Comprendre pourquoi la logistique post-événement est essentielle à la réussite à long terme de l'événement

Alors que des mois deÉvénement avant le jour de l'événement, c'est ce que vous faitesaprès l'événement qui déterminera si vos efforts ont réellement porté leurs fruits.

De la collecte des commentaires à l'évaluation des paramètres clés, la logistique post-événement garantit que l'impact de l'événement perdure au-delà des remarques finales. Après l'événementplanifier la logistique de manière adéquate et ensuitel'exécuter à la perfection le jour de l'événementIl est maintenant temps de conclure ! Vous pouvez profiter de cette occasion pour identifier les domaines à améliorer, établir des relations plus solides avec les fournisseurs et les parties prenantes, et augmenter le retour sur investissement de votre budget événementiel.

Pour les organisateurs d'événements, cette phase est celle où la collecte de données, les suivis et les examens internes débouchent sur de meilleures décisions et une planification stratégique pour les événements futurs - qu'il s'agisse d'événements en personne, hybrides ou virtuels.

10 étapes post-événement réalisables pour assurer une clôture sans faille

1. Intégrez votre plan de démontage au processus d'Événement initial

La logistique post-événement commence avant l'événement. Le meilleur moyen de garantir un démontage en douceur est d'intégrer le démontage dans le processus de planification de votre événement dès le début.

Liste de contrôle de l'exécution :

• Attribuez les rôles de démontage dès le début du document de planification de l'équipe, comme vous le feriez pour la mise en place.
• Intégrez le calendrier de la logistique post-événement dans votre programme de production et de déroulement du spectacle.
• Attribuer des créneaux horaires et des personnes spécifiques :
  • Emballage des produits de marque
  • Suppression de la signalisation
  • Vérification de la propreté des lieux
  • Vérification du retour des équipements

Conseils pour réussir :

• Impliquer le personnel du lieu de l'événement lors des réunions préalables à l'événement afin de comprendre leurs règles de démontage.
• Veillez à ce que votre budget tienne compte du travail de démontage et des frais de sortie tardive, le cas échéant.
• Imprimez ou numérisez une liste de contrôle de démontage à l'aide de votre logiciel de gestion d'événements afin que les tâches puissent être suivies en temps réel.

Un événement réussi n'est pas seulement une question de bonne exécution, c'est aussi une question de planification de toutes les phases, de l'accueil au nettoyage, avec le même soin.

2. Coordonner la sortie du fournisseur pour éviter les goulets d'étranglement et les dommages

La gestion harmonieuse des fournisseurs pendant le démontage est tout aussi essentielle que l'installation. Lorsque plusieurs parties impliquées tentent de partir en même temps, le chaos et les dommages causés au site sont des risques réels.

Comment gérer la sortie d'un fournisseur comme un pro :

• Utilisez votre tableau de bord de gestion de la logistique des événements pour :
  • Prévoir des fenêtres de sortie échelonnées par type de vendeur (par exemple, audiovisuel, traiteur, décor).
  • Envoyez des mises à jour en temps réel aux vendeurs via une application ou un SMS.
  • Partagez les plans des quais et les instructions relatives aux points d'accès à l'avance.
• Désigner un responsable de l'équipe logistique pour chaque zone de démontage (inscription, coulisses, stands d'exposition, etc.).

Conseils pour la planification d'urgence :

• Gardez du personnel ou des bénévoles en réserve pour une aide de dernière minute.
• Préparez un mini-journal des incidents : si un objet se casse ou disparaît, consignez-le pour que l'assurance ou le fournisseur puisse le vérifier.
• Des sorties de fournisseurs bien coordonnées permettent de maintenir les relations avec les sites et d'éviter les coûts inutiles, ce qui est essentiel pour une réussite à long terme dans le secteur de l'événementiel.

3. Suivre immédiatement tous les stocks, les locations et les dommages causés au lieu.

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne documentez pas. Après un événement réussi, il est essentiel de suivre l'ensemble du matériel, des pertes et des dommages pendant que tout est encore frais.

Actions immédiates après l'événement :

• Utilisez votre logiciel de gestion d'événements pour :
  • Enregistrez les articles retournés par chaque fournisseur.
  • Photographier les objets restants ou cassés pour les documenter.
  • Faire correspondre les listes de contrôle de l'inventaire avec la documentation originale du processus de planification.
• Assignez un membre de l'équipe par catégorie :
  • Matériel technique
  • Signalisation et image de marque
  • Matériel de parrainage
  • Mobilier et locations

Suggestion : Une collecte rapide des données vous permet de respecter le budget total, de maintenir votre lieu d'événement en règle et de réduire les erreurs de facturation après l'événement.

4. Centraliser la collecte des données pour un rapport précis après l'événement

Ne laissez pas les données se perdre dans des dossiers éparpillés ou des courriels oubliés. La centralisation des données post-événement permet à votre équipe d'analyser les succès et de prendre des décisions plus judicieuses pour les événements à venir.

Comment centraliser et utiliser les données relatives aux événements :

• Tirer des enseignements de :
  • Mesures de l'application événementielleLes résultats de l'enquête : vues de la session, outils d'engagement, réponses aux sondages
  • Données d'inscription et d'enregistrement
  • Numérisation des badges (pour les possibilités de mise en réseau ou les visites de stands)
  • Réponses aux enquêtes et analyse des sentiments
• Stocker toutes les données dans un tableau de bord (par exemple, Azavista, Salesforce, HubSpot).

5. Organiser un débriefing post-événement avec votre équipe centrale

Les organisateurs d'événements et le personnel sautent souvent l'étape du compte rendu, mais c'est là que se trouvent les leçons à tirer. Une brève réunion interne vous permet d'identifier les points à améliorer lors de votre prochain événement.

Comment le gérer efficacement :

• Planifiez un appel de 45 minutes 1 à 2 jours après l'événement.
• Discutez de ce qui a fonctionné, de ce qui n'a pas fonctionné et de ce qu'il faut corriger.
• Utilisez des diapositives ou des documents contenant des données visuelles pour susciter la discussion.
• Inclure les principales parties prenantes, les responsables et les chefs d'équipe.

Ce qu'il faut couvrir :

• Avons-nous atteint les objectifs de l'événement ?
• Y a-t-il eu des lacunes en matière de communication ?
• Quelle partie de l'expérience du client pourrait être améliorée ?
• Avons-nous dépassé le budget de l'événement ?

Utilisez le retour d'information pour améliorer vos modes opératoires normalisés et la formation de votre personnel afin d'assurer une exécution plus transparente la prochaine fois.

6. Assurer rapidement le suivi des vendeurs, des conférenciers et des autres partenaires

Un suivi opportun n'est pas seulement une question de politesse : c'est un élément essentiel d'un Événement réussi qui renforce les relations et améliore l'exécution future de l'ensemble.

Étapes d'exécution :

• Dans les 48 heures, envoyez des courriels de remerciement aux personnes suivantes :
  • Fournisseurs (audiovisuel, restauration, mise en scène, signalisation, etc.)
  • Conférenciers invités
  • Sponsors et partenaires
• Inclure :
  • Récapitulation rapide des faits marquants de l'événement
  • Un bref formulaire de retour d'information
  • Un lien de calendrier pour un appel de suivi si nécessaire
• Demander des résultats :
  • Factures finales
  • Photos ou vidéos en haute résolution (si elles ont été fournies)
  • Retour d'information sur ce qui pourrait être amélioré de leur côté

Suggestion :Utilisez des modèles d'e-mails de suivi dans votreplate-forme de gestion d'événements pour rationaliser la logistique des événements et s'assurer que personne ne manque à l'appel.

7. Engager les participants avec des suivis personnalisés et du contenu à la demande

Un courriel post-événement bien conçu s'appuie sur la dynamique de l'expérience vécue par les participants et maintient l'engagement de votre public cible au-delà du lieu de l'événement. Il s'agit d'un élément essentiel à inclure dans votrestratégie d'engagement dans l'événement.

Ce qu'il faut inclure dans votre courriel de suivi :

• Une note de remerciement avec une touche personnelle
• Faits marquants de l'événement : les points forts de la conférence, les citations des orateurs ou les moments les plus marquants.
• Liens vers :
  • Enregistrements de sessions à la demande
  • Fiches de présentation
  • Galeries photos de l'événement
• Enquête pour obtenir un retour d'information (2 à 3 minutes maximum)
• CTAs pour les événements à venir, les webinaires ou les événements virtuels

Des idées pour maximiser l'engagement :

• Utiliser des idées créatives pour les événements en personne leur faire vivre une expérience unique
• Segmentez les suivis en fonction des types de participants : VIP, invités généraux ou sponsors
• Ajouter un récapitulatif "Ce que vous avez manqué" pour les absents
• Profitez de l'occasion pour présenter votre argument de vente unique (USP) si vous lancez un produit ou un service au cours de l'événement.

Conseil : Utilisez votre application événementielle ou votre CRM pour automatiser la livraison et suivre les taux de clics, ce qui vous aidera à créer des parcours de suivi personnalisés à grande échelle.

8. Analyser les résultats de l'enquête et les données de l'événement pour mesurer le succès

L'analyse post-événement est le moment où la planification méticuleuse rencontre la performance. C'est l'occasion d'évaluer dans quelle mesure l'événement a atteint ses objectifs et quels changements seront nécessaires la prochaine fois. L'utilisation de la technologie événementielle permet de rationaliser les suivis, d'automatiser la distribution des enquêtes et de centraliser les mesures de performance pour faciliter l'établissement des rapports.

Domaines clés à évaluer :

• Retour d'information des participants par le biais d'enquêtes : NPS, score de satisfaction, commentaires libres
• Performances des campagnes de marketing : inscriptions par courrier électronique, publicités payantes, réseaux sociaux
• Mesures d'engagement à partir de votre application événementielle: participation aux sessions, téléchargements, activités de mise en réseau
• Recettes par rapport au budget de l'événement : ROI, coût par participant, conversion en ventes (le cas échéant)

Suggestions :

• Créez un tableau de bord dans votrelogiciel de gestion des événements pour l'examen de la direction
• Comparer les résultats avec des événements antérieurs afin d'établir des repères
• Inclure le retour d'information au niveau du conférencier ou de la session afin d'ajuster la programmation.
• Utiliser des données qualitatives pour identifier ce qui a laissé une impression durable

Conseil : Relier ces informations directement à votreobjectifs de marketing et stratégie de contenu afin de mieux adapter les événements futurs aux attentes du public.

9. Organiser et archiver tout le matériel pour les événements futurs

Votre planification minutieuse mérite d'être documentée afin d'être reproduite - ou améliorée - lors de futures campagnes. Ne laissez pas le travail acharné disparaître dans des boîtes de réception ou des dossiers éparpillés.

Ce qu'il faut archiver :

• Documents relatifs à l'événement : plans, horaires, fichiers de signalisation, contrats
• Documenter la façon dont les contraintes financières ont affecté tout aspect de l'exécution, comme la modernisation de la restauration, la qualité de la signalisation ou les capacités de diffusion hybride.
• Marketing des événements : modèles d'email, créatifs sociaux, visuels post-événement.
• Résultats de l'enquête et notes de débriefing de l'équipe
• Réalisations budgétaires par rapport aux prévisions
• Toute question soulevée au cours du processus de sélection de l'événement ou du lieu de réunion
• Les évaluations post-événement doivent également permettre de déterminer si le lieu choisi a favorisé la fluidité du trafic, l'efficacité de la stratégie de marque et le confort général des invités.

Comment le conserver :

• Créer des dossiers partagés clairement étiquetés, classés par type d'événement, par date d'événement et par lieu.
• Utiliser des plateformes basées sur le cloud (par exemple, Google Drive, Notion, SharePoint)
• Attribuer à un membre de l'équipe la responsabilité de l'organisation des fichiers

Conseil :Inclure des notes sur ce qui a fonctionné ou échoué dans le cadre de laallocation du budgetCes informations sont d'une valeur inestimable pour le personnel chargé de l'événement lors du prochain cycle de planification.

10. Clôturer l'événement par la gratitude, la reconnaissance de l'équipe et une communication claire

Une bonne conclusion n'est pas seulement fonctionnelle, elle motive votre équipe et boucle la boucle d'un événement performant.

Dernières étapes :

• Envoyez des messages de remerciement ou organisez une courte célébration virtuelle pour le personnel de votre événement.
• Reconnaître les contributions exceptionnelles dans tous les domaines (logistique, audiovisuel, médias sociaux, etc.)
• Partager en interne les résultats de haut niveau et les commentaires des participants
• Archiver les commentaires afin d'améliorer la clarté de la communication et l'intégration du personnel pour les événements futurs.

Suggestions :

• Pour les équipes plus importantes, envisagez un formulaire de retour d'information "ce qui a bien fonctionné / ce qu'il faut améliorer".
• Inviter les membres clés de l'équipe à rédiger de brefs récapitulatifs ou des leçons apprises pour documenter les idées.
• Utilisez les enseignements tirés de cette phase pour rédiger votre prochain mode opératoire normalisé relatif à la planification d'un événement ou pour répondre à des défis opérationnels courants dans le cadre d'une formation.
• Suivez les délais de démontage, les livraisons des fournisseurs et la vitesse de coordination interne pour mesurer l'efficacité opérationnelle de votre logistique événementielle.

Conclusion : La logistique post-événement est le point de départ de meilleurs événements

Votre événement ne se termine pas lorsque les lumières s'éteignent. En consacrant du temps à la logistique post-événement, vous garantissez des opérations plus fluides, des informations plus approfondies et un meilleur retour sur investissement.

De la coordination des fournisseurs à la collecte des données et aux réunions de bilan des équipes, les 48 à 72 dernières heures suivant l'événement sont tout aussi cruciales que la planification. Lorsqu'elles sont bien faites, elles garantissent que votre prochain cycle de planification d'événement démarre avec force, clarté et élan.

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Azavista permet aux organisateurs d'événements d'automatiser les enquêtes post-événement, de suivre la logistique du démontage, de centraliser les fichiers et d'analyser les indicateurs de réussite, le tout en un seul endroit.

Que vous organisiez des sommets d'entreprise,événements virtuelsou des salons hybrides, nous vous aidons à assurer une exécution sans faille, de la mise en place à la signature.

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