Organiser le personnel de votre événement : 6 conseils pour réussir

6 conseils à prendre en compte lors de l'organisation du personnel de votre événement

Assurez-vous que tout le monde sait où il doit se trouver et à quelle heure. Tenez compte des retards ou des absences le jour même et indiquez au personnel l'endroit exact où il doit se trouver dans le bâtiment.

Faites comme si ces horaires étaient destinés à des enfants de l'école primaire et allez au-delà des instructions pour que rien ne soit mal compris. Les événements sont généralement chaotiques. En éliminant toute possibilité de malentendu sur les horaires, le jour de l'événement se déroulera plus facilement.

Renseignez-vous sur les lois du travail spécifiques à votre pays. Étant donné que les événements sont généralement de très longues journées de travail, certains événements exigent que vous payiez des heures supplémentaires ou que vous obteniez des signatures et des autorisations spéciales pour les personnes âgées de moins de 18 ans.

Communiquer en permanence

Créez un texte de groupe, un chat ou un fil de discussion par courrier électronique auquel tout le monde a accès. Envisagez d'en mettre plusieurs en place en raison du risque de défaillance, notamment en ce qui concerne la délivrabilité des courriels. Créez également un arbre téléphonique au cas où des annonces importantes devraient être faites. Ces deux éléments permettront au personnel de ne pas avoir d'excuses en cas de manque d'informations.

Une communication constante laisse moins de place à l'interprétation. Les événements étant axés sur les détails, un seul faux pas peut avoir un effet domino. Même si vous avez l'impression de déranger l'équipe chargée de l'événement, continuez à communiquer. L'utilisation d'outils de gestion de projet peut aider votre équipe à identifier ses responsabilités et à progresser dans la réalisation de ses objectifs. Plus les informations sont claires et concises, plus l'événement se déroulera sans heurts.

Organiser une réunion d'intégration

Les gens survolent souvent les courriels ou les textes, alors organisez une réunion d'accueil et faites une sorte de répétition générale. C'est au cours de cette réunion que vous devez discuter de la tenue vestimentaire, notamment des chaussures fermées et, s'il s'agit de nourriture, des cheveux tirés vers l'arrière.

Dans la mesure du possible, cette réunion devrait se tenir sur le lieu même de l'événement afin que les personnes puissent apprendre comment s'y rendre avant le jour de l'événement.

Ensuite, faites une présentation sur l'étiquette, les rôles et les responsabilités le jour de l'événement. Ensuite, demandez aux participants de se rendre à leur poste et de faire un rapide tour d'horizon de l'événement.

À la fin de la réunion, remettez aux participants une liste de ce dont ils doivent se souvenir le jour de l'événement. Inscrivez sur ce document l'heure à laquelle ils ont pris leur service.

Veiller à ce que les personnes occupent les postes adéquats

Déterminez un chef d'équipe ou plusieurs chefs d'équipe afin de pouvoir leur déléguer une partie de la gestion. Ces chefs d'équipe doivent être des membres du personnel expérimentés ayant une connaissance plus approfondie des détails de l'événement. Ils seront tenus responsables des performances des membres de l'équipe.

À partir de là, assurez-vous, lorsque vous recrutez du personnel pour un événement, que vous placez les gens là où ils se sentent à l'aise. Même si vous manquez de personnel, confier à une personne un rôle qui ne lui est pas familier peut entraîner une pléthore de problèmes.

Le fait de placer les gens aux bons endroits vous aidera à vous concentrer sur la situation dans son ensemble.

Utiliser des plateformes automatisées

Si le budget le permet, envisagez d'utiliser un logiciel de planification d'événements. Les logiciels de planification d'événements permettent de tout gérer, de l'élaboration d'un calendrier à l'affectation des ressources en personnel.

L'utilisation de ce type de logiciel contribuera à rendre le processus d'Événement plus transparent tout en gardant tous les détails en un seul endroit plutôt que de les éparpiller dans votre boîte de réception.

Peut-être n'organisez-vous que quelques événements par an et n'avez-vous pas encore l'intention d'investir dans un logiciel de gestion d'événements tout-en-un. Dans ce cas, un logiciel de gestion de projet à bascule tel que Monday.com est votre meilleur ami.

Organiser une réunion de synthèse

Même si les événements se déroulent sur une très longue journée pour la plupart des gens, organiser une réunion après l'événement est un bon moyen d'obtenir des informations sur la façon dont l'événement s'est déroulé dans l'ensemble.

S'il s'agit d'un événement de grande envergure, vous ne serez pas au courant de tous les problèmes, mais il est important de le savoir pour ne pas être pris au dépourvu lorsque votre client reviendra vous parler d'une certaine situation.

Enfin, remerciez le personnel de l'événement qui a travaillé dur pour faire de l'événement un succès. Sans eux, il n'y aurait rien. Leur coopération et leur souci du détail sont ce qui peut transformer un bon événement en un grand événement.

Prévoir le pire, espérer le meilleur

Grâce à ces six conseils pour l'organisation du personnel événementiel, vous pourrez vous sentir plus à l'aise pour assurer le bon déroulement de votre événement, de votre fête ou de votre conférence.