Restructurer l'expérience : Des événements physiques aux événements virtuels

Il n'est pas surprenant de voir de plus en plus de conférences et de salons professionnels annulés, reportés ou transformés en événements virtuels. Cette situation a obligé les gens à modifier leurs plans et leurs itinéraires de voyage pour les mois à venir et à chercher des alternatives en ligne à ce changement soudain. Désormais, au lieu de se retrouver dans une salle d'exposition bondée, les participants suivent des webinaires, des événements en direct ou des contenus préenregistrés directement depuis leur domicile ou leur bureau.

Même si les événements sur site offrent des avantages uniques tels que les interactions en face à face, la demande d'événements virtuels ne cesse d'augmenter, surtout aujourd'hui. De la diffusion en direct aux sessions préenregistrées, de plus en plus d'entreprises restructurent leurs événements pour offrir des expériences qui stimulent l'engagement au-delà d'un écran d'ordinateur. Cela a ouvert la voie à de nouvelles façons de connecter les gens en ligne tout en réduisant les coûts et l'empreinte carbone.

De nombreux organisateurs d'événements qui sont déjà passés aux événements en ligne et aux rencontres virtuelles en sont encore au stade de la réflexion. Comment cela se fait-il ? Eh bien, certains n'ont pas fait de ces types d'événements leur stratégie de base et d'autres le font probablement pour la première fois. La vérité est que personne ne sait quelle est la meilleure formule pour chaque événement. Ce que nous savons, c'est qu'un événement virtuel ne se résume pas à l'organisation d'un webinaire, c'est pourquoi il est important d'avoir une structure claire à suivre lors de la planification d'un événement virtuel.

Que vous ayez un événement programmé pour cette année ou que vous soyez simplement à la recherche d'idées pour passer au numérique, utilisez cette structure pour planifier votre propre expérience immersive en ligne.

Approche et plateformes

Avant de décider de la meilleure approche pour organiser un événement virtuel, vous devez passer en revue le cahier des charges de votre événement pour voir si le plan se traduit bien dans un format virtuel. Ce n'est pas parce que tout le monde le fait que vous devez le faire aussi. Si une expérience virtuelle répond aux buts et objectifs de votre événement, il est logique d'opter pour le numérique. Si ce n'est pas le cas, vous devrez trouver l'approche la plus efficace.

Une fois que vous aurez clarifié ce point, posez-vous les questions suivantes : Pourquoi les participants s'inscriront-ils à votre événement ? Qu'offrez-vous de plus ? En fonction des réponses obtenues, vous serez en mesure de déterminer le type de contenu qui convient à votre événement. Veillez à donner la priorité au contenu clé et aux enseignements à tirer.

Il est maintenant temps d'évaluer quel type d'événement virtuel correspond le mieux aux buts et objectifs que vous vous êtes fixés :

• Entièrement virtuel

Les événements virtuels impliquent que les personnes interagissent dans un environnement virtuel plutôt que dans un lieu physique. Ces événements en ligne se déroulent en plusieurs sessions, sont très interactifs et peuvent comprendre des webinaires et des webcasts. En outre, ils conviennent à tout événement qui comporte plusieurs présentations, des salles de discussion ou des expériences de marque pour engager vos participants.

• Hybride

Un événement hybride est un format - conférence, exposition commerciale, séminaire de formation, etc. - qui combine des éléments en direct, comme des interviews ou des présentateurs, avec des éléments virtuels. Il s'agit d'un moyen efficace d'accroître la participation et la portée, tout en utilisant des éléments en direct pour donner l'impression d'être en personne.

• Diffusion en direct

Les événements de diffusion en direct sont parfaits pour étendre la portée de votre entreprise, améliorer sa visibilité et distribuer le contenu disponible à un nouveau public. Ce type d'événement en ligne permet aux participants de partager facilement l'événement avec d'autres personnes, comme des collègues, des amis ou des membres de la famille. Il peut également s'avérer incroyablement rentable pour les organisateurs d'événements.

• Pré-enregistré

Ce type d'événement en ligne est capturé, édité et partagé pour être visionné ultérieurement. Il peut non seulement être diffusé en avant-première à une date précise, mais aussi être disponible en ligne par le biais de la vidéo à la demande (VOD). En outre, il est possible de faire apparaître le contenu en direct, même s'il ne l'est pas. Cette option offre une plus grande flexibilité aux organisateurs d'événements.

Format et conception du programme

Tout comme les conférences sur site, les événements virtuels se présentent sous de nombreux formats de programmes. Que vous décidiez d'organiser une table ronde, une série d'entretiens ou une série de présentations, vous devez offrir une expérience unique à vos participants, quelque chose qui permettra à votre entreprise de se différencier de la concurrence.

• Discussions en panel :
• Ils réunissent des experts de haut niveau dans différents domaines afin qu'ils partagent et mettent à profit leurs expériences respectives.
• Ils sont utiles lorsqu'un sujet est trop complexe pour être traité par une seule personne ou lorsque le public doit être exposé à différents points de vue au cours d'une même session.
• Interviews :
• Il s'agit de dialogues approfondis entre les organisateurs de l'événement et les experts en la matière.
• Les experts peuvent partager leurs connaissances lors de séances de questions-réponses en direct, ce qui permet de maintenir l'intérêt du public.
• Les tours de pitchs :
• Les séances de pitch sont organisées dans le seul but de permettre aux startups de présenter leurs idées à un groupe de jurés (généralement des investisseurs ou des parties prenantes).
• Ce format virtuel est un excellent moyen de fidéliser les participants grâce à son dynamisme.

Discours d'ouverture :

• Les keynotes inspirent, divertissent et éduquent le public sur un sujet spécifique.
• Les conférences sont animées par des orateurs choisis pour leur expertise dans un domaine particulier et leur capacité à attirer un public.
• Dans un environnement virtuel, les orateurs n'ont plus besoin de se déplacer pour donner leur discours et les participants n'ont plus besoin de chercher des places disponibles pour assister à la session !

Le passage à l'Internet signifie également que le design et l'image de marque de votre entreprise doivent être intégrés dans un espace numérique. Veillez à consulter les lignes directrices de votre marque avant de créer tout matériel visuel ou de construire tout accessoire ou décor pour votre événement. De même, toute la conception physique et/ou numérique créée pour l'événement doit maintenir la cohérence de votre identité graphique.

Technologie

Les organisateurs d'événements organisent avec succès des événements virtuels lorsqu'ils disposent de l'ensemble des outils technologiques appropriés. Pour préparer le grand jour, il faut se poser les questions suivantes : Où l'événement sera-t-il filmé ? Sera-t-il filmé à distance ? dans un studio ? dans un bureau ? En fonction de vos réponses, vous pouvez identifier le matériel dont vous aurez besoin : matériel audio et visuel, équipement domestique, équipement de studio, etc.

Outre ces éléments technologiques, les planificateurs d'événements peuvent également bénéficier de l'utilisation d'une plateforme technologique événementielle pour planifier l'ensemble du processus de leur événement, de la promotion à la gestion en passant par l'exécution. Voici les principales solutions technologiques à utiliser lors de l'organisation d'un événement virtuel :

• Site web de l'événement

Le site web d'un événement est le fer de lance de tout événement en personne ou virtuel et constitue un outil puissant pour attirer de nouveaux participants. Grâce à votre site web, vous pouvez promouvoir votre événement de manière transparente en fournissant un contenu riche qui informe les participants potentiels et les incite à s'inscrire à l'événement. Le site web de votre événement doit également communiquer la valeur de votre événement virtuel tout en conservant l'aspect et la convivialité de votre entreprise.

• Inscription

Un outil d'inscription robuste vous permet de créer sans effort des formulaires d'inscription pour les participants, les intervenants, les sponsors et les approbations, en un seul endroit. Ces formulaires permettront aux personnes de s'inscrire à l'événement virtuel, de soumettre leurs préférences et de fournir des informations de paiement sans difficulté. Vous pouvez vous assurer que vous offrirez une expérience d'inscription sans faille tout en augmentant la participation à l'événement.

• Marketing par courrier électronique

vous aide à développer la notoriété de votre marque en ciblant et en vous connectant avec les bons participants, au bon moment. Vous pouvez non seulement stimuler la demande pour votre événement virtuel, mais aussi augmenter les inscriptions et tenir les participants informés. Utilisez un outil de marketing par courriel qui vous permet de personnaliser vos courriels, de les automatiser et de les programmer en fonction des données des participants, tout en suivant les taux d'ouverture, les taux de clics et les taux de conversion.

• Application pour les événements

Une application événementielle est l'un des éléments les plus importants de la technologie événementielle pour les événements virtuels. Cet outil permet d'accroître l'implication des participants grâce à des fonctionnalités qui stimulent l'interaction avant, pendant et après l'événement. Pour les participants, c'est l'endroit où ils peuvent choisir les sessions qu'ils veulent ajouter à leur agenda, avoir une bonne vue d'ensemble des sujets actifs et participer par le biais de sondages et de questions pendant les sessions. Pour les organisateurs, c'est l'endroit où ils recueillent des données pertinentes, telles que l'engagement des participants et la popularité des sessions.

Hôte(s) en ligne

À la caméra - Selon le type d'événement virtuel, vous devez trouver des orateurs et/ou des experts qui donneront des conférences sur des sujets spécifiques, feront des interviews ou participeront à des tables rondes pendant votre événement. Il doit s'agir de leaders d'opinion jouissant d'une forte notoriété. N'oubliez pas non plus que les orateurs qui ont confiance en eux sur scène n'ont pas tous confiance en eux à l'écran. N'invitez pas quelqu'un qui ne sera pas à l'aise dans ce type d'événement.

Hors caméra - Pour vous assurer que les commentaires et les interactions des participants sont pris en compte, vous devez confier cette tâche à un membre de votre équipe. Vous verrez que le public se sentira inclus et remarqué pendant les sessions, ce qui contribuera à augmenter la participation par le biais du chat et des réseaux sociaux, d'où la fidélisation.

Interactivité et engagement

Lorsque vous organisez un événement virtuel, vous ne pouvez pas vous contenter de diffuser en direct la session que vous avez planifiée et vous attendre à ce que ce soit la meilleure expérience en ligne pour vos participants. Vous devez tenir compte de l'interactivité et de l'engagement dans chaque décision relative au contenu de votre événement virtuel. Ces aspects peuvent faire la différence lorsque les spectateurs décident d'écouter en direct ou de rester dans l'événement virtuel.

Si vous permettez aux participants de prendre part à une conversation en temps réel, leur expérience de l'événement sera plus passionnante et plus engageante ! Gardez à l'esprit que dans un environnement virtuel, vous pouvez inclure des discussions informelles, des éléments interactifs et des exemples en temps réel qui n'auraient pas nécessairement leur place sur une scène traditionnelle hors ligne.

Intégrez ces tactiques pour augmenter l'interactivité et l'engagement de votre événement :

Questions et réponses - Lors de votre événement virtuel, sélectionnez les meilleures questions de votre public ou laissez-le décider de celles qu'il souhaite aborder.

Sondages en direct - Augmentez l'interaction de vos réunions et événements virtuels en sondant votre public en temps réel.

Gamification- Générer des expériences de haute qualité et augmenter la participation et l'engagement des participants dans les sessions en utilisant la gamification.

Fonctionnalité de chat- Permettez aux participants d'interagir et de s'engager en temps réel les uns avec les autres grâce à une fonctionnalité de chat.

Maintenant que vous disposez de la structure idéale pour développer des événements virtuels, vous pouvez déterminer si vous devez ou non commencer à planifier votre propre expérience immersive en ligne. N'oubliez pas qu'avec le bon plan et la technologie appropriée, vous pouvez offrir une expérience exceptionnelle à vos participants !

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