Pourquoi les logiciels de conférence sont essentiels à la réussite des événements en 2025

Maximiser le potentiel et réduire les coûts

Dans le monde d'aujourd'hui, vous pouvez vous positionner face à un public plus large et découvrir des données essentielles qui vous permettent de comprendre et de cibler votre client idéal. C'est là que les qualités exceptionnelles des logiciels de gestion de conférences apparaissent au grand jour.

En outre, les logiciels de gestion d'événements et les solutions automatisées éliminent les coûts inutiles et les tâches administratives fastidieuses associés à l'organisation, à la planification et à la gestion d'événements selon les méthodes de l'ancienne école. Les logiciels de gestion de conférences permettent de tout regrouper en une seule source et d'automatiser les processus qui, autrement, éroderaient votre retour sur investissement.

Cela dit, toutes les plateformes logicielles de gestion de conférences ne se valent pas. Certains outils de planification d'événements ne sont conçus que pour distribuer des billets et enregistrer les ventes. De nos jours, les gens attendent davantage. Ils exigent une expérience de bout en bout. Si vous ne disposez pas d'un système de gestion d'événements (EMS) capable de simplifier la planification des événements, d'automatiser la distribution des billets et la messagerie, de produire des rapports et de gérer et suivre les participants, vous payez pour un logiciel qui ne maximise pas votre potentiel et ne réduit pas vos coûts d'organisation d'un événement réussi.

Plus qu'un simple enregistrement

Grâce aux technologies mobiles et à la connectivité wifi, le processus d'inscription est automatisé et peut se dérouler n'importe où. Les personnes intéressées peuvent acheter des billets d'événement au moment qui leur convient le mieux - en faisant la navette, en sirotant un café ou en regardant la télévision. La vente de billets en ligne est vraiment la seule façon de procéder de nos jours.

Vous savez probablement par expérience à quel point vos délégués ont été ravis la première fois qu'ils n'ont pas eu à se rendre à votre guichet pendant l'heure du déjeuner ou à appeler une hotline pour demander un remboursement en cas d'annulation. Les codes QR numériques et les billets électroniques sont envoyés directement sur l'appareil mobile du délégué, ce qui est pratique et facile d'accès.

Du point de vue de l'organisateur d'un événement, le logiciel de gestion d'événements vous fournit une liste de délégués prête à l'emploi sans que vous ayez à lever le stylo ou à vérifier constamment leur statut. Des "courriels de remerciement" contenant des instructions et des informations préalables à l'arrivée sont envoyés automatiquement, en fonction de l'horaire que vous avez choisi ou après que le délégué a accompli une certaine action. Tout cela sans que vous ayez à ouvrir votre compte de messagerie.

Suivi des participants et gestion des participants

Ne sous-estimez pas les systèmes de gestion d'événements qui intègrent un système de suivi des participants. Il vous permet non seulement d'identifier rapidement les personnes dans votre système, mais aussi de stocker automatiquement toutes les données pertinentes les concernant avant, pendant et après l'événement. Bien que cela puisse sembler être une solution "big brother" draconienne, la gestion des participants est conçue pour aider les organisateurs d'événements à gérer les événements et leurs délégués de manière plus harmonieuse. Imaginez que vous organisiez une conférence de plusieurs jours et que vous souhaitiez envoyer des enquêtes aux personnes qui ont participé à certaines sessions. La gestion des participants vous permet de savoir à quelles sessions ils se sont inscrits.

Grâce à la récupération des leads, vous gardez une trace des personnes qui ont réellement participé à la journée, s'il y a eu des arrivées inattendues et quelle partie de votre public est restée assise pendant toute la durée de la session. La recherche de participants peut se faire par le biais d'une simple application d'enregistrement sur votre appareil, en scannant les badges de vos participants. Vous pouvez envoyer aux délégués des notifications de rappel concernant les sessions qui commencent, vérifier la popularité des sessions, identifier les absents et envoyer automatiquement le bon questionnaire à la bonne personne.

Pour les événements généraux, les codes QR lisibles et les applications d'enregistrement permettent d'accélérer le processus d'entrée et de confirmer si le billet est valide ou faux. Mais comme le Covid-19 a un impact considérable sur la capacité d'accueil et la planification des lieux, il est de plus en plus important d'avoir une vue d'ensemble des personnes présentes et du nombre de participants encore attendus. La gestion des participants et la recherche de prospects sont spécialement conçues pour un partage intelligent des informations et la protection de la sécurité et des intérêts des délégués.

Des solutions évolutives pour capitaliser les revenus des événements

Si vous investissez dans un événement, un outil EMS flexible est essentiel pour vous permettre de capitaliser sur les opportunités de revenus. L'un des principaux avantages des logiciels de planification de conférences est la quantité de données clients précieuses que vous pouvez collecter.

Lorsque les délégués s'inscrivent à un événement, il leur est généralement demandé d'indiquer un numéro de téléphone, une adresse électronique ou les deux. Les logiciels modernes de gestion de conférences permettent d'inclure très facilement tout type de détails supplémentaires tels que l'âge, les informations relatives au voyage, les préférences en matière de dîner et d'autres informations pertinentes pour établir un profil de client. Ces données sont cruciales pour améliorer la promotion des événements futurs, la distribution de bulletins d'information et la fourniture de matériel ou de services adéquats. Un SME flexible vous aide également à respecter les lois sur le marketing par courrier électronique en vigueur dans la juridiction du client.

Lors de l'événement, les technologies EMS peuvent également être intégrées à la technologie d'identification par radiofréquence (RFID), qui permet aux délégués d'effectuer des paiements sans numéraire directement à partir de leurs appareils mobiles. Tous les achats effectués lors de l'événement seront enregistrés dans le logiciel et vous aideront à établir des profils de clients plus solides et des listes d'adresses électroniques ciblées. En outre, il vous permet d'obtenir un retour sur investissement très précis pour les participants, ce qui nous amène au paragraphe suivant.

Suivi du retour sur investissement des événements

Les logiciels de gestion de conférences sont conçus pour permettre aux organisateurs de conférences et aux planificateurs d'événements d'économiser des coûts significatifs qui augmentent le retour sur investissement de leurs événements. Dans un premier temps, ces économies sont réalisées grâce à la billetterie en ligne, à l'enregistrement et à la confirmation par courrier électronique, qui, après la mise en place initiale, sont entièrement automatisés. De plus, vous n'économisez pas seulement sur les tâches administratives. Il n'y a pas de frais d'impression de billets papier, ni de salaires d'employés pour gérer les ventes, ni de frais de comptabilité pour calculer les recettes et les dépenses.

Une solution de gestion d'événements doit vous permettre de créer des rapports détaillés en quelques clics. Choisissez d'analyser le retour sur investissement global de votre événement, le retour sur investissement pour chaque participant, les analyses par type d'événement, de participant ou de campagne marketing. Vous pouvez même suivre le nombre de billets vendus par jour et les heures d'achat les plus populaires. Ces données vous aident à déterminer si vous devez ouvrir d'autres canaux de marketing ou si vous devez à nouveau faire passer l'événement par vos réseaux existants. Grâce à ce suivi, vous recueillez des données précieuses qui vous permettent d'adapter votre stratégie publicitaire.

En outre, l'intégration d'un logiciel événementiel vous donne la possibilité d'évaluer les pensées et les réactions de vos participants. L'envoi par courrier électronique d'une enquête, d'une liste de demandes spéciales ou même d'un indice d'enthousiasme NPS montre aux participants que vous vous souciez de leurs pensées et de leur bien-être, qu'ils seront bien accueillis et que vous stimulez leur enthousiasme avant l'événement.

Favoriser la communication sur les conférences et la croissance des événements

Pour les entreprises dont les conférences constituent l'événement phare, les logiciels de gestion de conférences sont essentiels à la réalisation de leur stratégie de croissance.

Les logiciels de gestion de conférences sont essentiels pour vos équipes internes de marketing et de vente, car ils favorisent la communication et les solutions de réduction des coûts. En outre, vous avez accès à des données de haut niveau, qui permettent aux décideurs d'élaborer des stratégies informées et calculées.

Quel est le logiciel de gestion de conférence qui vous convient le mieux ?

Les avantages offerts par les logiciels de gestion de conférences décrits ci-dessus sont clairs, mais ces promesses ne sont valables que si les avantages dépassent le coût d'achat de la licence. Pour ce faire, vous devez tenir compte des attentes perçues par vos participants.

Comment comptez-vous utiliser les informations que vous recevrez des délégués ? Les marges de coût estimées que vous économisez en éliminant les méthodes traditionnelles sont-elles justifiables ? Vos concurrents améliorent-ils l'expérience du client en exploitant des outils EMS supplémentaires ?

Il convient de garder à l'esprit que les entreprises ont un besoin pressant d'améliorer leurs compétences en matière d'organisation et de gestion d'événements. Surtout lorsqu'il s'agit de mesurer le succès d'un événement. Investir dans un logiciel de gestion de conférence peut être une décision simple pour la plupart des organisateurs d'événements. Mais la véritable difficulté réside dans le choix de la plateforme la mieux adaptée à votre équipe et à vos objectifs commerciaux.

Certains logiciels de gestion de conférences constituent une boîte à outils complète pour les événements de toutes tailles. D'autres se limitent à des événements relativement modestes, tandis que quelques-uns sont plus adaptés aux événements d'entreprise et aux conférences ou séminaires de grande envergure, qui accueillent des milliers de délégués.

Liste de contrôle pour l'approvisionnement des plates-formes :

Les solutions de gestion de conférence, qui consistent en une pile d'outils avancés et robustes, ont un potentiel incroyable pour dépasser les attentes des clients. Elles ont tout ce qu'il faut pour améliorer vos efforts de marketing actuels et futurs et cultiver le retour sur investissement de votre événement. Cette simple liste de contrôle vous permet de déterminer les outils dont vous avez besoin pour fournir des solutions globales, de l'étape de l'Événement à celle de l'exécution et de l'établissement de rapports sur l'événement.

• Notez les processus qui vous font perdre le plus de temps
• Notez vos tâches les plus répétitives / banales
• Estimez le temps que vous pouvez potentiellement gagner
• Esquissez vos flux de travail préférés pour votre plan d'événement idéal.
• Comparez votre plan infaillible à votre configuration actuelle
• Identifier les améliorations à apporter à votre système actuel
• Dresser une liste des fonctionnalités et des automatismes indispensables et souhaitables.
• Traduire cela en une liste d'exigences claire
• Calculez votre investissement préféré et votre investissement maximum
• Envoyer votre liste à une sélection de vendeurs potentiels

Vous avez suivi toutes les étapes ci-dessus et vous êtes prêt à parler à l'un de nos consultants commerciaux ? Azavista est prêt à faire monter en flèche l'organisation de vos événements et à vous dire tout ce qu'il faut savoir sur notre plateforme logicielle tout-en-un.