Gestion d'événements pour les équipes à distance : Tout ce que vous devez savoir

Cette période sans précédent, suivie d'un blocage mondial, a poussé toutes les entreprises à faire pivoter leur modèle d'affaires pour s'adapter au monde numérique. Il en va de même pour l'industrie de l'événementiel.

Après une période d'absence d'événements, l'industrie de l'événementiel a pris de la vitesse en s'adaptant à la nouvelle normalité et en organisant des événements virtuels. Il y a eu des concerts virtuels, des conférences virtuelles dans les entreprises, des fêtes de famille virtuelles et des mariages à domicile auxquels les invités ont assisté virtuellement.

Si nous avons tous applaudi à cette nouvelle façon d'organiser des événements et d'y participer, peu de gens se sont intéressés aux mains et aux cerveaux qui sont à l'origine de la réussite d'un événement virtuel. Ce sont les gestionnaires d'événements qui sont à l'origine de ce nouveau modèle d'organisation d'événements.

Alors que l'on pensait que rien ne pouvait être fait pour organiser des événements pendant les blocages mondiaux, les gestionnaires d'événements ont réussi à travailler depuis leur domicile avec des équipes à distance pour organiser des événements réussis et changer à jamais la physionomie du secteur.

L'émergence d'un modèle d'événement hybride

Les choses étaient plus faciles lorsque tout était normal et que les événements étaient gérés sur place. Mais l'enfermement les a habitués au monde virtuel et les gestionnaires d'événements ont appris à travailler avec des équipes à distance. Toutefois, comme les règles sont de plus en plus assouplies, les gens se préparent à adopter un modèle d'événement plus hybride. Ce type d'événement comprendrait un événement physique avec un nombre limité de participants et des participants virtuels.

Le nombre de participants étant plafonné, il ne serait pas judicieux de confier un pourcentage de leurs invités aux seuls organisateurs d'événements sur place. C'est pourquoi il est nécessaire de réunir les éléments virtuels et physiques pour organiser des événements réussis.

Gérer des équipes à distance pour des événements

Gérer des équipes à distance n'est pas chose aisée, mais le verrouillage a forcé tout le monde à s'asseoir chez soi et à travailler à distance. Dans le secteur de l'événementiel, les managers sont confrontés à des défis particuliers qui rendent la tâche encore plus difficile. Mais ne vous inquiétez pas. Il existe plusieurs outils de travail à distance pour la collaboration, la communication et d'autres choses qui permettent d'arranger les choses. En outre, ils peuvent également suivre quelques conseils simples énumérés ci-dessous pour travailler avec succès.

Utiliser des outils de collaboration

Lorsque vous êtes éloignés les uns des autres et que vous n'êtes pas en contact étroit, il y a de fortes chances que vous gâchiez les tâches, que vous manquiez des échéances, que vous ne compreniez pas les délais, et bien d'autres choses encore. Les choses étaient différentes lorsque vous pouviez transmettre instantanément une liste de tâches aux différents membres et suivre personnellement leurs progrès. Il est encore plus difficile de gérer les préparatifs de l'événement et le brainstorming.

Auparavant, tout le monde pouvait s'asseoir ensemble et partager ses propres idées, inspecter les lieux, et ainsi de suite, et la pandémie a mis un terme à tout cela.

Mais aujourd'hui, la technologie a permis à la collaboration événementielle de s'affranchir du lieu. Il existe différents outils de collaboration que vous pouvez utiliser pour assigner des tâches, révéler des échéances, fixer des priorités, etc.

AZAVISTA

De la planification de l'événement à la collaboration, en passant par l'exécution, la plateforme de gestion d'événements tout-en-un Azavista vous dote de la technologie adéquate pour organiser un événement réussi et sans faille. Qu'il s'agisse d'un événement unique, d'un événement à pistes multiples avec des sessions en petits groupes inégalées, ou d'une série d'événements récurrents, ce produit vous aide à tout gérer efficacement. Azavista vous permet d'assigner des équipes avec une gestion flexible des utilisateurs et de créer des modèles pour la création de contenu, de campagnes d'e-mailing personnalisées ou d'événements complets. Les rapports personnalisés intégrés garantissent que votre équipe dispose d'un logiciel de collaboration complet, bien au-delà de la planification et de l'exécution de votre événement.

Basecamp

Il s'agit d'un excellent outil de gestion de projet qui permet au planificateur d'événements de gérer des équipes, différents événements, et même de faire des annonces pour tout le monde en un seul endroit. Il est possible d'avoir différents groupes pour les équipes et de créer différents projets pour différents événements. On peut y ajouter des éléments permanents comme la fiche de détails du client ou le plan de l'événement principal pour que tout le monde puisse en prendre connaissance. Vous pouvez assigner des tâches et être informé de leur achèvement et de tout progrès par le biais de commentaires.

Jira

Jira est un autre outil de gestion de projet que l'on peut utiliser pour collaborer sur n'importe quel événement. L'avantage de Jira est qu'il est possible de définir des priorités pour les tâches afin que les personnes assignées sachent ce qu'il faut faire ensuite. Chaque événement peut être considéré comme un projet distinct et le gestionnaire peut évidemment créer des tickets pour toute nouvelle tâche qui se présente.

Déléguer des tâches en fonction des nouveaux rôles

Si le directeur d'événement, le coordinateur marketing, le concepteur d'expérience, le chef de chantier, le responsable des opérations événementielles et le planificateur sont quelques-uns des rôles les plus courants, plusieurs nouveaux rôles émergent du fait que le secteur de l'événementiel s'est lancé dans le virtuel. Le gestionnaire d'événements ou le planificateur doit non seulement être conscient de ces fonctions, mais aussi trouver celles qui lui conviennent le mieux. Voici quelques-uns des rôles qui émergent :

Technologue de l'événementiel

Cette personne est responsable de la gestion de la stratégie technologique des événements. Elle est chargée de gérer chaque besoin technologique et de combler toute lacune technologique afin de mener à bien les événements virtuels.

Support technique

L'expert suivant dont vous avez besoin pour gérer votre équipe d'organisation d'événements à distance est un expert en support technique. L'accent étant désormais mis sur les événements virtuels, le risque de problèmes techniques s'est accru. Le moindre pépin peut interrompre l'événement. Vous avez besoin d'un support technique capable de résoudre rapidement tout problème et de fournir des solutions instantanées.

Responsable virtuel

Alors que les contacts sur place sont monnaie courante dans les événements, le virus peut affecter le nombre de personnes présentes sur place pour mener à bien les événements. D'où le rôle d'un responsable virtuel. Cette personne s'occupera de tout ce qui se passe dans l'événement (qu'il soit physique ou virtuel) de manière virtuelle.

Utiliser un seul outil de communication

Le fait d'être à proximité physique signifie que vous pouvez facilement leur tendre la main ou vous asseoir ensemble et leur rendre la pareille. Mais aujourd'hui, ce n'est pas si facile lorsque vous êtes coincés dans des villes différentes mais que vous devez organiser un événement.

Imaginez que l'un de vos membres utilise Whatsapp, qu'un autre utilise le courrier électronique et qu'un autre encore envoie des messages textuels. Le chaos serait immédiat. Il est important de garder une trace de tout et d'avoir un outil unique pour tout cela peut vous rendre la vie beaucoup plus facile.

Avec un seul outil, vous pouvez garder une trace de chaque message que vous envoyez et à quel moment. Cela permet d'éliminer de nombreux malentendus. Tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut s'attendre à une réponse rapide.

Il existe des outils comme Slack qui peuvent vous aider encore plus en matière de communication. Vous pouvez créer des groupes et des canaux, organiser des appels de groupe et bien plus encore avec un seul outil.

Les messages vocaux peuvent éviter les malentendus

Un autre conseil rapide pour les entreprises événementielles travaillant à distance est d'envoyer des messages vocaux lorsqu'il s'agit de messages plus longs. Expliquer les choses dans les messages peut être assez difficile et prendre du temps. De plus, il est très facile de mal interpréter les mots écrits. Soit vous partagez le contexte avec le texte, soit vous laissez l'autre personne déduire quelque chose de totalement différent.

La différence de tonalité est également absente des messages textuels. L'accentuation des choses et la façon dont vous prononcez les mots peuvent contribuer à garantir que le message est reçu par les autres avec les bonnes intentions. En fait, interpréter les tons des voix permet de combler le vide de l'interaction en face à face. Les modèles de ton peuvent en dire long sur les explications à donner.

De plus, si l'autre personne n'est pas disponible, les messages vocaux peuvent aider à réduire une discussion d'une heure à une interaction de 5 minutes.

Restez organisé et gardez une trace de tout ce que vous faites

L'organisation est très importante pour tout organisateur d'événement, quel que soit le type d'événement. Un gestionnaire d'événement désorganisé signifie une équipe désorganisée et c'est le plus grand défaut fatal derrière tout événement raté. Tenez vos équipes à distance informées, même s'il n'y a pas de mises à jour à faire. Assurez-vous qu'elles sont au courant de tout.

Si vous êtes organisé, votre esprit le sera aussi. Et avec un esprit clair, il sera plus facile de gérer l'équipe et d'organiser un événement réussi.

N'oubliez pas d'intégrer la technologie dans votre processus de gestion d'événements afin de rendre les choses plus fluides, plus simples et plus transparentes. À l'heure où toutes les industries se numérisent, il est important que le secteur de l'événementiel embrasse cette révolution et sorte plus fort de cette période sombre et sans précédent.