La création d'une expérience événementielle mémorable ne commence pas au début de l'événement, mais dès le départ.avant le premier orateur monte sur scène. Un engagement fort avant l'événement est l'un des meilleurs moyens de créer le buzz, d'augmenter le taux de participation et de s'assurer que les participants sont prêts à participer.

Dans ce blog, nous allons explorer 12 idées créatives d'engagement avant un événement, classées par ordre de difficulté et accompagnées d'une estimation des coûts, d'outils suggérés et d'étapes pour vous aider à les mettre en œuvre.

Pourquoi l'engagement avant l'événement est important

L'engagement avant l'événement est plus qu'un simple échauffement, c'est la base d'un événement réussi. Avant que votre événement ne commence officiellement, votre public est déjà en train de se forger des impressions, de définir des attentes et de décider de son degré de participation.

Voici pourquoi l'engagement avant l'événement doit être une priorité absolue dans les activités de l'entreprise.engagement événementiel stratégie :

1. Augmentation de la participation aux événements à venir

Quelques posts stratégiques sur les médias sociaux, des vidéos d'accroche ou des enquêtes préalables à l'événement peuvent considérablement augmenter l'anticipation et réduire le taux d'abandon, en particulier pour les participants à des événements virtuels.

• Exemple : Envoi d'un rappel de calendrier via votre téléphone portableapplication événementielle 48 heures avant l'événement peut augmenter le nombre de participants de 25 %.

2. Des participants mieux préparés et plus engagés

Fournir du contenu avant l'événement, comme des aperçus des conférenciers, des points forts de l'ordre du jour et des sondages interactifs, permet d'aligner les attentes et de mettre votre public dans le bon état d'esprit. Cela permet d'augmenter l'engagement des participants et de créer des opportunités de réseautage plus productives pendant l'événement.

• Conseil de pro : Utilisez l'application de votre événement pour proposer un contenu personnalisé basé sur les intérêts des participants recueillis par le biais de RSVP ou d'enquêtes.

3. Établir un lien émotionnel avec le thème de votre événement

Les événements les plus engageants créent un sentiment d'appartenance. En élaborant un récit ou une mission avant le début de votre événement, vous établissez un objectif commun qui accroît l'engagement du public et l'investissement émotionnel.

• Cas d'utilisation : Pour une conférence sur le thème du développement durable, envoyez des conseils écologiques hebdomadaires, du contenu sur les coulisses, ou permettez aux participants de voter sur des initiatives écologiques liées à l'événement.

4. Génère un buzz dans les médias sociaux et une valeur ajoutée à l'issue de l'événement

Exploitez les médias sociaux dès le début pour lancer des conversations à l'aide du hashtag de votre événement, partagez des avant-goûts de conférenciers ou organisez des campagnes de compte à rebours. Cela permet non seulement de susciter l'enthousiasme, mais aussi de créer une banque de contenu généré par les utilisateurs, qui pourra ensuite être utilisée pour partager les moments forts de l'événement et soutenir les enquêtes et les récapitulatifs postérieurs à l'événement.

• Valeur permanente : Ces interactions précoces contribuent à créer une communauté, ce qui augmente le retour sur investissement et encourage l'assiduité..

5. Fournit des informations précieuses aux organisateurs d'événements

Grâce à des enquêtes préalables à l'événement, à l'écoute sociale et au suivi des données, les organisateurs peuvent recueillir des informations utiles sur les préférences, les intérêts et les attentes des participants. Utilisez ces informations pour ajuster votre stratégie de contenu, recommander des sessions et même affiner la logistique, tout cela avant le début de l'événement.

12 idées créatives d'engagement avant l'événement

Chaque idée est assortie d'une note de difficulté, d'une estimation des coûts, d'un délai d'exécution et de la manière de maximiser son impact.

1. Vidéos de bienvenue personnalisées (avec caméos des intervenants)

• Difficulté : ★★☆☆☆
• Coût estimé : 300 à 2 000 dollars (en fonction de l'échelle et du niveau de personnalisation)
• Délai requis : 1-2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Créez des messages vidéo courts et personnalisés mettant en scène vos orateurs principaux, vos hôtes ou des leaders du secteur, pour souhaiter la bienvenue aux participants.par nom ouentreprise. Idéal pour les invités de marque, les clients les plus importants ou les conférenciers.

Pourquoi ça marche :

• Ajoute une expérience VIP à vos participants
• Encourage la participation précoce et l'effervescence
• Stimule l'engagement sur les médias sociaux lorsque les destinataires partagent leurs vidéos de bienvenue personnalisées.
• Particulièrement efficace pour les participants à des événements virtuels qui ont besoin d'une accroche émotionnelle plus forte.

Comment exécuter :

• Utiliser des outils de personnalisation des vidéos
• Pré-enregistrement de scripts de base avec de courtes plages personnalisées pour les noms ou les mentions d'entreprise
• Segmentez les participants en fonction de leur rôle ou de leurs intérêts et créez des modèles de vidéo pour chaque groupe.
• Intégrer dans courriels de pré-événement ou pousser via l'application mobile de l'événement

Conseils de pro :

• Les vidéos doivent durer moins de 60 secondes
• Mentionner les titres des sessions, le thème de l'événement ou un message d'accueil personnalisé en fonction de l'entreprise ou de la région du participant.
• Utilisez les caméos des orateurs pour ajouter une valeur surprise et augmenter les taux d'ouverture.

Ce qu'il faut éviter :

• Ne diffusez pas en masse des vidéos génériques, cela va à l'encontre de l'objectif de personnalisation.
• Évitez les créations de dernière minute : le rendu et l'examen des vidéos à grande échelle prennent du temps.

2. Laisser les participants voter pour les sessions, les orateurs ou les cadeaux

• Difficulté : ★☆☆☆☆
• Coût estimé : Gratuit - 500
• Délai requis : 3-7 jours

Qu'est-ce que c'est ?

Permettez aux participants de voter sur certains sujets de l'ordre du jour, sur les sessions en petits groupes, sur les orateurs principaux ou même sur le type de cadeaux qu'ils recevront. Il s'agit d'une activité amusante d'engagement des employés pour les événements internes également.

Pourquoi ça marche :

• Encourage l'interaction précoce
• Aide à façonner l'événement en fonction des intérêts des participants
• Les invités se sentent écoutés et valorisés
• Un moyen idéal de collecter des données d'enquête avant l'événement tout en stimulant la participation.

Comment exécuter :

• Utilisez le logiciel de gestion d'événements d'Azavista pour créer des sondages rapides.
• Posez 1 à 3 questions pour rester simple (par exemple, "Quelle est la conférence qui vous enthousiasme le plus ?").
• Associez les résultats à des courriels promotionnels : "Voici ce quevous voté !"
• Rappels push via l'application de votre événement et les canaux de médias sociaux.

Conseils de pro :

• Faites en sorte que les choix soient clairs et attrayants - ajoutez des photos des orateurs ou des descriptions des sessions.
• Récompensez les votants par une petite incitation (comme un accès anticipé au contenu ou une participation à un concours).
• Envisagez un concours sur les médias sociaux autour du vote afin d'accroître la portée de l'action.

Ce qu'il faut éviter :

• N'effectuez pas trop de sondages. Limitez les demandes préalables à l'événement à 1 ou 2 sondages maximum.
• Évitez d'utiliser des options vagues ou générales. La spécificité favorise la participation.

3. "Boîtes événementielles "courrier mystère

• Difficulté : ★★★☆☆
• Coût estimé : 25 à 50 dollars par participant (possibilité de réduction pour les groupes)
• Temps nécessaire : 3-4 semaines (planification, approvisionnement, emballage et expédition)

Qu'est-ce que c'est ?

Envoyez aux participants une boîte mystère de marque qui fait allusion au thème de l'événement ou qui contient des accessoires, des outils et des surprises à utiliser pendant l'événement. Idéal pour susciter l'anticipation lors d'événements virtuels, hybrides ou en personne.

Pourquoi ça marche :

• Ajoute une couche tactile et émotionnelle à l'expérience de votre événement
• Renforce l'engagement pendant plusieurs sessions (en particulier les ateliers ou les jeux)
• Encourage le partage sur les médias sociaux et le buzz de l'unboxing
• Créer des liens et une communauté avant même le début de l'événement

Comment exécuter :

• Partenariat avec des entreprises de cadeaux
• Objets à inclure : accessoires pour l'événement, T-shirts ou chapeaux de marque, collations saines, produits de bien-être, carnets de notes ou articles spécifiques à la session.
• Lier le contenu aux sessions : par exemple, un masque pour les yeux pour un atelier sur le bien-être mental ou des notes autocollantes pour une session de brainstorming.

Conseils de pro :

• Inclure une note manuscrite ou un message du conférencier pour une touche personnelle.
• Utiliser des codes QR sur la boîte qui renvoient aux détails de l'événement ou au contenu de l'avant-événement.
• Mentionnez la livraison dans vos courriels d'engagement avant l'événement pour susciter l'impatience.

Ce qu'il faut éviter :

• Ne remplissez pas trop la boîte, gardez-la pertinente et légère.
• Évitez les en-cas spécifiques à une région ou les articles susceptibles de poser des problèmes d'expédition.

4. Concours avant l'événement (photo/trivia)

Difficulté : ★★☆☆☆
Coût : 100 à 1 000 $ pour les prix
Temps nécessaire : 1 à 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Organisez un simple concours avant l'événement pour susciter l'enthousiasme et encourager une participation active sur tous les canaux.

• Concours photo : Demandez aux participants de partager des photos à thème (par exemple, "Votre bureau de travail à domicile" ou "Une tenue inspirée par le thème de l'événement") sur les médias sociaux en utilisant le hashtag de votre événement.
• Jeu-questionnaire : Postez une question quotidienne ou hebdomadaire en rapport avec les conférenciers, l'histoire de l'entreprise ou les titres des sessions. Utilisez l'application ou le site web de votre événement pour les soumissions.

Pourquoi ça marche :

• Stimule l'engagement de l'auditoire et la participation des participants
• Créer un élan pour votre prochain événement
• Une excellente façon depromouvoir votre événement site web et créer un buzz par le biais de messages sur les médias sociaux

Conseils :

• Présentez les gagnants du concours sur l'application de votre événement ou lors d'une session en direct.
• Associez des questions triviales à vos ateliers interactifs ou à vos sessions en petits groupes.
• Offrir des incitations telles qu'un accès VIP ou des cadeaux de marque

5. Défis de l'apprentissage gamifié

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : 500 $ - 1 500
Temps nécessaire : 2-3 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Créez un "jeu d'apprentissage" avant l'événement pour présenter les domaines clés du contenu, les intervenants ou les outils qui seront utilisés pendant l'événement.

Exemples :

• Quiz ou flashcards quotidiens sur le thème de l'événement
• Chasse au trésor vidéo sur le site web de votre événement
• Contenu déverrouillable ou indices liés aux sessions en petits groupes

Pourquoi ça marche :

• Préparer les participants à des ateliers interactifs plus significatifs
• Augmente l'engagement des participants aux événements tout en recueillant des informations précieuses sur l'état de l'environnement.données sur les participants
• Maintenir l'attention de l'auditoire grâce à des tâches modestes et digestes

Outils :

Utilisez les fonctions de gamification d'Azavista pour automatiser l'envoi de défis, attribuer des points et suivre les progrès réalisés dans le cadre de votre projet.technologie des événements plate-forme.

6. Mini-défis du bien-être

Difficulté : ★☆☆☆☆
Coût : Gratuit - 30 $ par personne
Temps requis : 1 semaine

Qu'est-ce que c'est ?

Les défis bien-être sont un moyen léger et inclusif de stimuler l'engagement précoce des participants et de montrer que vous vous souciez de leur bien-être.

Exemples :

• Contrôle quotidien de l'hydratation ou des mouvements
• Séances virtuelles de pleine conscience ou de travail sur la respiration
• Compétition de comptage de pas entre les équipes (particulièrement amusante dans les épreuves hybrides)

Pourquoi ça marche :

• Encourage la participation active avant même le début de l'événement
• Favorise la santé mentale et la réussite des événements en limitant le stress
• Offre une alternative aux introductions lourdes en contenu

Conseil :

Suivez la participation à l'aide de l'application de votre événement et récompensez les gagnants avec des kits de bien-être, des badges numériques ou du temps de réseautage supplémentaire lors de votre prochain événement.

7. Lien avec une œuvre de bienfaisance financée par la foule

Difficulté : ★★☆☆☆
Coût : Flexible (en fonction de l'objectif)
Temps nécessaire : 1-2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Invitez les participants à voter pour une cause, puis associez un objectif mesurable (par exemple, 80 % de participation ou d'engagement) à un don de l'entreprise.

Pourquoi ça marche :

• Aligner la stratégie d'engagement des participants sur l'objectif visé
• Renforcer le lien émotionnel et l'implication de la communauté
• Ajoute du sens à l'expérience de l'événement

Conseil :

• Annoncez la cause et les progrès sur l'application de votre événement
• Inclure les résultats finaux dans les enquêtes et les communications postérieures à l'événement.
• Mise en avant dans la vidéo de synthèse de l'événement ou dans un article de blog

8. "Demandez-moi n'importe quoi" avec des haut-parleurs

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : Gratuit-$500
Temps requis : 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Organisez une session "Ask Me Anything" en direct ou préenregistrée, au cours de laquelle vos orateurs principaux ou leaders du secteur répondent aux questions soumises par le public.

Pourquoi ça marche :

• Créer des liens directs entre les participants et les intervenants
• Encourage l'engagement précoce du public
• Aide les participants à susciter l'intérêt pour les sessions à venir

Exécution :

• Promouvoir l'AMA par le biais d'enquêtes préalables à l'événement
• Collecter et conserver les questions les plus intéressantes
• Partager les clips dans les médias sociaux ou avant l'événement pour susciter l'enthousiasme.
• Programmer l'AMA au cours d'une semaine de pré-événement plus légère ou à l'heure du déjeuner.

9. Créer un "Moodboard" interactif de l'événement

Difficulté : ★☆☆☆☆
Coût : Gratuit - 100
Temps requis : 1 semaine

Qu'est-ce que c'est ?

Invitez les participants à contribuer à un espace visuel partagé - comme un tableau d'humeur numérique - inspiré par le thème de votre événement.

Pourquoi ça marche :

• Suscite la créativité et la connexion avant le début de l'événement
• Contribue à créer une atmosphère mémorable pour l'événement
• Recueille des informations visuelles sur le ton, les préférences ou l'image de marque.

Outils :

Utilisez des plateformes telles que Padlet, Canva Whiteboard ou Miro pour une expérience collaborative.
Laissez les utilisateurs télécharger :

• GIFs
• Mèmes
• Citations
• Images relatives aux sessions à venir ou aux objectifs de l'équipe

Où le présenter :

• Intégrer dans le site web de votre événement
• L'afficher sous forme de mur numérique pendant les sessions de travail en petits groupes
• Inclure les points forts dans les récapitulatifs de l'engagement après l'événement ou dans les dossiers de synthèse.

10. Lightning Talks ou Micro-Webinars avant l'événement

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : 500 à 2 000 $ (en fonction des intervenants ou de la qualité de la production)
Temps nécessaire : 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Organisez des séances d'accroche courtes et énergiques, d'une durée de 5 à 10 minutes, mettant en scène les invités de votre événement, les conférenciers ou les responsables internes. Il peut s'agir de

• Clips sur les coulisses de la préparation de l'orateur
• Des aperçus rapides ou des aperçus liés aux thèmes de l'événement
• Des micro-sujets qui préparent le public à des sessions plus approfondies lors de l'événement principal.

Où le présenter : Ajoutez les conférences éclair en tant que contenu à la demande sur votre plateforme d'événements ou votre application mobile d'événements.

Pourquoi ça marche :

• Ces sessions génèrent des idées d'engagement pour les événements virtuels avant même que ceux-ci ne commencent.
• Les participants ont une idée du ton de l'événement, ce qui augmente leur engagement.
• Il offre aux participants virtuels un espace où ils peuvent se familiariser avec les personnalités des intervenants, ce qui donne à l'événement un caractère plus humain et plus proche.

Conseil de pro :
Utilisez les extraits sonores de ces conférences dans des messages sur les médias sociaux ou lors de l'annonce des conférenciers pour créer un élan. Suivez les vues et l'engagement pour recueillir des données sur ce qui passionne le plus votre public et utilisez-les pour améliorer les événements futurs.

11. "Campagne "Devinez l'orateur

Difficulté : ★★☆☆☆
Coût : Gratuit
Temps nécessaire : 1 semaine

Qu'est-ce que c'est ?

Transformez les annonces de vos orateurs en un jeu en les taquinant au lieu de les révéler.

Tactiques à essayer :

• Partager un cliché flou ou une image recadrée
• Publier des clips audio avec une voix modifiée
• Lancer des anecdotes ou des énigmes sur le passé de l'orateur.

Laissez les participants participer aux devinettes via l'application de votre événement ou les sondages sur les médias sociaux.

Pourquoi ça marche :

• Transforme les annonces en un contenu attrayant qui suscite un fort engagement sur les médias sociaux.
• Maintenir l'intérêt des participants virtuels et des employés à distance sur toutes les plates-formes
• Attire du trafic vers la plateforme de votre événement et incite les gens à s'inscrire à l'avance.

Conseil de pro : incluez les gagnants dans un petit cadeau ou présentez-les lors de l'habillage de l'événement. C'est une façon intelligente d'encourager la participation et de faire en sorte que les participants se sentent considérés.

12. Créer un plan interactif avant l'événement ou un aperçu du lieu de l'événement

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : $300-$1,500
Temps nécessaire : 2-3 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Créez un guide immersif et interactif de votre lieu d'événement ou de votre présentation numérique. Ceci est particulièrement utile pour les événements hybrides, les nouveaux participants ou les conférences à grande échelle.

Outils à utiliser :

• Logiciel de gestion d'événements,Azavista
• Intégrer dans le site web ou l'application de votre événement

Inclure :

• Domaines de la session
• Salons de réseautage
• Le stand de l'événement pour les sponsors
• Œufs de Pâques amusants (par exemple, questions cachées ou icônes de prix)

Pourquoi ça marche :

• Aide les participants à naviguer dans l'espace en toute confiance
• Encourage la participation active des participants virtuels avant le début de l'événement
• Améliore l'expérience de l'événement en réduisant la confusion et en améliorant le flux.

Bonus :
Utilisez cette carte dans vos enquêtes postérieures à l'événement pour demander quelles zones ont reçu le plus de trafic ou de clics - cette information peut permettre de recueillir des commentaires en vue d'optimiser la présentation lors d'événements futurs.

Conseils pour les organisateurs d'événements

Il n'est pas nécessaire de tout faire, il suffit de le faire correctement.

Voici quelques idées pour une planification et une exécution plus intelligentes :

• Donner la priorité à l'alignement : Choisissez les 3 à 4 meilleures idées de participation à un événement qui conviennent vraiment à votre format d'événement et à votre public. Par exemple, un jeu virtuel "Devinez l'orateur" peut être plus efficace qu'une visite guidée en personne si vous ciblez des participants virtuels.
• Recueillir les commentaires dès le début:Utiliser l'analyse des données pour comprendre les enquêtes préalables à l'événement et le contenu pour voir ce qui se passe. Cela vous permet de mieux planifier le contenu de votre prochain événement et de maintenir un niveau d'engagement élevé tout au long de l'événement.
• Réutiliser de manière stratégique :Utilisez le contenu de vos campagnes pré-événement (comme les moodboards, les jeux-questionnaires ou les jeux de conférenciers) dans vos enveloppes d'événement, les vidéos de récapitulation post-événement ou les bulletins d'information pour fournir une valeur continue et augmenter le retour sur investissement de vos efforts.
• Utiliser la technologie de manière réfléchie :Qu'il s'agisse de collecter des données, d'automatiser des points de contact ou d'héberger du contenu, des plateformes telles que vous donnent la possibilité de gérer tout cela en un seul endroit, ce qui vous permet de gagner du temps tout en augmentant la participation des participants.

Des outils pour favoriser l'engagement avant l'événement

Dans le paysage événementiel actuel, qui évolue rapidement, les bons outils sont essentiels pour exécuter des campagnes d'engagement pré-événementiel à fort impact. Avec une plateforme comme Azavista, les organisateurs d'événements peuvent rationaliser les processus, améliorer la communication et maintenir l'engagement des participants dès le premier jour, tout en gagnant du temps et en améliorant l'efficacité.

Voici commentAzavista peut soutenir votre stratégie d'engagement avant l'événement :

• Lancer des enquêtes préalables à l'événement et des sondages d'intérêt
• Gamifier la participation grâce à l'application mobile de l'événement
• Aperçu du contenu
• Automatiser les rappels par courrier électronique et les annonces d'événements
• Intégrer les flux de médias sociaux pour une plus grande portée

Conseil de pro :
Lors de l'utilisation de la technologie événementielle, il convient de simplifier et non de submerger votre public. Quelques fonctionnalités puissantes et bien placées peuvent faire toute la différence.

Réflexions finales

Un événement vraiment réussi ne commence pas avec le discours d'ouverture - il commence avec votre premier point de contact avant l'événement.

Que vous organisiez des événements hybrides, des rencontres virtuelles ou des réunions en personne, les stratégies que vous mettez en œuvre avant le début de l'événement peuvent déterminer l'énergie, la concentration et l'implication de votre public pendant l'événement lui-même. C'est pourquoi une planification minutieuse et des moments d'engagement intentionnels ne sont pas négociables.

Voici ce qu'un bon engagement avant un événement permet d'obtenir :

• Il encourage les participants à s'approprier leur expérience.
• Il augmente l'engagement des participants dès le début de l'événement.
• Il favorise un sentiment de communauté et d'élan qui se répercute sur l'expérience en direct.
• Il renforce votre capacité à recueillir des informations en retour et à optimiser les expériences futures.
• Et surtout, il permet d'aligner les participants à l'événement sur votre mission, vos objectifs et votre contenu.

Qu'il s'agisse de petits concours, de cartes interactives, d'AMA de conférenciers ou de conférences éclair, même quelques idées - bien exécutées - peuvent avoir un impact durable. Que vous cherchiez à augmenter le nombre d'inscriptions, à approfondir l'apprentissage ou à améliorer le réseautage, l'engagement pré-événement peut donner à votre événement l'avantage dont il a besoin.

N'attendez donc pas que votre événement commence, engagez-vous dès maintenant.