Ce que tout organisateur d'événements doit savoir sur la gestion des participants

Créer de la valeur avec un logiciel de gestion des participants

Il existe de nombreuses applications de gestion de conférences conçues à cet effet, mais elles ne sont pas toutes égales. Avant d'opter pour un produit spécifique, assurez-vous que l'application que vous choisissez peut capturer et gérer les nombreuses parties mobiles de la planification d'un événement, de la préparation à l'exécution, en passant par les activités post-événementielles.

Au lieu d'utiliser une base de données unidimensionnelle de noms et de détails personnels, investissez dans un outil plus robuste pour transformer les données collectées en un plan de conversion exploitable. Une application bien conçue fournira des exportations de données personnalisables pour les rapports des parties prenantes et identifiera le potentiel de suivi des prospects.

Un événement bien planifié aura un impact durable sur un participant et les engagements qui en résulteront détermineront son succès global. La phase de pré-planification est celle qui demande le plus de travail lors de l'organisation d'un événement ou d'une exposition. Les planificateurs d'événements doivent donner à chaque participant un moyen facile et rapide de s'inscrire à l'événement, d'obtenir des informations sur le voyage et l'hôtel, de consulter et de gérer l'itinéraire. En même temps, en tant qu'hôte de l'événement, vous devez disposer d'un moyen fiable de suivre l'état de l'inscription d'un participant et d'agir en tant qu'agent pour obtenir des éléments logistiques tels que le transport aérien, la location de voiture et les réservations d'hôtel.

Ce soutien apparemment routinier aux participants produira de nombreux avantages pendant et après l'événement. Les participants apprécieront la manière dont tous les détails sont gérés et commenceront à croire que vous pouvez répondre à tous leurs besoins. Il s'agit d'une première étape importante pour démontrer que vous êtes à l'écoute des participants et que vous comprenez parfaitement leurs besoins et leurs difficultés.

Trois façons de susciter l'engagement des participants lors d'un événement

Un Événement réussi ne se termine pas lorsque l'événement commence - il ne fait que commencer ! Lorsque les participants sont présents et impliqués, c'est le moment idéal pour les impliquer de manière ciblée. Il s'agit d'un défi en raison des images et des sons d'un événement qui rivalisent pour attirer l'attention des participants. Utilisez ces trois approches pour vous assurer que votre entreprise est toujours au premier plan dans l'esprit de vos prospects.

Fournissez aux participants une application mobile qui comprend leurs données personnelles, les sessions programmées, le statut RSVP des activités, les références des réservations d'hébergement et les documents de l'événement dans un format numérique pour une consultation facile. Vous obtiendrez ainsi une image complète de l'engagement des participants tout au long de l'événement.

Aidez les participants à trouver des activités qui les intéressent, proposez-leur de s'y inscrire ou utilisez la gestion des listes d'attente pour enregistrer leur intérêt si un événement est déjà complet.

Intégrez une fonction d'envoi de SMS à l'application mobile de gestion des participants afin qu'un participant puisse vous contacter ou contacter votre personnel immédiatement s'il a besoin d'aide concernant l'horaire de la conférence, d'un transport vers son hôtel ou d'une confirmation de son inscription à une activité à venir. Le fait d'avoir une personne en chair et en os avec qui communiquer et résoudre leurs problèmes immédiats vous positionnera comme une ressource fiable. La fiabilité conduira à la confiance, qui peut être cultivée en fidélité. Ce sentiment mettra les participants à l'aise et dans un bon état d'esprit pour envisager de faire des affaires avec vous.

Des engagements après l'événement pour maximiser la génération de prospects et écraser votre retour sur investissement

Maintenant que la préparation et l'exécution de l'événement sont terminées, le bon logiciel de conférence permet d'identifier les prochaines étapes. Vous disposerez d'indicateurs précieux sur l'événement dans une vue d'ensemble intégrée, que vous pourrez convertir en mesures à prendre. Vous disposerez d'un profil complet pour chaque participant et serez en mesure d'entretenir les prospects et de les convertir avec succès en clients.

• Leads d'exportation

Utilisez les données contenues dans le logiciel de gestion de conférence pour créer une liste d'exportation de prospects. Les détails personnels et les points de contact uniques de chaque participant permettent d'établir un plan de match pour alimenter systématiquement les prospects.

• Segmenter les prospects

Vous pouvez catégoriser davantage les prospects des participants en appliquant des filtres de segmentation des participants. Le logiciel de gestion des conférences pour les participants catégorise les données afin que vous puissiez extraire des segments très détaillés basés sur les données démographiques des participants, leur secteur d'activité, les activités auxquelles ils ont participé, leurs centres d'intérêt, etc.

• Éclairer les parties prenantes

Cette ventilation des données sera également impérative pour les rapports aux parties prenantes requis après les événements et donnera une valeur tangible à vos efforts dans l'organisation de l'événement. Les données catégorisées peuvent être mesurées, ce qui constitue une proposition de valeur pour les investisseurs, la direction et d'autres acteurs clés.

L'utilisation d'un outil de gestion des participants intuitif et flexible vous permettra d'obtenir les résultats que vous attendez d'un événement, tels que les informations de contact, la génération de leads et un profil de prospect complet pour créer la trajectoire de l'engagement et de la conversion.