Les 5 meilleurs conseils pour choisir le meilleur fournisseur de solutions sur site

En tant que solution de gestion d'événements, nous connaissons tous les aspects critiques que vous devez prendre en considération lorsque vous choisissez votre fournisseur sur place. Nous avons donc dressé une liste de nos 5 meilleurs conseils pour choisir le meilleur prestataire sur site :

1. Déterminer vos besoins et vos objectifs

La première chose à faire en tant qu'organisateur d'un événement est de réfléchir et de formuler les exigences spécifiques que le fournisseur doit respecter pour l'événement. Mais avant cela, vous devez vous poser les questions suivantes : Quels sont mes besoins et mes objectifs actuels ? Qu'est-ce que j'attends de mon fournisseur de solutions sur site ? Une fois que vous aurez répondu à ces questions, il vous sera beaucoup plus facile de dresser la liste de vos besoins.

Par ailleurs, nous vous recommandons vivement de préparer vos besoins avant d'examiner les propositions. Pourquoi ? En planifiant à l'avance une liste solide de conditions pour les fournisseurs, il sera plus facile de juger chacune d'entre elles en évaluant dans quelle mesure elles sont remplies.

Notre point de vue :

Il est toujours bon d'écouter les conseils de professionnels lorsqu'il s'agit de prendre une décision importante. Lors de l'examen des propositions, demandez des recommandations en cours de route, afin de pouvoir les combiner avec votre propre expertise et votre liste d'exigences. C'est également un bon indicateur pour vous permettre de voir à quel point les fournisseurs sont expérimentés et compétents.

2. Comparez vos meilleures solutions

Après avoir dressé une liste précise de vos besoins et de vos objectifs, vous devez effectuer des recherches pour sélectionner les solutions sur site qui répondent à vos exigences, jusqu'à ce que vous trouviez la solution idéale. Bien sûr, nous savons qu'il peut être difficile (et fastidieux) de chercher parmi des tonnes de fournisseurs, surtout si vous êtes un organisateur d'événements. La meilleure façon de réduire vos options est donc de consulter des pages telles que Capterra, des blogs sur l'industrie de l'événementiel et d'autres sites liés à l'événementiel pour vous aider à trouver la bonne solution.

Lorsque vous réduisez vos options, prenez en considération des aspects tels que la réputation, les années d'expérience, le nombre de clients, le type de solutions fournies, entre autres. En outre, le fait de disposer d'une liste de contrôle avec vos conditions permet d'accélérer le processus, car vous pouvez immédiatement retirer une entreprise de vos options s'il lui manque une exigence. Une autre bonne façon de les filtrer consiste à classer par ordre d'importance les exigences que vous recherchez dans le logiciel, car une fonction peut être utile mais pas indispensable. Une fois que vous avez sélectionné vos solutions préférées, vous pouvez les comparer entre elles pour voir si l'une d'entre elles offre quelque chose de différent des autres.

Notre point de vue :

Voici un aperçu de ce que vous pouvez généralement attendre d'un fournisseur de services "Onsite Solution" :

Check-in Impression de badges Suivi des participants Capture de prospects Rapports et analyses Application mobile pour les événements Parmi les services standard proposés, vous devez trouver un fournisseur qui présente un facteur différentiel susceptible de mieux convenir à votre événement.

Par exemple, l'un des facteurs qui nous distingue des autres entreprises est qu'Azavista s'efforce d'être le fournisseur le plus écologique en utilisant des matériaux biodégradables pour des produits tels que les badges, les porte-badges et les lanières, afin qu'ils puissent être réutilisés et recyclés. Si vous souhaitez réduire l'impact du plastique lors d'événements, cette solution pourrait être la plus adaptée. Il s'agit simplement de rechercher la solution la mieux adaptée à vos besoins et à vos objectifs.

3. Demander plusieurs devis

C'est très important : ne demandez pas de devis à un seul fournisseur ! Même si vous êtes sûr de conclure l'affaire avec une entreprise spécifique, la meilleure pratique consiste à obtenir plusieurs devis. En outre, ces devis serviront de référence pour comparer les fournisseurs à l'avenir. En outre, en examinant plusieurs fournisseurs, vous aurez une idée des prix pratiqués dans le secteur.

Notre point de vue :

Chez Azavista, nous proposons des devis sur mesure pour chacun de nos clients potentiels, car nous savons que leurs besoins et leurs objectifs sont uniques, et l'offre doit donc aller dans ce sens.

4. Suivez votre intuition

En fin de compte, vous travaillerez avec le prestataire que vous avez choisi avant, pendant et après votre événement, alors prenez le temps d'évaluer toutes vos options.

Si vous n'êtes pas sûr de vos choix, demandez plus d'informations ou revenez à la liste que vous avez créée et demandez différents devis aux fournisseurs. Lorsque vous aurez trouvé le meilleur choix, vous saurez que c'est le bon, parce qu'il vous semblera juste.

Notre point de vue :

Une fois que vous avez choisi le fournisseur, ne vous précipitez pas pour conclure l'accord, car vous risquez de passer à côté de certains détails importants parce que vous n'avez pas revérifié ces informations. D'après notre expérience, nous savons que ce type de transactions prend du temps. C'est pourquoi nous essayons d'organiser tous les appels et/ou réunions nécessaires avec nos clients potentiels jusqu'à ce que nous trouvions la meilleure offre.

5. Se donner les moyens de réussir

Maintenant que vous avez conclu un accord avec votre fournisseur de solutions sur site, il est temps de vous assurer que votre expérience sur site se déroule sans accroc en offrant une expérience exceptionnelle aux participants pendant l'événement. Avant l'événement, vous devez connaître tous les détails concernant l'équipe sur place qui vous assistera pendant l'événement. Les services tels que l'enregistrement, l'attribution de badges, la recherche de prospects et bien d'autres encore doivent être expliqués et organisés à temps.

Notre point de vue :

À Azavista, nous fournissons une équipe de conférence pour soutenir votre personnel sur place pendant l'événement, et quelques jours avant, nous équipons votre équipe avec des sessions de formation appropriées. En outre, nous vous aidons à expédier, installer, configurer et tester votre technologie sur place pour l'événement.