Comment les équipes distribuées peuvent maintenir l'engagement des employés

Même dans des circonstances normales, maintenir l'engagement des employés est à la fois un défi et une priorité pour toute entreprise. Vous pouvez donc imaginer à quel point la situation est devenue complexe maintenant que la plupart des entreprises font travailler leurs employés en mode distribué, sans avoir été correctement préparées à cette transition ou sans avoir eu le temps de s'acclimater à ce nouvel environnement. C'est pourquoi, dans l'environnement trépidant d'aujourd'hui, il est important que les entreprises fassent tout ce qui est en leur pouvoir pour créer un espace de travail attrayant qui alimente une culture positive pour les employés, où qu'ils se trouvent.

Chez Azavista, nous avons la chance que la majeure partie de l'équipe travaille de manière totalement distribuée depuis plus de deux ans maintenant, de sorte que ce changement soudain ne représentait pas un territoire inexploré. En fait, comme nous le faisons depuis un certain temps, nous avons pu constater de première main comment l'engagement positif des employés peut améliorer la productivité et les performances de l'entreprise. Si la culture de l'entreprise est bonne, votre équipe se sentira mieux intégrée et plus engagée, ce qui contribuera à accroître la productivité globale.

Cela dit, il est très important de préciser que l'engagement des employés va au-delà de la participation aux réunions, de la réactivité des courriels ou de l'interaction entre les employés. Alors, comment améliorer cet aspect ? Pour vous aider, nous avons dressé une liste de cinq méthodes (qui fonctionnent réellement) pour accroître l'engagement des salariés. Ce guide vous permettra d'en savoir plus sur les points suivants :

• Canaux de communication et importance des bavardages non liés au travail
• Comment augmenter structurellement vos moments de retour d'information
• Comment former et développer votre équipe sans l'ennuyer ?
• Comment utiliser la gamification pour améliorer l'engagement
• Idées de teambuilding pour les équipes distribuées

Avant d'aller plus loin, nous pensons qu'il est important d'expliquer pourquoi nous utilisons le terme "distribué" plutôt que "à distance".

Pourquoi une équipe distribuée ?

Une équipe distribuée est une équipe répartie dans différentes villes et différents fuseaux horaires à travers le monde. Par conséquent, si vous travaillez pour une entreprise où la plupart des personnes avec lesquelles vous interagissez ne sont pas proches les unes des autres, vous faites partie d'une équipe distribuée. D'autre part, le terme "à distance" est utilisé pour décrire les équipes dont la majorité des employés se trouvent dans le même pays/bureau, et une minorité d'entre eux dans une équipe à distance située ailleurs. Ainsi, disons que vous travaillez à distance pour une entreprise, mais que le reste de votre équipe se rend toujours au même bureau et vit dans le même pays - cela signifie que vous ne faites pas partie d'une équipe distribuée.

Outre la différence entre ces deux termes, nous souhaitons également souligner que la connotation de "remote" (éloigné) signifie généralement "distant", ou qu'il n'a que très peu de liens ou de relations avec quelque chose.

Le fait d'être une organisation distribuée signifie quelque chose de tout à fait opposé, car nous avons le même type d'assise, d'accès et d'approche de l'information, ce qui lui confère un caractère plus communautaire - nous sommes situés partout dans le monde, mais pas de manière éloignée ou distante.

Chez Azavista, nous veillons à communiquer cela aux employés, et même aux candidats au cours du processus de recrutement, afin qu'il soit bien clair que la direction les considère comme des pièces du puzzle d'égale valeur. Cela se répercute sur le sentiment d'appartenance et de loyauté des employés à l'égard de l'entreprise.

"Situés dans le monde entier, mais pas éloignés".

L'équipe Azavista

5 façons d'impliquer vos employés avec des options économiques

• Communiquer régulièrement : On ne saurait trop insister sur l'importance d'une bonne communication avec votre équipe distribuée. Il s'agit d'un facteur essentiel sur lequel vous devez vous concentrer si vous voulez maintenir l'engagement de vos employés, et il ne s'agit pas seulement de parler. Lorsque vous communiquez avec votre équipe, vous devez lui faire sentir qu'elle fait partie intégrante de votre entreprise et que son travail est important. C'est pourquoi il est essentiel de créer un environnement qui favorise une communication ouverte et honnête entre chacun de vos membres, afin de limiter les suppositions.

Gardez à l'esprit que vos employés peuvent parfois se sentir déconnectés et aliénés par le fait de ne pas être physiquement présents dans un bureau, alors assurez-vous de faire le point régulièrement avec eux. Vous pouvez les encourager à participer à des appels vidéo afin que la communication soit plus naturelle et plus immédiate. Il existe de nombreux outils sur le marché qui vous facilitent la tâche ! Essayez différentes options avec votre équipe jusqu'à ce que vous trouviez celle qui vous convient le mieux. Cet outil doit faciliter l'échange de messages entre les employés afin qu'ils puissent partager des idées, envoyer du matériel, passer des appels rapides, etc.

Prenez également en compte le fait que toutes les communications avec votre équipe ne doivent pas nécessairement être axées sur le travail. Chez Azavista, nous facilitons la communication par le biais de canaux informels (en plus de nos canaux opérationnels quotidiens) dans Slack. Cela permet à notre équipe d'interagir sans la pression de devoir maintenir une communication plus formelle. Pour ce faire, nous avons créé un canal dans Slack appelé #watercooler, où chacun est invité à partager des photos de sa vie, des histoires intéressantes et/ou drôles, entre autres choses.

• Fournir des lignes directrices pour la participation à des réunions virtuelles et le choix du canal de communication approprié en fonction des circonstances (par exemple, quand envoyer un courriel et quand envoyer un message par chat) dans un article du manuel interne.
• Faire alterner les heures de réunion de l'équipe et de l'ensemble de l'entreprise pour s'adapter aux différents fuseaux horaires.
• Encourager les connexions informelles
• Fournir un retour d'information plus fréquent : Vous pouvez vraiment vous rapprocher de votre équipe distribuée en lui fournissant un retour d'information continu. Ce faisant, vous encouragez non seulement la collaboration et la communication, mais c'est aussi l'occasion d'apprendre les uns des autres. Votre employé appréciera que vous preniez le temps de l'écouter parler de ce qui a fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné, de ses difficultés, et de travailler ensemble sur une feuille de route pour l'avenir. Au cours de votre séance de retour d'information, vous devez également prendre le temps de célébrer les réussites individuelles et collectives. Il s'agit d'un aspect très important que vous devez inclure dans vos entretiens si vous voulez que votre équipe soit à la hauteur.

Si vous remarquez que quelqu'un n'a pas donné les meilleurs résultats ces derniers temps et que cela a diminué sa productivité, vous pouvez organiser un entretien de retour d'information. Vous pourrez non seulement examiner les raisons de cette situation, mais aussi trouver des moyens d'aider votre collaborateur et de le remettre sur la bonne voie. N'oubliez pas que vous n'êtes pas physiquement au même endroit que votre équipe et qu'il est donc plus difficile de remarquer si quelque chose ne va pas. N'attendez pas la dernière minute pour avoir cette discussion, fournissez un retour d'information plus fréquent.

À Azavista, nous avons un entretien bihebdomadaire au cours duquel nous faisons le point sur nos objectifs et nos principaux résultats avec notre responsable, nous faisons également le point sur nos progrès et nous parlons des obstacles (le cas échéant), entre autres choses. Nous recevons également un retour d'information sur notre travail et planifions nos prochaines actions. Pour ce type d'appels, vous pouvez utiliser des outils comme Google Hangouts, qui est gratuit et qui fonctionne bien si vous voulez partager votre écran pour montrer ce sur quoi vous avez travaillé.

• Intégrez les séances de feedback individuel à votre routine - par exemple, toutes les deux semaines, tous les mois...
• Prendre le temps de reconnaître et de célébrer les réussites
• Clarifier les objectifs même lorsque l'on pense que tout est déjà clair comme de l'eau de roche
• Offrir des possibilités de formation et de développement : Veillez à offrir des possibilités d'apprentissage susceptibles d'enrichir les connaissances de votre équipe. Dans un environnement à distance, profitez des sessions de formation enregistrées pour faciliter le processus d'intégration de vos nouveaux employés. Ils se sentiront ainsi moins dépaysés et mieux armés pour accomplir leurs tâches quotidiennes. En outre, vous pouvez également utiliser ce type de matériel pour aider tout membre de l'équipe à comprendre des informations importantes sur l'entreprise, telles que les politiques et les procédures.

Les possibilités de développement sont un autre facteur important qui permet non seulement d'attirer et de retenir les talents, mais aussi de les maintenir engagés. Dans cette optique, vous devez proposer des possibilités d'évolution de carrière. Heureusement, de nombreuses options sont disponibles en ligne ! Avant de décider des possibilités de formation et de développement que vous offrirez à vos employés, demandez-leur d'abord quels sont leurs besoins et leurs souhaits. Vous aurez ainsi une meilleure idée des lacunes en matière de connaissances et de compétences sur lesquelles vous devez vous concentrer et de ce qui les rendra heureux.

Bien qu'il existe de nombreuses plateformes sur le marché pour améliorer l'apprentissage et le développement des employés, vous pouvez également commencer à petite échelle et travailler sur le partage des connaissances au sein de votre entreprise. Par exemple, si vous remarquez que votre équipe a du mal à estimer les délais et à fournir des résultats, donnez la possibilité à un employé qui a de l'expérience dans la gestion de projets de partager des conseils et des astuces avec les autres dans le cadre d'un atelier. Utilisez les options de partage d'écran pour présenter les idées dans votre atelier et interagir pendant l'appel. En outre, il existe des options interactives que vous pouvez utiliser pour rendre votre dynamique virtuelle plus intéressante. Nous utilisons notre application d'engagement pour intégrer des éléments interactifs dans nos réunions d'équipe, ce qui les rend plus agréables et plus dynamiques. Grâce à des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les sessions de questions-réponses et les sondages en temps réel, notre équipe vit l'une des meilleures expériences immersives en ligne du marché !

• Créez des vidéos de formation sur les outils essentiels que vos nouveaux employés vont utiliser.
• Les réutiliser pour l'accueil des nouveaux arrivants
• Utiliser le contenu gratuit déjà disponible en ligne - cours, vidéos et articles
• Partagez vos connaissances en interne
• Laissez les membres de votre équipe devenir des enseignants
• Utiliser des tactiques de gamification :La gamification est aujourd'hui un sujet d'actualité pour de nombreuses entreprises dans le cadre de leur communication externe et interne. En effet, l'utilisation de techniques de gamification au sein d'une entreprise peut contribuer à stimuler la productivité et l'engagement des employés. Pour appliquer efficacement ces éléments, vous devez d'abord comprendre ce qui motive vos employés, afin de pouvoir créer les bons systèmes d'incitation et de récompense qui les enthousiasmeront.

En utilisant un feedback positif, tel que des points, des badges, des récompenses, une progression, vous pouvez renforcer la motivation de votre équipe et augmenter leur engagement, en particulier s'ils sont distribués. Parmi les idées amusantes de gamification, on peut citer : la création de compétitions entre les équipes, le lancement de dynamiques de jeu que l'équipe peut faire après les heures de travail, l'appariement aléatoire de collègues pour des discussions virtuelles autour d'un café, entre autres choses.

Chez Azavista, nous avons mis en place des "donut chats" depuis un certain temps déjà. Cette dynamique consiste à sélectionner au hasard deux collègues pour une pause-café virtuelle en tête-à-tête. Les personnes sélectionnées pour un appel doivent coordonner entre elles l'heure et la date. Nous utilisons le Donut Slack Bot pour nous jumeler, mais si vous n'utilisez pas Slack ou une plateforme similaire qui le permet, vous pouvez aussi garder une trace de vos jumelages dans une simple feuille de calcul. Cette activité nous permet d'interagir avec un autre membre de l'équipe pendant 30 minutes. Nous profitons de cette occasion pour apprendre à nous connaître et à construire une meilleure relation, en particulier avec les membres de l'équipe avec lesquels nous n'avons pas souvent l'occasion d'interagir.

• Trouvez les comportements que vous souhaitez encourager (par exemple, amplifier la communication interne).
• Communiquer clairement l'objectif de vos activités gamifiées
• Écouter le retour d'information des employés et procéder à des ajustements si nécessaire
• Participez à des activités de renforcement de l'esprit d'équipe : Les activités de constitution d'équipes virtuelles sont extrêmement importantes, car le fait d'être dispersé signifie que vous n'avez pas beaucoup d'interactions informelles involontaires, ce qui peut accroître le sentiment de solitude des employés qui travaillent en dehors d'un bureau. Faites en sorte que la distance paraisse moins grande en permettant à votre équipe de participer à ces activités et en l'encourageant à le faire, afin que chacun puisse en apprendre davantage sur les autres et nouer des liens plus étroits au sein de l'entreprise.

Pour mettre en œuvre avec succès des activités de team building virtuel, vous devez réfléchir soigneusement aux jeux et aux exercices qui peuvent apporter plus d'interaction humaine au travail virtuel. Selon le type d'activité que vous choisissez, vous devez vous assurer qu'elle sera amusante pour votre équipe, qu'elle la poussera à coopérer et qu'elle sera compétitive ! Voici quelques activités que vous pouvez utiliser pour rapprocher votre équipe virtuelle : jeu de devinettes, partage d'images, liste de choses à faire, deux vérités et un mensonge, club de lecture virtuel, entre autres.

Nous organisons ce type d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe après notre réunion générale, afin de nous assurer que tous les membres de l'équipe y participent. En mettant en place une dynamique ludique après une longue réunion, nous essayons de faire en sorte que l'équipe se détende et apprécie l'activité. Dans l'ensemble, les jeux et les exercices que nous avons organisés ont été très bien accueillis et bien acceptés par l'équipe, et certains ont même donné lieu à d'intenses séances de brainstorming utiles pour notre entreprise. Aidez votre équipe à tisser des liens et à s'entraîner à relever des défis ensemble de manière ludique, et vous serez peut-être surpris de voir à quel point ces expériences se traduiront et profiteront à votre entreprise !

• Utilisez un outil de partage d'écran et collaborez visuellement avec les membres de votre équipe -Évaluez d'abord les besoins de votre équipe, puis créez une activité ciblée pour répondre à ces besoins -Utilisez les réunions à l'échelle de l'entreprise pour renforcer les liens entre vos employés