jour et des rappels segmentés.
• Médias traditionnels : Radio locale, bulletins d'information communautaires ou affiches dans les lieux très fréquentés.
• Appels téléphoniques ou messages WhatsApp aux supporters fidèles et aux anciens donateurs
• Collaborations avec des entreprises et des commerces locaux
• Les centres communautaires locaux ou les bibliothèques affichent des posters

Créer l'urgence avec :

• Prix de prévente ou paliers de billets limités
• Des cadeaux exclusifs pour les 20 premières inscriptions
• Des participations exclusives à la tombola ou des crédits bonus pour la vente aux enchères silencieuse pour les inscriptions précoces.

Conseil de pro : Prévoir 1 heure par jour pour gérer la promotion. Utilisez des modèles, des auto-schedulers et réutilisez le contenu pour rester organisé.

8. Préparer chaque détail de l'événement pour une exécution sans faille le jour même

Une fois tous les détails de l'Événement planifiés, vous voudrez passer en revue tous les aspects comme une liste de contrôle.

Les éléments essentiels :

• Vérifier le lieu et l'installation technique
• Imprimer ou préparer le matériel de l'événement (badges, panneaux, kits d'accueil).
• Préparer l'enregistrement (liste d'invités numérique ou imprimée)
• Conservez une copie de sauvegarde du calendrier de votre événement et des tâches importantes.

Conseil : Demandez à un ami ou à un membre du conseil d'administration d'être "de garde" en cas d'urgence. Même un peu de soutien peut s'avérer inestimable.

9. Suivi des donateurs et suivi de chaque dollar collecté

La vraie magie de la collecte de fonds à but non lucratif se produit après l'événement. Remerciez vos donateurs, récapitulez votre impact et préparez votre prochain événement caritatif.

Les étapes :

• Envoyer un message de remerciement avec un résumé des fonds collectés et des photos.
• Proposer des ressources supplémentaires ou des mises à jour sur votre cause
• Demander un retour d'information à l'aide d'un court formulaire
• Étiqueter les participants dans les messages de récapitulation des médias sociaux
• Partager la façon dont leurs contributions ont fait la différence
• N'oubliez pas de recueillir des témoignages ou de courtes vidéos de retour d'expérience de la part des participants : ils suscitent l'enthousiasme et la crédibilité pour votre prochain événement et vous aident à affiner votre plan solide pour les initiatives futures.

Mesures de suivi :

• Ventes de billets et fréquentation
• Plus de dons de la part des nouveaux donateurs que de ceux qui reviennent
• Engagement et partage dans les médias sociaux
• Total des fonds collectés par rapport au budget de l'événement
• Nombre de nouveaux donateurs par rapport à ceux qui reviennent
• Inscriptions ou intérêt généré pour votre prochain événement

Conseil de pro : Utilisez ces données pour le prochain cycle de planification de votre événement de collecte de fonds.

10. Élaborer un plan d'urgence pour faire face aux surprises du jour de l'événement

Même la collecte de fonds la plus organiséel'organisation d'un événement peut se heurter à des obstacles - mauvais temps, problèmes techniques, absences ou annulations de dernière minute. L'existence d'un plan d'urgence clair permet de s'assurer que votre événement de collecte de fonds reste sur la bonne voie, qu'il conserve son élan et qu'il atteigne ses objectifs.

Ce qu'il faut inclure dans votre plan d'urgence :

• Lieu de secours ou pivot virtuel : Si votre lieu de réunion en personne devient inutilisable, prévoyez une option virtuelle ou un lieu de secours.
• Bénévoles supplémentaires ou contacts de soutien : Identifiez 1 ou 2 personnes de confiance (par exemple, des membres du conseil d'administration, des amis ou des membres de la famille) qui peuvent intervenir en cas de besoin.
• Documents imprimés et listes de contrôle : Apportez toujours des copies imprimées des documents essentiels à l'organisation de l'événement, comme les tâches et les étapes spécifiques décrites pour les différents membres du personnel, au cas où votre appareil tomberait en panne.
• Liste des personnes à contacter en cas d'urgence : Inclure le personnel du lieu, les traiteurs, les techniciens audiovisuels et le support de la plateforme (pour les événements virtuels).
• Plans météorologiques : Pour les événements en plein air, préparez des tentes, des ponchos ou une solution de rechange à l'intérieur.

Conseils pour les organisateurs solitaires :

• Préparez un guide simple "Que se passerait-il si..." avec les problèmes possibles et votre réponse.
• Utilisez des listes de contrôle codées par couleur pour le matériel de l'événement (par exemple, rouge = essentiel, jaune = facultatif).
• Prévoyez une période tampon de 15 minutes avant les moments clés (comme la clôture d'une vente aux enchères silencieuse ou le début d'un discours).

Conseil de pro : Ajoutez au budget de votre événement une ligne pour imprévus (5 à 10 %) pour les dépenses non planifiées, comme les fournitures supplémentaires, le transport ou la prolongation des heures d'ouverture du lieu.

En vous préparant à l'imprévu, vous protégerez non seulement les fonds collectés et l'expérience des donateurs, mais vous instaurerez également la confiance pour votre prochain événement.

Réflexions finales : Avec un plan solide et les bons outils, vous pouvez organiser seul un événement de collecte de fonds efficace.

Même sans une équipe complète, vous pouvez organiser un événement réussi qui permet de collecter des fonds, d'attirer des donateurs potentiels et de créer un impact réel pour votre organisation à but non lucratif. Grâce à une planification minutieuse, à la gestion des tâches et à un engagement en faveur de votre cause, votre prochain événement caritatif peut dépasser les attentes.

De nombreuses organisations à but non lucratif commencent avec une personne passionnée. Vous avez les outils et la feuille de route. Maintenant, transformez votre vision personnelle en un événement de collecte de fonds réussi dont tout le monde se souviendra.

Vous voulez un moyen plus simple degérer les inscriptions, la billetterie, les dons et le suivi des sponsors en une seule plateforme? Essayer pour simplifier l'organisation d'événements à but non lucratif.